כיצד להאציל משימות לכפופים

האצלת האחריות מדגימה את אמונתו של המפקח על אזורי המשנה שלו.

מְחַבֵּר

אמנות המשלחת

עם תקציבים דלים ופחות עובדים שיעשו את אותה כמות עבודה, המעסיקים נאלצו ללמוד לעבוד עם פחות. העובדה היא שהאתגרים הכלכליים בשנים האחרונות מחייבים שינויים באופן שבו מעסיקים מנהלים עסקים. מנהלים נאלצו להאציל משימות לכפופים ולחלק מחדש את העבודה עקב עומסי עבודה כבדים שכבר לא יכול להיות מטופל על ידי אדם אחד. מקום העבודה הוא פשוט לא מה שהיה. מעסיקים למדו דרך חדשה לעשות עסקים ישנים תוך שהם ממשיכים לצמוח. אומנות המשלחת היא כלי ששימש לעתים קרובות מנהלים לאורך השנים מכיוון שהם יודעים שהם לא יכולים לעשות את כל זה. כאשר העבודה מאצילה כראוי, מנהלים יכולים לעמוד ביעדי הארגון באופן יעיל ואפקטיבי. כתוצאה מכך,העובדים מרוויחים מהיכולת לזרוח כשהם גדלים ומתפתחים באופן מקצועי מהניסיון.

מהי הגדרת המשלחת?

"משלחת", כהגדרתה של מילון Free Merriam-Webster, היא "פעולת העצמה לפעול למען אחר".

אילו משימות עשויות להאציל לכפופים?

במקום העבודה, מפקחים לעיתים קרובות על עובדים אחריות, משימות או חובות ספציפיות. האצלה של משימות כאלה מאפשרת לעובד זה לקבל החלטות מסוימות שבדרך כלל לא היו מקבלים. פעולת העצמת העובד לבצע משימה או השתלטות על אחריות היא משאב נהדר עבור כל ארגון מכיוון שהוא מאפשר לעובדים לצבור ניסיון רב ערך בעבודה. הניסיון המעשי שנצבר על ידי ביצוע העבודה בפועל, לעומת צפייה באחרים עושים זאת, יכול להיות משתלם.

בארגונים מסוימים, המפקחים אינם ששים להאציל אחריות. עבור המפקחים הללו, יש צורך בשליטה מוחלטת בכל מה שבסמכותם. אחרים לוקחים את הפילוסופיה השולטת הזו הלאה בהנחה שהדרך היחידה לעשות משהו נכון היא לעשות זאת בעצמך. לחשוב שאפשר לעשות הכל לבד זה טיפשות כי צריך את המאמץ של הצוות כולו כדי להצליח באמת. הסיבות למפקחים להאציל אחריות לכפופים משתנה. התוצאה הסופית, לעומת זאת, יכולה להיות משתלמת עבור העובד, המפקח ומקום העבודה.

מדוע המפקחים נציגים?

המפקחים בוחרים להאציל משימות לכפופים מסיבות שונות. סיבות נפוצות להאציל הן:

• הזדמנות לצמיחה מקצועית - עובדים המופקדים על אחריות חדשה מקבלים הזדמנות להצטיין במשימה שהופקדה על טיפולם והכוונתם. מפקחים המאצלים משימות מסוימות בוחרים מישהו שיוכל לבצע את העבודה באופן שיוביל לתוצאה מוצלחת.
• הדרכה צולבת - מפקחים חכמים יודעים שארגון יעיל כולל צוות מעוגל היטב שיכול להיכנס לכיסוי כאשר המפקח נמצא בחוץ בגלל מחלה או חופשה. האצלת משימות מאפשרת הזדמנות זו.
• פרויקטים ומשימות חדשות עבור המעסיק - אם לארגון הוטלה אחריות חדשה, המפקחים עשויים למצוא במשימה החדשה הזדמנות מצוינת להאצלת האחריות החדשה. מכיוון שהמשימה שהוקצתה צריכה להיות אחת שהמפקח יבצע, המשימה החדשה עשויה להיות משהו חדש לארגון שיכול לדרוש חריצות של הכפוף לפיקוח על המפקח. על אף שהמפקח לא צריך לשקוד או לבחון כל מהלך, על המפקח להעמידו לרשותו אם הכפוף למשימה האצולה החדשה זקוק לעזרה או הכוונה כלשהי.
• כוח אדם מוגבל בארגון - צוות מצומצם מאילוצים תקציביים מחייב ארגונים להקצות משימות מעת לעת. המפקחים מעריכים לעיתים קרובות את צוות העובדים שלהם על נקודות החוזק והחולשה שלהם כדי לקבוע את האדם הטוב ביותר לביצוע המשימה המוקצבת. מכיוון שהמפקחים יימתחו דק כדי להמשיך להיות "מעשי" בחלק ניכר מהעבודה, לעיתים קרובות יש צורך להאציל כמה תחומי אחריות לכפופים.
• צריך להפגין תמיכה בצוות - האצלת האחריות מדגימה את הביטחון שיש למפקח על פקודיו / ה תחת פיקוחם לקחת את האחריות.

השורה התחתונה עבור רוב המפקחים היא שהם לא יכולים לעשות הכל בעצמם. כל מפקח שחושב שהם יכולים הוא טיפש מכיוון שנדרש לתרומתם של כולם בצוות כדי שהארגון יצליח. על המפקחים לזכור שכאשר העובדים שלהם זורחים, כך גם הם. בנוסף, על ידי הפקדת אחריות מסוימת על העובדים, המפקח מפגין את אמונם ואמונם בצוות. לכל עובד בארגון יש תרומה להצלחת הארגון. לחשוב שכל היעדים שהושגו או כל הצלחה שנחווית אינם נובעים מהעובדים שעוזרים להגיע לאותם יעדים, הוא בקוצר רוח של המפקח. מנהיגות גדולה נחוצה לצורך הובלה והצגת דוגמאות טובות לצוות. למרות זאת,נדרש מאמצי הצוות כולו כדי להצליח. האצלת משימות לצוות המתאים תסייע למפקח להוביל אחרים להתפתחות המקצועית שלהם.

בחירת האדם הנכון לתפקיד

לאחר שקבע מפקח על הצורך בהאצלת אחריות, השלב הבא יהיה בחירת האדם הטוב ביותר למשימה. האצלת משימות לעובדים חייבת להיעשות באופן שמבטיח לעובד האמון על ההזדמנות החדשה חוויה מוצלחת. אמנם יש בהחלט רמות רבות של אחריות ומשמעות של משימות שהוקצו מחדש, אך ישנם דברים דומים שיש לקחת בחשבון מצד המפקח. כמה דברים שימושיים שיש לקחת בחשבון בעת ​​ההחלטה להאציל אחריות הם:

1. לעולם אל תאציל משימה לכפוף בכעס. תנו לראשים קרירים יותר לגבור על ידי בחינה אמיתית של אופי העבודה, ולמי בצוות יש את היכולת להצליח בביצועה. האצלת מטלה לעולם לא צריכה להיעשות בכעס או כעונש.
2. בחר את האדם עם ניסיון והכשרה רלוונטיים. על מנת לבחור את האדם הטוב ביותר למשימה, על המפקחים לבחון את הניסיון, ההשכלה וההכשרה שיש לחברי הצוות הבודדים. מכיוון שהמפקח רוצה שהעובד יצליח, יהיה חשוב לבחור את העובד שיש לו את היכולת לבצע את המשימות המואצלות.
3. אל תיקח לא כתשובה. מכיוון שההזדמנות לקחת על עצמה את האחריות עשויה להרתיע מעט את העובד הנבחר, יהיה צורך להציע את המשימה בצורה תומכת כדי להודיע ​​לעובד שהם לא "יושלכו לזאבים". במקום זאת, המפקח צריך להיות בתקשורת מתמדת כדי להראות תמיכה בעובד זה ובאמונה שלו שהם יבצעו את העבודה.
4. תגמול ביצועים טובים. האצלת מטלה היא הזדמנות לתגמל ביצועים טובים ולהציע אירוע חדש לראות עובד מבריק וצומח באופן מקצועי.
5. אל תתנו להטיות אישיות להיות הגורם הקובע לבחירת העובד. על המפקחים לבחור תמיד את העובד באופן שמסיבות עסקיות בלבד. השארת כל ההטיות מחוץ לבחירת העובד היא החשובה ביותר מכיוון שמשימה זו נתפסת כהטבה. משלחת לא אמורה להיות אירוע להצגת האהבה.

תקשורת מכריעה

לאחר קבלת ההחלטה להאציל ובחירת הכפוף, יהיה חשוב שהמפקחים יבדקו מעת לעת עם העובד על מנת להציע כל תמיכה או הדרכה הדרושים. התקשורת עם אותו עובד הופכת להיות מכריעה מכיוון שהיא מציעה הזדמנות נוספת להפגין את האמונה שהפקידה את העובד באחריות המואצלת. המפקחים עשויים לבחור לדרוש מעובדים אלה לספק עדכונים שוטפים לגבי התקדמות המשימה. בנוסף, במהלך פגישות רגילות והפגישה השנתית להערכת ביצועים, המפקחים עשויים לתת משוב חשוב לגבי התקדמות האחריות המואצלת. העובדים יעריכו את ההזדמנות לספק משוב למפקח.

משלחת יכולה לחזק את מקום העבודה

כאמור לעיל, לכל עובד במקום העבודה יש ​​תרומה רבת ערך להגעה ליעדי מקום העבודה. הקשרים המחוזקים שיתקיימו בין מפקחים לעובדים יהוו תוצאה ישירה של הניסיון שהעובד צובר בכך שהוא מופקד על מטלה מאצילה. הצורך שעובד והמפקח יעבדו זה עם זה בכדי לתקשר עם כל הנושאים המתרחשים, ייענה כאשר העובד והמפקח נפגשים באופן קבוע כדי לדון בעבודה שנעשית. ניתן בהחלט לשפר את יחסי העבודה מכיוון שהאמון נוצר באופן קבוע בין המפקח לכפוף. מעסיקים המשתמשים במשלחת מהסיבות המתאימות ועבור אנשים שיכולים להתמודד עם האחריות יצליחו יותר בשל ביצועם האחיד של מפקחים וכפופים.