התמודד עם לקוחות בכתב או אלקטרוני - חלק 2

מבוא:

תקשורת באמצעות כתיבה ובאופן אלקטרוני דורשת לעתים קרובות שימוש בציוד. על מנת לתקשר בהצלחה, על המועמד לדעת להפעיל את הציוד המעורב ביעילות. כאשר יש עיכוב צפוי במענה לתקשורת, הלקוח צריך להתעדכן במצב ובהתקדמות.

תקשורת אלקטרונית וכתובה יכולה להיות מסוכנת אם המסמכים לא יגיעו לידי האדם הנכון. יש להקפיד על אספקה ​​בטוחה של אמצעי התקשורת הנ"ל.

זו יחידה ברמה 3 עם שווי אשראי של 6. יחידה זו חולקה לשני חלקים כדי להקל על ההבנה ולא לדחוס יותר מדי מידע לרכזת אחת.

לקריאת החלק הראשון של יחידה זו, אנא לחץ על הקישור למטה:

התמודד עם לקוחות בכתיבה או אלקטרונית - חלק 1

123rf.com

4.6 הסבר כיצד להפעיל ציוד המשמש לייצור ושליחה של תקשורת בכתב או אלקטרונית.

תקשורת כתובה ואלקטרונית יכולה להתבצע בדרכים שונות וציוד שונה משמש לסוגים שונים של תקשורת. על מנת לשלוח ולקבל את התקשורת בצורה יעילה, צריך לדעת להפעיל את ציוד זה.

לצורך תקשורת בכתב, צריך להיות בעל כישורי כתיבה ולהשתמש בעט, נייר ועפרונות המתאימים לתקשורת זו. אם התקשורת הולכת להיות מודפסת ונשלחת, צריך לדעת כיצד להשתמש במדפסת. בתקשורת אלקטרונית אנו משתמשים במחשב או במכונת פקס. אז האדם שמתקשר צריך לדעת להפעיל את המחשב או המחשב הנייד ואת מכשיר הפקס. חומרי פקס עשויים להיות בכתב יד או מודפסים, ועשויים לדרוש מכם לדעת כיצד להפעיל מכונת פקס, מחשב ומדפסת.

כדי לייצר מסמכים, אנחנו צריכים

• מחשב עם מקלדת, עכבר וצג או מחשב נייד או עט ונייר
• מדפסת

כדי לשלוח מסמכים שאנחנו צריכים

• מכונת פקס
• מחשב עם מקלדת, עכבר וצג או מחשב נייד
• מעטפות וחותמות

הפעלת מחשב:

• צריך מחשב או מעבד עם מקלדת, צג ועכבר ומדפסת צמודה.
• למחשב צריכה להיות מערכת הפעלה שהיא Windows XP בארגון שלנו.
• לפני שמפעילים את המחשב, צריך לוודא שכבלי החשמל מקובעים בצורה מושלמת בלוח האחורי של המעבד, בכבלי הווידיאו בצג ובכבלים לשקע החשמל, וכי העכבר והמקלדת מחוברים כראוי. יציאות.
• לאחר בדיקה זו, כפתור ההפעלה מופעל במעבד.
• המכונה תבקש שם משתמש וסיסמה בכניסה למערכת. זה יהיה שונה עבור כל ארגון בהתאם לאופן בו מוגדרים המחשבים u.
• יתכנו כניסות נוספות למערכות או תוכנות ספציפיות לחברה לשימוש במשאבים ובתוכנות, גישה לכוננים קשיחים וכו '.
• צריך לדעת להשתמש בתוכנת עיבוד התמלילים, ביישומי מיקרוסופט ויישומים אחרים שהארגון משתמש בהם כדי להפיק מסמכים.

לאחר הכנת המסמך, יש לדעת כיצד לצרף אותו לדוא"ל ולשלוח אותם באמצעות שירותי הדוא"ל המסופקים על ידי הארגון, למשל Microsoft Outlook או להדפיס אם יש צורך לשלוח אותו בדואר, תלוי בשיטה בה ישמשו שלח את התקשורת.

לפעמים ייתכן שיהיה צורך לשלוח את המסמך מוצפן בכונני הבזק, תקליטורים או תקליטורי DVD. במצבים אלה, צריך לדעת להעתיק קבצים לכונן הבזק ולהצפין אותם, ואם צורבים אותם על גבי תקליטורים או תקליטורי DVD, צריך לדעת להשתמש בתוכנת הצריבה או הכתיבה.

wikihow.com

הפעלת מכשיר פקס:

מכונות פקס משמשות בעיקר כאשר אין אפשרות לשלוח מסמכים באמצעות דואר אלקטרוני, או כאשר ארגונים חשים שתקשורת דואר אלקטרוני אינה מאובטחת עבור סוג מסמך מסוים זה או המסמכים עשויים לחלוף ימים עד להגעה בדואר. על מנת לשלוח מסמכים באמצעות פקס, צריך לדעת כיצד להפעיל מכונת פקס. על מנת להפעיל מכונת פקס, אתה זקוק למספר פקס, מספר פקס נמען, מחסנית או סרט או טונר, בהתאם לדגם של מכשיר הפקס, המסמכים הנדרשים שצריכים להישלח יחד עם גיליון שער וניירות לבנים ריקים אם הם מקבלים פַקס.

עליך להגדיר ולהגדיר את מכשיר הפקס לפני שתוכל להשתמש בו. בתחילה צריך לחבר את החשמל וקו הטלפון ולהפעיל את החשמל. קו הטלפון צריך להיכנס לשקע הנכון, בהתאם למדריך ההוראות. וודא שיש צליל חיוג. לרוב הארגונים יש מספר טלפון ייעודי לקו הפקס ומכאן שניתן להגדיר את מכשיר הפקס למענה אוטומטי. וודא כי הטונר / מחסנית / סרט נטענים ושתמיד יש כמות נייר נדרשת במגש הנייר לקבלת פקס.

לצורך הרשומות, טוב להקים דף אישור לפקס, שיאמר לך אם השליחה הצליחה או שהיו טעויות. זה עוזר בשליחת מסמכים חסויים וחשובים או משפטיים. אבל אם אתה פשוט משתמש בפקס לעניינים פשוטים, אתה יכול לבטל תכונה זו כדי לחסוך נייר.

הגדרה שימושית נוספת היא אפשרות הכותרת שתכלול שורה על גבי המסמך כדי לומר מאיפה הפקס, בתוספת התאריך, השעה ומספר הפקס. זה יהיה שימושי מאוד לזיהוי פרטי השולח וגם כדי לתקשר עם השולח באמצעות פקס במידת הצורך.

בעת שליחת פקס, וודא שהחשמל מופעל, ושלח תמיד נייר כיסוי לפקס המציין את פרטי המסמכים שנשלחו, מי שולח ולאיזו מטרה הוא נשלח. זה יהפוך את הדברים לברורים וקלים מאוד. הנח את המסמכים במגש הנכון במיקום הנכון וחייג למספר שאליו ברצונך לשלוח את הפקס. לחץ על כפתור השליחה והמתן לסריקת כל הניירות והעברת הפקס. לאחר סיום התהליך, מכשיר הפקס ידפיס דוח אישור, בהתאם להגדרות.

אם המכשיר מוגדר כראוי, מגש הנייר נטען והמחסנית או הטונר מוכנים, קבלת פקס היא תהליך קל מאוד. אם מכשיר הפקס מוגדר לקבל פקסים באופן אוטומטי, כאשר קו הפקס מצלצל, המכשיר יקבל את הפקס באופן אוטומטי וידפיס אותו. הגדרת פקס למענה אוטומטי מאוד שימושית, כך שלא תפספסו מסמכים חשובים שנכנסו בכל שעה ביום.

הפעלת מדפסת:

על מנת שתוכל לשלוח מסמך שהוקלד באמצעות שירותי דואר או פקס, עליך להדפיס אותם תחילה. כדי להדפיס את המסמכים, אתה זקוק למדפסת המחוברת למחשב שלך או לרשת שאליה מחובר המחשב שלך. דומה מאוד למכונת הפקס, עליך לוודא שהמדפסת מחוברת לחשמל וההפעלה מופעלת. תלוי בסוג המדפסת, בין אם הזרקת דיו או סילון לייזר, למדפסות יהיו מחסניות דיו או מחסנית טונר. וודא כי תא המחסניות עמוס בדיו או טונר. תלוי בסוג המדפסת, ייתכן שיהיו לך מגשים שונים עבור סוגי נייר וגדלים שונים של נייר. ודא שמגשי הנייר נטענים. בצע מספר הגדרות ראשוניות במדפסת לאיכות ההדפסה, הדפסה דו-צדדית וכו '.

על מנת להדפיס מסמך, השתמש בתפריט הקובץ במסמך שיצרת ובחר באפשרות ההדפסה. בתיבה שתופיע תהיה לחצן אפשרויות או מאפיינים להגדרת הגדרות ההדפסה. ניתן לבצע הדפסות צבעוניות במידת הצורך במדפסת צבעונית. ניתן לבצע הדפסה דו צדדית לחיסכון בנייר.

בעוד שכל המכשירים הללו משמשים מדי יום בסביבת משרדים, הקפד לכבות את המחשבים ואת המדפסות מדי יום על מנת לחסוך באנרגיה. זה גם עוזר לחיים ארוכים עבור הציוד.

4.7 הסבר את החשיבות של עדכון הלקוח שלך אם סביר שיהיה עיכוב בתגובה לתקשורת.

טיפול בלקוחות הוא מרכיב חשוב מאוד בכל ארגון. קשרים וקשרים עם לקוחות חשובים מאוד ויש לשמור עליהם באופן רציף כדי שהארגון יתנהל בצורה חלקה. מודיעין ללקוחות הוא משימה חשובה מאוד וחלק משירותי הלקוחות. זה יעזור במניעת כל כך הרבה בעיות, אי הבנות ותסכולים ויעזור לחזק את הקשר עם הלקוחות רוב הזמן. הלקוחות ישמחו לשמוע על בעיה מהחברה או הארגון, במקום לברר זאת בעצמם. אז גישה יזומה היא הרבה יותר טובה מגישה תגובתית.

לדוגמא (מנקודת המבט של התפקיד שלי), אם אתה יודע שקרתה בעיה ויש רשימת המתנה בהפניות שהתקבלו, תוכל להתקשר ללקוחות כדי ליידע אותם על העיכוב והסיבה שבגינה העיכוב קרה ו תן להם גם מסגרת זמן במסגרתה הנושא ימוין. אתה יכול גם לשלוח מכתב המציין את הסיבות לעיכוב ומתי יפעל. אם זה לא נעשה, הלקוחות יצלצלו שוב, וכשהם יקבלו תגובה שלילית, הם יתסכלו או יחפשו ארגונים או חברות אחרות.

שיתוף מידע עם הלקוחות על עיכובים בשירותים או כל עיכוב במענה לתקשורת או שירותים יגיד ללקוחות שהחברה דאגה להם. זה גם ימנע מהלקוחות לטלפן לטיפול הלקוחות ולהיות מודאגים או מתוסכלים. זה יעזור לחזק את יחסי הלקוחות. שים את עצמך תמיד בעמדת הלקוח, וחשוב למה היית מצפה. את אותו הדבר ומעבר לו יהיה צורך לספק ללקוחות.

כאשר אתה מקבל בקשה מלקוח, הלקוח ממתין בציפייה לראות אם בקשתו תתמלא או לא. הם עשויים אפילו לתהות אם בקשתם הגיעה אליכם. אז כצעד ראשוני, טוב לאשר את הקבלה ולהודיע ​​ללקוח שקיבלת את הבקשה ותעסוק בה או שתעבוד עליה. אם זו בקשה שייקח זמן מה להיפתר, עדכן את הלקוח לגבי ההתקדמות. זה יעזור ללקוח לשמור על שלוותו בידיעה שהעבודה בעיצומה וכי הם מטופלים.

כאשר הבעיה נפתרת, וודא שאתה מצלצל ללקוח ומודיע, במקום לחכות שהלקוח יצלצל אליך למידע. זה יעזור ללקוח להישאר בשלום ולהיות פרודוקטיבי, אחרת לטענת הלקוח הבעיות עדיין לא פתורות.

שמירת הלקוח מעודכנת משפרת את שביעות רצון הלקוחות. בין אם מדובר בחדשות טובות או רעות, יש ליידע אותם, כדי שיידעו שזוכרים אותם ולא מתעלמים מהם.

viseven.com

4.8 הסבר את הסיכונים הכרוכים בסודיות התקשורת הכתובה או האלקטרונית.

כל צורות התקשורת אינן מאובטחות לחלוטין. ישנם פרצות וחסרונות בכל צורות התקשורת.

סיכונים הקשורים לסודיות של תקשורת בכתב:

כל צורה של תקשורת בכתב תישמר כעותק קשיח או תישלח באמצעות שירותי דואר. בתקשורת יכול להיות מידע חסוי שאנשים לא מורשים אינם רשאים לקרוא או לבדוק.

סיכונים הקשורים בסודיות התקשורת האלקטרונית:

צורות תקשורת אלקטרוניות כוללות טלפונים, טלפונים ניידים, מכשירי פקס ודואר אלקטרוני.

• טלפונים: תקשורת המתרחשת דרך טלפון קווי אינה מאובטחת לחלוטין מכיוון שיש מקרים שבהם הקישו על קווי טלפון. כחלק מהתהליך והנהלים, חברות הטלפון יכולות לפקח על שיחות טלפון, מה שהופך את זה שוב לבעיה רצינית בכל הנוגע לסודיות. כמו כן, ישנם קווים שיכולים להיות בעלי סיומות מרובות, שבהם אנשים אחרים יכולים לשמוע את שיחתו של אדם אחד, ומכאן שהם מפרים את החיסיון.

• טלפונים ניידים: תקשורת טלפונים ניידים משתמשת בגלי רדיו, אותם ניתן ליירט בקלות. כל הודעות שמתקבלות בטלפונים ניידים, אם הטלפון אינו נעול באמצעות סיסמה, ניתן לראות על ידי מישהו אם הן עוברות לידיהם של האנשים הלא נכונים. גם לסמארטפונים יש אפשרויות קלות יותר להגדרת מיילים ופונקציות אחרות. אם לא מאובטחים באמצעות סיסמה, פונקציות סמארטפונים אלה עלולות לגרום לבעיות חמורות בסודיות אם הן שולחות מידע לידי אנשים שאינם מורשים לגשת למידע זה.

• מכונות פקס: למרות שמכשירי פקס הם דרך מאובטחת לשליחת וקבלת מידע, יש להקפיד מאוד על שליחת מידע בפקס. אם תזין מספר שגוי בעת שליחת פקס, גם אם ספרה אחת שגויה, נתונים סודיים יכולים להגיע לידיהם של האנשים הלא נכונים, אפילו לצד שכנגד בעניין משפטי. אז צריך לבדוק שוב את המספר אליו הם שולחים פקס לפני שלוחצים על כפתור השליחה או השידור. כמו כן, יכולה להיות גישה לא מורשית למכשירי פקס בקצה המקלט. לכן תמיד טוב לבדוק עם המקלט אם זה הזמן הנכון למשלוח הפקס והאם המקבל קיבל את המסמכים ביד. אפילו במשרד שלך, יש לאחסן מכונות פקס במקום שהגישה אליהם היא רק על ידי גורמים מורשים, שכן אחרת האנשים הלא נכונים יכולים להשיג אחיזה של מסמכים סודיים.

• דוא"ל: כמו בהעברת פקס, צריך להיות זהיר מאוד בתקשורת באמצעות מיילים. צריך להקפיד להזין את כתובת הדוא"ל כהלכה ולבדוק פעמיים שהיא נכונה, אחרת דוא"ל יכול להיכנס לתיבת הדואר הנכנס של הנמען הלא נכון. ישנם איומים אחרים המעורבים בתקשורת באמצעות מיילים. מנהלי מערכת והאקרים יכולים לקרוא ולראות את הדוא"ל והקבצים המצורפים אליהם. לכן בעת ​​שליחת מידע חסוי ורגיש, עליכם להימנע משימוש ברשתות ציבוריות ולהשתמש בשיטות מוצפנות.

באופן כללי, תמיד טוב להודיע ​​ללקוחות או לכל מקבלי תקשורת כי ישנם הסיכונים הכרוכים בתקשורת כתובה ואלקטרונית וכי פגישות אישיות הן השיטה הטובה ביותר.

הארגון שלנו נקט באמצעים לשמירה על אבטחת נתונים בשימוש בטכנולוגיית מחשב.

דואר אלקטרוני

לקריאת החלק הראשון של יחידה זו, אנא לחץ על הקישור למטה:

התמודד עם הלקוח בכתב או אלקטרוני - חלק 1

אני מקווה שמצאת את המידע שבמרכז זה שימושי. זה אך ורק למטרות הפניה בלבד. אם יש לך שאלות או ברצונך לשתף את החוויה שלך, אנא עשה זאת בסעיף ההערות למטה.

כל טוב!