טיפים לתהליך הצעת המחיר של העמותה לקהילה

בין אם מדובר על צביעת בניין, גגות, בטון או כל אחד משלל פרויקטים של תיקון והחלפה, כולם מתחילים באותו מקום - תהליך ההצעה. זה יכול להיראות כמו התחייבות הרקולית, אבל הנה כמה עצות שיעזרו במשימה.

לפני שמתחילים לגייס את ההצעות, המטרה הראשונה היא להחליט על היקף העבודה שתבוצע. האם ההוצאה דורשת תיקון או החלפה? זה כל הרכיב או סתם קטע? האם ניתן לסיים את העבודה בשלבים? מהו ציר הזמן בו העבודה צריכה להסתיים? לאחר קבלת ההחלטות הללו, הנקודה הבאה היא להרכיב גיליון מפרט או טופס המפרט את הפרטים המדויקים על מה העמותה צריכה לעשות למען הפרויקט. (למרות שמספר פרויקטים יהיו פשוטים למדי, ייתכן שהעמותה תצטרך להביא סיוע נוסף להשלמת גיליון המפרט.) זה לא רק יכסה את מה שצריך לבצע, אלא גם יעזור לשמור על הצעות מחיר דומות, אם לא מדויק, לגבי העבודה והחומרים.

בשלב זה מכינים את ההזמנה להציע. זהו מכתב מפורט שנשלח לספקים ובו בקשה להצעה לביצוע העבודה. עדיף לשלוח אותו למספר רב ככל האפשר של ספקים, בכדי לקבל טיפול טוב בממוצע בטווח השוק וכן לסלק את הקצוות בכל קצה הספקטרום. קיימת גם האפשרות שמספר החברות לא יגיבו, ולכן עשייה של מספר גדול מהן לא תשאיר את ההתאחדות בקצרה באופציות. הקבלנים שצריכים להיות ממוקדים הם אלה שעושים יותר פרויקטים מסחריים, מכיוון שהם יוכלו לבצע טוב יותר את החובות שעומדים על הפרק.

מה צריך לכלול בהזמנה להציע:

• יש לצרף את גיליון המפרט כטופס נפרד למכתב.
• היקף העבודה צריך להיות כתוב במכתב.
• רמות הביטוח של Workman's Comp שהעמותה מחפשת שיישאו.
• בקשה להוכחה על כל הרישיונות שהקבלן נדרש לקבל. התייעץ עם המחוז והמדינה כדי לגלות מה חובה.
• אג"ח ביצועים, במידת הצורך. אם כי לא דרישה נפוצה, בדוק את המסמכים שלך לפני שהיה צריך לראות אם זה הכרחי.

ברגע שההצעות נכנסות, צפה בפרטים ספציפיים. בדוק את האחריות הן לעבודה והן לחומרים. אם להוצאה אורך חיים צפוי הוא 20 שנה, אחריות לשנה לא תהיה מספקת. בדוק אם יהיו קבלני משנה שהספק יעבוד איתם. בדוק איתם כדי לוודא שהאחריות והעבודה שלהם נאותים. בדוק כדי לוודא שכל המפרט המסופק מכוסה בהצעה. אם נוסף משהו נוסף, שאל מדוע ואל תפחד לקבל חוות דעת שנייה. הכרחית ביותר, עיין בתנאי התשלום. אלה מונחים שעל העמותה להתעקש עליהם:

• ההפקדות מראש לא צריכות להיות יותר מ 5-10%. ענייני העסק והניהול הכספי של הספק אינם נטל העמותה. באחריותו הכספית של הדירקטוריון לנהל את כספי בעלי בתיהם באופן הגיוני.
• שמור תמיד על 10-15% מתשלום כל השלבים עד שהעבודה עוברת את הבדיקה לשביעות רצון הדירקטוריון, ואם מעורב בכך, ההנהלה. זה יחסוך כספים שיסייעו לעמותה אם הקבלן ילך, ויש להביא עוד אחד כדי לסיים את הפרויקט, כמו גם לתקן את העבודה הקודמת.
• בצע תשלומים רק לאחר השלמת רשימת האגרוף. התשלום על ידי הקבלן ששלב, או שהפרויקט כולו הסתיים, אינו נותן להם שום מוטיבציה לאחר תיקון דבר שנמצא לא תקני.

לבסוף, לפני חתימת החוזה, הקדש זמן לעורכי הדין של העמותה לבחון אותו. כותב כל חוזה יערוך אותו לטובתם. עורך דין הבקיא בבדיקת החוזים יוכל להביא לידיעת הדירקטוריון נקודות מחלוקת שעלולות להיות בעייתיות עבור הקהילה. כן, זה יעלה כסף לעשות זאת. אך כמה מאות דולרים למשרד עורכי הדין יכולים לחסוך לעמותה עשרה, אם לא מאות אלפי דולרים בהמשך.

© 2018 קריסטן וילמס