8 טיפים להכנת תיק לעוזר בכיר מנהלי

אתה עובד בשמחה בקריירה שלך כעוזר מנהלי. הימים שלך מלאים בפרויקטים ובמשימות הדורשות עמידה בלוחות זמנים, ג'אגלינג עדיפויות וניהול משברים. איך אתה אמור לעשות גם תיק מקצועי? נסה את 8 הטיפים האלה.

1. צור קובץ

אתה פשוט פותח קובץ במחשב שלך או במגירת השולחן שלך. תייגו אותו כ"תיק הקריירה ". השתמש ב- Dropbox או ב- OneNote או באפליקציה הסלולרית שלך. פשוט בחר מקום כדי לשמור פריטים הקשורים לקריירה שלך, בהם תוכל לנווט בקלות.

עכשיו יש לך מקום ייעודי להכניס את הפריטים לתיק העבודות שלך. שום דבר מפואר - רק נקודה אחת שקל לך לזכור. הכינו קובץ כי מגיע לכם!

2. הזכר לעצמך

הגדר תזכורת בלוח השנה שלך לעבודה על תיק העבודות שלך. תן לעצמך לוח זמנים מעשי, בין אם זה חודשי, רבעוני, כל חצי שנה - לפחות פעם בשנה. עם תזכורות מוגדרות, תהיה לך סיכוי גבוה יותר לבצע את תיק העבודות שלך ולשמור עליו.

שוב, שום דבר מפואר כאן. הקציב זמן קבוע של חצי שעה על בסיס קבוע כדי לעבוד על תיק העבודות שלך ולעדכן אותו. יתכן שתזדקק ליותר כשאתה מתחיל לראשונה. לאחר השלמת המצגת הראשונה שלך, תחזוקת התיק שלך תיקח פחות זמן.

3. הצעות לשמירת פריטי קריירה

• דוגמאות עבודה: חוברת שתכננת, דף אינטרנט שאתה מתחזק, תרשים, דוח, גיליון אלקטרוני
• הערות / מחמאות תודה מצד בוסים, ממנהלים אחרים ועמיתים לעבודה, בין אם הם בכתב יד, בצורה של מכתב או בדוא"ל.
• הערות תודה מלקוחות
• אישורים שהתקבלו בגין הישגים
• אישורים שהתקבלו עבור השלמת סדנאות או סמינרים או קורסים במכללות
• כתבות חדשות אודותיך ו / או עבודתך
• מאמרים או בלוגים הקשורים לעבודה שחיברתם
• רשימת פרסומים שנקראו לאחרונה (ספרים, מאמרים, כתבי עת) מקווה לא רק להראות את ההתלהבות שלך מהתעשייה שלך ופוטנציאל הצמיחה שלך, אלא גם את תחומי העניין האחרים שלך
• הערכות ביצועים אחרונות - נמשכות שנתיים או שלוש
• שיאי / פרסי נוכחות
• פרסים או הכרה בהתנדבות

4. מה לעשות עם פריטים

ברגע שאתה מקבל תודה או אישור, העתק אותו, סרוק אותו, או הכנס אותו לקובץ המיועד שלך. אל תתרגז מכמה גדול או קטן הפריט, פשוט שמור אותו תחילה.

כשאתה יוצר עלון קידום מכירות נפלא זה, שמור עותק לקובץ שלך. אותו גיליון אלקטרוני או מצגת נהדרים - הכנס עותק לקובץ שלך.

רק להיות בטוח שאתה לא מגלה מידע סודי בפריטים שלך.

עשו זאת כתהליך מתמשך - זה מה שאתם עושים לעיתים קרובות במהלך השנה, ולא לשם כך מוגדרים התזכורות שלכם. התזכורות שלך מוגדרות לעבוד על המצגת שלך - ראה מס '5.

5. מצגת היא הכל

השקיעו בתיק עור נחמד עם מגיני יריעות פלסטיק למקורות המקור שלכם. כשתקבל את התזכורת הזו, קח את הפריטים שהשארת באותו קובץ והציב את הדברים הטובים ביותר בתיק העבודות שלך.

צור עותק אחד לפחות בקלסר רגיל או העתק לכונן תקליטורים / פלאש שתוכל להשאיר אצל מראיין. לחלופין, אם תרצה, סרוק אותו לאתר שיצרת ותן את כתובת האתר רק לאלה שאתה רוצה שיהיה לה.

אל תשאיר את העותק הקשיח המקורי שלך אצל מראיין.

אחסון אפשרויות תיק
קלסר עור
אתר מקוון
תקליטור
כונן פלאש

איך למכור את עצמך

6. פריטים אחרים עבור התיק שלך

• תוכן עניינים
• הצהרת משימה
• פריטי קריירה
• סיכומי מדורים
• קורות חיים

7. טיפים להגדרה

אתה יכול להמשיך לעדכן את תוכן העניינים שלך ולהוסיף שניים או שלושה משפטים המסכמים כל קטע.

אתה יכול לשמור על תיק העבודות שלך כרונולוגית או לפי מיומנות. אתה יכול למקם פריטים לפי הסדר מתי יצרת או קיבלת אותם. לחלופין, תוכל לחלק את תיק העבודות שלך לתחומי מדורים כגון שירות לקוחות, שיווק, ניהול אתרים, כישורים ארגוניים, השכלה או פיתוח מקצועי.

הרעיון הוא שתוכל למצוא את הדוגמה בקלות במהלך סקירת ביצועים או ראיון.

דוגמה מצוינת כיצד להשתמש בתיק העבודות שלך בראיון

8. שמרו על תיק העבודות שלכם

• שמור רק על העבודה הטובה ביותר שלך - וודא שהיא נטולת שגיאות.
• שמור על תיק העבודות שלך מסודר ונקי.
• שמור על פריטי העבודה שלך לפי הסדר - מראה אקראי ונזרק ברגע האחרון הוא לא המראה שאתה רוצה ללכת עליו.
• אל תכלול פריטים אישיים מדי. שמור על זה מקצועי.

רעיונות ליצירת תיק מקוון

תיק מקצועי נחוץ לכל המזכירות או העוזרים המינהליים, בין אם יש לך 25 ​​שנות ניסיון או רק 25 חודשים. כל עוזר מנהלי צריך לנהל תיק מקצועי משלוש סיבות חשובות.

ראשית, התיק הוא שיא נהדר שאמור לגרום לך להרגיש טוב בקריירה שלך. עקוב אחר הטיפים לעיל כדי לשמור על תיק תיק קריירה. שנית, תוכלו להשתמש בו בזמן סקירת ביצועים או בזמן ראיון עבודה. מצגת מקצועית של תיק העבודות שלך תרשים את המפקח או המעסיק הפוטנציאלי שלך. שלישית, גם אם תחליט לא להשתמש בו, התהליך יעזור לך להסתכל על הקריירה שלך ולבצע את ההתאמות הנדרשות.

השתקפות היא הצעד הראשון בסולם השיפור. התחל לטפס עוד היום!