איך כותבים תוכנית תקשורת

קולאז 'מילות תקשורת

catherinecronin באמצעות Flickr Creative Commons

אם אי פעם נתקלת בהתנגדות לנוכח השינויים בתפקיד, תוכנית תקשורת טובה יכולה לסייע בתמיכה ביוזמת ניהול השינויים שלך. לא רק שתוכנית תקשורת טובה יכולה להבטיח שתשמור על כל בעלי העניין שלך, אלא שהיא גם יכולה לעזור לארגון שלך לגייס תמיכה בפרויקט או שינוי ארגוני.

מהי תוכנית תקשורת?

תוכנית תקשורת תעזור לך לארגן את מה שחשוב לספר לכל בעלי העניין שלך, מה המסר שאתה רוצה לתקשר, איך לומר את זה ומתי לומר את זה. תוכנית תקשורת צריכה לכסות את חמש השאלות הגדולות - מי? מה? למה? אֵיך? מתי?

התחל ביצירת מטריצה ​​פשוטה, כמו זו בהמשך, כדי לסייע בשמירה על התוכנית שלך ותוכל למלא אותה בזמן שאתה עובר על כל אחד מהשלבים הבאים.

קהל	הודעה (מה)	מטרה (מדוע)	שיטה (כיצד)	יעד (מתי)
בעלי אינטרסים פנימיים
בעלי עניין חיצוניים

עיין בשלבים קלים אלה להלן כדי לעזור לך להתחיל בבניית תוכנית תקשורת מוצלחת עבור העסק שלך.

שלב 1. דע את הקהל שלך

המקום הכי קל להתחיל לבנות את תוכנית התקשורת שלך הוא על ידי זיהוי הקהל שלך. אם הפרויקט שלך דורש ממך לשמור על אנשים בתוך ומחוץ לארגון שלך מעודכן ומעודכן, התחל ברשימת רשימת בעלי עניין פנימיים לעומת חיצוניים.

כמה דוגמאות לבעלי עניין פנימיים לעומת חיצוניים

דוגמאות של בעלי עניין פנימיים:	דוגמאות של בעלי עניין חיצוניים:
מנהיגות ברמת ההנהלה	נותני חסות מנהלים לפרויקט
מנהלי מחלקות	בעלי עסקים
עובדי קו החזית	לקוחות קו ראשון

ברגע שיש לך רשימה של כל בעלי העניין הפנימיים והחיצוניים שלך, זה עשוי לעזור לכתוב תחת כל אחד מהם שיענה על השאלות הבאות:

• מה הם יודעים?
• מה הם צריכים לדעת?
• לאילו קבוצות יש עדיפות גבוהה יותר על פני אחרות?
• האם קבוצות שונות דורשות מסרים שונים?

לאחר שענית על שאלות בסיסיות לגבי כל פלח קהל, הגיע הזמן לקבוע מה לתקשר לכל אחד מהם.

כעת אמורה להסתיים מטוריית הקהל במטריקס התקשורת שלך:

קהל	הודעה (מה)	מטרה (מדוע)	שיטה (כיצד)	יעד (מתי)
בעלי אינטרסים פנימיים
מנהיגות מנהלת
מנהלים
עובדים
בעלי עניין חיצוניים
נותני חסות מנהלים
בעלים
לקוחות פרונטליין

שלב 2. מה המסר שלך?

בחשיבה מה המסר שאתה צריך כדי להעביר לקהל שלך, פשוט חשוב לענות על השאלה "מה?" מטרת המסר ואופן העברתו תגיע בהמשך.

השתמש ברשימת הבדיקה הבאה כדי לעזור לקבוע מה הקהל שלך צריך לדעת:

• מה קהל היעד שלך יודע כרגע? (זהה זאת עבור הרשימה של כל פלח קהל שביצעת בשלב 1).
• מה הם צריכים לדעת?
• מה הם לא צריכים לדעת?
• איזה טון קול תצטרך לקחת עם כל קהל? (ייתכן שתנקוט בגישה מקצועית ופשוטה עם תקשורת מנהלים, בעוד שהתקשורת שלך ישירות ללקוחות עשויה להיות יותר אנרגטית ומוחשית)
• מה החששות של הקהל שלך? ודא שההודעות שלך לכל קהל עוסקות בשאלות ובדאגות הייחודיות והפרטיות שלהם. זכרו, שאלות של עובד פנימי לגבי פרויקט או שינוי עשויות להיות שונות לחלוטין מאלה שנותן חסות בכיר.

לאחר שענית על השאלות האלה, מלא את העמודה ^השנייה של המטריצה ​​שלך:

קהל	הודעה (מה)	מטרה (מדוע)	שיטה (כיצד)	יעד (מתי)
בעלי אינטרסים פנימיים
מנהיגות מנהלת	הערך העסקי של השינוי.
מנהלים	מה הצוות שלך צריך לדעת על השינוי.
עובדים	איך השינוי ישפיע על העבודה השוטפת שלך.
בעלי עניין חיצוניים
נותני חסות מנהלים	יתרונות השינוי לארגון.
בעלים	איך השינוי ישפיע על השורה התחתונה שלך.
לקוחות פרונטליין	איך השינוי ישפיע על העבודה השוטפת שלך.

שלב 3. מה מטרת המסר שלך?

במהלך שלב זה, ענה על השאלה "מדוע?" מדוע יש צורך להעביר כל מסר (מה) לכל אחד מהקהלים שלך? מענה על שאלה זו יעזור לך להבין מדוע חשוב להעביר כל פיסת מידע לעובדיך וללקוחותיך ואת הערך שתקשורת המידע תביא לעסק שלך ולערך הלקוח שלך.

כמה סיבות נפוצות להעברת מסרים מרכזיים לבעלי העניין:

• כדי להגביר את ההבנה סביב השינוי והפרויקט
• כדי להדגיש את היתרונות של הפרויקט או את השינוי
• לקרוא את ההשפעות החיוביות על השורה התחתונה של הארגון
• כדי להודיע ​​לקהל כל מיומנויות או מידע שהוא יצטרך ללמוד כהכנה
• כדי לעזור לקהל שלך להבין כיצד זה ישפיע עליהם

זכור, נסה לענות "מה יש לי?" כאשר אתה מזהה את מטרת כל תקשורת כדי להבטיח שכל הקהלים שלך ידעו היטב.

ברגע שאתה יודע "מה יש בזה" עבור כל אחד מבעלי העניין שלך, מלא את העמודה ^{השלישית} של המטריצה ​​שלך:

קהל	הודעה (מה)	מטרה (מדוע)	שיטה (כיצד)	יעד (מתי)
בעלי אינטרסים פנימיים
מנהיגות מנהלת	הערך העסקי של השינוי.	ליידע את הערך הכספי והלקוח.
מנהלים	מה הצוות שלך צריך לדעת על השינוי.	להכין צוותים לשינוי לפני שזה קורה.
עובדים	איך השינוי ישפיע על העבודה השוטפת שלך.	כדי לאפשר לעובדים ללמוד מיומנויות ושינויים יומיומיים לפני שהשינוי קורה.
בעלי עניין חיצוניים
נותני חסות מנהלים	יתרונות השינוי לארגון.	כדי ליידע את החיסכון והיתרונות.
בעלים	איך השינוי ישפיע על השורה התחתונה שלך.	כדי להשיג תמיכה בשינוי על ידי הדגשת ההשפעה לשורה התחתונה.
לקוחות פרונטליין	איך השינוי ישפיע על העבודה השוטפת שלך.	להכין לקוחות לשינויים; להדגיש את היתרונות.

מדיה חברתית ניידת

jasonahowie באמצעות Flickr Creative Commons

שלב 4. מהי אופן המסירה?

עכשיו שאתה יודע למי אתה מתקשר, מה אתה אומר ולמה אתה הולך להגיד את זה, אתה צריך לקבוע את הדרך הטובה ביותר להעביר את המסר. בהתאם לארגון שלך, זה עשוי להיות מועיל לשמור "גיליון רמאות" של כל ערוצי התקשורת השונים הזמינים.

ערוצי תקשורת נפוצים מסוימים עשויים לכלול:

• תקשורת בדוא"ל
• תקשורת בכתב נמסרת באמצעות הדואר
• תזכורות להודעות טקסט
• הודעות ברשתות חברתיות
• ישיבות העירייה
• מדיה מעורבת
• הודעות לעיתונות
• עלונים או פוסטרים

עֵצָה

למרות שתקשורת דוא"ל עשויה להיות נוחה, אל תהססו לפרסם את אותה הודעה במספר ערוצים. אין שום נזק בשליחת תזכורת ידידותית. יותר מדי תקשורת עדיפה על לא מספיק.

עכשיו, אתה יכול למלא את 4 ^th הטור של מטריקס שלך:

קהל	הודעה (מה)	מטרה (מדוע)	שיטה (כיצד)
בעלי אינטרסים פנימיים
· מנהיגות מנהלת	הערך העסקי של השינוי.	ליידע את הערך הכספי והלקוח.	תקשורת במייל
· מנהלים	מה הצוות שלך צריך לדעת על השינוי.	להכין צוותים לשינוי לפני שזה קורה.	תקשורת במייל
עובדים	איך השינוי ישפיע על העבודה השוטפת שלך.	כדי לאפשר לעובדים ללמוד מיומנויות ושינויים יומיומיים לפני שהשינוי קורה.	תקשורת במייל, פוסטרים, פליירים, בנייני עירייה
בעלי עניין חיצוניים
· נותני חסות מנהלים	יתרונות השינוי לארגון.	כדי ליידע את החיסכון והיתרונות.	תקשורת במייל
· בעלים	איך השינוי ישפיע על השורה התחתונה שלך.	כדי להשיג תמיכה בשינוי על ידי הדגשת ההשפעה לשורה התחתונה.	מכתב בכתב ובדואר
· לקוחות פרונטליין	איך השינוי ישפיע על העבודה השוטפת שלך.	להכין לקוחות לשינויים; להדגיש את היתרונות.	מכתב בכתב, בדואר, תזכורת בדוא"ל

הערה

הקצה תמיד "בעלים" מאחורי כל פריט שאתה מפרט בעמודה "שיטה" במידת האפשר כדי להבטיח דין וחשבון שההודעות נמסרות בזמן ובדיוק.

שלב 5. מתי הזמן הטוב ביותר לתקשר?

תוכנית התקשורת שלך כמעט הושלמה! זיהית את הקהל שלך, את המסר שאתה רוצה לתקשר, את המטרה שעומדת מאחורי כל מסר ואיך אתה הולך להעביר אותו; עכשיו אתה צריך להבין את העיתוי הטוב ביותר להעברת המסרים האלה לכל אחד מהקהלים שלך. להלן כמה שאלות שתרצה לחשוב על מנת לעזור לך לקבוע את העיתוי הטוב ביותר לכל הודעה.

• את מי צריך ליידע קודם?
• מתי השינוי מתרחש?
• כמה זמן לפני הזמן צריך ליידע את כולם?
• האם יש מועדים שאתה צריך לזכור?
• האם מישהו מבעלי העניין בקהל שלך לא יהיה זמין או שיש להם תאריכים שאתה צריך לעקוף?
• האם אתה מעביר את המסר שלך ביותר משיטה אחת לכל קהל? מה צריך לקרות ראשון, שני, שלישי וכו '?

עם השאלות האלו, שנענות, אתה אמור להיות מסוגל להשלים בקלות את העמודה האחרונה של המטריצה ​​שלך עם תאריכי התחלה וסיום כדי להבטיח שאתה אחראי על ציר הזמן שלך:

קהל	הודעה (מה)	מטרה (מדוע)	שיטה (כיצד)	יעד (מתי)
בעלי אינטרסים פנימיים
מנהיגות מנהלת	הערך העסקי של השינוי.	ליידע את הערך הכספי והלקוח.	תקשורת במייל	התחלה: mmddyyyy סוף: mmddyyyy
מנהלים	מה הצוות שלך צריך לדעת על השינוי..	להכין צוותים לשינוי לפני שזה קורה.	תקשורת במייל	התחלה: mmddyyyy סוף: mmddyyyy
עובדים	איך השינוי ישפיע על העבודה השוטפת שלך	כדי לאפשר לעובדים ללמוד מיומנויות ושינויים יומיומיים לפני שהשינוי קורה.	תקשורת במייל, פוסטרים, פליירים, פגישות בהיכל העירייה	התחלה: mmddyyyy סוף: mmddyyyy
בעלי עניין חיצוניים
נותני חסות מנהלים	יתרונות השינוי לארגון.	כדי ליידע את החיסכון והיתרונות.	תקשורת במייל	התחלה: mmddyyyy סוף: mmddyyyy
בעלים	איך השינוי ישפיע על השורה התחתונה שלך.	כדי להשיג תמיכה בשינוי על ידי הדגשת ההשפעה לשורה התחתונה.	מכתב בכתב ובדואר	התחלה: mmddyyyy סוף: mmddyyyy
לקוחות פרונטליין	איך השינוי ישפיע על העבודה השוטפת שלך.	להכין לקוחות לשינויים; להדגיש את היתרונות.	מכתב בכתב ובדואר; תזכורת בדוא"ל	התחלה: mmddyyyy סוף: mmddyyyy

שלב 6. העבירו את התוכנית שלכם!

מזל טוב! סיימת בהצלחה את תוכנית התקשורת שלך. לאחר שתשתף את התוכנית שלך עם בעלי העניין בפרויקט, תוכל כעת להתחיל לעבוד עם יצירת המסרים שלך, לסיים את המראה והתחושה של החומרים שלך ולהעביר את המסרים שלך לבעלי העניין שלך בהתאם לציר הזמן שלך.

בעזרת תכנון מתקדם מעט באמצעות תבנית מטריצה, יצירת תוכניות תקשורת לפרויקטים שלך תאפשר לך ליידע את כל בעלי העניין שלך, למנוע בלבול, אי הבנה ולתפוס תמיכה בפרויקט שלך. שינוי יכול להיות לא נוח עבור אנשים רבים במקום העבודה. פנאי זמן ליצירת תוכנית תקשורת טובה יכול לסייע גם לאלו שלא נוחים ביותר להתמודד עם האלמוני חזיתית בביטחון והבנה.