כיצד לבצע הקצאת משאבים ב- Excel

מבוא

תכנון משאבים יכול להיות אחד ההיבטים המאתגרים ביותר בניהול פרויקטים, במיוחד אם אתה מבקש לעשות זאת עבור צוותי פרויקט מרובים בארגון שלם לאורך תקופה ארוכה. אם יש לך Microsoft Project Server, אתה יכול לבצע הקצאת משאבים די בקלות מכיוון ש- Microsoft Project Server יכול להסתכל על כל הפרויקטים בארגון שלך ולהגיד לך היכן מוקצה משאב ספציפי. עם זאת, המהדורה הסטנדרטית של מיקרוסופט אינה מאפשרת לך לעשות זאת, ובשלב זה קל יותר להתייחס ללוחות הזמנים של הפרויקט שלך ב- Microsoft Project או במקום אחר, ולבנות את תיעוד הקצאת המשאבים שלך ב- Excel. מאמר זה מנחה את כל מה שתצטרכו בכדי לבצע את תיעוד המשאבים שלכם ב- Microsoft Excel.

עבודה על הקצאת משאבים יכולה להרגיש כאילו אתה פותר חידה גדולה מאוד.

לינקדאין

בנה רשימה

הצעד הראשון הוא בניית רשימה של כל המשאבים שתהיה אחראי להקצאתם. אם מדובר בפרויקט יחיד או מחלקה קטנה, סביר להניח שתוכלו לעשות זאת בעצמכם, אך אם אתם מבצעים הקצאת משאבים למחלקה גדולה בה העובדים עובדים על מאות פרויקטים, יתכן שתצטרכו לעבוד באמצעות מחלקת תמיכה בכדי להבטיח שברשימת השמות המלאה תהיה. בקש ממישהו לבחון את הרשימה. אתה לא רוצה להתחיל להזיז אנשים ולהתאים את לוחות הזמנים של הפרויקט, רק כדי לגלות שיש אנשים אחרים שהיו יכולים למלא חלק מהחורים.

גורם בעבודת תמיכה

בחלק מהחברות, עובדים שעובדים על פרויקטים מבצעים גם עבודות תמיכה נכבדות. אחוז עבודות התמיכה שעובדים עובדים משתנה מחברה לחברה ומעובד לעובד. חשוב להבין כמה אחוזי עבודת התמיכה אתה צריך לאפות את המספרים עבור כל עובד במהלך יום העבודה הממוצע או שבוע העבודה למשך הזמן שאתה מקצה למשאבים. ואם אינך האדם שמכיר מספיק את עומס העובדים, ודא שאתה מקבל את המידע הזה ממישהו. אם אתה מנחש וזה לא בסדר, זה יזרוק את המספרים שלך בגדול שיכול להוביל לכאב רב.

מה לעשות כשפרויקט משתבש

דע את משך הזמן שאתה מקצה

כנקודת הבהרה, ודא תמיד את משך הזמן שאליו אתה מתבקש להקצות משאבים. תחזית היכן אנשים יהיו בטווח הקרוב היא דבר קל יותר לעשות, אך ככל שמתבקשים להסתכל בהמשך הדרך, כך גדל הסיכון שאתה טועה, ואם אינך צריך להציב מספר שם בחוץ, כדאי לך לשקול בחום לא לעשות את זה.

אסוף לוחות זמנים של פרויקטים

התחזית שאתה מבצע במסגרת הקצאת משאבים הופכת להיות מדויקת יותר במידה ויש לך לוחות זמנים מלאים לפרויקט. גם אם הפרויקט טרם התחיל רשמית, אתה אמור להיות מסוגל להרכיב לוח זמנים של פרויקטים עצמות חשופות וברמה גבוהה, הקורא את כל המשימות הידועות שיהיה צורך לבצע. עם זאת, בשלב זה, עבודת הפיתוח תהיה ככל הנראה חלק גדול של זמן ללא פרטים, מכיוון שמבנה פירוט עבודה המפרט את כל המשימות עדיין לא היה בנוי. אבל אתה עדיין צריך להיות מסוגל יחד את שמות האנשים שעושים את עבודת הפיתוח, יחד עם שמות האנשים הקשורים לכל המשימות האחרות. לאחר עיון בתיק העסקי ושיחה עם הגורם העסקי שביקש את הפרויקט, אתה 'אני אקבל תחושה ברמה גבוהה מאוד על מורכבות הפרויקט ואוכל לחזות משך זמן עבור כל אחת מהמשימות. אם הפרויקט כבר טס ויש מבנה של פירוט עבודה שקורא את כל המשימות הקשורות לעבודת הפיתוח, יהיה לך מידע מפורט עוד יותר על מי יעבוד על מה ומתי.

פילוס משאבים הוא שלב אחרון קריטי בעבודה על הקצאת משאבים, מכיוון שהוא מסייע לעסקים להבין מתי להגדיל את כוח העבודה שלהם מעלה ומטה, והוא מסייע למנהלי פרויקטים לקבוע לוחות זמנים ריאליסטיים של הפרויקט.

אלופי מנהיגות וניהול פרויקטים

בנה את הגיליון האלקטרוני שלך להקצאת משאבים

השלבים להזנת כל המידע שאספת לגיליון אלקטרוני של הקצאת משאבים ב- Excel הם כדלקמן:

1. פתח חוברת עבודה חדשה ב- Excel וצור גיליונות חדשים עבור כל משאב שתצטרך לבצע חיזוי עבורו.
2. בגיליון הראשון שמתחילים קומץ שורות למטה, התחל לחבר את שמות הפרויקטים עליהם יעבוד האדם בעמודה הראשונה, כאשר כל פרויקט יעבור בשורה משלו.
3. בשורה הריקה ישירות מעל המקום שבו נכנסת לפרויקט הראשון שלך, דלג לתא השני בשורה והתחל להזין את הימים הבודדים או את טווחי התאריכים של שבוע למשך הזמן שאתה צריך לבצע הקצאת משאבים לאורך אותה שורה. בסופו של דבר, זה תלוי עד כמה אתה, או הבוס שלך, רוצה לקבל.
4. פתח את לוח הזמנים של הפרויקט עבור הפרויקט הראשון ברשימה שלך, וסנן רק למשימות שבהן היה מעורב המשאב שאתה מסתכל. מצא את משך המשימה הראשונה בה היה מעורב המשאב, וסובב את הגיליון האלקטרוני להקצאת משאבים שאתה יוצר. נווט לתאים בשורת הפרויקט ההיא שמתאימים לאותו יום או לטווח של שבוע, ואז הזן את מספר השעות שתראה את אותו משאב מעל למסגרת זמן זו. חזור על שלב זה עבור כל המשימות בכל הפרויקטים עבור כל העובדים.
5. הזן נוסחה בתחתית כל עמודת טווח תאריכים של יום או שבוע המסכמת את המספר הכולל שלנו בעמודה זו הגורמת גם לעבודת התמיכה הנחוצה עבור אותו משאב.
6. סקור את הסיכומים. אם השתמשת בימי עבודה בודדים וסטנדרטיים, יותר מכל הימים שבהם נראה שעובד ישקיע יותר משמונה שעות הוא דגל אדום ויש לבחון אותו. זה נורמלי מאוד שיש את זה כשאתה הולך לסכם את המספרים, וזה באמת מדגיש כיצד רוב הארגונים מקצים יתר על המידה את המשאבים שלהם ואפילו לא מבינים את זה עד שהם עוברים תרגיל כזה.
7. הרם את המשאבים שלך. זה המקום בו אתה עובר את התרגיל של העברת עבודה לאנשים אחרים או הארכת משך המשימות כך שכולם יוקצו כראוי.

© 2017 מקס דלתון