כיצד ליצור תרשים זרימה בסיסי

תרשימי זרימה הם דיאגרמות המייצגות את ההתחלה ועד הסוף של אופן העבודה של זרימת עבודה, תהליך או אלגוריתם. תרשימים אלה משמשים לתיעוד, תכנון וניתוח בכל תחומי העסק.

נוצר על ידי ג'ושוע קראודר

כיצד לתכנן תרשים זרימה

יצירת תרשים זרימה לתהליך היא קלה. אתה רק צריך להיות עם הכלים הנכונים ומעט דמיון. להורדת גיליון אלקטרוני עם כלי תרשים זרימה לחץ כאן. הקובץ מכיל את כל הסמלים הבסיסיים שהמקצועיים ביותר יוכלו לקרוא ולהבין. ישנם למעלה מ -80 סמלים שבהם אתה יכול להשתמש, אך אין כל שימוש בללמוד אותם אם הצופים שלך לא יודעים למה הם עומדים. אז עם זאת, הקובץ מכיל את הסמלים הפופולריים ביותר.

לפני שתתחיל, אתה רק צריך לדעת כמה תיאורי אתה רוצה להיות. תרשים תהליכים גדולים עם הרבה פרטים יכול להיות קפדני. מומלץ לצייר תרשים מספר פעמים לפני השימוש בכלים אלקטרוניים.

שלב 1: שקול את כיוון הזרימה

כאשר אתה מתחיל תהליך יש מלבן מעוגל המכונה מסוף שנותן למשתמש שלך תור. המקום הטוב ביותר להתחיל בתהליך הוא על ידי הצבת מסוף ההתחלה בפינה השמאלית העליונה של התרשים. אין כללים אמיתיים לגבי אופן יצירת תרשימי זרימה, אך מצאתי שהכי טוב להתחיל תהליך בפינה השמאלית העליונה ולסיים את התהליך בפינה הימנית התחתונה של אזור התרשים.

החל מהאזור השמאלי העליון ועבר לאזור התחתון הימני מראה זרימה ברורה לפעילות. יש אנשים המשתמשים בגישה מלמעלה למטה וזה בסדר כל עוד זה עקבי.

נוצר על ידי ג'ושוע קראודר

שלב 2: הוסף נתיבי תרשים זרימה

בעת יצירת תרשים זרימה אתה לא באמת רוצה שהנתונים שלך יהיו בכל מקום. פריטים בתהליך שלך יהיו קלים יותר להבנה אם תקבץ אותם יחד. להלן דוגמה לתרשים זרימה המופרד על ידי "נתיבים". אמנם זה לא חובה, ולפעמים יהיה קשה לעקוב אחריו, אך השימוש בנתיבים ישמור על התרשים שלך.

באופן כללי, כאשר משתמשים בנתיבים כאלה בתרשים זרימה, שם התרשים הוא בדרך כלל שם זרימת נתיב שחייה.

נוצר על ידי ג'ושוע קראודר

שלב 3: השתמש בסמלי התחלה, עצירה ומעבר

כדי להפעיל תרשים זרימה צריך שיהיה לך מסוף. סמל זה מתחיל את תהליך הזרימה וגם עוצר אותו. אין באמת סיבות אחרות שיהיו יותר משני מסופים.

אתה עלול להגיע למצב שבו אינך יכול להתאים יותר נתוני תרשים בעמוד אחד. בשלב זה תשתמש במחבר מחוץ לדף. אז במקום להשתמש במסוף לסיום התהליך, אתה משתמש במחבר מחוץ לעמוד ובהפניה אליו כמו "a". כאשר אתה מתחיל בדף הבא שלך, הפנה לאותו מחבר מחוץ לדף עם ה- a עם מחבר אחר מחוץ לדף. ההפניה תעזור לך לזהות היכן לאסוף שוב.

מחבר עמוד של אנון עובד זהה, אך משתמשים בו כאשר אין מספיק מקום בעמוד אחד כדי למשוך חץ לחלק אחר בתהליך. במקרה זה אתה מדלג על החץ ומשתמש בהפניה למחבר בדף כדי להתקרב לחלק השני של התהליך. דוגמה אחת היא אם יש לך כמה תהליכים שנשמרים בדיסק, אך הדיסק ממוקם בחלקו העליון של הדף כאשר התהליכים שזקוקים לשמירה נמצאים כולם בתחתית הדף. במצב זה יכול להיות רעיון טוב להשתמש במחבר הדף כדי למנוע מקווים לבלבל חלקים אחרים בתהליכים שלך.

על פי הנחיית תרשימי זרימה כללית צורה זו הם הסמלים היחידים המייצגים נקודת התחלה או סיום בתוך תרשים זרימה.

נוצר על ידי ג'ושוע קראודר

שלב 4: חבר סמלים עם קווים

הקווים הם המשמשים אותך לחיבור הסמלים שלך. קו ישר מייצג מעבר מחלק אחד של התהליך למשנהו. קו ישר נע רק ישיר אחד ולעולם אינו מרמז על זרימת גב בתהליך. →

יש גם קו דו כיווני וקישור תקשורת ולשתיהן שני חצים. הקו הדו-כיווני מראה תהליך שיכול ללכת לשני הכיוונים או קדימה ואחורה. אתה יכול להשתמש בשורה דו כיוונית כדי לשמור תוכנית מחשב בדיסק, אך להצביע בחזרה למקום בו היית כדי שניתן יהיה להמשיך בתהליך. קישור התקשורת מציג קו תקשורת בין אם ממחשב למחשב, בין מחשב לשרת. טלפון לטלפון, פקס לטלפון או אפילו אדם לאדם.

תרשים הזרימה אינו מוגבל לשימוש בשורות שלמעלה. קיימים קווים נוספים לקבלת תרשימי זרימה מתקדמים יותר.

נוצר על ידי ג'ושוע קראודר

שלב 5: הוסף סמלי אחסון

להלן הסמלים המייצגים סוג אחסון כלשהו. הדיסק משמש כאשר אתה שומר סוג כלשהו של תהליך מחשב כפי שצוין קודם.

סמל אחסון נוסף הוא הקלטת ובעיקר מכונה סמל הנתונים הרציף. זה משמש לגיבוי שרת. בדרך כלל הקלטת נחשבת דיסק גיבוי שמוסר לאחסון בטוח או דיסק המשמש לשחזור מידע. אתה יכול למעשה להפנות לכונן הבזק עם סמל זה.

סמל המשולש עם הצד השטוח כלפי מעלה מיועד לאחסון קבצים ידני. היית מציין בתוך המשולש כיצד ממיינים את הקבצים (למשל "A" עבור אלפביתית, "N" לפי שם).

סמלי אחסון

נוצר על ידי ג'ושוע קראודר

שלב 6: הוסף סמלי תהליך

סמל מלבן המונח על הצד הארוך מייצג תהליך ממוחשב. אתה רוצה להשתמש בסמל זה כאשר נעשה שימוש בכל סוג של משימה המונעת על ידי תוכנית. אם מטלה זו כוללת שמירה, תהליך המחשב צריך להיות עדכון דיסק. הטרפז משמש כתהליך ידני. זו יכולה להיות כל פעולה פיזית כגון בדיקה או משימה הדורשת תנועה. צורת היהלום מיועדת לקבלת החלטות. עליך לוודא שאתה מציב אותך כן / לא וחצים במיקומים המתאימים.

סמלי תהליך

נוצר על ידי ג'ושוע קראודר

שלב 7: הוסף סמלי פלט קלט

לבסוף, יש לנו את הסמלים המייצגים נתוני קלט ופלט. יש לך הזדמנות להעביר מסמך יחיד או מספר מסמכים במהלך התהליך. הטרפז מייצג קלט מפתח. זה באמת מקבל צורה של מקלדת ומייצג את כל ערכי הנתונים המקודדים.

סמלי פלט קלט

נוצר על ידי ג'ושוע קראודר

תרשים דוגמה 1: הסבר

הדוגמה שלהלן מציגה תהליך המייצג את חיי ההזמנה בחברה המפיצה שרף פלסטיק. כפי שאתה יכול לראות, הנתיב עליו דנו קודם שומר על התהליך מאורגן על ידי כך שהוא מאפשר למשתמש במסמך לדעת היכן הוא נמצא בתהליך.

דוגמה 1 תרשים זרימה. תהליך זה נכתב לעיבוד הזמנות הפצת שרף פלסטיק. כאשר מתעוררות בעיות והתהליך אינו עומד בנקודת סיום, הוא נשאר הדדי עד להשלמת ההזמנה.

נוצר על ידי ג'ושוע קראודר

תרשים 2 לדוגמא: הסבר

דוגמה 2 מציגה תהליך מאותה חברה. בפירוט רב יותר, תרשים זה מציג את הצעדים המדויקים שננקטו להפעלת הצעת מחיר ללקוח במערכת CRM. כפי שניתן לראות התהליך נמשך בעמוד אחר עם מחבר מחוץ לדף.

דוגמה 2 תרשים זרימה

נוצר על ידי ג'ושוע קראודר

לסיכום

אני מקווה שהצלחתם ליהנות מהדרכה קצרה זו. לא רציתי לתת יותר מדי מהכללים שלי מכיוון שתרשימי זרימה לא צריכים לכלול יותר מדי מגבלות. התפקיד שלך הוא להבהיר את התהליך על הנייר כדי שהקהל שלך יידע מה קורה בראש שלך. עם זאת, שמור על תרשימי זרימה פשוטים אלא אם אנשים זקוקים לפרטים נוספים. אין דבר גרוע מכך שעובדים מבלים זמן בתרשימים שאיש לא ייקח להם זמן ללמוד. אוקיי, יש גרוע יותר…

© 2018 ג'ושוע קראודר