מענה לבקשת הצעה (rfp) למבקר השקיית נוף

אם אתה הבעלים של חברת גינון ומעוניין להתרחב כדי לכלול שירות מסוג אחר, תוכל לשקול לערוך ביקורת השקיה בנוף (ביקורות מים בחוץ) עבור שירותים וסוכנויות ממשלתיות.

אם העובדים שלך מבצעים את המשימות הבאות כחלק שגרתי מהעסק שלך, יש סיכוי טוב שתזכה בתנאי, כל עוד הכישורים שלך גבוהים והלקוחות שלך מדברים עליך מאוד.

• קבעו בקרים לפי סוגי הנטיעות ותנאי מזג האוויר המקומיים.
• התאם סוגי חרירים לסוגי הצמחים המושקים.
• הגדר תחנות שונות לצורכי השקיה שונים.
• צמח יליד לעתים קרובות ככל האפשר.
• צפו בדליפות וממטרות שבורות, תיקון והחלפה במידת הצורך.
• בדוק את כל מערכת ההשקיה לפחות חודשית - בקרים, תחנות וחרירים.
• שוטפים מחדש את מערכת ההשקיה מדי שנה.

עריכת ביקורת השקיה כוללת בדיקת כל מתזים בכדי לוודא שהוא מתיז כראוי, ואז רישום הערות על מה שיש לתקן.

סוזט הורספול, CC-BY-SA 3.0

מהי ביקורת השקיה?

ההבדל בין מה שאתה עושה באופן שגרתי לבין מה שאתה עושה בביקורת השקיה רשמית תלוי במצוינות של הכישורים שאתה מספק, סוג הדיווח שאתה מבצע ואופן החיוב עבור השירותים שלך.

ביקורת היא אבחנתית בלבד - אתה מזהה בעיות ונדרש שינויים במערכת ההשקיה של נכס שהוקצה לך על ידי סוכנות השכירות או השירות, אך אינך עושה דבר בכדי לתקן אותן (אלא אם כן זה חלק מהחוזה). אתה הולך עם מנהל הנכסים ומצביע על תצפיות בזמן שאתה בודק כל רכיב במערכת. אתה רושם הכל ברשימה, כדי שתוכל לאסוף את הממצאים שלך מאוחר יותר בדוח לסוכנות - לא למנהל הנכסים, אם כי בסופו של דבר הם יקבלו עותק.

באמצעות הסוכנות אתה רוכש חשבונות מים עבור נכס זה כדי להשוות למים בפועל ששימשו בשנה האחרונה. השוואת מים המשמשים עם מה שאתה רואה על הקרקע עוזרת לך לאבחן בעיות עונתיות, לזהות את קיומם הפוטנציאלי של נזילות נסתרות, וגם לחזות כמה מים ניתן לחסוך עם השינויים עליהם תמליץ.

הראה ללקוחות כמה מים הם יכולים לחסוך, בהשוואה לכמות שהם משתמשים כרגע.

סוזט הורספול, CC-BY-SA 3.0 (מחבר)

בעזרת חיזוי זה תוכלו לחשב חיסכון פוטנציאלי בדולרים לכל סוג שינוי משמעותי עליו אתם ממליצים, למשל כסף שניתן לחסוך על ידי שדרוג בקרים קיימים לבקרי השקיה על בסיס מזג האוויר (WBIC) או על ידי החלפת חרירי ריסוס להשקיה בטפטוף. זה נותן לסוכנות ולבעל הנכסים מושג מה הם יכולים לעשות ריפוס ראשון.

מרכיב בלתי נפרד מביצוע ביקורת השקיה הוא בדיקת תכנות הבקר. לכמה זמן מוגדרת כל תחנה? אילו סוגים של ספרינקלרים נמצאים באותה תחנה ובאיזו תדירות הם פועלים?

סוזט הורספול, CC-BY-SA 3.0

מהי בקשה להצעה (RFP)?

נניח שאתה כבר עושה הכל ברשימת התבליטים, ואתה יודע שאתה יכול לעשות את השאר, אז אתה נרגש לבדוק אפשרות זו. מהו RFP, היכן מוצאים אחד ואיך מגישים בקשה לחוזה?

כל סוכנות ושירותים ממשלתיים התלויים במימון ממשלתי נדרשים להגיש בקשה להצעה כאשר פרויקט מגיע לסכום דולר מסוים. בפרויקטים קטנים יותר הם יכולים לבחור קבלן ופשוט לתת להם הזמנת רכש, אך עבור הפרויקטים הגדולים יותר הם צריכים לקבל תחרות. RFP הוא מה שמייצר את התחרות. זהו מסמך המספר אילו שירותים הם מחפשים, הפרמטרים של אותם שירותים, כיצד לכתוב את ההצעה שלך, כיצד הם יקלעו לה וכיצד ומתי להגיש אותה.

דף שער RFP

נחלת הכלל, דרך הרשת

מציאת RFPs

סוכנויות ממשלתיות רבות משתמשות במערכות הצעת מחיר מקוונות. כמעט כל ספקיות המים בדרום קליפורניה מקושרות למערכת בשם "הרשת". יהיה עליך להירשם, תוך מתן שם החברה שלך, גודל, מיקום, סוגי השירותים שאתה מספק ומידע אחר. אז אתה יכול לבדוק רק את ההצעות המתייחסות לשירותים שלך או את כל ההצעות המוצעות, רק כדי לראות מה יש. המערכת תשלח לך הודעה באופן אוטומטי בכל פעם שסוכנות מפרסמת RFP שתואם את אחד מקודי ה- NIGP שבחרת (קודים המזהים את השירותים שלך).

אם אתה רואה RFP עבור מבקר נוף גדול, מודד נוף, חברה שיספק ביקורות של השקיה בחוץ (כולם אותו הדבר), קדימה והורד אותו. הסוכנות המבקשת את ההצעה מבקשת בדרך כלל ביקורות עבור לקוחותיהם, אם הם ספקי שירות, או עבור מגורים ו / או עסקים באזור, אם הם עיר או מחוז. ה- RFP עשוי לבקש מספר (כמו סה"כ 75 ביקורות) או פרק זמן (למשל שנתיים שיהיו בכוננות לביקורות).

לחלק מהסוכנויות יש מערכת הצעות מחיר משלהן, לכן חשוב לבדוק באתר האינטרנט של כל סוכנות שרוצים לעבוד בה. חפש את מדור הרכישה או משהו דומה. אם הם מחוברים לרשת, אתר האינטרנט שלהם יודיע לך וככל הנראה ייתן לך קישור.

הכנס לפני הצעת מחיר

חשוב כאשר אתה מוריד RFP כדי לבדוק קודם את ציר הזמן שלהם לתאריכי פירעון. המסמך עשוי לקבוע כי השתתפות ב"וועידת טרום הצעת מחיר "היא חובה וכל ספק שאינו משתתף יפסל אוטומטית. הצעה מראש היא פגישה עם הסוכנות הקבלנית לכל המציעים הפוטנציאליים, כך שהם יוכלו לפגוש זה את זה ולשאול את כל השאלות שיש להם שם כולם יכולים לשמוע את התשובות. אם מדובר בחוזה מסובך שמבקש יותר מסתם ביקורות השקיה, תוכלו להתחבר עם נותני שירותים אחרים שם שעשויים להיות זכאים לחלקי החוזה שלא. אחד מכם הופך לקבלן הראשי ואילו השני הוא קבלן המשנה.

זה נדיר, אך כמה כנסים לפני הצעת מחיר מתקיימים באתר, כך שהמתמודדים יכולים לראות את היקף החוזה עליו הם מציעים. השתתפות באחת היא דרך טובה להשיב על שאלות, להגדיל את התחרות שלך וגם למצוא שותפים פוטנציאליים..

עיר פורטלנד או, תחום ציבורי, דרך אתר העיר

לא כל ה- RFP דורשים השתתפות בהצעה מראש ורבים הופכים אותה לאופציונאלית. לא משנה מה המקרה, תהיה פרק זמן בו הספק יכול לשאול שאלות בטלפון או בדוא"ל. אני ממליץ להתקשר אליהם. זה תמיד רעיון טוב להתחבר אישית, כדי שיידעו מי אתה כשאתה שולח את ההצעה שלך.

כאשר תם מועד השאלה והתשובה (בדרך כלל שבועיים), הסוכנות תשלח לכל ספק את התשובות לכל השאלות. באופן אופציונלי, הם עשויים לפרסם את התשובות ברשת ההצעות (ממנה רכשת את ה- RFP) להורדה שלך.

תאריך היעד הבא שאתה צפוי להיתקל בו יהיה התאריך והשעה לתאריך ההצעה שלך, יחד עם שיטות מסירה מקובלות. ואז הם בדרך כלל יגידו לך מתי הם מצפים לראיין את המועמדים הטובים ביותר, מתי הם מצפים להעניק את החוזה ו / או מתי הם מקווים להתחיל לעבוד על החוזה. זה עוזר לך לתכנן את העיתוי שלך.

כתיבת הצעות בשלמות

לאחר שציינת את המועדים, התחל לכתוב את הצעתך על ידי התבוננות ב- RFP כדי לראות כיצד הם רוצים לארגן אותה. רוב ה- RFP נותנים לך את הסדר המדויק בו הם רוצים שההצעה תיכתב. זאת על מנת שלכל הערכים יש פורמט דומה, מה שמקל על הסוכנות להשוות ביניהם במהלך תהליך ההערכה.

הגדר את מתאר ההצעה שלך בהתאם, עם כותרות וכתוביות ודפים נוספים, כמו תוכן העניינים מלפנים ונספח מאחור. קבע את המראה הכללי של זה, כל הצבעים שתרצה להכניס לכותרות העליונות והכותרות העליונות בכל עמוד, ואיך אתה רוצה שדף השער ייראה (באופן כללי). לאחר הגדרת המסגרת, קח את ה- RFP למקום שקט, הביא טבלט, עט ומדגיש והתחל לרשום הערות.

אל תכתוב בהתחלה, רק תקרא, תקלוט ותרשום כמה דברים שאתה רוצה לזכור. הדגש אזורים שבהם אתה חושב שהחברה שלך תצטיין (תזכורת להדגיש אותם בהצעה) ודמיין את החברה שלך בפועל מבצעת את הפרויקט. חזותית זו אמורה לעזור לכם לכתוב את ההצעה בתמציתיות. אתה רוצה שהם יראו מי אתה באמת וכמה נהדר להם לעבוד איתך.

אתה רוצה גם להציג את החברה שלך עם יושרה גדולה ככל שתוכל, מכיוון שזה פותח את הדרך לבטוח. ללא אמון לעולם לא תוכל לנהל מערכת יחסים ממש טובה ומתמשכת (כלומר מערכת יחסים נעימה, חלקה ומובילה לחוזים אחרים).

הפוך את ההצעה שלך לאטרקטיבית ואינפורמטיבית.

סוזט הורספול, CC-BY-SA 3.0

זיהוי הכישורים הטובים ביותר שלך

עד שתסיים שלב זה, הכישורים שתרצה להדגיש צריכים להיות ברורים. גם האזורים החלשים שלך יהיו ברורים. שימו לב לאזורים החלשים יותר, ובחודש בערך שיידרש לכם לכתוב את ההצעה, ראו מה אתם יכולים לעשות בכדי להעניק לאנשיכם ניסיון רב יותר באזורים אלה - כמו מתן ביקורות בחינם ללקוחות הנוף הקיימים.

חשוב מאוד לא לשקר. אם אתה צריך, למזער או לא להזכיר את האזורים החלשים שלך בהצעה, אבל לפחות להגדיר אותה כך שהצוות שלך יזכה לחוויה עד שתגיש בקשה להצעה אחרת בעתיד.

כעת חפש מיומנויות או שיטות פעולה שאינך מתבקש לדעתך עשוי לספק תועלת נוספת לסוכנות. אם הצוות שלך דובר ספרדית שוטפת, שים את העובדה במקום בולט בהצעה, מכיוון שעובדי נוף רבים באתרים שאתה עשוי לבקר הם היספנים. אם הצוות שלך מיומן בעבודה עם צמחים מקומיים, זה ייתן לך יתרון אחר, אז כלול את העובדה הזו גם בהצעה שלך. אם יש לך תצלומים שלהם שמבצעת אחת מהפעילויות הללו, הצב אותם ליד המקום בו אתה מציין את הכישורים האלה כדי למשוך את העין לשם.

הסמכה מיוחדת: רוב גדול של גינונים ועובדים באזור זה היספנים. מכיוון שרוב עובדי השטח של חברתנו דוברי ספרדית שוטפים, אנו מסוגלים לתקשר טוב יותר בתחום מאשר רוב המתחרים שלנו.

כאן אנו מבצעים בדיקת יכול לתפוס, הקובעת באיזו מידה המזרזים מתזים. זה הליך סטנדרטי לביצוע אחד, אך לא כולם עושים זאת. אם אנשיך כן, הקפד להזכיר זאת.

סיום והגשת ההצעה

הסוכנות תרצה להכיר את ההיסטוריה שלך, את החוויה שלך, ותרצה המלצות אם יש לך אותן… אז אספו אותם. אם עדיין אין לך המלצות, שלח מכתבים ללקוחות שאוהבים אותך במיוחד, ספר להם על מה החוזה, תן להם את המועד האחרון ובקש מהם לכתוב משפט או שניים על כמה הם מרוצים השירותים שלך. כלול את ההמלצות האלה בהצעה בגושי צבע מיוחדים, כמו הציטוטים שהם.

לאחר שתסיים לכתוב את טקסט ההצעה, חפש גרפיקה (תרשימים, גרפים, לוחות זמנים) ותמונות נוספות שתוכל להוסיף. זכור להשתמש בהם בעיקר כדי להדגיש מידע שאתה רוצה שהסוכנות תשים לב אליו, כדי לספק מעט נתונים נוספים, וגם כדי להקל על דף טקסט נראה מייגע אחרת. בזמן שאתה עושה זאת, חפש גם תמונה מייצגת שתוכל להוסיף לדף השער. יש לעצב את שער השער בצורה מושכת ולהיות מסודר ומסודר, מכיוון שזה יהיה הדבר הראשון שמעריך יראה.

לאחר מכן עברו על רשימת הבדיקה של RFP כדי לוודא שכללתם את כל מה שהסוכנות ביקשה. עיין גם במערכת הניקוד שלהם כדי לוודא שיש לך מידע מלא באותם סעיפים שהם ישקלו יותר. ואז ערוך. ואז תן את ההצעה למישהו אחר לערוך בעין רעננה. זה קריטי, מכיוון שבשלב זה העין שלך תפגוע ונפשך ככל הנראה תתנקז.

הקפד לשים את ההצעה בסוג הכריכות שה- RFP מבקש או שלח אותה באמצעות דוא"ל, אם זה מותר. וודא גם שאתה שולח אותו לאדם המיועד ל- RFP. אם אתה קרוב למועד האחרון להגשה, שלם את הכסף הנוסף כדי לשלוח אותו בן לילה - אין טעם לעשות את כל העבודה ולהגיע מאוחר. רוב הסוכנויות ממש מקפידות על מועדי הגשה.

מעקב אחר הגשת ההצעה

מכיוון שעדיין יש לך את ה- RFP, אתה יכול לשים את הצעדים הבאים בלוח השנה למעקב אחר כך לאחר שתנוח. ייתכן שהסוכנות הצהירה כי הם יבחרו את המועמדים המובילים שיופיעו ל"ראיינים קצרים "לראיונות לפני הבחירה, או שהם פשוט נתנו מועד אחרון להענקת חוזה. בכל מקרה, פרוטוקול טוב לשלוח להם מכתב, לאחר שתגלה מי זכה בחוזה, כדי להודות להם על החוזה או על ההזדמנות להגיש בקשה. כך או כך יגדיר אתכם לאינטראקציות חיוביות בעתיד. אם קיבלתם את החוזה, שמחו! אתה בדרך לעזור לאנשים לחסוך כסף בחשבונות מים.

הנה משאב שיכול לעזור לך להבין טוב יותר את תהליך ההצעה וההסמכה:

• כותבי הצעות, משאבי כתיבת הצעות פדרליות, RFPs

  משאב כתיבת הצעות לכותבי הצעות פדרליות. כתוב הצעה פדרלית מנצחת, הגיב ל- RFP באמצעות תבניות הצעה, טקסט מודל הצעה.