כיצד לקבוע איזו מפת תהליך מתאימה לך

למד אודות סוגי מפות התהליך ולמה כל סוג משמש.

קנווה

מהי מיפוי תהליכים וכיצד הוא יכול לעזור לך לקבל החלטות עסקיות טובות? איך יודעים מאיפה להתחיל? אילו מפות מתאימות לך? התשובה הקצרה היא: זה תלוי.

מהן מפות תהליכים?

מפות תהליכים משמשות לתיעוד תהליכים ונהלים המגדירים את אופן העבודה בתוך ישות. מיפוי מאפשר למנהיגי עסקים לבחון את המתרחש כעת כדי לקבוע היכן שינויים יכולים למנוע יתירות, לחסוך כסף ולשפר את זרימת העבודה. מפה היא בעצם תמונה של איך הדברים קורים. בעוד שמיפוי התהליכים שלך לוקח זמן ומאמץ, התגמול בשיפור האיכות מוביל כמעט תמיד להחזר השקעה חיובי (ROI).

סוגים שונים של מפות תהליכים

פשוט (רמה נמוכה)
מלמעלה למטה
פונקציות צולבות (מסלולי שחייה)
מְפוֹרָט
זרימת עבודה עם תמונות
זרימת תהליכים שניתנו
רמת מערכת

מפה פשוטה (ברמה נמוכה).

1. פשוט (רמה נמוכה)

ניתן להדגים את רוב התהליכים העסקיים הבסיסיים בעזרת מפות פשוטות מאוד. מפות אלה משמשות להצגת נהלים שוטפים השומרים על עסק. מעט מאוד סמלים נחוצים ולכן כל אחד יכול לעשות אותם.

חיצים נוטים לזרום לכיוון אחד.
תהליכים מוצגים על ידי סמל זרימת תהליכים מרובע.
נקודות החלטה מסומנות בבירור על ידי יהלומים בזרימות אלה.

ניתן למתוח מפות יחד עם מחברים כך שהקוראים יוכלו לראות כיצד מערכת תהליכים אחת זורמת לשנייה. כאשר עסק מתועד היטב, כל זרימת תהליכים צריכה להתחבר לתהליכי תהליך אחד או יותר מכיוון ששום פעולה עסקית אינה צריכה לעמוד בפני עצמה.

מפה מלמעלה למטה.

2. מלמעלה למטה

מפות מלמעלה למטה משתמשות בסמל אחד בלבד כדי לתעד תהליך ואת השלבים התומכים בו. נקודות החלטה אינן כלולות. תהליכים המתועדים בצורה הטובה ביותר עם זרימה זו הם פשוטים מאוד ועוברים רק לכיוון אחד. הכוח של זרמים אלה הוא היכולת לחבר את השלבים המתאימים לכל תהליך. הקוראים יכולים להשתמש בזרימות אלה כדי לזהות דרכים ליצירת יעילות בתהליכי עבודה סטנדרטיים על ידי סקירת צעדים למאמצים כפולים ושלבים מיותרים.

מפת מסלול שחייה.

3. פונקציות צולבות (מסלולי שחייה)

מפות חוצה פונקציות נקראות מסלולי שחייה בגלל הקווים האופקיים המשמשים להפרדת אזורים פונקציונליים הדומים לפסי השחייה בבריכה. מפות אלה משמשות לעיתים קרובות כדי להציג תהליכים המייצגים עבודה, החלטות ונתונים כאשר כל תהליך עובר מאזור פונקציונאלי אחד לאחר. מפות אלה עשויות להיות פשוטות או מפורטות.

זרימת תהליכי השחייה משמשים לעיתים קרובות כדי לחשוף צווארי בקבוקים וחסימות דרכים. באמצעות מפות אלה קל יותר להדגים דרכים בהן זרימה טובה יותר של מידע ונתונים יכולה לעזור לעסק לפעול בצורה יעילה ואפקטיבית יותר. מפות אלה פופולריות מאוד להסמכת ISO.

מפה מפורטת.

4. מפורט

כמו מפות תהליכים פשוטות, גם מפת התהליך המפורטת משתמשת בסמלים כדי להדגים תהליכים מסובכים יותר בפירוט רב יותר. מפות אלה משתמשות בסמלים מרובים כדי להפריד בין תהליכים, תהליכי משנה, תיעוד, נתונים וכן הלאה.

שוב, ניתן למתוח מפות יחד עם מחברים כדי להראות כיצד כל תהליך זורם למשנהו. אגדות משמשות לעתים קרובות כדי לעזור לקורא לעקוב טוב יותר אחר המפה. השתמש בתזרים זה כדי לתעד תהליכים מורכבים יותר של ייצור, הפצה, הנדסה, טכני ועסקי. מפות אלה מצוינות להסמכות ISO 9000.

מפת זרימת עבודה עם תמונות.

5. זרימת עבודה עם תמונות

דיאגרמות זרימת עבודה מקדימות סמלי מפה סטנדרטיים לתמונות ידידותיות יותר. הם משמשים לעתים קרובות כדי להדגים תהליכים עבור קהל שאינו מכיר טכניקות זרימת תהליכים. יש להשתמש בעקביות בסמלים. שמירה על אגדה עוזרת. מפות אלה משמשות לעתים קרובות באימונים.

6. זרימת תהליכים שניתנו

מפות שניתנו הולכות צעד רחוק יותר מתרשימי זרימת עבודה כדי להפוך את המפה לידידותית על ידי הוספת צבעים והפרדת מידע לאזורים גבוליים. זרמי תהליכים מרובים מתועדים לרוב באותה מפה.

מפות אלה יכולות להיות די מורכבות. כל זרימה מתועדת בצבע שונה כדי להקל על הקורא לעקוב אחר כל זרימה. אגדות עוזרות לקוראים לקבוע את משמעות הסמלים. לרוב הם משמשים למיפוי זרימת הנתונים מכיוון שהוא תומך בתהליכים עסקיים בארגון.

מפה ברמת המערכת.

7. רמת מערכת

מפות ברמת המערכת מציגות את הרמה הגבוהה ביותר של תהליכים עסקיים בארגון. מפות אלה משמשות להדגמת מחזורי עסקים. ניתן לצפות במחזורים כגון תזרים מזומנים, הזמנה למימוש, ייצור, פיתוח מערכות וכו 'באמצעות סוג זה של מפות. סמלים וחצים מרובים מראים את זרימת הפעילות, סדר התהליכים, יחד עם הרצף ברמה הגבוהה והאינטראקציות בין אזורי העסק. מפות תהליכים אחרות מתגלגלות לרוב למפות ברמה גבוהה.

צוותי ניהול משתמשים במפות אלה כדי להבין טוב יותר את הארגון והאינטראקציה של חטיבה או חברה שלמה. לעתים קרובות נדרשות מפות מערכת כדי לקבל הסמכת ISO 9001.