איך להיות מנהל פרויקטים מעולה

טיפים וטריקים אלה יעזרו לך להיות המנהל הכי טוב שאפשר.

Canva.com

מנהל פרויקטים נהדר הוא מישהו שדואג לו מאוד להבין את כל ההיבטים של הפרויקט לפני שהוא יוצא מהשטח, ואז לוודא שכולם נמצאים בלולאה, עובדים יחד, ובאותו עמוד לאורך מחזור החיים של ניהול הפרויקט. מנהלי פרויקטים עלית מבינים שאפשר למנוע הרבה כאב לב בשלבים המאוחרים יותר של הפרויקט על ידי השקעת זמן רב בשלבים המוקדמים. מאמר זה מתאר מה הופך מנהל פרויקטים נהדר.

איך להיות מנהל פרויקטים נהדר

1. יש תוכנית ברורה.
2. דע כיצד לתקשר עם כל בעלי העניין.
3. היו כנים.
4. נהל את ההיקף.
5. המשיכו להניע את הקבוצה קדימה.
6. התייחס מיד לסכסוכים בצוות.

1. יש תוכנית ברורה

קיום תוכנית פרוייקט יציבה בתחילת הפרויקטים שלך אינה מבטיחה שהפרויקט יירד מהפסים בהמשך הקו, אך זה יפחית את הסיכון שזה יקרה מאוד. ואם פרויקט אכן יורד מהפסים, זה נותן לך משהו מוחשי שתוכל להראות לבוס שלך שממחיש שעשית כל שביכולתך כדי לשמור על דברים על המסלול.

בעוד שתוכנית פרויקטים היא מסמך חי ונושם, שימשיך להשתנות ולהסתגל ככל שהפרויקטים יעברו בשלבי מחזור החיים של ניהול הפרויקט, יש צורך שהמרכיבים הבאים יתגלגלו לתוכנית הפרויקט שלך מוקדם ומתעדכנים לעתים קרובות.:

לא רק חשוב לוודא שזיהיתם את כל בעלי העניין, אלא עליכם לנהל את התקשורת שקיבלו ואת הציפיות שלהם לאורך כל התהליך.

SimpliLearn

2. דע כיצד לתקשר עם כל בעלי העניין

מנהל פרויקטים נהדר צריך להגיע רחוק יותר מלהיות בעל תוכנית תקשורת חזקה, ולעבוד באמת על מנת להבין את האישיות של בעלי העניין בפרויקט ומה גורם להם לתקתק. חלק מהאינטרסים עשויים להעריך את עצירתכם למשרדם מדי פעם ומשוחחים באופן אישי על מצב הפרויקט, ואילו בעלי עניין אחרים עשויים לרצות לשמוע מכם רק אם משהו נמצא בבעיה. אתה צריך לקחת בחשבון גם פוליטיקה משרדית שעשויה להיות בין משחקי עניין. מרבית צוותי הפרויקט כוללים נציגים מקבוצות פונקציונליות שונות, ולקבוצות אלו לרוב תהיה סדר יום משלהם שהם פועלים לדחוף.

כיצד להשיג דרישות פרויקט מבעלי העניין בפרויקט

3. היו כנים

מעל לכל מנהל פרויקטים מעולה תמיד ישר ופועל לקביעת ציפיות כראוי, ואם החדשות רעות, האחריות מוטלת עליכם למסור אותן. עם זאת, לעתים קרובות תוכלו לרכך את המכה על ידי הצעת פיתרון. זה אולי לא הכיוון שהצוות מחליט ללכת אליו, אבל בעלי העניין תמיד יותר קולטים אם אתה מביא פיתרון ולא רק מפיל בעיה בחיקם. בנוסף, פרוש בבירור את הבעיה ואיך הגעת לשם, אך אל תעבוד כדי להטיל את האשמה על אנשים אחרים. האשמת אנשים אחרים לעיתים רחוקות משיגה דבר, וזה רק מעכב את תחילת העבודה על פיתרון.

4. נהל את ההיקף

לאחר שתעבוד עם כל בעלי העניין הדרושים כדי לאסוף דרישות סביב העבודה שתבוצע, לקבל כניסה לדרישות אלה, ליצור הערכות וליישר משאבים על סמך דרישות אלה, חשוב לנהל את ההיקף הזה כדי למנוע זחילה של ההיקף.. זחילה היקפית היא המשחתת האולטימטיבית של פרויקטים, והיא מתרחשת כאשר בעל עניין ממשיך להוסיף דרישות לפרויקט לאחר שכבר הובטח מימון ומשאבים על בסיס האומדנים הראשוניים. כשזה קורה, אתה יכול למצוא את עצמך במהירות במצב בו אתה מנסה לבצע יותר עבודה באותו סכום כסף ובאותו מספר משאבים באותו פרק זמן, מה שלעתים קרובות גורם לעבודה להסתדר בצורה גרועה. אם כולם חתמו על הדרישות המפורטות בתוכנית הפרויקט,אז למנהל הפרויקט יש אפשרות לחזור לבעלי העניין המגישים את הבקשה לכלול דרישות נוספות ולהגיד שאם הם רוצים שייכללו דרישות אלה, הם יצטרכו יותר משאבים ויותר זמן. באותה נקודה הכדור מונח בחצר של בעל העניין, ואם הם רוצים להתקדם ולכלול את הדרישות הללו, מוטל עליהם להעלות את המימון ולמכור את שאר צוות הפרויקט בהגדלת ציר הזמן של הפרויקט. אתה לעולם לא צריך לפחד לדחוף לאחור. אם אינך דוחף לאחור ומנסה להוסיף דרישות נוספות מבלי להוסיף משאבים וזמן, האשמה בהחלטה זו מוטלת עליך.אז הם יצטרכו יותר משאבים ויותר זמן. באותה נקודה הכדור מונח בחצר של בעל העניין, ואם הם רוצים להתקדם ולכלול את הדרישות הללו, מוטל עלינו לגייס את המימון ולמכור את שאר צוות הפרויקט בהגדלת ציר הזמן של הפרויקט. אתה לעולם לא צריך לפחד לדחוף לאחור. אם אינך דוחף לאחור ומנסה להוסיף דרישות נוספות מבלי להוסיף משאבים וזמן, האשמה בהחלטה זו מוטלת עליך.אז הם יצטרכו יותר משאבים ויותר זמן. באותה נקודה הכדור מונח בחצר של בעל העניין, ואם הם רוצים להתקדם ולכלול את הדרישות הללו, מוטל עליהם להעלות את המימון ולמכור את שאר צוות הפרויקט בהגדלת ציר הזמן של הפרויקט. אתה לעולם לא צריך לפחד לדחוף לאחור. אם אינך דוחף לאחור ומנסה להוסיף דרישות נוספות מבלי להוסיף משאבים וזמן, האשמה בהחלטה זו מוטלת עליך.לא לדחוף לאחור ואתה מנסה להוסיף דרישות נוספות מבלי להוסיף משאבים וזמן, ואז האשמה בהחלטה זו מוטלת עליך.לא לדחוף לאחור ואתה מנסה להוסיף דרישות נוספות מבלי להוסיף משאבים וזמן, ואז האשמה בהחלטה זו מוטלת עליך.

כיצד מנהלי פרויקטים יכולים להשתמש ב- Microsoft OneNote

5. המשך להזיז את הצוות קדימה

פרויקטים יכולים לצאת לדרך אם חברי צוות הפרויקט אינם ברורים מהן היעדים שהם צריכים לעבוד לקראתם. מנהל פרויקטים נהדר יכול למנוע זאת על ידי הקפדה על יעדים גדולים יותר של הפרויקט לטווח הקצר, הבינוני והארוך, וכי כל האנשים ברורים לקראת מה הם פועלים לטווח הקצר, הבינוני והארוך יותר. נקודות מגע קבועות ומהירות עם חברי הצוות יכולות להיות דרך נהדרת להבטיח שאנשים נשארים במשימה. לחלופין, אם חברי הצוות מבלים חמש דקות בסוף היום וכותבים סיכום מהיר וברמה גבוהה של מה שעשו באותו יום ומה יש להם על הסיפון למחר היא דרך נהדרת נוספת להבטיח שכולם יתקדמו.

6. טפל בסכסוכי צוות באופן מיידי

חילוקי דעות ווויכוחים בין חברי הצוות יכולים להיות בריאים מאוד לפרויקט. זה ממחיש את התשוקה שיש לאנשים למה שהם עובדים, ולעתים קרובות זה מוביל לחקירה עמוקה סביב הדרך הטובה ביותר קדימה. עם זאת, עימותים יכולים להרחיק מדי פעם, ויכולים לגרום לדם רע אמיתי בין חברי הצוות. מנהל פרויקטים נהדר יעבוד לרסן דיון אם נראה שהוא יכול להתחמם מדי. עם זאת, אם זה אכן מוביל לרצון רע בין חברי הצוות, מנהל פרויקט נהדר יפעל לניהול הסכסוך ההולם כראוי, בין אם זה למשוך אותם אנשים לחדר כדי לשוחח על הבעיות שלהם ולנהל איתם שיחות 1 ל -1. נושא, או עבודה באמצעות מנהליהם בכדי להביא לסיום המחלוקת.הדבר הגרוע ביותר שמנהל פרויקט יכול לעשות במצב זה הוא להתעלם מהבעיה ולתת למחלוקת להחמיר, מכיוון שזה יכול להתחיל להפיל את הפרויקט.

שאלות ראשונות שעליו מנהל פרויקט לשאול בעת פתיחת פרויקט חדש

© 2016 מקס דלתון