8 טיפים חשבונאיים פשוטים לעצמאים (בבריטניה)

להלן מספר צעדים פשוטים שעליך לנקוט כבעל עסק קטן בבריטניה כדי לוודא שהחשבונות שלך תקינים.

כשעבדתי במשרד רואי חשבון, עבדתי על חשבונות עבור מספר מיזמים עצמאיים קטנים, כולל אמנים, נהגי מוניות, חשמלאים, פרפורמרים וסופרים. זה היה מדהים לחשוב אם הלקוחות האלה היו נוקטים בכמה צעדים פשוטים בעצמם, הם היו חוסכים כסף. דמי החשבונאות שלהם היו נמוכים יותר מכיוון שלוקח לנו פחות זמן לבצע את החשבונות שלהם, ובמקרים רבים הם גם היו משלמים פחות מס!

אל תגיע עם חבילה חשבונית והוצאות מעורבבות אקראיות, עם סכומים שאינם קשורים לכל מה שנכנס ויוצא על פי הצהרת הבנק שלך. במקום זאת, פעל לפי 8 הטיפים הפשוטים הבאים:

1. הפרד את הכספים האישיים והעסקיים שלך
2. עקוב אחר כניסות והוצאות
3. הוציא חשבוניות ממוספרות תקינות
4. רשום הכנסות והוצאות במזומן
5. ארגן את הקבלות שלך
6. כלול את כל ההוצאות שלך
7. אל תשאיר את מיון המס שלך לרגע האחרון
8. חפש ייעוץ מקצועי לעניינים מורכבים

פיקסביה

1. הפרד את הכספים האישיים והעסקיים שלך

פתח חשבון נפרד לעסק שלך. אם אתה סוחר יחיד, אין דרישה חוקית לעשות זאת, אך זה מקל על מעקב אחר הוצאות העסק וההכנסות שלך.

לפני ההרשמה לחשבון חדש:

• חפש את העסקאות הטובות ביותר.
• אם העסק שלך הוא בקנה מידה קטן ואתה סוחר יחיד, במקום לפתוח חשבון עסקי ספציפי, אתה יכול לפתוח חשבון שוטף אישי סטנדרטי שני. לרוב חשבונות הבנק העסקי עמלות וחיובים חודשיים עבור כל עסקה, אך חשבונות שוטפים אישיים הם בחינם.

2. עקוב אחר כניסות והוצאות

עליכם לעקוב אחרי איזה כסף יש לכם ועל מה אתם מוציאים אותו.

ישנן מספר דרכים שונות לעשות זאת. אם יש לך רק עסקאות אחת או שתיים בחודש, זה כנראה מספיק טוב להכין רשימה פשוטה שלהן בכל פורמט שאתה הכי אוהב.

עם זאת, אם יש לך יותר מזה הגדרת גיליון אלקטרוני כמו זה בסרטון שלהלן הוא אפשרות טובה. אם גיליונות אלקטרוניים מפחידים אותך, אתה יכול גם לקנות ספר חשבונות ולהקליט את חשבונותיך על הנייר, בדרך המיושנת.

אתה יכול גם לרכוש תוכנת הנהלת חשבונות מיוחדת, אך אם אתה עסק קטן עם קומץ עסקאות בלבד, זה כנראה לא כדאי.

הערה: אם אתה משתמש ברואה חשבון, עדיף לשאול אותם על מה הם ממליצים מראש, שכן לחברות שונות יהיו העדפות שונות.

3. הוציא חשבונית ממוספרת נכונה

אם אתה מוכר שירות או מוצר להנפקת לקוח, חשבונית מתאימה ושמור עותק.

לכל חשבונית צריכה להיות התייחסות ייחודית. לדוגמה, תוכל למנות את החשבוניות שלך 100, 101, 102, או להשתמש בשילוב של אותיות ומספרים. לדוגמה, אם היו לך שני לקוחות עיקריים, מר ג'ונס וגברת סמית ', תוכל להשתמש ב- JO1, JO2 עבור מר ג'ונס, ואז לגברת סמית' תוכל להשתמש ב- SM1, SM2 ו- SM3. עליכם להחליט מה מתאים לכם.

אתה יכול לבצע את החשבונית שלך באמצעות מעבד תמלילים, או לכתוב אותה בכתב יד אם אתה מעדיף, כל עוד אתה יוצר עותק.

לפרטים בדרישות המדויקות לחשבוניות עיין בייעוץ הממשלתי בנושא הנפקת חשבוניות.

כמו גם עזרה בהחזר המס שלך, זה יעזור לך גם אם יש לך בעיות עם לקוחות איטי לשלם, שכן יהיו לך ראיות מתאימות למה שמכרת להם.

4. רשום הכנסות והוצאות במזומן

קל במיוחד לאבד את ההכנסות וההוצאות במזומן מכיוון שאין לך גיבוי של הרשומות בדוח הבנק שלך. ודא שאתה רושם את כל המזומנים שאתה מקבל או מוציא בספר החשבונות או בגיליון האלקטרוני שלך וגם לאיזה חשבונית המזומנים קשורים.

דרך קלה לעזור במעקב היא לשלם כל מזומן שתקבל ישירות לחשבון הבנק שלך.

5. ארגן את הקבלות שלך

שמור עותק של כל הקבלות על הוצאותיך בצורה מסודרת.

אל תגיש קבלות בכיס האחורי של הג'ינס שלך!

שמור על קבלות בסדר. כמה דרכים טובות לעשות זאת הן:

• אם יש לך סורק, סרוק עותקים של כל קבלה וארגן אותם לפי חודש.
• אם יש לך קבלות קטנות, הידוק אותם על פיסות נייר A4 ותייג או סרוק אותם כדי למנוע פיסות נייר קטנות להיעדר או לנשור.
• אם לא ברור מה קניתם מהקבלה או איזו מטרה עסקית יש לה, רשמו הערה על הקבלה.

6. כלול את כל ההוצאות שלך

נסו לכלול את כל ההוצאות העסקיות שלכם. ייעוץ לגבי מה אתה יכול לתבוע כהוצאות ניתן לקבל באתר הממשל הבריטי.

אם אתה עובד מהבית, אתה יכול לכלול חלק מעלויות ניהול הבית שלך. אם זה חל, ייתכן שמנהל החשבון שלך יצטרך לדעת כמה חשבונות המועצה שלך, חשבונות הגז והחשמל שלך, פרטי ריבית המשכנתא או שכר הדירה שלך, וכן חשבונות האינטרנט והטלפון שלך.

אם אתה משתמש בטלפון שלך לביצוע שיחות עסקיות ואישיות, תוכל גם לכלול את הפרופורציה העסקית. אתה צריך למצוא דרך כלשהי לעקוב אחר שיעור השיחות העסקיות לעומת השיחות האישיות שאתה מבצע.

7. אל תשאיר את זה לרגע האחרון, במיוחד לא בינואר

אין דבר גרוע יותר ממהר מטורף לבצע את חשבונותיך. אם רואה החשבון שלך נותן לך מועד אחרון למסור להם מידע, היצמד אליו.

המועד האחרון להגשת דוחות מס בכל שנה הוא לתאריך 31 בינואר. כל רואי החשבון לעסקים קטנים יהיו עסוקים מאוד בשלב זה. אם תעביר את הספרים שלך לרואה החשבון שלך בינואר, הם עשויים:

• לסרב לבצע את חשבונותיך בזמן, כלומר לשלם קנס מאוחר ל- HMRC, או
• לחייב אותך יותר בגין הצורך לעבד את החשבונות בחיפזון.

מפתה להתמהמה ולדחות חשבונות, אך ככל שמסדרים אותם מהר יותר, כך מוקדם יותר תוכלו להתרכז בחלקים האחרים המהנים יותר של העסק שלכם ולהרוויח כסף.

8. פנה לייעוץ מקצועי אם אינך בטוח

מס הוא מסובך, וקשה להסתדר בעצמך. אם אינך בטוח במשהו, כדאי לפנות לייעוץ של רואה חשבון מוסמך מקצועית.

בבריטניה, כל אחד יכול לקרוא לעצמו רואה חשבון, אך אתה יכול לבדוק אם למישהו יש כישורים על ידי בדיקה האם הוא רואה חשבון מוסמך, כלומר, הוא חבר בגופים המקצועיים הרלוונטיים בבריטניה.

רואה חשבון טוב יחסוך לך כסף, דאגה ולחץ. עם זאת יהיה פופולרי יותר אצל רואה חשבון אם אתה ממלא אחר העצות לעיל ונשאר מסודר, או לפחות מנסה כמיטב יכולתך.