תוכן עניינים:
- כיצד להשתמש במאמר זה
- 1.1 הסבר את היתרונות של ידיעת מטרת התקשורת
- 1.2 הסבירו את הסיבות להכרת הקהל למי מוצגת התקשורת
- 1.3 הסבר את מטרת הכרת התוצאות המיועדות של תקשורת
- 1.4 תאר שיטות תקשורת שונות ומתי להשתמש בהן
- מילולי
- לא מילולית
- תקשורת רשמית
- 2.1 זיהוי מקורות מידע רלוונטיים העשויים לשמש בעת הכנת תקשורת בכתב
- מקור עיקרי
- מקור משני
- 2.2 תאר את עקרונות התקשורת לשימוש בצורות אלקטרוניות של תקשורת בכתב בסביבה עסקית
- 2.3 הסבר סגנונות וגוונים שונים של שפה ומצבים כאשר הם עשויים לשמש לתקשורת בכתב
- 2.4 הסבר את הסיבות לבחירה ולשימוש בשפה המתאימה למטרה של תקשורת בכתב
- 2.5 תאר את דרכי הארגון, הבנייה וההצגה של מידע כתוב כך שהוא עונה על הצרכים של קהלים שונים.
- 2.6 תאר דרכי בדיקה לדיוק התוכן במידע בכתב
- בדוק נקודות דיוק
- בדוק איות ודקדוק
- השתמש בתבנית
- 2.7 הסבר את מטרת השימוש המדויק בדקדוק, פיסוק ואיות
- 2.8 הסבר מה נועד על ידי אנגלית רגילה ומדוע משתמשים בו
- 2.9 הסבר את מטרת הגהה ובדיקת עבודה בכתב
- 2.10 הסבר את מטרת ההכרה בעבודה החשובה ועבודה הדחופה
יחידה זו מכסה תקשורת מתאימה בסביבה עסקית.
צילום אנטנה ב- Unsplash
תקשורת בסביבה עסקית הינה יחידת חובה של קבוצה A, בת שלוש זיכויים, לתעודת הכשרה המקצועית הלאומית ברמה 3 בעסקים ומנהל, המוצעת באנגליה, וויילס וצפון אירלנד. מודול זה מסייע למועמד להשיג הבנה מעמיקה של מטרת התקשורת. המועמדים לומדים גם כיצד לתקשר באופן מילולי ובכתב, כיצד לחפש ולהשתמש במשוב (וחשיבותו) וכיצד לפתח מיומנויות תקשורת לשלב הבא.
מאמר זה יעסוק בכל אחת מתוצאות המודול, יוסבר למה הם מתכוונים וידון כיצד להשיג אותם. זה יעזור לך להבין מה המועמדים צפויים לכתוב באופן כללי. תלוי בעבודה הספציפית שלך, יהיה עליך לשנות את הכתוב כאן לעבודה ולארגון שלך בעת הכנת תיק עבורך.
כיצד להשתמש במאמר זה
מאמר זה עוסק בתוצאות 1 ו -2 של יחידה 304 לתעודת NVQ ברמה 3 בתחום העסקים והמינהל, המכסה אלמנטים של תקשורת במקום עבודה.
זה אינפורמטיבי בלבד ונועד להדריך אותך בתהליך הידור התיק שלך. אל תעתיק ישירות כאן שום דבר לקובץ שלך, מכיוון שהקובץ שלך צריך להיות מותאם למפרט התפקיד והארגון שלך. העתקת השפה ממאמר זה באופן ישיר אינה רק כנה, אלא גם תחליש את הקובץ שלך.
תוצאה 1: הבנת מטרת תקשורת התכנון
1.1 הסבר את היתרונות של ידיעת מטרת התקשורת
תקשורת מתייחסת להעברת רעיונות או תוכן בין יחידים, קבוצות או אנשים וקבוצות. התקשורת מורכבת מ:
- מקור: האדם או האנשים שיוצרים את המסר.
- הודעה: תוכן התקשורת.
- בינוני: אופן העברת התקשורת (דואר אלקטרוני, טלפון, אישי וכו ').
- מקלט : הקהל או האדם שמועברים אליו. מיומנויות קבלה כוללות הקשבה וקריאה ביעילות.
בסביבה עסקית אנו מתקשרים על ידי הקשבה לבעיות של כל אחד אחר ועל ידי פתרון של בעיות יום-יומיות יחד.
1.2 הסבירו את הסיבות להכרת הקהל למי מוצגת התקשורת
אם אתה מבין את הקהל שלך, אתה יכול לתקשר איתו ולשכנע אותו בצורה יעילה יותר.
כדי להבטיח שההודעה שלך תתקבל היטב, עליך ללמוד למה הקהל שלך מצפה, באיזה מצב רוח הוא נמצא ובאילו שאלות הם עשויים לרצות שתענה.
1.3 הסבר את מטרת הכרת התוצאות המיועדות של תקשורת
הבנת "התוצאה המיועדת" של תקשורת פירושה הבנת המסר שלך ואיך הקהל עשוי לקבל אותו.
הקהל יכול להיות:
- עמית לעבודה יחיד
- מספר אנשים בפגישה
- חדר מלא באנשים
כשאתה מתקשר, עליך לדעת אם אתה מנסה:
- העבר מידע
- לְשַׁכְנֵעַ
- לְבַדֵר
האפקטיביות של התקשורת שלך תלויה באיזו מידה אתה מבין כיצד מטרתך משתלבת עם עמדת הקהל שלך וציפיותיו.
1.4 תאר שיטות תקשורת שונות ומתי להשתמש בהן
ניתן לסווג תקשורת כ: מילולית או לא מילולית, רשמית או בלתי פורמלית.
מילולי
- תקשורת מילולית היא סוג התקשורת החשוב, הנפוץ והיעיל ביותר. דיבור ישיר והקשבה עוזרים לנו להבין את הצרכים הרגשיים של זה.
- תקשורת מילולית יעילה קשורה לאופן שבו אתה מקשיב לאחרים כמו לאופן שבו אתה מדבר אליהם.
לא מילולית
- תקשורת לא מילולית פירושה כתיבה, אך מתייחסת גם לשפת הסימנים, הבעות פנים ומחוות. תקשורת לא מילולית פחות יעילה מתקשורת מילולית - תמיד עדיף להיות ישירה - אך עדיין חשוב לך להיעזר ברמזים לא מילוליים.
- תקשורת לא מילולית יכולה לשפר את התקשורת המילולית. שפת גוף והבעות פנים הן בדרך כלל כנות, ויכולות לעזור להעביר כנות.
- יש אנשים - כולל אך לא מוגבלים לאלו שכבדי שמיעה - משתמשים בעיקר בתקשורת לא מילולית בצורה של שפת סימנים, מחוות והבעות פנים.
- תקשורת בלתי פורמלית היא אינטראקציות פנים אל פנים המתרחשות אגב במהלך היום. הם יכולים להיות קשורים לעבודה או לא, מילוליים או לא מילוליים.
- כמה דוגמאות הן: שיחה על משהו שאינו קשור לעבודה בחדר הצהריים, מייל מהיר ששואל על סטטוס הפרויקט, או פתק דביק המבקש פגישה מאולתרת, עד כמה שם.
תקשורת רשמית
- סוגים מסוימים של תקשורת תואמים את הציפיות או הפרוטוקול הרשמי, מוקלטים בדרך כלשהי או מתוכננים ומתאמנים מראש.
- דוגמה לתקשורת מילולית רשמית תהיה מצגת תסריטאית. תקשורת רשמית בלתי מילולית כוללת פריטים כתובים כגון דוחות שנתיים, תנאי העסקה וחוזים.
תוצאה 2: להבין כיצד לתקשר בכתיבה
2.1 זיהוי מקורות מידע רלוונטיים העשויים לשמש בעת הכנת תקשורת בכתב
ניתן לסווג מקורות מידע כראשוניים או משניים.
מקור עיקרי
- מקור עיקרי מופק במהלך אירוע. מידע מסוג זה נאסף על ידי אדם ישירות בקשר עם האירוע או האירוע.
- מקורות אלה יכולים להיות יומנים, מכתבים, עיתונים, רשומות בית משפט, ראיונות, סקרים וכו '.
- המקורות העיקריים הם בדרך כלל לא מזויפים, והכי קרובים לאירועים עצמם.
מקור משני
- סוג זה של מידע מסונן דרך מישהו שהוסר מהאירוע העיקרי.
- מקורות אלה יכולים להתפרש או לנתח את הספרות של המקור העיקרי, ולכלול ספרים, מסמכים פרשניים או תיאור של גורם חיצוני על אירוע.
- בדרך כלל, מקורות משניים מפרשים אירוע ועשויים להיות מופקים לאחריו.
2.2 תאר את עקרונות התקשורת לשימוש בצורות אלקטרוניות של תקשורת בכתב בסביבה עסקית
תקשורת אלקטרונית מתייחסת לדוא"ל, פקסים, או כל תקשורת בכתב המועברת ומאוחסנת באופן אלקטרוני.
- תקשורת אלקטרונית יעילה כוללת מידה מסוימת של שליטה טכנית. אתה צריך להיות מיומן מספיק כדי להעביר מידע באמצעות טכנולוגיות טלקומוניקציה ולדעת להשתמש בתוכנה הנדרשת.
- בבחירת תקשורת אלקטרונית להחלפת מידע, עליך לחשוב היטב ולהחליט איזו שיטת התקשורת הטובה והיעילה ביותר.
- בסביבה משרדית אתה אמור להיות מסוגל לפרש מידע ממקורות אלקטרוניים ולהיות בעל כישורי פרפרזה טובים.
2.3 הסבר סגנונות וגוונים שונים של שפה ומצבים כאשר הם עשויים לשמש לתקשורת בכתב
כתיבה מדברת, סתמית ורשמית הם סגנונות שונים עם ציפיות ותוצאות משלהם. סגנון הכתיבה בו אתה משתמש תלוי בכוונותיך, במדיום ובקהל שלך.
- שפה נינוחה היא בלתי פורמלית ומשוחחת. ככה כותבים בהודעות טקסט ידידותיות או בצ'אטים. סביר להניח שאתה משתמש בשפה מזדמנת רק בשיקול דעת בעבודה, במיוחד עם הממונים עליך. שפה נינוחה היא הדרך בה אתה מדבר עם בני גילך.
- שפת הדיבור דומה, ומתייחסת לשפה בה אנו משתמשים כדי לתקשר עם המשפחה והחברים הקרובים. שפת הדיבור כוללת סלנג וניב.
- נעשה שימוש בשפה פורמלית בתקשורת עסקית, ומשתמשים בה כאשר ברצונך להיתקל כמקצועית וסמכותית. זה תלוי גם במילים ובטון שבו אתה משתמש. בכתיבה רשמית, על השפה שלך להיות תחביר, אוצר מילים ודקדוק נאותים.
2.4 הסבר את הסיבות לבחירה ולשימוש בשפה המתאימה למטרה של תקשורת בכתב
תקשורת היא תהליך של החלפת מידע, רעיונות, מחשבות, רגשות ורגשות באמצעות דיבור, אותות, כתיבה או התנהגות. השפה בה אנו משתמשים צריכה להיות מובנת, מדויקת וטקטטית בקלות.
כל סוג של הודעה - תלונות, דקות וטענות, עד כמה שם - דורש רמות שונות של טקט.
- במיוחד כשכותבים משהו קריטי, נסה תמיד לפנות לארגון או לקבוצה באופן כללי במקום להפוך אותו לאישי.
- התחל עם נקודות חיוביות לפני שליליות, כדי שהמקלט לא יכניס מייד להגנה.
- הסבירו את העובדות בצורה ישירה, במקום להשתמש בשפה מעורפלת או עקיפה.
- בזמן הכתיבה, הימנע משימוש באותיות גדולות או באותיות רישיות. זה נראה כעוין בתקשורת בכתב.
2.5 תאר את דרכי הארגון, הבנייה וההצגה של מידע כתוב כך שהוא עונה על הצרכים של קהלים שונים.
כאשר אתה מארגן, בונה ומציג מידע כתוב, זכור את הדברים הבאים:
- בעת ביצוע מצגת, הכינו את כל המסמכים הדרושים מבעוד מועד. אלה עשויים לכלול מצגות של PowerPoint (או תוכנת מצגת דומה), חוברות או סקריפט לעצמך.
- שמור מסמכים בסדר הנכון, כך שהתקשורת תזרום ללא בלבול או שגיאה. בדקו את ההזמנה מראש.
- בזמן ההצגה, היו ברורים לגבי יעדיכם. ספק הקדמה על מה שאתה מתכוון להציג, על המניעים שלך בהצגה, מדוע המשתתפים שם ומדוע הנושא חשוב.
- הציגו את עבודתכם שלב אחר שלב, בבירור באמצעות הפניות מתאימות במידת הצורך.
- בסופו של דבר, סיום בהסבר כיצד כל היעדים שלך הושגו.
- הקדיש זמן לענות על שאלות.
2.6 תאר דרכי בדיקה לדיוק התוכן במידע בכתב
כל תקשורת בכתב צריכה להיות מדויקת, מעוצבת באופן מקצועי וללא שגיאות כתיב או דקדוק. בדוק את הדברים הבאים לפני סיום המסמך שישלח למקבליו.
בדוק נקודות דיוק
- אי דיוקים יכולים לפגוע במוניטין שלך ושל הארגון שלך. בהתאם לבעיה, ההשפעות יכולות לנוע בין מביך לאסון.
- הפרטים שיש לבדוק פעמיים כוללים: תאריכים, שמות, סטטיסטיקה, אירועים והצעות מחיר.
- אם אינך בטוח בדבר כלשהו, דאג לבדוק עם מישהו בקיא או מנוסה.
בדוק איות ודקדוק
- ברוב מעבדי התמלילים ומערכות הדוא"ל יש בודקי איות מובנים. השתמש בשיקול הדעת שלך מכיוון שהם לא תמיד מדויקים, במיוחד כשמדובר בשמות של אנשים או בז'רגון הספציפי לתעשייה.
- קרא תמיד מסמך פעמיים בעצמך לפני סיום.
- בקש ממישהו אחר לקרוא ולערוך את המסמך עבורך. זוג עיניים רענן יבחין בשגיאות שהחמצת.
השתמש בתבנית
- לארגונים רבים יש סגנונות פנים למסמכים שונים. כולם יהיו זמינים כתבניות אליהם תוכלו להזין מידע בקלות.
- אם לתקשורת אין תבנית שנקבעה, עליך לחקור את הסגנון הנכון בהתאם לארגון או לצרכי המחלקה שלך. שאל את עמיתיך או אתר מסמכים דומים כדי להבין את הסגנון הנכון.
2.7 הסבר את מטרת השימוש המדויק בדקדוק, פיסוק ואיות
- דקדוק נכון, פיסוק ואיות מבטיחים לקורא שלך יהיה קל לקרוא את התקשורת שלך, ולהפוך את התקשורת ליעילה יותר.
- כאשר במסמך יש שגיאות עובדתיות, הקוראים נוטים לחוסר אמון בכל העניין. חוסר אמינות נתפס יכול להשפיע לרעה על המוניטין שלך, ועל כן על מעמדך בארגון שלך.
2.8 הסבר מה נועד על ידי אנגלית רגילה ומדוע משתמשים בו
אנגלית רגילה היא שפה המדגישה בהירות ונמנעת משפה טכנית או ז'רגון. חשוב במיוחד כשמדברים עם אנשים מחוץ למקצוע שלך, הזקוקים לתרגום של שפה טכנית למשהו קל יותר להבנה.
אנגלית פשוטה:
- ניתן להשתמש בהם כדי לתקשר עם כל אחד, ללא קשר למיומנויות הקריאה או הידע שלו.
- ברור וישיר, ללא שום דבר נסתר, נקי ממילים או רעיונות מיותרים.
- ללא ז'רגון טכני או סלנג.
2.9 הסבר את מטרת הגהה ובדיקת עבודה בכתב
עליך לקרוא הגהה על כל העבודות הכתובות. יש לכך כמה סיבות:
- כתיבה נכונה מבחינה דקדוקית משקפת היטב את המקצועיות והאמינות שלך, כמו גם את הארגון שלך. אחרים ישפוטו על סמך מידת המלוטשות של העבודה שכתבת.
- פרוזה כתובה היטב דורשת פחות זמן עבור הקורא שלך מאשר טקסט עם שגיאות, מה שהופך את התקשורת הכתובה ליעילה יותר.
כל העבודות הכתובות, מדוא"ל ועד פרוטוקול פגישות ועד לדוחות פורמליים, צריכות להיות מוגדרות לשגיאות.
2.10 הסבר את מטרת ההכרה בעבודה החשובה ועבודה הדחופה
בעבודה השוטפת שלנו, יש לנו שילוב של משימות, חלקן חשובות, חלקן דחופות וחלקן בעדיפות נמוכה. לכל המשימות יש מועדים שצריך לעמוד בהם. עם זאת, חשיבות ודחיפות הם שני דברים שונים. משימות מסוימות עשויות להיות שתיהן, אך הכרה באילו משימות הן