7 דרכים להפוך את שיחות הוועידה שלך לפחות מעצבנות

rawpixel

שיחות ועידה לעיתים קרובות אינן עושות הרבה יותר מאשר להעלות ריבוי משימות ושיחות נמרצות ב- Slack או ב- Gchat. במקרה הגרוע ביותר, הם בזבוז זמן מלא של אנשים ויכולים לנקז את המורל אם השיחה מנוהלת בצורה גרועה. לפעמים שיחות אלה אינן ניתנות להימנעות, משום שהן נחוצות מבחינה לוגיסטית או מכיוון שחלק מהקבוצות הגבוהות יותר דורשות אותן, אז הנה כיצד להפיק את המרב מהן.

1. שלח חומרים מראש

זה עוזר לשלוח סדר יום מראש כדי שאנשים יוכלו לצלצל לפני הזמן עם כל מה שהם צריכים להוסיף. זה מקטין את הסבירות שאנשים ילכו "אה, דבר נוסף!" כמו שכולם נפרדו מהשיחה.

אם אתה מתכוון למסמך נתון או לחזות אחרת, זה עשוי להועיל לכולם שיהיה זמין להם במהלך השיחה. לקשקש כמה מספרים ואז לחזור עליהם שלוש פעמים זה חבל על הזמן. גם אם המסמך המדובר צריך להיות בתיבות הדואר הנכנס של אנשים, נסה לשלוח אותו מחדש יום לפני השיחה, במיוחד אם הוא נשלח לפני מספר שבועות או חודשים.

עליכם להקפיד להודיע ​​לאנשים מבעוד מועד אם הם יהיו אחראים למסירת עדכון על פרויקט מסוים. אמנם לעיתים אין מנוס מבקשות ברגע האחרון ומנהלים צריכים להיות מוכנים בדרך כלל לאפשרות זו, אך עדיף לתת לאנשים ראש בראש במקום להניח שהם מכירים ולשים אותם במקום.

2. הגבל את ההזמנות

ישנן שתי קבוצות של אנשים לחשוב עליהם: אנשים שצריכים להיות בשיחה ואנשים שלא צריכים להיות אבל עדיין יכולים להיות מועילים שיש להם. אנשים בקטגוריה הראשונה הם ככל הנראה מקבלי החלטות ומובילי צוות עם עדכונים לספק. זיהוי האנשים האלה צריך להיות קל למדי.

הקטגוריה השנייה עשויה לכלול אנשים שיכולים לענות על כל שאלה בנושא סיטואציה מסוימת, או שנמצאים בדרכם בתפקידי מנהיגות ויכולים להפיק תועלת מהשיחה. זה לא בהכרח כולל כל עובד או כל מחלקה. זכרו, בילוי בשיחות ועידה עשוי להיות בזבוז כוח אדם כאשר מנהלים יכולים פשוט לתת עדכוני מפתח לצוותים שלהם מאוחר יותר. אם יש לך ספק, התייעץ עם מנהלים ומובילי צוות לגבי אופן השימוש האפקטיבי של זמנם.

תלוי בארגון שלך, זה עשוי להיות הגיוני להזמין את כולם, אך רק להפוך את הנוכחות לחובה עבור אנשים מסוימים. זה מאפשר למתעניינים להצטרף, ללמוד עוד ולקוות לתרום משהו בסופו של דבר. דאג לתקשר בצורה ברורה את הציפיות השונות הללו - וזכור שככל שאנשים רבים יותר בשיחה, כך ייקח יותר זמן!

3. קבעו כללי בסיס בסיסיים, אך אל תנדנדו

יש להעביר הנחיות מתי לשאול שאלות, מי צפוי להשתתף, ולזכור להגיד את שמך בעת ההצטרפות או הדיבור, אולי באותו דוא"ל שמכיל את סדר היום. זכור שלעתים קרובות ההנחיות הללו יהיו חריגות סבירות, או שאיש טירון לא מכיר את תרבות העבודה של הארגון שלך. גם איש לא יהיה מושלם לזכור להשתיק את הטלפון שלהם, לכן הקפד לא לרתום אנשים בגלל רעשי רקע קלים או הפרות קטנות אחרות.

אם משהו באמת מפריע לשיחה, נסה להרחיב "האם כולם יכולים לוודא שהטלפון שלהם מושתק אם הם רועשים במקום כלשהו?", גם אם אתה יודע בדיוק מי הוא האשם. הפיכת משוב בעקיפין ככל האפשר יכולה למנוע מעובדים בעלי כוונות טובות להרגיש נזופים או לא רצויים.

4. סובב תפקידים בחוכמה

הקצאת תפקידים לאנשים ללא התחשבות בנכונותם ובכישוריהם עשויה רק ​​להפוך את שיחת הוועידה שלך למייגעת יותר. נסה להקצות תפקידי רישום, קביעת סדר יום והנחיות לאנשים שמעוניינים בפועל להוביל. במקרים אחרים, ייתכן שתרצה לחפש את חברי הצוות שיש להם עניין בנושא של שיחה מסוימת. תהיה הסיבה אשר תהיה, דאגו לאנשים לדעת מדוע אתם מבקשים מהם לקחת את התפקיד, מכיוון שהדבר יכול לסייע בשיפור הביטחון והמורל שלהם.

זה גם נחמד שיש קול רענן שמריץ את השיחות מדי פעם. אולי אחד המנהלים האזוריים אהוב מאוד, והצוות שלך עשוי ליהנות שהוא או היא ימצאו דברים.

אמנם סבב תפקידים אקראי או מתוזמן עשוי להיראות הוגן, אך הדבר עלול להחריד. הטירון עשוי בסופו של דבר להתרעם עליך אם אתה גורם להם להיות אחראים להערות על משהו שהם חדשים לגמרי עבורו. זה כנראה גם לא טוב להטיל חובה על מי שאחראי על הטיפול במצבי חירום וייתכן שיצטרך לצאת באמצע השיחה.

5. התחל עם חיובי

אמנם אתה לא רוצה להגזים בזה ולהיראות לא כנה, אבל זה נחמד להכיר כאשר נעשתה עבודה נהדרת או נעשתה מאמץ מיוחד. אם קבוצה או אדם מסוים פשוט השיג משהו גדול, פתח בזה, גם אם זה לא רלוונטי במיוחד לשיחה. אתה יכול גם לצעוק למישהו רענן מנסיעת עסקים גדולה, או אולי למשרד שלם אם הם מקפצים מאזור זמן שבו עדיין מוקדם בבוקר. זה יכול לתת טון חיובי לשיחה מתנקשת אחרת.

אל תעשה את החלק הזה ליותר מדי זמן, אחרת זה פשוט מבזבז זמן. הקפד גם להימנע ממקלחת על אותם אנשים בשבחים בכל שיחה אחת, מכיוון שהדבר עלול להכות מחדש ולהפחית את המורל אצל אחרים.

6. הימנע מפתרון בעיות מפורט

שמירה על נושא היא ללא ספק מטרה לשיחות ועידה, אך לפעמים נקלעת לסיטואציות מסובכות בהן השאלה של מישהו בנושא, אך היא מסובכת או ספציפית מאוד למצבם. אם זה בכלל לא חל על אחרים בשיחה, אל תפחד לענות עם "זה מסובך וזה די ספציפי למשרד. האם אנו יכולים לדון בנושא זה במצב לא מקוון? "

במקרים מסוימים, תוכלו לנסות גם נימוקים ספציפיים יותר, כמו "אני יודע שלחלק מאנשי הצוות משאבי אנוש יש פגישה נוספת להגיע אליה תוך 10 דקות; האם נוכל לדחות את הדיון הזה מכיוון שהוא אינו מערב אותם? " החלק החשוב הוא לוודא שהשואל לא מרגיש שהשאלה שלהם אינה הולמת או מכבידה - רק צריך לטפל בזמן או במקום אחר.

7. שים את הנושאים הכי פחות חשובים בסוף

בעוד שהמטרה היא תמיד ששיחת ועידה תסתיים בזמן, יש כמה ימים שבהם בעיות טכניות או בעיות מסובכות עלולות להימשך זמן רב יותר. ייתכן גם שחירום יצוץ ויאלץ לפחות אדם אחד לקפוץ מהשיחה.

אם השיחה שלך מתוכננת לארוך יותר מחצי שעה, יש סיכוי גדול שמנהל עסוק או מקבל החלטות אחר יצטרכו לרוץ לפגישה אחרת ודחופה יותר, בין אם היא מתוכננת ובין אם לא. נסה לשים פריטים רגישים לזמן שדורשים קלט שלהם מוקדם יותר בשיחה. למרות שאפשר יהיה להחזיר מנהל חסר לולאה אחר כך, זה לוקח זמן ותשומת לב מהיום שלך - או של מישהו אחר.