כיצד לטפל בגניבת עובדים

כיצד לטפל בגניבת עובדים

מְחַבֵּר

גניבת עובדים: זה יכול לקרות לך

אם אתה בעל עסק קטן, אמון בעובדיך הוא הכרחי ומסוכן כאחד. מצד אחד, אתה זקוק לאנשים שיכולים לסייע לך בכל ההיבטים של ניהול העסק, החל מאינטראקציה עם לקוחות ולקוחות, וכלה בהתמודדות עם ספקים, קבלת תשלומים, הנהלת חשבונות, מעקב אחר הוצאות ומדפי מלאי. עם זאת, אפילו עובדים מסוימים עם קורות חיים מרשימים והפניות עשויים להיות לא ישרים. כאשר עובד כזה אחראי על לקיחת תשלומים, רכישת פריטים הקשורים לעסק ו / או איזון חשבונות, הפיתוי לדלג מהעסק שלך עשוי להיות גדול מדי. יש עובדים שמומחים להסתיר את הגניבה שלהם, אך אחרים פשוט עוסקים בהונאה.

הסטטיסטיקה על גניבת עובדים מפתיעה, אם לא מזעזעת.

בשנת 2011, סקר של התאחדות הקמעונאות הלאומית מצא כי הפסדים כתוצאה מגניבת עובדים, גניבת חנויות, שגיאות ניירת והונאת ספקים הסתכמו בכ- 34.5 מיליארד דולר, או 1.41 אחוזים ממכירות הקמעונאות. מתוך סך זה, 43.9% יוחסו לגניבת עובדים, יותר משמעותית מהפסדי גניבת חנויות (35.7%).

בעוד שניתן לסווג גניבות עובדים מסוימות כקטנות יחסית (גניבת ציוד משרדי, שימוש בציוד של החברה לשימוש אישי), הפסדים משמעותיים יותר מתרחשים מזיוף רשומות זמן, גניבת מידע עסקי קנייני כגון רשימות לקוחות, וחשבונות ורשומות דוקטורט בכדי להכניס יותר כסף בכיס של העובד.

לרוע המזל של המחבר הזה גיליתי שעובדת מהימנה שהייתה במשרד עורכי הדין שלי מיום פתיחתה משלמת את עצמה יותר מדי באמצעות שכר עבודה ומשתמשת בכרטיס האשראי העסקי למגוון רחב של רכישות אישיות במשך תקופה של 5 חודשים בשנת 2019. היא הייתה העובדת היחידה שלי, ועבדתי איתה כששנינו הועסקנו בחברה אחרת בשנה שקדמה לה. עובדת זו הייתה אחראית על צריכת לקוחות, שכר עבודה (לשנינו), חשבונות חייבים, והיא שימשה גם כמזכירה וכפרקליט שלי. הייתה לה גישה גם לכרטיס אשראי של החברה וגם לחשבונות של חברות. העובד גם הקים, לפי בקשתי, את שירותי השכר שלנו, אתרים, פרסום ושיווק. היא אמרה לי שוב ושוב, "אני רוצה שתוכל להתמקד בעיסוק בעריכת דין - אני אדאג לכל השאר."מילים אלה חזרו לרדוף אותי מכיוון שגניבת העובדים שלה עלתה לי קצת יותר מ -20,000 דולר בחמישה חודשים קצרים.

חמישה סימנים לגניבת עובדים

מה לעשות אם אתה מגלה או חושד בגניבת עובדים

1. אלא אם כן אתה תופס את העובד במעשה (ראה מס '7 להלן), דווח מיד על הגניבה החשודה למחלקת משאבי האנוש שלך, אם יש לך כזה, ותאם תיאום עם המחלקה, בהתאם לכל ההליכים שפורסמו בספרי יד לעובדים. יתכן שתרצה לדון בנושא גם עם מחלקת הנהלת חשבונות שלך.
2. אם לעובד יש גישה לכרטיסי אשראי עסקיים, מזומן, חשבונות בנק, חשבונות לקוחות או סחורה, הגבל או הקפיא את הגישה באופן מיידי. זה כולל דיווח על חשד לגניבה לבנקים והוצאת העובד כחותם מורשה או סוכן בכל החשבונות. הגבל את הגישה של העובדים למתחם העסקי ולכל המיקומים שבהם העסק שלך מתבצע, במידת האפשר.
3. אם אין לך מחלקת משאבי אנוש ו / או אין לך מדריך לעובדים שפורסם, דאג לכך שצד שלישי יהיה נוכח בשיחת טלפון או בפגישה עם העובד החשוד בגניבה.
4. היכונו לשיחת טלפון או פגישה עם העובד, תוך משיכת ראיות שיש לכם המתעדות או תומכות בחשד לגניבה.
5. השעה או סיים את העובד באופן מיידי, תלוי בראיותיך ובמידה ויש מדריך לעובדים, לאחר ביצוע מדיניות ונהלים שפורסמו. מוצע שיהיה אדם שלישי נוכח במהלך פגישה זו או שיחת טלפון.
6. דווח מיד על הגניבה למשטרת המשטרה.
7. אם אתה תופס את העובד במעשה הגניבה, התקשר למשטרה מיד לפני שאתה מאפשר לעובד לעזוב.
8. דווח מיד על הגניבה ללקוחות או ללקוחות אם לעובד הייתה גישה למידע רגיש כולל, אך לא רק מספרי ביטוח לאומי, מספרי חשבון בנק ו / או מספרי כרטיסי אשראי.
9. אם לעובד יש מחשב נייד שהונפק אליו, או התקן נייד אחר שמאוחסן בו מידע לקוח או לקוח רגיש, אבטח מיד את החזרתו של מחשב או התקנים כאלה. יש לדרוש להחזיר את כל רכוש החברה, כולל טלפונים סלולריים, כרטיסי חבר וכל שיטה אחרת בה ניתן לבצע הוצאות חברה (למשל כרטיסי אשראי דלק).

מנע גניבת עובדים בעסק שלך

צעדים שתוכל לנקוט כדי למנוע או למזער גניבת עובדים

העסקת עובדים היא פרקטיקה עדינה. ייתכן שתרצה להתייעץ עם עורך דין לעבודה כדי לוודא ששיטות הגיוס שלך אינן מפלות. עורך דין יכול גם לעזור לכם בפיתוח מדריך לעובדים המתייחס למצבים כמו גניבת עובדים. הסכם שאינו תחרות עשוי להיות מומלץ להגן על סודות מסחריים ורשימות לקוחות.

היו יוזמים במניעת אובדן מההתחלה. זה, יחד עם שיטות בדיקה זהירות וחוקיות של עובדים, יכולים לספק ביטוח מסוים לבעל העסק הקטן.

להלן מספר צעדים שתוכל לנקוט כדי למנוע או למזער גניבת עובדים:

• בקש וצר קשר עם לפחות שלוש הפניות מקצועיות המופיעות על ידי עובד פוטנציאלי לפני הגיוס
• אם לעובד תהיה גישה למזומנים ו / או חשבונות, בצע ביקורת קבועה ואזן את הספרים בתדירות גבוהה (לא פחות מפעם אחת בחודש)
• הסבירו והחתמו את העובד על מדיניות ונהלי העסקה בנוגע לשימוש מורשה בכרטיסי אשראי של החברה ותשלום בכספי החברה בגין כל רכישה הקשורה לעסקים
• הסבר והצביע על העובד לחתום על מדיניות ונהלי העסקה האוסרים שימוש בכרטיסי אשראי של החברה ותשלום בכספי החברה בגין הוצאות אישיות
• שקול לבקש מעו"ד לנסח הסכם שאינו ניתן לתחרות לאכיפה כדי להגן על רשימות לקוחות קנייניות ואסטרטגיות שיווק של העסק.
• שקול לדרוש אישור מראש לכל הוצאה לרכישה הקשורה לעסק העולה על מאה דולר בכל עסקה אחת, ולכל מצב בו עסקאות מרובות הקשורות לעסק עולות על שלוש בכל שבוע נתון.
• שקול לדרוש מכל עובד (לא בשעון זמן) להתחשב בשעות שהושקעו על בסיס יומי במשימות עבודה עם תיאור של כל משימה
• אם אתה מסכים לשלם עבור ביטוח בריאות או הוצאות אחרות (למשל שירות טלפון סלולרי), שקול לדאוג לתשלום ישיר לספק, במקום להחזיר לעובד ישירות

דע את זכויותיך אם עובד גנב ממך

מְחַבֵּר

גניבת עובדים: ה- Take-Away

הלקחים שלמדתי כתוצאה מגניבת עובדים היו קשים. נכון למועד כתיבת שורות אלה הנושא נמצא בהליכי משפט פלילי. טרם החלטתי אם להמשיך את עובדי לשעבר בהליכים בבית משפט אזרחי.

בעל עסק קטן זה עלול לעולם לא להחזיר את ההפסדים שסבלתי. אני בוודאי לא אחלים את אינספור השעות שהושקעו בהגשת דוחות במשטרה ובאף-בי-איי, בפגישה עם מוסדות בנקאיים וכרטיסי אשראי, במעקב עם לקוחות בכדי להתריע בפניהם על הגניבה ולהתמודד עם הפשרה האפשרית של המידע הרגיש של הלקוחות. הפעם והשיעור הרגשי שגבה עולה בהרבה על סכום הכסף בפועל שנגנב מהעסק הקטן שלי.

מאז שגיליתי את גניבת העובד, נודע לי שחברים ועמיתים רבים אחרים קרה להם סיטואציות דומות. אמנם אני מאמין שקשה להשיג מניעה מוחלטת, אך עסקים קטנים בהחלט יכולים לנקוט בצעדים מסוימים כדי למזער את הסיכון לאובדן.

כמה נפוץ גניבת עובדים?

מדברים עם זרים: מה עלינו לדעת על האנשים שאיננו מכירים

ייתכן שיהיה צורך בהליך משפטי במקרה של גניבת עובדים

מְחַבֵּר

© 2020 סטפני מרשל