הדרך הטובה ביותר לארגן קבלות

צעדים פשוטים אלה יכולים לעזור לך לארגן את הקבלות שלך.

VirginiaLynne CC-BY דרך Hubpages

מערכות ארגון קבלות מהירות וקלות

האם אתה משקיע יותר מדי זמן בניסיון למצוא קבלה להחזרת פריט? האם אתה מוכן לזמן מס, או שמא מדובר בטרוף לעשות את זה בזמן ל -15 באפריל? אם אתה כמוני, אתה עלול להתפתות פשוט לתת לקבלות להצטבר עד שהן בלגן שלא ניתן למיין. לכן הדרך הטובה ביותר לארגן קבלות היא לשמור על המערכת שלך:

• פשוט לזכור.
• מהיר להגיש ניירות.
• קל למצוא את מה שאתה צריך.

הקפדה על שלושת המטרות הללו תעזור לך להשתמש בארבעת השלבים הקלים הבאים ליצירת מערכת המתאימה לך.

1. בחר מערכת

שום מערכת תיוק אינה מושלמת. אתה תמיד צריך לשקול את העלות של מערכת מפורטת שמקלה על קבלות עם הזמן שלוקח להגיש את הקבלות. להלן ארבע מערכות שונות עם היתרונות והחסרונות של כל אחת מהן.

מערכת קלסר לקבלות היא קצת יותר עבודה אבל עוזרת לך למצוא דברים במהירות. השתמש במחלקי אינדקס כיס בכדי להגיש קבלות קטנות יותר.

VirginiaLynne CC-BY דרך HubPages

קלסרים

עם קלסר שיש בו כרטיסי אינדקס להפרדת סוגי קבלות, תוכלו למצוא בקלות את מה שאתם צריכים. מערכת זו עובדת בצורה הטובה ביותר עבור אנשים שלעתים קרובות חוזרים ומסתכלים על קבלות מכיוון שאתה יכול בקלות לדלג קדימה ואחורה לחלקים שונים ומכיוון שהקלסר שומר על הסדר של הניירות. אם אתה תמיד מגיש ניירות חדשים בקדמת החלק או בחלקו האחורי, תוכל לעיין במהירות בקבלות כרונולוגיות.

השתמשתי במערכת זו לארגון הקבלות של הוריו של בעלי כשהוא היה באפוטרופסות עליהם מכיוון שנדרשנו לדוחות קבועים על הכנסותיהם והוצאותיהם, והייתי צריך למצוא קלות בקלות.

יתרונות וחסרונות של שימוש בקלסרים

• לוקח הכי הרבה זמן להגיש
• הכי קל לשמור קבצים לפי סדר החודש.
• הטוב ביותר לקבלות שאליהן אתה צריך להתייחס לעתים קרובות
• מסודר וקל לשמור על מדף ספרים.
• מוגבל על ידי גודל המחשב הנייד, או שאתה יכול להשתמש ביותר מאחת.

תיקיות הקבצים מהירות, קלות וניתנות להרחבה.

VirginiaLynne, CC-BY, דרך HubPages

תיקיות קבצים

מערכת תיקיות הקבצים היא המערכת הקלה והמהירה ביותר לשימוש, כך שיש לך סיכוי טוב יותר לשמור על דברים מסודרים. לאחר שפיגרתי 6 חודשים בהגשת מערכת המחברות שלי לקבלת הקבלות המשפחתיות, החלטתי לבסוף לחזור לתיקיות התיקים. שמתי ניירות לא מסודרים בחזית ובדרך כלל הנחתי אותם במקום כאשר האזור הקדמי מתמלא או בערך פעם בחודש.

רמז: שמור ניירות שאתה יודע שתזדקק להם בהמשך בקובץ יחד. שמתי את כל פרטי המס שלי, כולל תרומות צדקה, בתיק אחד.

יתרונות וחסרונות של שימוש בתיקיות קבצים

• זול ופשוט.
• רק צריך תיקיות קבצים וארון קבצים או תיבה.
• מהיר לתיקון.
• ניתן להרחבה לכל גודל ומספר קבצים.
• קשה יותר למצוא נייר מאשר מערכת המחשב הנייד.

VirginiaLynne, CC-BY דרך HubPages

הרחבת קבצים

לפרויקט ארגון קטן יותר, קח קובץ מתרחב עם קטעים וכרטיסיות. אם אתה סטודנט עם כמה סוגי קבלות בלבד, או אם ברצונך לארגן קבלות מפרויקט כמו פרויקט שיפוץ בית, זו דרך נהדרת לעשות זאת. השתמשתי גם במערכת זו לכל הניירת לאימוץ שלנו ולעיתים קרובות אני משתמש בקובץ מתרחב קטן לתוכניות חופשה.

יתרונות וחסרונות של שימוש בהרחבת קבצים

• שומר הכל בקובץ מסודר ונייד.
• נהדר לארגון קבלות שברצונך לשמור לצמיתות.
• מתאים לקבוצות נייר קטנות.
• נייד.
• לא עובד בשביל הרבה ניירות.

קבצים דיגיטליים

אני מתחיל להיות ללא נייר, ואולי גם אתה. המון חברות רוצות ש"תלכי ללא נייר "ועשויות לתת לך בונוס לעשות זאת. כעת, כמה חנויות כמו הום דיפו מאפשרות לקבל קבלת דוא"ל ולא נייר. יתר על כן, אתה יכול לסרוק כדי לצלם תמונות של קבלות שאינן דיגיטליות. עם זאת, עדיין תצטרך לזכור:

• ארגן קבצים דיגיטליים: לא רק תשליך את כל הקבלות שלך לקובץ אחד, הקדיש זמן ליצירת קבוצות הקבצים שלך והקפד לתייג כל אחת מהקבלות שלך בעת יצירתך, או שיהיה לך כאב ראש של צורך לפתוח כל אחת מהן כאשר אתה מנסה למצוא משהו.
• גיבוי: וירוסי מחשב או התמוטטות מחשבים עלולים להפריע למערכת שלך, לכן וודא שיש לך את הקבלות במחשב בעל גיבוי ענן כגון קרבונייט.

קבלות דיגיטליות יכולות להקל על הרבה כאבי ראש בהגשת ניירות, אך רק אם נזהרים. עליכם להיות בטוחים להוריד בפועל קבלות של כל ההצהרות החשובות שתצטרכו בהמשך מאחר וחברות רבות רק רושמות רישום של 12 חודשים על קבלות ההצהרה שלכם. לדוגמה, כאשר ניגשתי להגיש תביעת אחריות מורחבת בכרטיס אשראי על מדיח כלים שבור, הם נדרשו להצהרה המקורית שלנו מ- 15 חודשים קודם לכן. זה לא היה זמין