10 מיומנויות ואסטרטגיות חיוניות לניהול זמן

כישורי למידה ואסטרטגיות כיצד לנהל את זמנך היטב הם מכריעים לחיות את סוג החיים שאתה באמת רוצה לחיות.

לא משנה איך מסתכלים על זה, לכל אחד מאיתנו יש את אותו 24 שעות בכל יום. זה ללא קשר לגזע, לדרגה, למודיעין או ליתרת חשבון הבנק שלנו. זה אותו 24 שעות לכולם.

אפשר לומר הרבה על אנשים מצליחים, אך דבר אחד משותף להם הוא שהם מקפידים במכוון על הדרך שבה הם מבלים את זמנם. לכולנו יש את אותם 24 שעות, אז זה ברור שההבדל הקריטי טמון באיזו תבונה אנו משתמשים בתזמון שלנו .

במאמר זה נסקור כמה מהדרכים בהן אתה יכול להיות הרבה יותר פרודוקטיבי על ידי ניהול יעיל של הזמן שלך.

10 מיומנויות ואסטרטגיות חיוניות לניהול זמן

1. העריך את המצב הקיים
2. שמרו על לוח זמנים
3. תן עדיפות למשימות שלך
4. הגדר מגבלות על מה שאתה צפוי לעשות
5. בטל את כל הסחות הדעת
6. שלוט במחשבות שלך
7. היצמד לתוכנית
8. מצא את המקום והשעה הנוחים ביותר שלך
9. שלב יחד משימות דומות
10. התארגנו

1. הערך את המצב הנוכחי

ראשית, עליך לעצור ולערוך מלאי של אופן השימוש שלך בזמן האחרון. זו הערכה עצמית אישית שתתן לך תמונה בדיוק כיצד אתה משתמש במשאב שאין להחליף אותו.

אולי שמתם לב שנראה שהיום שלכם חולף די מהר. לפני שאתה יודע את זה, 24 שעות נעלמו, ואתה כמעט לא הצלחת להשיג את מה שאתה אמור לעשות. אם כן, עליך להתחיל לרשום את הפעילויות היומיומיות שלך.

לאחר שתזהה את הפעילויות המעסיקות את זמנך, תוכל להתבודד ולהתמקד באלה שמניבות את התשואה הגבוהה ביותר. שב וחשב כמה זמן אתה מקדיש לכל משימה ממש מהרגע שאתה מתעורר.

אז איך אתה עוקב אחר הזמן שלך? יש אפליקציות שימושיות שניתן להוריד כדי לעזור לך לעקוב אחר הזמן שלך בכל יום. למידע נוסף, עיין ברשימה זו של 10 אפליקציות המעקב הטובות ביותר לשנת 2020.

קביעת לוח זמנים ותחזוקתו עוזרת לכם לפרק פרויקטים גדולים למשימות קטנות יותר ופעולות - כך, הם לא כל כך מאיימים וקל יותר להשלים אותם.

2. שמרו על לוח זמנים

הכן תבנית פשוטה שתוכל למלא עם המשימות שיש לבצע עבור כל יום מסוים. רשימת מטלות זו צריכה להתחלק לקטגוריות: פעילויות אישיות, פעילויות משפחתיות, פעילויות עסקיות וכו '.

יש צורך לפרק פרויקטים גדולים למשימות קטנות יותר ולפעול כך שהם לא כל כך מאיימים ויהיה קל יותר להשלים אותם.

3. העדיפו עדיפות על המשימות שלכם

אם אתה מרגיש שתמיד יש לך יותר לעשות מהשעות שיש ביום, אז אתה צריך לתת עדיפות. סידור המשימות בהתאם לסדר העדיפויות שלהם יאפשר לך להקדיש זמן לנושאים החשובים ביותר בחייך.

כאן תוכלו לבצע כמה ניסויים עד שתמצאו את הסידור המתאים לכם ביותר. בעזרת תוכנת עיבוד מסמכים תוכלו להשתמש בקידוד צבעים כדי להבחין בין הקטגוריות לפי סדר העדיפויות שלהן.

לחלופין, תוכל פשוט לתייג אותם כפעילויות A, B ו- C, כאשר A הן המשימות העדיפות העליונה, B המשימות העדיפות המתונה ו- C המשימות העדיפות הנמוכה ביותר.

כאשר אתה קובע כיצד לתעדף את המשימות, עליך לשאול את עצמך את השאלות הבאות:

• אילו משימות צריך לעשות היום?
• אילו משימות ניתן לתזמן מחדש?
• אילו משימות ניתן להאציל?
• אילו משימות הן מרכזיות ביעדים האישיים שלי?
• אילו משימות ניתן לבטל?

4. הגדר מגבלות על מה שאתה צפוי לעשות

הבין שאתה לא צריך להסכים לכל דבר או לבקשות של כולם. למדו לומר לא. אם רשימת המטלות שלך ארוכה מדי, סביר להניח שיש דברים שאתה מקדיש להם את זמנך.

תהיו איתנים בנחישות שלכם וקבעו גבולות ברורים בחייכם. לפני שאתה מסכים או מסכים למשהו, שאל את עצמך את השאלות הבאות:

• האם באמת יש לי את היכולת והזמן להתמודד עם זה?
• האם זה הולך להיות רווחי?
• האם זה עולה בקנה אחד עם סדרי העדיפויות, המשימה והיעדים שלי?
• מה תהיה העלות של אי ביצוע משימה זו?

5. בטל את כל הסחות הדעת

לכל מקום שאתה פונה היום, יש פראיירים של זמן. הסחות דעת יש בשפע. עצרו וקחו לרגע את הדברים הבלתי צפויים המתרחשים בחיי היומיום שלכם שאינם מתוכננים וגוזלים את זמנכם.

זה יכול להיות כל דבר, החל ממיילים והודעות טקסט בטלפון שלך למפגשים חברתיים לא מתוכננים. אתה יכול להתנגד למגמה זו על ידי הקפדה על כיבוי הדוא"ל בזמן העבודה. אם בן משפחה או חבר מתקשרים אליך חברתית, שאל אותם בנימוס אם תוכל להחזיר את השיחה במועד מאוחר יותר.

הפרעות עלולות להפריע כאשר אתה עובד על ניהול זמן, במיוחד כאשר הפרעות אלה אינן דחופות ואינן חשובות. כאן אתה צריך לתרגל את המשמעת לדבוק במשימה מההתחלה ועד הסוף. אם עולה משהו אחר שצריך לטפל בו, רשמו אותו ברשימה שלכם והמשיכו לעבוד על הפרויקט או המשימה שעל הפרק.

6. שלוט במחשבות שלך

לא כל הסחות הדעת הן חיצוניות. רבים מהם הם פנימיים וקשורים ל"חיי המחשבה "שלנו. לפעמים זה יכול להרגיש כאילו המוח שלך זומם נגדך ומחבל במאמציך.

יתכן שאתה מנסה קשה להקדיש את תשומת לבך למשימה, אבל אז מחשבות הנוגעות למשהו שקרה בעבר, או חדשות איומות שקיבלת לאחרונה, או חילופי דברים רגשיים שקיימת עם מישהו, מתגנבים ומורידים אותך מטרתך.

לאדם הממוצע יש כ- 70,000 מחשבות ביום. אם אתה הולך לעשות דברים בחיים שלך, תצטרך לנהל את דעתך. בכל פעם שאתה מוצא את עצמך שוכן על רכבת מחשבה מפריעה במקום להתמקד בפרויקט שלך, עצור מיד ושאל את עצמך:

תרגלו לעשות זאת ותבחינו כי יהיה קל לחסל מחשבות מסיחות דעת ולמקד את תשומת לבכם במה שבאמת נחשב בזמן הנוכחי.

7. עמדו בתכנית

זה כל כך חשוב שהוא זקוק לקטע משלו. לאחר שיצרת את אסטרטגיית ניהול הזמן שלך, עליך להישאר נאמן לה ולא משנה מה יקרה.

תבין שלשפע מהאנשים שלא מעוניינים לנהל את זמנם יהיו מקרי חירום שהם יצפו שתתמודד איתם. במילים אחרות, דברים משתבשים בחייהם בשל שלהם כושל של זמן, אז הם מסתובבים רוצה לפתור את הבעיה.

למד להבדיל בין מצב חירום אמיתי לבין מה שפשוט יחזיר אותך. הקצב לעצמך מועדים לפרויקטים שיש ברשימה שלך וארגן את עצמך לעמידה במועדים האלה. כאשר מתרחשים הסחות דעת, הכן מערכת סינון כדי למנוע בזבוז זמן.

8. מצא את המקום והזמן הנוחים ביותר שלך

כאשר אתה עובר על הפעילויות שתכננת להיום, בצע את המשימות הדורשות חשיבה ברמה הגבוהה ביותר בזמן שאתה הכי טרי.

האם אתה הכי פרודוקטיבי בבוקר, או שאתה ינשוף לילה? קבעו את התוכנית שלכם כך שתוכלו להתמודד עם המשימות התובעניות ביותר כאשר אתם פרודוקטיביים ביותר.

הקפידו על המרחב שאתם מייעדים לעבודה שלכם, נקי מכל עומס והסחות דעת. ככל האפשר, על ההגדרה להיות בעלת תחושת השראה המניעה אותך ליצור תוצאות עם זמנך.

9. שלב יחד משימות דומות

עיין ברשימה שיצרת. אם יש פעילויות הדומות באופיין, או שייכות לאותה קטגוריית משנה, קיבץ אותן יחד ועשה אותן ברצף אחד.

זה למעשה יחסוך לך יותר זמן מעבר בין משימות שונות בקטגוריות המשנה, ותוכל לעבד את הפעילויות שלך מהר יותר.

כשמשלבים משימות בצורה כזו, למוח שלכם יהיה קל יותר לנווט בהן. עם הזמן תתחיל להתנות את עצמך לעבודה שיטתית, בניגוד לגישה המפוזרת הנפוצה לחיים שרווחת כל כך בעידן המודרני שלנו.

10. להיות מאורגן

כאשר הכל נמצא במקום הנכון, אתם חוסכים זמן ופונים מקום להתרכז במשימה שעל הפרק. הארגון האישי משתנה מאדם לאדם אחר, מכיוון שלא כולנו אותו הדבר בכל הנוגע לאופן בו אנו ניגשים למצבים.

זו הסיבה שעובדים בחברה עשויים להרגיש לכודים ונחנקים לרמות נגדיות כאשר ההנהלה מיישמת תהליך ארגוני גורף ספציפי מדי ואינו מאפשר להם לבסס את הקצב שלהם.

אז איך נוכל להתארגן בחיינו האישיים?

זמן רב בימינו מושקע בצורות תקשורת שונות. אחת הדרכים להתארגן היא לארגן את רשימות הטלפון או אנשי הקשר שלך לקבוצות ולתייג אותם בהתאם לאופן השימוש בהם, למשל: משפחה, קרובי משפחה, חברים, עמיתים לעבודה וכן הלאה.

קיבץ את הודעות הדוא"ל שלך לקטגוריות וצור תיקיות לכל אחת מהן. אם תקבל באופן קבוע הרבה מיילים ממקורות מסוימים, עדיף להגדיר כלל תיבת דואר נכנס שמעביר באופן אוטומטי את כל ההודעות הללו לתיקיות הרלוונטיות. במקום להשתמש ביומנים או מתכננים מרובים כדי לעקוב אחר פגישות עבודה, אירועים אחרים ופגישות, קבעו את כולם באחד.

כאמור, בטל את מקומות העבודה שלך כדי להבטיח ששום דבר לא יפגע בריכוז שלך. הרגל להכין את כל מה שאתה צריך ליום בערב הקודם לפני הפרישה.

כאשר אתה מנהל את זמנך כראוי, תוכל להשיג יותר בפחות מאמץ. לעולם אל תאפשר לזמן פשוט לחמוק. במקום זאת, קח שליטה ושליטה.

הפוך לסלקטיבי באופן שאתה מבלה את זמנך. הקדש את המיקוד שלך לפעילויות התואמות את החזון והיעדים שלך.

בהתחלה זה לא יהיה קל, אך ככל שתתרגל יותר לנטר, למדוד ולנהל את זמנך, כך תתחיל לראות תוצאות מוצלחות בחייך. התמורה תהיה שווה את המאמצים.