הסבירו את 4 השלבים של פגישה יעילה

צילום על ידי rawpixel.com דרך Unsplash

כמעט בכל פרק בגרסה האמריקאית של המשרד , מייקל סקוט המוזר של סטיב קארל הכניס את עובדיו לחדר הישיבות לפגישה שהתחילה בצורה גרועה, לא הלכה לשום מקום, ובדרך כלל הסתיימה במישהו שאיים בסיום, פציעה פיזית או לא רצוי. לְחַבֵּק. בחיים האמיתיים, פגישות במקום העבודה (או פגישות בכל מקום, באמת - כנסיות, תכניות אחר הצהריים, או אפילו ישיבה עם המשפחה שלך) יכולות להרגיש שרירותיות ולא נוחות באותה מידה. אם העניין הוא סיעור מוחות ובסופו של דבר להגיע לפתרונות, אז להצטופף סביב שולחן חדר ישיבות או לרכז 40 עובדים באמצעות זום ללא כיוון מוגדר זה כמו לקפוץ בסירת מפרש ללא מפרשים. אתה ברצינות לא הולך לשום מקום.

בצע את הצעדים הבאים לפגישות טובות יותר שמתחילות ומסתיימות חזק עם התקדמות רבה בין לבין.

טיפים לקיום פגישה יעילה

• בחר זמן ומקום שלא יסיחו את דעתם של החברים. קיום פגישה שעה לפני ארוחת הצהריים במשרד מול הקפיטריה לא יהיה מעניין לחלוטין למשתתפים.
• אם אתה יכול לנהל את הפגישה באופן וירטואלי, עשה זאת. אין סיבה לבקש מאנשים להעביר את יומם להיפגש במקום אחד יותר.
• וודא שלמטרה שלך יש מטרה מוצקה ומוגדרת. הפגישה לדון בדרכים לקצץ את תקציב הרבעון הבא אינה צרה מספיק. הכינו את הנושא "להחליט אילו שלושה דברים אנחנו לא צריכים להוציא כסף על הרבעון הבא."
• הזמן רק אנשים שרלוונטיים לנקודת הפגישה. אנשים בדרך כלל לא אוהבים ללכת לפגישות, לכן אל תשתתף מישהו שאינו נחוץ לפתרון הבעיה להשתתף.
• צרו כללי יסוד לפני תחילת הפגישה וודאו שלכל המשתתפים יש עותק שנכנס פנימה - כלל יסוד נהדר אוניברסלי הוא "לא להפריע זה לזה".
• שלח הודעות דוא"ל מעקב תוך 24 שעות מיום הפגישה, אישור וההחלטות שהתקבלו ומי יבצע תפקידים ספציפיים בהחלטות אלה.

4 שלבי פגישות יעילות

הדבר הראשון שיש להכיר בקיום פגישות אפקטיביות הוא שהן לא רק מתאחדות קסם כשנכנסים לחדר ישיבות מחניק. כמו כל מפגש מדהים, יש אלמנט של תכנון והכנה שבלעדיו פגישה ממשית היא חסרת טעם.

ארבעת השלבים של פגישות יעילות הם:

1. הכנה. זה הזמן להגדיר באמת על מה פגישה שלך. האם מדובר בפגישת סיעור מוחות כיצד לנצל טוב יותר את המתמחים בקיץ? האם אתה מנסה להחליט היכן להוציא כסף נוסף בתקציב המחלקה לאמנות? קיום נושא דיון מרכזי מעוצב הוא המפתח להצלחת המפגש מכיוון שהמשתתפים רוצים להרגיש שכדאי לקחת את הזמן הנוסף שמוצא מהשגרה.
2. הפגישה. במהלך הפגישה, תוכל להיות בטוח לבצע את האג'נדה שאתה נוצרת במהלך p פיצוי כך שכל המפתח מדבר נק' מתחנך, וכל ניתן הזדמנות לתרום קלט בלי מלצאת מהנושא, מה שהופך את המפגש יותר ממה שהוא צריך לִהיוֹת.
3. סְגִירָה. מספר דקות לפני סיום הפגישה, תסכם את הדיונים, תקבע זמן לפגישה הבאה, במידת הצורך, ותסקור את ההזדמנות למשתתפים ליצור איתך קשר בכל שאלה נוספת.
4. מעקב. המעקב חשוב לאיכות המפגש כמו שלב ההכנה. זה המקום שבו אתה סוגר פערים וקושר כל קצוות רופפים כדי לוודא שההחלטות שהתקבלו במהלך הפגישה מיושמות כראוי.

מכל שלבי הפגישה, זה שצריך לקחת הכי הרבה זמן הוא ההכנה. התמקם בסביבה שקטה והתווה את מבוקשך מהפגישה הקרובה והתמקד רק במה שיעזור ליישם שיפורים.

צילום: אלחנדרו אסקמילה דרך Unsplash

הכנה לפגישה אפקטיבית

החלט את מטרת הפגישה

כאן אנו נמצאים בשלב החיוני ביותר של תכנון פגישה - החלטה מדוע אתם נפגשים. כדי להחליט על מטרת הפגישה מלכתחילה, שאל את עצמך שתי שאלות פשוטות:

• באיזה נושא צריך לטפל?
• מדוע צריך לטפל בנושא?

התשובות לשאלות אלו יהיו מטרת הפגישה.

בחר את הזמן והמיקום הטובים ביותר

חשוב על זמן ומקום שיתרמו לסיעור מוחות ודיון פתוח ואיזו סוג תפאורה תתאים בצורה הטובה ביותר לגודל הקבוצה שלך.

אם תבחר מיקום מרוחק, תוכל להשתמש בשירות צ'אט וידאו כמו זום, שיחת ועידה פשוטה או אפילו דיון בצ'אט באמצעות שירות מסנג'רים. יתרון עצום של פגישות מרוחקות הוא שהזמן יכול להיות הרבה יותר גמיש מכיוון שהמשתתפים יכולים פשוט להצטרף דרך הטלפון שלהם מכל מקום שהם נמצאים בו.

אם תבחר להיפגש באופן אישי, שקול לבחור זמן בו בטן לא תרטוט ועיניים לא יבהו בשעון. פגישה ממש לפני העבודה משוחררת או ממש לפני ארוחת הצהריים היא כנראה רעיון רע.

צור את האג'נדה

לאחר מכן תצטרך ליצור סדר יום. לפעמים נקרא "מפת דרכים", סדר היום ינחה את הפגישה ויעזור לך כמנצח וכל המעורבים האחרים, יתעדכן איפה אתה נמצא ולאן אתה אמור להגיע.

סדר יום טוב לפגישות יכלול:

• נושאים שצריך לדון בהם
• נקודות שיחה מרכזיות הקשורות לכל נושא ספציפי
• זמן התחלה וסיום מוגדרים לפגישה
• מקום לשאלות לפני שעת הסיום

סדר יום עשוי להראות בערך כך:

לו"ז פגישות

15:00 פגישה מתחילה

3: 00-3: 05 מבוא המשתתפים והנושא

3: 05-3: 20 דיון בנושא ונקודות שיחה

3: 20-3: 30 שאלות

15:30 פגישה מסתיימת

שעת סיום: 15:30

נושא הדאגה העיקרי: היכן עלינו לשים את מכונות האוטומטיות החדשות?

• יהיו שלוש מכונות אוטומטיות חדשות - שתיים לחטיפים ואחת למשקאות
• האם כל המכונות האוטומטיות צריכות להיות ממוקמות במקום אחד או להתפשט בתוך הבניין?
• קוד האש קובע כי לא ניתן למצוא מכונות אוטומטיות בסמוך ליציאות הבניין

אנא שלחו דוא"ל ל- [email protected] עד 28 ביוני עם שאלות וחששות נוספים.

סדר יום זה פועל מכיוון שהוא קובע הנחיות ברורות לדרך הפגישה. הדפיסו את סדר היום שלכם והעבירו אותו לכל משתתף בתחילת הפגישה או שלחו אותו בדוא"ל מראש כך שלכולם תהיה הזדמנות לסקור את סדר היום ולהפנות אליו בחזרה במהלך הפגישה. זה גם רעיון טוב לפרסם אותו בכל מקום בו אתה נפגש, כך שהוא תמיד לפניך והמשתתפים במהלך הדיון.

בחר והזמין חברים לפגישה

• להחליט מי צריך להיות בפגישה ולמה
• שלח בקשות לחברים באמצעות דוא"ל, טקסט או צורה אחרת של תקשורת מקצועית

קבע כללי קרקע

גבולות עוזרים לשמור על תפקוד של חברה במדינה אזרחית ברובה. חשבו על הפגישה שלכם כמיני-חברה והקימו כמה גבולות, הנקראים כללי קרקע. כדי לקבוע כללי יסוד לפגישה אפקטיבית, להיות ספציפי ולטפל בהפרעות אפשריות כמו:

• טֶכנוֹלוֹגִיָה. האם צריך לאפשר טלפונים ומחשבים במהלך הפגישה?
• כיבוד חברים אחרים. צריך להרתיע להפריע, לדבר בקול רם, זה על זה או יותר מדי זמן.
• הפסקות. אם הפגישה תהיה ארוכה, האם יהיו הפסקות ומתי ואיפה על החברים לצפות להיפגש?

מטרות כלל הכלל

כללי היסוד צריכים להיות ספציפיים ולהבטיח שלכל הנוכחים בפגישה יש סיכוי לעסוק ולהשתתף בסביבה יצרנית.

הקצה תפקידים קריטיים

כמו כל מכונה משומנת, פגישה מוצלחת דורשת יותר ממי שמנהל אותה. יהיה עליך להקצות שלוש לחמניות קריטיות בפגישה כדי לעזור לזמזום מההתחלה ועד הסוף.

המנחה

המנחה ממשיך את המפגש במסלולו, אוכף את כללי היסוד ועוזר בהדרכת החברים למטרת הפגישה אם השיחה סטייה מחוץ לנושא.

שָׁעוֹן נוֹכְחוּת

שומר הזמן יעקוב אחר זמני ההתחלה והסיום המוגדרים של הפגישה, ויזכיר מדי פעם לחברים כמה זמן עבר וכמה זמן נשאר.

מַקלִיט

המקליט מתעד רעיונות שהועלו במהלך הפגישה ומקפיד לבקש הבהרה אם השיחה הופכת מבלבלת כך שכל המידע המוקלט מועיל ויכול לשמש התייחסות יעילה לאחר הפגישה.

לרכוש ולארגן חומרים

החליטו אילו חומרים דרושים לפגישה ואספו אותם לפני מועד הפגישה. לכן, אם תשתמשו במחשב נייד, בדקו שהוא לא רק יתחיל להתעדכן באמצע הפגישה, ואם אתם מצפים שכולם ירשמו הערות, קחו מספיק עטים ופנקסים שיעברו. אם אתם מתכננים להציג נתונים, הקדישו זמן ליצור מספר תמונות חזותיות לתמיכה במספרים שלכם.

בואו לפגישה מוכנים לקבל על עצמכם נושא אחד או שניים מוגדרים היטב. יותר מדי נקודות דיון עלולות לעכב התקדמות אמיתית ולהוביל לדיון משיק.

צילום: טים גואו דרך Unplash

הפגישה

היכרות

ערכו הקדמה קצרה להכרת כל חברי הפגישה זה עם זה, ואז ציינו את מטרת הפגישה ועברו על כללי היסוד כך שלכולם תהיה הבנה ברורה כיצד הפגישה הולכת.

ציין את מטרת הפגישה

עברו על מטרת הפגישה, מדוע כולכם שם ומה אתם מקווים להשיג (להגיע להחלטה פה אחד לגבי המיקום הטוב ביותר או המיקומים הטובים ביותר עבור שלוש המכונות האוטומטיות החדשות).

סקור את סדר היום

לפגישות אישיות, העבר עותקים מודפסים של סדר היום הכוללים נושאים העומדים לדיון, נקודות שיחה ושעות התחלה וסיום.

לפגישות מרוחקות, בדוק שוב שכולם נשלחו ויש להם גישה לסדר היום לפני שתתחיל. תנו דקה נוספת למשתתפים כדי שיוכלו למשוך אותה לפני שהם מתעמקים בדיון.

קבע זמן לסכם את הפגישה ולהיצמד אליו. העובדים והקולגות שלך יעריכו את ההחלטיות שלך. עודד את כולם לשלוח לך דוא"ל בכל שאלה נוספת, כך שאיש לא ירגיש שנשאר עם קצוות רופפים.

צילום: אדר פוזו פרז דרך Unsplash

סגירת הפגישה

מסיימים

גם אם הפגישה עוברת ממש טוב וכולם מעלים רעיונות נהדרים, חשוב להקפיד על זמן הסיום הסופי שנקבע בתחילת הפגישה. אם יש עוד דברים שנדון בהם, ניתן לעשות זאת בשלב המעקב .

כדי לסגור חלקה:

• תנו מספר דקות בסוף הפגישה לחברים לשאול ולענות על שאלות.
• החליטו אם הושג פיתרון או שיידון שוב בפגישה הבאה.
• אם הושג פיתרון צור תוכנית פעולה עם ציר זמן ספציפי.
• אם לא הושג פיתרון, הגע לזמן פגישה נוסף שיתקיים בעתיד הקרוב.

יצירת תוכנית פעולה

כאשר הגיע הזמן ליצור תוכנית פעולה, יהיה עליך לכלול את האלמנטים הבאים:

• הפתרון. הפיתרון הוא להעביר את כל שלוש המכונות האוטומטיות למיקום מרכזי אחד, כאשר מכונת המשקאות באמצע תהיה קלה לאיתור המכונות, וניתן לרכוש את כל החטיפים במקום אחד.
• כיצד ליישם את הפתרון. כדי ליישם פתרון זה, המכונות יועברו לרצועת המסדרון שממול לחדרי הרחצה.
• מי יהיה חלק מיישום הפיתרון ותפקידים ספציפיים שלהם. ג'קי ייצור קשר עם הספקים כדי להודיע ​​להם היכן יש להתקין את המכונות, וחואן יפגוש אותם ביום ההתקנה בכדי להבטיח כי המכונות מותקנות במקום הנכון.
• ציר זמן לתהליך הפתרון. ג'קי יתקשר לספקים עם יום שני בבוקר עם המידע ויקבע תאריך התקנה ואילו חואן ייצור קשר עם המנהל שלו בבקשה להפסיק את משימות הבוקר הרגילות שלו כדי להיפגש עם הספקים.

תוך שבוע ממעקב הפגישה עם המשתתפים באמצעות דוא"ל כדי להבהיר כל שאלה ולטפל בחששות שצצים לאחר הפגישה. שמור על קווי תקשורת פתוחים כדי להפיק תועלת מלאה מהפגישה שלך.

צילום: אנדרו ניל דרך Unsplash

מעקב

שלח מיילים למעקב

שמור על המומנטום מהפגישה לאחר סיומה על ידי שליחת הערות ההקלטה למשתתפי הפגישה בדוא"ל המשך. הזכר לכולם את חובותיהם של ג'קי וחואן, וודא שלכל אחד יש את פרטי הקשר שלך אם יתעוררו בעיות או שאלות.

שלח דוא"ל מעקב פרטני

לאלו שנבחרו לבצע חובות ספציפיות ליישום הפתרון, שלחו דוא"ל לבדיקת ההתקדמות, ודנו בכל הנושאים שעלולים לעכב את ציר הזמן. וודא שחואן קיבל אישור מהמנהל שלו לקחת חופש לפגישה עם הספקים, ובדוק שוב אחר הצהריים (שני) שג'קי יצר קשר עם הספקים כדי לאשר את זמן ההתקנה והמיקום.

קיום ההנחיות הפשוטות הללו לפגישה קצרה ויעילה ביותר יסייע לכם ולעמיתיכם לעמוד על הנושאים מבלי להידרדר מהם לחלוטין.

© 2017 קירסטין גונסברג