כיצד לעצב ולכתוב מכתב עסקי מקצועי

מכתב עסקי הוא טקס יומיומי עבור חלקם.

מאת פטר מילושבי? (עבודה משלו), CC-BY-SA-3.0, באמצעות Wiki Commons

תקשורת עסקית היא המפתח לניהול חברה רווחית ומכובדת. מכתב עסקי הוא טקס יומי עבור עסקים רבים ועובדיהם. מכתב עסקי יכול לבצע או לשבור עסקה עסקית, וברור, מכתב כתוב היטב מסוגל יותר לאטום את העסקה.

לדוגמא פורמט מכתב עסקי מקצועי. המספרים מתייחסים למרכיבים העיקריים של מכתב עסקי.

תרזה קופנס, 2012

המרכיבים העיקריים של מכתב עסקי נהדר

ישנם עשרה מרכיבים עיקריים של מכתב עסקי נהדר:

כתובת השולח
תַאֲרִיך
כתובת הנמען
רושם ראשוני טוב (הצדעה)
הסיבה לכתיבה (גוף המכתב)
סיום למכתב
הכוונה למגע עתידי
סגירת המכתב
מארזים
ראשי תיבות של קלדנים

1. כתובת השולח

רכיב זה נכלל לעיתים קרובות על נייר מכתבים של החברה. עם זאת, אם אינך משתמש בנייר מכתבים, כתובת השולח נראית שמוצדקת כשני סנטימטרים מראש הדף. כלול רק את כתובת הרחוב, העיר והמיקוד ואחריהם מספר טלפון ליצירת קשר, מספר פקס וכתובת דוא"ל, אם רלוונטי. הגופן המתאים למכתב שלך צריך להיות קל לקריאה ורשמי. הגופן המקובל הוא Times New Roman בגודל 12 שהוא גופן שמרני.

2. תאריך

רכיב זה משמש לציון התאריך בו נכתב המכתב. אם לקח לך כמה ימים להלחין את המכתב, השתמש בתאריך שבו הושלמה המכתב. כשאתה כותב לחברות בארצות הברית, השתמש בתבנית התאריכים האמריקאית המוצבת חודש לפני היום (12 באפריל 2012). יש להשאיר את קו הנתונים מוצדק ולהופיע שורה אחת מתחת לכתובת השולח.

3. כתובת הנמען

השאירו שורה אחת ריקה אחרי כתובת השולח ואחריה כתובת הנמען שצריכה להישאר מוצדקת. עבור כתובות בינלאומיות, הקלד את שם המדינה באותיות גדולות בשורה האחרונה. אתה צריך אם בכלל אפשרי לכתוב לאדם ספציפי. התקשר לחברה או שוחח עם עובדים מהחברה אם אין לך שם האדם. כלול תואר אישי מדויק כגון גב ', גברת, מר או ד"ר. אם אתה בספק לגבי העדפת האישה לתואר אישי, השתמש בגב'.

4. רושם ראשוני טוב (הצדעה)

הרושם הראשוני שלך על הקורא יהיה הצדעה למכתבך. וודא ששמו ושמו של האדם מדויקים ומאוית נכון. אם אי אפשר היה למצוא את שם האדם, "אדוני או גברת:" אם אינך בטוח לגבי מינו של האדם, תוכל להשתמש בשם המלא בהצדעה. לדוגמא, אתה יכול לכתוב כריס וויליאמס היקר: אם לא היית בטוח לגבי המין של כריס. השם בברכה שלך צריך להיות אותו שם המשמש לכתובת הנמען. השאירו שורה ריקה אחת לאחר ההצדעה.

5. הסיבה לכתיבת מכתב עסקי (גוף המכתב)

ניתן לכתוב מכתבים עסקיים מסיבות רבות, כגון:

חקירה (לבקש מידע)
בקש (לבקש ממישהו לעשות משהו)
התנצלות (להגיד סליחה)
תלונה (להתלונן על בעיה)

בכתיבת מכתב חקירה או בקשה, תוכל להתחיל את מכתבך באומרו, "האם יתכן…" או "אני אסיר תודה אם היית…" כשאתה מבשר חדשות רעות או מתנצל, עליך להיות טקטטי ומנומס, תוך הנחת הסיבה לבעיה. "למרבה הצער לא נוכל לעבד את הזמנתך בזמן עקב…" או "למרבה הצער לא נוכל להיפגש איתך בשלב זה בגלל התחייבויות קודמות מוחצות."

השתמש בפורמט חסום בעת כתיבת המכתב שלך. אל תכניס פסקאות אלא עשה רווח יחיד. השאר רווח ריק אחד בין הפסקאות. חשוב מאוד כשכותבים מכתב עסקי לזכור כי תמציתיות היא המפתח. בפסקה הראשונה, פתח בצורה ידידותית ואז ציין את מטרתך בכתב. על הפסקה הבאה לספק פרטים המצדיקים את הסיבה לכתיבה. פסקה שלישית עשויה לספק מידע רקע ופרטים תומכים.

6. סיום המכתב העסקי

על פסקת הסיום להחזיר את מטרת המכתב ולבקש במידת הצורך פעולה כלשהי. "אנא פנה אלינו אם יש לך שאלות נוספות." "ברצוני להיפגש איתך בזמן שנוח לך לדון בנושא זה בהמשך." כמו כן, אם יש לצרף מסמכים, יש לציין זאת בפסקת הסיום. "אנא מצא סגור…"

7. מתיר קשר עתידי

פיסקת הסיום צריכה להתייחס גם ליצירת קשר עתידי, כגון, "אני מצפה להיפגש איתך ביום רביעי הבא."

8. סגירת המכתב

סיום מכתבך תלוי בקשר שלך עם הנמען. 'שלך בנאמנות', הוא הרבה יותר רשמי מאשר 'שלך בכנות'. אם הקורא מוכר לכם, ניתן להשתמש ב"ברכה ". לאחר הסגירה המתאימה ואחריה פסיק, השאר ארבע שורות לחתימה שלך והקלד את שמך ותפקידך.

9. מארזים

אם מארזים כלולים במכתב, ציינו זאת על ידי כתיבת 'Enc'. שורה אחת מתחת לסגירה. אם כלולים מספר מסמכים, ראוי לתת שם לכל מסמך.

10. ראשי תיבות של קלדנים

אם חיברת את המכתב אך מישהו אחר הקליד אותו או שהקלדת את המכתב למישהו אחר, ראשי התיבות של הקלדנית מופיעים לאחר מארזים. אם אתה השולח והקלדת את המכתב בעצמך, השמיט את ראשי התיבות של הקלדנית.

קח את הזמן!

מכתבים עסקיים מקצועיים עוקבים אחר מתווה רשמי המעניק להם מראה מלוטש. עם זאת, התוכן הוא המאפיין החשוב ביותר שיבטיח תוצאה חיובית למטרת מכתבך. חובה כי האיות והדקדוק שלך יהיו ללא רבב. לכן, הגהו את עבודתכם פעמיים או שלוש לפני השליחה. וודא שהניסוח שלך מנומס, טקטטי ולעניין. למנהלים יש אילוצי זמן והם לא צפויים להשקיע זמן בקריאת פרוזה המשתוללת ולוקח יותר מדי זמן להגיע לנקודה. הקדיש זמן לעקוב אחר ההנחיות במאמר זה וערוך בקפידה את התוכן התמציתי שלך, ומכתב מקצועי יהיה התוצאה.