טיפים לשמירת רשומות לעונת המס

טיפים אלה יעזרו לך לעבור את עונת המס ללא הכאב הרגיל.

אולגה דלורנס

סוף השנה עמוס ולעיתים קרובות מלחיץ. אחרי הכל, יש לנו שני חגים גב אל גב שדורשים זמן, כסף והכנה. נוסף על כך, עד ה -31 בדצמבר ^st, זה החוצה עם הישן עם החדש. אה, אני לא מדבר על ניקוי הארונות שלך או הסככה. לא, אני מדבר על רשומות פיננסיות, קבצים, קבלות, וכדי להביא את הברווזים שלך בשורה להציג לדוד סם.

מרתיע, לא?

ובכן, זה לא חייב להיות. עקוב אחר הטיפים הבאים וניקוי בסוף השנה הוא משב רוח. כך גם איסוף הרשומות שלך לקראת הגשת החזר המס השנתי שלך.

טיפים אלה נועדו להקל על החיים מאיתנו העובדים מהבית כיזמים או סולופרינרים. אלוהים יודע שאנחנו עסוקים מספיק כמו שהם, אז למה לא לארגן את התקליטים שלך? זה יחסוך זמן וטונות של מתח. תבטח בי!

שמור על קבצי השנה הנוכחית בהישג יד

צילום: שאונה ל 'באולינג

ארגן את הקבצים הפיזיים שלך

רבים מאיתנו עדיין מעדיפים לקבל את החשבונות בדואר ולשלם בשיקים. הקדש מגירה בשולחן שלך או מערכת קבצים ניידת כדי לאכלל קבלות לשנה הנוכחית. הכינו תיקייה לכל נושה וסימנו אותה בכרטיסייה עם השנה הנוכחית. זה רעיון טוב שיהיה תיקיה להוצאות רפואיות, מכיוון שתתבקש לקבל מידע זה בדוח המס שלך.

כמו כן, הכינו תיקיית שנה שוטפת להוצאות העסק שלכם, אם רלוונטי. שחרר את כל הקבלות שלך לתיקיה לאחר רישום ההוצאה. אם הקבלות שלך תואמות להצהרת בנק או כרטיס אשראי, צור עותק שיישמר בתיקיה העסקית שלך. (עוד על רישום הוצאות הקשורות לעסקים בהמשך פוסט זה).

אם יש לך מערכת הגשת ניירות כגון תעודות נישואין, פוליסות ביטוח, אחריות, כותרות רכב, החזרי מס וכו ', (וכדאי!), סוף השנה הוא הזמן לנקות אותה. עברו על כל תיקיה ואשפה כל דבר שפג תוקפו או שאינו חל יותר על ביתכם.

אתה רוצה לשמור דוחות בנק, חשבונות בתשלום וכדומה במשך שלוש שנים. אחסן אותם בארון עם הקבצים שאתה שומר לטווח ארוך. למס הכנסה יש רק שלוש שנים לבצע ביקורת על החזר, אז כל דבר שישן מזה, אתה יכול לשלוח לתיק שלוש עשרה, כולל כל הגיבוי.

גרוס את כל המסמכים הניתנים ללבישה והוסף אותם לערמת הקומפוסט שלך או השתמש בהם כהצתת האח.

כעת, לאחר שארגנתם את הקבצים הפיזיים שלכם, הגיע הזמן להקים מערכת שמירת רשומות שתתחזקו על בסיס קבוע. כאן נכנס לתמונה שמירה על שפיותך.

גיליונות אלקטרוניים הם החברים שלך

עכשיו, אל תלך להביא לי את כל התחבולות. גם אם לא היה לי רקע חשבונאי, עדיין הייתי משתמש בהם. זו הדרך הקלה ביותר לנהל רישומים ולהעביר את המידע במבט אחד. ללמוד להכניס נוסחאות באקסל זה לא קשה. ולא צריך להריץ קלטת (על המחשבון) זמן המס הוא חיסכון בזמן עצום.

לאלו מכם שלא מכירים את Excel, הנה מדריך בסיסי שיעזור לכם כיצד להגדיר גיליון אלקטרוני ולעצב נוסחאות:

כיצד להעתיק ולהדביק באקסל

זכרו תמיד לנקות את כל הנתונים, למעט הנוסחאות. באופן זה החישובים יבוצעו אוטומטית עם הוספת נתונים חדשים.

כפי שאתה רואה בתמונה למטה, ניקיתי את כל הנתונים, אך הנוסחאות עדיין מחכות לעבודה בשבילי!

גיליונות אלקטרוניים מומלצים למעקב אחר פעילות עסקית

יש לי כמה גיליונות אלקטרוניים שניהלתי לעסק שלי ועדיין שומרים להחזר המס האישי שלי. להלן מה שאני ממליץ בכדי להקל על עבודתך זמן מס. סוג זה של שמירת רשומות משרת אותך גם בכל עת שתצטרך למסור מידע פיננסי לגורם המבקש זאת. בלחיצת כפתור תוכלו לצרף גיליונות אלקטרוניים אלה או להמיר אותם לקובצי PDF ולשלוח אותם בדוא"ל לגורמים המבקשים

עקוב אחר הרווחים שלך לפי לקוחות

צילום: שאונה ל 'באולינג

רווחים עצמאיים

פתחו חוברת עבודה חדשה ושמו לה רווחים פרילנסרים או כל מה שצף בסירה שלכם. רק וודא שזה משהו שתזכור כשתצטרך לחפש אותו.

הוסף את שמך, שם העסק, שם חוברת העבודה והשנה שהיא קשורה אליו. (ראה תמונה).

בחוברת העבודה שלי לרווחים עצמאיים הוספתי דפי עבודה הנוגעים לעסק שלי. הם כדלקמן:

1. רווחים 2015
2. הוצאות 2015
3. קילומטראז 2015
4. הוצאות תקורה 2015

הערה: סגרתי את עסקיי הפרילנסרים בשנת 2015, אך המידע שאני מספק במאמר זה הוא ירוק עד.

בכרטיסייה רווחים, שמתי את העמודות כך:

• עמודה א '- שם הפרויקט
• עמודה B - תאריך החשבונית
• עמודה C - מספר חשבונית
• עמודות D עד M - כל אחת מהן מוקצה למקור הכנסה (לקוח)
• עמודה N - סך הכל (סך כל המספרים בשורה)
• עמודה O - סה"כ (זה למעשה מיותר)
• עמודה P - התאריך ששולם
• עמודה ש '- פחות עמלות (לפעמים PayPal מעריך עמלות עבור משלמים שאינם מאומתים)
• עמודה R - הסכום ששולם (הרשת ששולמה לי)
• עמודה S - יתרה (יתרה שלא שולמה)
• עמודה T - סה"כ חודשי (זה דורש נוסחה נפרדת המשתנה בהתאם לכמה שורות ערכים שיש לי בחודש)

בתחתית הגיליון האלקטרוני יש לי נוסחאות לכל עמודה. זה מאפשר לי לדעת במבט חטוף כמה הכנסתי מכל לקוח. זה שימושי כשאתה מעריך מחדש את בסיס הלקוחות שלך. זה מועיל גם בסוף השנה; אתה יודע מאילו לקוחות לצפות ל -1099 (כל דבר מעל 600 דולר).

ואז יש נוסחה שעוברת כדי לתת לי סכום כולל. זה אמור להסכים עם הסיכומים בעמודות Q, R, S ו- T. זה נקרא 'הוכחה'. אם הסיכומים אינם צולבים, יש לך שגיאה איפשהו.

בשלב זה אני רוצה להתערב. אם מישהו מהקוראים שלי מרגיש מוצף בהגדרת גיליונות אלקטרוניים, אשמח לעשות את זה בשבילך. אז כל מה שתצטרך לעשות זה להעביר את המידע תוך כדי התרחשותו. תירה לי דוא"ל דרך עמוד הפרופיל Bravewarrior (עיין תחת "דואר מעריצים").

עקוב אחר הוצאות העסק שלך

צילום: שאונה ל 'באולינג

הוצאות

לאחר מכן, נעבור לגליון העבודה הוצאות. זה המקום שבו תוכל לעקוב אחר כל ההוצאות הקשורות לעסק שלך. הגדרתי את זה קצת אחרת. שלוש העמודות הראשונות הן תאריך, מקבל תשלום וסך הכל, בהתאמה. העמודה הרביעית נותרה ריקה על מנת לראות את הסכום מבלי לעבור לעמודה האחרונה. תראה מדוע הגדרתי זאת כשתראה את העמודות ששמתי. זכור לכלול את כל הוצאות התפעול בניכוי המס, הידועות גם בשם עלות ביצוע עסקים (מחוץ לתקורה - אנו נתייחס לכך בהמשך).

הנה מה שאתה צריך לכלול בגיליון האלקטרוני שלך

• ציוד משרדי - נייר, דיו, טונר, עטים, עפרונות וכו '.
• תוֹכנָה
• חומרה - CRT, צגים, מחשבים ניידים, רמקולים, מדפסות וכו '.
• אימונים - סמינרים שאתה משתתף בהם או אימונים מקוונים עליהם אתה משלם אגרה
• ציוד לתיקונים ותחזוקה (R & M) - תיקוני מחשבים וכו '.
• פרסום / שיווק - זה לא כולל קילומטראז 'אלא עלויות בפועל להוצאת שמך שם. זה יכול להיות מדבקות לרכב שלך, כרטיסי ביקור, דמי הדפסה וכו '.
• רישיונות / מיסים - רישיון העיסוק שלך ודמי רישום שם העסק שלך זכאים כאן. אני גם מפרט את שם הדומיין השנתי שלי ואת דמי האתר בעמודה זו.
• ביטוח - אם יש לך ביטוח נפרד לעסק שלך בלבד, כגון אחריות מקצועית
• דמי תחרות
• עמלות (אחרות) - אלה יהיו חיובים בנקאיים, חיובי PayPal וכל עמלות אחרות שתספג בכדי לשלם.
• דְמֵי מִשׁלוֹחַ
• בידור - אם אתה לוקח לקוח לארוחת צהריים או ארוחת ערב, הקפד לכתוב את שם הלקוח ואת מה שנדון בקבלה, אחרת אינך יכול למחוק אותו.
• נסיעה - שוב, זה לא כולל קילומטראז '; זה חישוב נפרד. זה יכלול כרטיסי טיסה, שהייה במלון, השכרת רכב וכו 'בתנאי שהם קשורים לעסקים.

תרצה שהסך הכל יעבור לאורך כל עמודה (אנכית) ש"הוכחה "לסכומי השורה (האופקית).

הכרטיסייה קילומטראז 'די ישר קדימה. בעיקרון, זה נראה כך:

תעד את קילומטראז 'שלך

צילום: שאונה ל 'באולינג

כשאתה נוסע לאירוע ברשת, לסניף הדואר, לחנות ציוד המשרדים, להיפגש עם לקוח או לבדר לקוח באופן מקומי, הקילומטראז 'שלך ניתן להפחתה. מס הכנסה מפרסם שיעור שונה בכל שנה. תוכנת המס או רואה החשבון שלך יבצעו את החישוב הנכון ברגע שתספק את הקילומטראז 'הכולל. דמי חניה ואגרה ניתנים לניכוי, לכן הקפידו לשמור על הקבלות ולרשום אותם. בדרך כלל אני שומר עמודה נפרדת בגיליון האלקטרוני כדי לעקוב אחר חניה ואגרות (ראה גיליון הוצאות רפואיות בהמשך פוסט זה לדוגמא).

הערה: אם אתה משתמש ברכב לצרכי עבודה בלבד, אתה יכול לבחור לכלול דלק ונפט, תיקונים ותחזוקה ברכב באזור הוצאות התפעול. עם זאת, אינך יכול למחוק קילומטראז 'אם זו הדרך בה אתה עובר. כמו כן, עליכם להפחית את הרכב (בהתאם לגילו) אם אכן מדובר ברכב חברה.

הוצאות תקורה

מעבר להוצאות תקורה:

אם אתה עובד מהבית ויש לך משרד ייעודי (הפכתי את חדר השינה השלישי שלי למשרד), אתה יכול לנכות חלק מהתקורה שלך. החישובים מבוססים על הצילומים המרובעים של משרדך חלקי המסך המרובע הכולל של הבית שלך. תוכנת המס שלך תעשה את המתמטיקה על פי הצילומים המרובעים שאתה מספק.

אלה הפריטים שעליך להקליט על בסיס חודשי

• תשלום משכנתא - אם המסים והביטוחים שלך כלולים בתשלום, יהיה עליך לפרק את העיקרון בעת ​​הגשת המסים שלך. כל שעליך לעשות הוא לנכות את מספרי הביטוח והארנונה מהתשלום הכולל עבור השנה בכדי להגיע לפירוט הנכון.
• חשמלי
• גז - כדי לקרר ולחמם את הבית / מים
• מים
• תיקוני בית - זה חל רק על תיקונים המשפיעים על הבית כולו, כמו צנרת מחדש של המבנה, חיווט מחדש וכו '.
• טלפון סלולרי - אם אתה משתמש בו לעסקים.
• טלפון - אם יש לך קו טלפון ייעודי, כלול את זה בגליון העבודה של ההוצאות, ולא כאן.
• אינטרנט - זה חל במיוחד על סופרים. כל בעל מקצוע עצמאי שמסתמך על האינטרנט לניהול עסקים צריך לכלול עלות זו.

עקוב אחר הוצאות התקורה שלך

צילום: שאונה ל 'באולינג

גיליונות אלקטרוניים פשוטים לכל משלמי המסים

עבור כל משלמי המסים המפרטים ניכויים, מומלץ לשמור גיליונות אלקטרוניים עבור הוצאות הרפואה / השיניים שלך ותרומות צדקה. עקוב אחר הקילומטראז 'שלך גם עבור שתי הקטגוריות, מכיוון שהוא נחשב להוצאות הכיס שלך והוא ניתן לניכוי.

הגיליון האלקטרוני שלך לרפואת שיניים הוא פריסה פשוטה מאוד, כפי שתראה להלן:

עקוב אחר ההוצאות הרפואיות שלך, כולל קילומטראז '

צילום: שאונה ל 'באולינג

הפרמיות שלך ניתנות לניכוי, וכך גם מרשמים, ביקורי רופאים, אשפוזים, עבודות מעבדה, טיפולים מחוץ למטופלים וכו '. אם הרופא שלך קבע תוכנית הרזיה או חברות בחדר כושר לטיפול במחלה ספציפית, כולל השמנת יתר, אלה ניתנים לניכוי נו. שימו לב שמילת המפתח כאן נקבעת. הרופא שלך שמזכיר שאתה צריך לרדת במשקל אינו מזכה אותך לקחת ניכוי זה.

ל