כיצד לקיים פגישות אפקטיביות בעבודה

כיצד למנוע מפגישות להיות בזבוז זמן

פגישות הן אחת הדרכים הנפוצות ביותר בהן אנשים מתקשרים ביניהם בעבודה. כאשר עושים זאת נכון, פגישות יכולות להפחית אי הבנות, לייצר רעיונות חדשים, לחזק את יעדי הצוות המשותפים ולפתור בעיות. ברוב הארגונים, ישיבות הן חלק חשוב בתהליך קבלת ההחלטות. אבל מנהיג חכם יודע גם שבכל פעם שהוא מזמן פגישה, עובדיו נלקחים מהעבודה אליה הושכרו. כאשר לא מתוכננים ומבוצעים כראוי, פגישות יכולות להשאיר אנשים מתוסכלים, מובנים מאליהם ועובדים יתר על המידה.

על המשתתפים לעזוב את הישיבות בתחושת העצמה וההשראה, לא מבולבלים ומאוכזבים. להלן מספר טיפים והצעות שיעזרו לך להוביל פגישות יעילות ומהנות במקום העבודה. כאשר מתוכננים בקפידה, פגישות מסתיימות בכך שכולם מרגישים שהושג משהו משמעותי.

קיום פגישות אפקטיביות מתחיל בבחירת המרחב המתאים לאיסוף. דאג להזמין את חדר הישיבות שלך זמן רב מראש, כך שהוא יהיה זמין כשאתה זקוק לו.

9 דרכים לקיים פגישת עבודה אפקטיבית ופורה

1. בחר את המקום המתאים לפגישה.

בחרו את מיקום הפגישה הנכון וודאו שהזמנתם אותו במאגר זמן סביר לפני ואחרי הפגישה, כך שתוכלו להקים את החדר, לברך את האורחים ולענות על שאלותיהם לאחר מכן. על ידי יצירת מרחב לפני ואחרי החלק העיקרי של הפגישה, תמנע מאותם מצבים מביכים שאנשים מופיעים לפני שאתה מוכן או שהפגישה תעבור שעות נוספות ואתה צריך למהר לצאת מהחדר כדי שהקבוצה תזמן אחריך להתחיל בזמן.

2. הבן איזה סוג פגישה תהיה לך (ובצע את המטרה הזו).

האם זה הולך להיות פגישה שיתופית בה כולם יצפו להשתתף בדיון, או שזו תהיה פגישה בה אתה מרבה לדבר? באופן כללי, ישנם שלושה סוגים עיקריים של פגישות על בסיס זרימת המידע.

פגישות להפצת מידע: המנהיג מציג עובדות, מסביר כיוון מדיניות חדש או מדגים תהליך או הליך. יתכן ויש זמן למשתתפים לשאול שאלות לאחר המצגת הראשית אך לרוב, המידע זורם מלמעלה למטה.
פגישות לאיסוף מידע: המנהיג מחפש תשומות ומשוב מהמשתתפים. לדוגמה, יושבי ראש ועדות המשנה עשויים להתבקש למסור את ממצאי קבוצתם. או אולי מנהיג הפגישה זקוק לרעיונות שיעזרו בשיפור תהליכי ייצור או ניהול, ורוצה לתת לצוות הזדמנות להציע את רעיונותיו. בפגישה מסוג זה, זרימת המידע היא ממשתתפי הקבוצה ועד למנהיג.
פגישות שיתופיות: מפגשי סיעור מוחות, סדנאות אינטראקטיביות, תכנון אסטרטגי ומפגשים שמטרתם לייצר רעיונות לפתרון בעיה או לפיתוח תוכנית להתקדם קוראים לזרימה הדדית של מידע הלוך ושוב. במפגשים מסוג זה, מנהלת הפגישה משמשת לעתים קרובות כמנחה השומר על דברים מתנהלים בצורה חלקה ומתעל את האנרגיה היצירתית של הקבוצה לפתרונות שימושיים המשרתים את הארגון כולו.

3. הפץ סדר יום מראש.

על ידי שליחת סדר יום לכל משתתפי הפגישה מבעוד מועד, אנשים יכולים להתכונן כראוי לתפקידם. הם יידעו אילו נושאים דנים, על אילו סעיפים הם צפויים לדבר ועל מי עוד יהיו בפגישה. זה פשוט לא מקצועי ולא יעיל לצפות מאנשים להתייצב לפגישה שהם לא יכולים להתכונן אליה. אתה מארגן פגישה עסקית, לא מסיבת הפתעה, אז הקפד לספק מידע ברור.

4. הזמן את האנשים הנכונים.

האם אי פעם ישבת בפגישה ותהית מדוע אתה בכלל שם? הנושאים הנדונים אינם משפיעים על המחלקה שלך, אין לך את הניסיון או הידע המיוחד הדרוש לתרום לדיון או שיש לך מועד אחרון לפרויקט מחלקתי משלך ופשוט אין לך זמן לפנות. כן, למרבה הצער יש מנהלים שמתכננים פגישות עם חשיבה "יותר ויותר טובה" ובמקום להזמין רק את האנשים שהכי זקוקים לדון בנושאים שעל סדר היום, נשלחת הזמנה גורפת ואנשים מכל קצוות הארגון צפוי להשתתף.

אם ברצונך לתכנן פגישה אפקטיבית, היה סלקטיבי בעת ניסוח רשימת המשתתפים שלך. אחת הדרכים להחליט אם מישהו צריך להשתתף בפגישה היא לשאול את עצמך האם האדם יצטרך לבצע החלטות שקיבלו בפגישה או לא. אם התשובה חיובית, כלול את אותו אדם ברשימת המוזמנים.

מתכנני הפגישות היעילים ביותר הם אלו שמעריכים את זמנם של המשתתפים באותה מידה שהם מעריכים את זמנם.

5. קבע את הטון בהתחלה.

הגיע מוקדם וארגן את החומרים שלך לפני תחילת הפגישה. הגדר ובדק את ציוד ה- AV שלך לפני שהמשתתפים יתחילו להגיע. כשהם עוברים דרך דלתות חדר הישיבות, היית צריך להספיק לעשות בדיקת טיפוח מהירה ואז להיות מוכן לקבל אותם בחיוך ידידותי ובברכה חביבה. הרגיעו את משתתפי הפגישה שלכם וודאו שהם יודעים שנוכחותם מוערכת --- כאשר הפגישה תתחיל, הם נוטים יותר לשים לב ולהישאר מעורבים בנעשה.

6. בחר את תצורת החדר המתאימה לפגישה.

סוג הפגישה שאתה מקיים (מסירת מידע, קבלת מידע או פתרון בעיות) יעזור לך להחליט כיצד להקים את השולחנות והכיסאות. לדוגמא, בפגישה למסירת מידע שבה אדם אחד עושה את רוב הדברים - אם לא את כל הדברים - הדיבור, סידור השולחנות והכיסאות בסגנון הכיתה כשהמשתתפים פונים לחזית יהיה מתאים. בפגישה אינטראקטיבית יותר, כמו פגישה לפתרון בעיות בה אתה רוצה שאנשים יוכלו לדבר ולהקשיב אחד לשני, ואז הגדרת פרסה (ריבוע או מלבן עם מושבים וכיסאות משלושה מארבע). להיות מתאים.

7. וודאו שאתם מנוחים כראוי ומלאי אנרגיה.

כמנהיג הפגישה אתה מגדיר את הטון לאופן ניהול הפגישה. אם אתה מחניק פיהוקים או מדשדש ברחבי החדר כאילו הסוללות שלך מתות, אז אתה לא יכול לצפות מאחרים בחדר להישאר מאורסים ומתעניינים בדבריך.

8. ספק כיבוד מתאים.

אם אתם מנהלים פגישה ארוכה שתארך את רוב שעות הבוקר או אחר הצהריים, בכל הזדמנות אפשרית, כדאי לספק כיבוד קל כלשהו כמו תה, קפה, פירות וביסקוויטים של תה כדי לסייע לאנשים לעלות. לכל הפחות, ספק מים. אם אינך יכול לספק כיבוד, הקפד לקחת הפסקה במהלך הפגישה כדי שאנשים יוכלו לאכול חטיפים בעצמם או לתפוס משהו מקיוסק הקפה.

9. קבל תרגול נוסף כיצד להפעיל פגישות אפקטיביות על ידי לקיחת קורסים ותוכניות הכשרה.

העצות וההצעות המופיעות במאמר זה כיצד לנהל פגישה אפקטיבית קיבלו השראה מארגון המלמד כישורי דיבור ומנהיגות כמעט 100 שנה: Toastmasters International. בפגישת Toastmasters אתה לא רק לומד כיצד להרגיע את הפחדים שלך מדבר לקהל, אלא גם לומד כיצד לתכנן ולנהל פגישה, לנהל את הזמן בצורה יעילה, להתמודד עם הסחות דעת ולתת משוב ותמיכה משמעותיים לחבריך. אתה אפילו לומד כיצד לשמור על קור רוח ולחשוב על הרגליים כאשר הדברים לא מתנהלים כמתוכנן.

על ידי פיתוח כישורי תכנון הפגישות והארועים שלך כחלק מהמחויבות המתמשכת שלך להתפתחות מקצועית, תוכל להגדיר את עצמך להצלחה ככל שתתקדם בקריירה שלך. מי לא אוהב עובד שיוכל לפגוש ביחד בפגישה מהנה ויצרנית?