כיצד לפרוש תוכנית ניהול פרויקטים

תוכנית הפרויקט: מה ולמה?

תוכנית חיונית להצלחת כל פרויקט. למען האמת, רוב הפרויקטים נכשלים, אפילו כאלה עם תוכניות טובות. אבל פרויקט ללא תוכנית הוא חסר סיכוי. צוות הפרויקט בטוח יספק דבר אחד כאשר הלקוח ירצה אחר, או יאחר באיחור, או יעבור מהתקציב. תוכנית פרוייקט טובה יכולה לגרום לנו להצליח על ידי הימנעות מכל הבעיות הללו, ורבות אחרות גם כן.

תוכנית פרויקט מגדירה אותנו לניהול הפרויקט. מה זה אומר בדיוק? בעזרת תוכנית נוכל:

• בצע את השלבים בתוכנית
• לתאם את המאמצים של צוות עם כישורים רבים
• להיות גמישים מספיק כדי להתמודד עם שינויים, כולל רעיונות חדשים טובים ובעיות טיפול
• לספק את התוצאות הרצויות בזמן ובתקציב

כמנהל פרויקט, המטרה שלי היא יותר משביעות רצון הלקוחות - זה תענוג הלקוח. ותוכנית ניהול הפרויקטים היא הכלי החשוב ביותר שלי.

תוכנית ניהול פרויקטים טובה מכסה כל היבט בפרויקט. על פי מכון ניהול הפרויקטים (PMI), ישנם תשעה תחומים שעלינו לתכנן ולהביא לניהול כדי להצליח בפרויקט. לך איתי, ואראה לך מה הם וכיצד להניח תוכנית ניהול פרויקטים לפרויקט הבא שלך.

לימדתי למעלה מ -4,000 מנהלי פרויקטים וכתבתי ארבעה ספרים על ניהול פרויקטים. אתה לא צריך לקרוא את כולם. למעשה, אם תמלא אחר הצעדים במאמר זה, תוכל להקדים את רוב אנשי המקצוע שפגשתי!

תוכן עניינים

• תוכנית שלמה משתלמת

  פרויקט עם תוכנית מתבצע מוקדם יותר, בעלות נמוכה יותר.

• תוכנית הפרויקט הפשוטה ביותר: היקף, זמן ועלות

  מתכננים מה תעבירו, מתי תספיקו אותה וכמה זה יעלה.

• אלמנטים מכריעים של תוכנית פרויקטים נהדרת

  למד כיצד לתכנן את ששת גורמי התהליך (p) המבטיחים הצלחה בפרויקט

• פריסת תוכנית הפרויקט הבאה שלך

  בעקבות השלבים במאמר זה, תוכל לפרוש את תוכנית הפרויקט הבאה שלך.

• השתמש בתוכנית הפרויקט שלך כל יום

  התוכנית שלך מנחה את הפרויקט שלך - כל יום!

תוכנית שלמה משתלמת

לאחר שתסיים לקרוא מאמר זה, תדע כיצד ליצור תוכנית ניהול פרויקטים מלאה, שתכסה תשעה נושאים שזקוקים לתכנון וניהול.

זה נשמע כמו הרבה עבודה - אבל זה לא בהכרח נכון.

אני יכול לפרוש תוכנית כזו תוך כ 45 דקות לפרויקט קטן. ואם אעשה זאת, סביר להניח שהפרויקט הזה ייקח 5 שעות במקום 8, וישמח את הלקוח במקום לתסכל אותו. למעשה, פשוט הכפלתי את הכנסתי על ידי הצבת תוכנית פרוייקט. אני עובד חכם יותר - הפחתתי תסכול ובזבוז.

כמובן שתוכנית פרויקט לפרויקט גדול אורכת זמן רב יותר. אבל זה תמיד משתלם. הזמן המושקע בתכנון חוסך זמן רב יותר בפרויקט מכפי שנדרש - בכל פעם.

למעשה, החיסכון יכול להיות עצום. פעם נקראתי לחלץ פרויקט בתקציב של 10 מיליון דולר. זה כבר היה אסון מוחלט - 1.5 מיליון דולר הוצאו, שום דבר להראות לו וחודשים מבוזבזים. מניית החברה עומדת לצלול אם גם מוצר זה ייצא מאוחר. לימדתי את הצוות כיצד ליצור תוכנית פרוייקט, והכננו את התוכנית יחד. פחות מחודש לאחר מכן הייתה לנו תוכנית חדשה שהשתמשה במיומנויות הטובות ביותר של כל חבר צוות וכל יועץ, והמוצר החדש נקבע למסירה בזמן במסגרת תוכנית הפרויקט החדשה.

בטח, תוכנית זו עלתה ליצור כ -10,000 דולר. אבל זה חסך לחברה 10 מיליון דולר, ועזר לחברה להרוויח כמאה מיליון דולר בשנים הקרובות.

איור מס '1: משולש הברזל

משולש הברזל: הגדלת היקף דורשת יותר זמן ויותר כסף.

סיד קמפ

תוכנית הפרויקט הפשוטה ביותר: היקף, זמן ועלות

תוכנית הפרויקט הפשוטה ביותר כוללת לפחות שלושה אלמנטים: היקף, זמן ועלות. או באנגלית פשוטה:

• היקף: מה אנחנו מכינים?
• זמן: כמה זמן זה ייקח? מתי נתחיל ומתי נסיים?
• עלות: כמה זה יעלה?

נניח שלקוח שוכר את הצוות שלי לבנות להם אתר אינטרנט. אם אני אומר, "אני אעשה את האתר הרצוי לך בעוד שבועיים תמורת 1,200 דולר", אז זה סיכום היקף, זמן ועלות הפרויקט. אבל אני צריך לפרוש את התוכנית המלאה כדי לוודא שאתר האינטרנט שאנחנו בונים הוא מה שהלקוח רוצה, ושאנחנו באמת יכולים לעשות את זה בעוד שבועיים תמורת 1,200 דולר.

היקף, זמן ועלות נקראים "משולש הברזל", כפי שמוצג באיור מס '1. למה? מכיוון שברזל אינו נמתח, וברגע שמשולש מקובע בשני צלעות, הצד השני אינו יכול להשתנות מבלי לשבור את המשולש. משולש הברזל הוא דרך להזכיר ללקוחות שהם לא יכולים לקבל יותר ממה ששילמו עבורם. אם הם מסכימים על היקף מסוים לזמן ועלות מסוימים, הם לא יכולים לחזור אחר כך ולהגיד "אני רוצה יותר". אם כן, אנו מראים להם את דיאגרמת משולש הברזל ואומרים: "אינך יכול למתוח משולש ברזל. אם אתה רוצה יותר תוצאות, אנו זקוקים ליותר זמן לביצוע העבודה, וזה גם יעלה יותר כסף."

בואו נסתכל מקרוב על כל אחד משלושת האלמנטים הללו.

היקף: מה אנחנו מכינים?

זה אולי נראה פשוט: אנחנו יוצרים אתר אינטרנט. אך ייתכן שהלקוח מניח שיהיו סרטונים ושישה עשר עמודים ועגלת קניות, למרות שהצעתך קבעה בבירור כי באתר של 1,200 דולר היו עד חמש תמונות, שישה עמודים, ללא וידאו וללא עגלת קניות. לכן, כדי להצהיר על היקף, שהוא החלק הראשון בתוכנית הפרויקט, אנו רושמים מה נעביר.

ואנחנו גם רושמים מה לא נספק . לקוחות נוטים לזכור שאמרת "כן" לכל מה שרצו, גם כשאמרת "לא". אז נניח שהלקוח ביקש סרטון, ואמרת, "אני אשמח לקשר בסרטון אם אתה מספק סרטון. אבל יצירת סרטון אינה מכוסה במחיר של 1,200 דולר, ולא ניתן לעשות זאת בשניים שבועות. " אם זה קרה בפגישת התכנון, אז ודא שזה נמצא גם בתוכנית הפרויקט, בחלק שנקרא "אי הכללות". אנחנו יכולים להיות מנומסים. אנחנו לא צריכים לומר "הקשיבו: אין סרטון". אך אנו יכולים לומר, "התוכנית הנוכחית בסך 1,200 דולר אינה כוללת הפקת וידאו כלשהי. אם תרצה סרטון באתר, נוכל להפיק סרטון בן 3 דקות ולהוסיף אותו תמורת 350 דולר נוספים לאחר העלאת האתר.ייקח את הסרטון שבוע נוסף. "

טעות נפוצה נוספת בהצהרות היקף היא האם תמיכה כלולה. לקוח יכול להניח שברגע שאתר האינטרנט יופיע, תערוך שינויים ותוספות בחינם. הצהרת היקף שלך צריכה לכלול את התמיכה שתספק, ולהוציא במפורש כל תמיכה שלא תספק.

הצהרת היקף טובה מציגה את כל ההנחות בצורה ברורה, כך שתוכלו להיות בטוחים שלכל המעורבים בפרויקט יש את אותה מטרה. ככל שהפרויקט יתקדם, תזכיר לאנשים את הצהרת היקף להשאיר את כולם באותו דף. וכשתסיים, תשווה את המשלוחים שלך להצהרת היקף שלך. תוכלו לספק את כל מה שהלקוח רוצה ולהבטיח הנאה מהלקוח!

זמן: כמה זמן זה ייקח?

אולי נראה פשוט לומר, "אני יכול לבנות אתר בעוד שבועיים." אבל מה זה באמת אומר? תכנון זמן והערכה טובה של פרויקט זה הרבה יותר מטענה כזו. להלן מספר נושאים שיש לקחת בחשבון:

• המאמץ הוא מספר השעות הכולל בו אנו והצוות שלנו נעבוד.
• משך הזמן הוא הזמן הכולל של הפרויקט, מההתחלה ועד הסוף.
• למשך הזמן והמאמץ אין מערכת יחסים פשוטה. לדוגמה, אנו עשויים לספק מוקדם יותר עם יותר אנשים שעובדים באותו פרויקט באותו זמן. או אולי נצטרך זמן רב יותר בהמתנה למסירת המידע מהלקוח, או מכיוון שאנו עובדים על מספר פרויקטים בו זמנית.

אם אנו מבצעים פרויקט שהוא מאוד שגרתי עבורנו ועבור הצוות שלנו, אנו יכולים להעריך זמן על ידי השוואה לפרויקט עבר דומה. אך היזהר מלהניח הנחות לגבי הפרויקט. בדוק אם יש הבדלים בהיקף בזהירות, שכן הבדל קטן בהיקף יכול לעשות הבדל גדול בזמן. לדוגמה, אם כל אתרי האינטרנט הקודמים שלך התארחו במארח אתרים אחד, ולקוח זה רוצה שתשתמש במארח אחר, זה עלול לקחת הרבה יותר זמן.

יש גם כמה מלכודות זמן אחרות. מה אם הלקוח לא יעביר את הטקסט לאתר בתחילת הפרויקט? מה אם הם לא מאשרים את הגרפיקה והדפים שלך במהירות? זה יכול להוסיף למשך הפרויקט. אלא אם כן אתה מתקשר בצורה ברורה מאוד, הלקוח לא יידע שהוא זה שמעכב את הפרויקט שלו.

עלות: כמה זה יעלה?

תוכנית העלות הפשוטה ביותר היא זמן וחומרים: שעות עבודה מוכפלות בתעריף שירותים, בתוספת עלות הפריטים שאתה רוכש עבור הלקוח. לעתים קרובות, זה מספיק. עם זאת, עליך לכלול גם תנאי חיוב והצהרה על אופן הטיפול בחריגות העלויות.

כאשר תוכנית הפרויקט שלך כוללת היקף, זמן ועלות, יש לך את היסודות במקום. האם התוכנית נעשתה? רחוק מזה! היקף, זמן ועלויות הם תוצאות של עשייה טובה, אי ביצוע טעויות וטיפול בבעיות ברגע שהן מתרחשות. אז אנחנו צריכים לתכנן גם את גורמי התהליך הללו.

איור מס '2: משולש הברזל נתמך על ידי 6 גורמי תהליך

אנו יכולים לספק היקף בזמן ובתקציב רק אם ננהל גם שישה תחומי תהליך אחרים.

סיד קמפ

אלמנטים מכריעים של תוכנית פרויקטים נהדרת

תכנון משולש הברזל אינו מספיק. אם אנחנו רק מתכננים ומנהלים היקף, זמן ועלות, אז הדברים ישתבשו לפני שנדע זאת. אנו נפקד, נספק באיחור או נעבור את התקציב. למעשה, הפעם האחרונה שמישהו חשב שתוכנית פרויקט שהוגדרה בהיקף, זמן ועלות הושלמה הייתה לפני כ- 50 שנה.

איור מס '2 לעיל מראה כיצד משולש הברזל, שלושת גורמי התוצאות (r), תלוי בשישה גורמי תהליך (p) אחרים. אנו מבטיחים אספקה ​​מוצלחת של תוצאות בזמן ובתקציב על ידי ניהול כל תשעת הגורמים, שלושת הגורמים (r) שתוארו לעיל, וששת הגורמים (p) הללו, כמו גם:

• איכות: מה עושה את זה טוב?
• סיכון: מה עלול להשתבש, ומה נעשה בנדון?
• משאבי אנוש: מי יבצע את העבודה, ומי יעשה איזו עבודה?
• תקשורת: איך נשמור על קשר ונשאר באותו דף?
• רכש: מה נקנה, ואיך נקבל את זה?
• שילוב: איך נשמור על כל תשעת התחומים הללו, ואיך ננהל את השינוי?

כעת, ייתכן שלא תצטרך לפרוש תוכנית לכל אחד מתשעת האזורים הללו. אבל אתה כן צריך לשאול אם אתה צריך לפרוש תוכנית לכל אזור. כל אזור הזקוק לתכנית ואינו מקבל בנוי על פי ניחושים והנחות. זה בערך צפוי להצליח כמו מטוס שהוחזק יחד עם חוט גומי ומסטיק. אז הנה מדריך מהיר לשישה תחומי התהליך (p) של תוכנית ניהול פרוייקטים.

איכות: מה עושה את זה טוב?

שאלות עיקריות: מהם החלקים החשובים ביותר במשלוח עבור הלקוח? מה ישמח אותם? איך נוודא שאנחנו עושים עבודה נהדרת על אותם פריטים ספציפיים?

סיכון: מה יכול להשתבש? ומה אנחנו יכולים לעשות בקשר לזה?

הדרך הפשוטה ביותר ליצור תוכנית סיכון היא לשאול: מה השתבש בחמש הפעמים האחרונות שעשינו פרויקט כזה? אנו עשויים לקבל רשימה כמו:

• נמסר באיחור כי מישהו חלה.
• הלקוח לקח שלושה ימים למסור את האישור לגרפיקה, וקיבלנו אותם ביום שישי ונאלצנו לעבוד כל סוף השבוע כדי לסיים.
• הלקוח לא אמר לנו את הסיסמה לאתר, והתחלנו באיחור של שלושה ימים.
• הלקוח אהב את אתר האינטרנט, אך מעולם לא שילם את חשבונו.

האם כל אלה נשמעים מוכרים? ובכן, הכינו רשימה משלכם כמו זו, ואז רשמו כיצד תוכלו למנוע את הבעיה, להפחית את הסיכויים שהיא תתרחש , או להתמודד איתה היטב אם זה קורה. להלן פתרונות ניהול עבור כל אחד מהסיכונים הבאים:

• לאמן שני אנשים בצוות לבצע כל משימה, או לקבל יועץ תורן כדי למלא פער בצוות.
• חנך את הלקוח לפני תחילת הפרויקט, אמור להם כמה מהר אנו מצפים לאישורים או לבקשות שינוי, ועיכוב זה על ידי הלקוח מעכב את מועד המסירה של הפרויקט.
• הכינו רשימה של כל מה שאנחנו צריכים מהלקוח, העבירו אותו ללקוח ואל תתחילו את הפרויקט עד שיהיה לנו הכל ביד.
• דרוש מקדמה. עבור לקוחות ללא היסטוריית תשלומים מוכחת, דרוש נאמנות.

תוכנית סיכון יכולה להיות הרבה יותר מסובכת מזה. למעשה, מנהלי פרויקטים כבדים מתכננים סיכונים באמצעות סטטיסטיקה! אבל אם הכנתם רשימה של סיכונים ותכננתם כיצד למנוע או לטפל בכל אחד מהם, אתם עוברים מעל הממוצע.

משאבי אנוש: מי בצוות ומה יעשה כל אדם?

כאן, הדבר החשוב ביותר הוא לוודא שיש לנו צוות עם כל הכישורים הדרושים לביצוע העבודה. אך בפרויקטים גדולים ומסובכים, פרויקט תכנון משאבי אנוש יכול לכלול דברים כמו שכירה, שמירה, שעות נוספות, לוחות זמנים לחופשות וכללי איגודים.

תקשורת: איך נשמור על קשר ונשאר באותו דף?

מרבית הפרויקטים מתעכבים מכיוון שהחלטות מכריעות אינן מתקבלות בזמן, והעבודה נפסקת. יש סצנה בסרט Aviator, על הווארד יוז, שם הוא מתחיל להשתגע, ומאות פועלים בטלים ומחכים להוראות, ואילו יוז מנסה להחליט את הצורה הנכונה עבור הג'ויסטיק. למרבה הצער, הסצנה הזו מוכרת לנו יותר מדי מנהלי הפרויקטים, גם כשאף אחד לא משתגע!

ראיתי גם פרויקט נכשל מכיוון שחברי הצוות השונים קיבלו גרסאות שונות של התוכנית. פעם אחת החלטנו להוריד מודול מסוים ממוצר והלקוח הסכים. אבל אף אחד לא אמר למתכנת, והוא ממש נשאר ער כל הלילה וניסה לגרום לזה לעבוד. אני לא צריך לספר לך מה הרגיל המתכנת למחרת בבוקר, כשאמרנו לו שהוא נשאר ער כל הלילה בלי שום סיבה. בואו נגיד שטעויות תקשורת כאלה אינן בונות נאמנות! עם תקשורת לקויה, חצי מהצוות חושב שאנחנו מייצרים סוס, והחצי השני חושב שאנחנו מכינים חמור. עם סיום הפרויקט, יש לנו משהו עם ראש סוס וזנב של חמור, וזה גורם למנהל הפרויקט להיראות כמו אחורי של סוס!

אז, תקשורת היא המפתח. וזה נכון עוד יותר בימינו, כאשר פרויקטים רבים נעשים באמצעות האינטרנט, הדוא"ל והטלפון. לעיתים קרובות אנו עובדים עם חברי צוות המתגוררים באזורי זמן שונים ומדברים בשפות שונות. במקרים אלה, תוכנית תקשורת היא המפתח להצלחה. כל שעליך לעשות הוא לשאול כל אדם מתי ואיך ליצור איתו קשר, לרשום הנחיות לפגישות, שיחות ואישורים או בקשות לשינוי.

רכש: מה נקנה, ואיך נקבל את זה?

בפרויקטים מסוימים אין צרכי רכש. אם איננו רוכשים, שוכרים או שוכרים דבר, ואיננו שומרים על שירותיו של קבלן משנה, אנו יכולים לדלג על סעיף זה. אך אם אנו מבצעים את כל הדברים האלה, עלינו לתאם חוזים, מכתבי הסכמה, ביטוח, עמידה בתקנות וכן הלאה עם תוכנית הפרויקט. כך אנו מתכננים תוכנית רכש פרויקטים.

שילוב

בהצבת תוכנית פרויקט, לשילוב יש שתי משמעויות. הראשון הוא זה: עלינו לוודא שכל חלקי התוכנית נקשרים יחד. נניח שהלקוח מבקש דפים נוספים באתר האינטרנט, ואנחנו מסכימים. ואז אנו מוסיפים עשר שעות עבודה. אך האם עדכנו את העלות כדי לשקף את השינויים בהיקף ובזמן? מה אם עשר השעות הללו נחשבות לשעות נוספות, ועל פי כללי משאבי אנוש, עלינו לשלם זמן וחצי? כל תשעת האזורים נקשרים יחד, וכאשר אנו מתכננים את תוכנית הפרויקט, עלינו לבדוק הכל.

גם אם נבדוק הכל, זה לא מספיק. פרויקטים משתנים באמצע, ל. אז החלק השני של האינטגרציה מגיע לאחר התכנון - זה ניהול בקרת השינויים במהלך הפרויקט כדי לשמור על הכל על המסלול.

פרוס את תוכנית הפרויקט הבאה שלך

בעקבות השלבים במאמר זה, תוכל לפרוש את תוכנית הפרויקט הבאה שלך. אם תכננתם פרויקט בעבר, כנראה שתוכלו להפוך את הפרויקט להרבה יותר טוב, רק על ידי הקפדה לשים לב לתשעת האזורים.

המכון לניהול פרויקטים מכנה תשעה תחומי ידע אלה בניהול פרויקטים. אבל אני ממליץ לך לשמור על זה פשוט. השכל הישר חשוב הרבה יותר בניהול פרויקטים מאשר הידע. קח את הזמן לחשוב על הדברים במונחים של תשעת התחומים הללו שיזדקקו לניהול, ומה שאתה מעלה יהיה נהדר.

כמובן, חלק מתוכניות הפרויקט הן הרבה יותר קלות מאחרות. ייחודו של הפרויקט הוא גורם מרכזי: ככל שפרויקט שגרתי יותר, כך קל יותר לתכנן אותו. וכמובן, הגודל, המורכבות והלחץ להפחתת עלויות או אספקה ​​מהירה של כולם, דורשים גם תכנון. אם אתה זקוק לעזרה נוספת, תוכל להעיף מבט בספר שלי Project Management Made Easy, או לבדוק את המשאבים הזמינים מ- PMI.

השתמש בתוכנית הפרויקט שלך מדי יום

הסיבה הגדולה ביותר לכישלון הפרויקט היא היעדר תוכנית טובה. מזל טוב! עברתם את הבעיה הזו. עכשיו אתה מוכן לעשות את הטעות השנייה בגודלה, והיא לזרוק את התוכנית למגירה, להגיע לעבודה ולא לנצל היטב את העבודה שביצעת.

כשאתה נוהג במקום כלשהו שמעולם לא היית בעבר, האם אתה מכניס את ה- GPS ברכב שלך ואז מתעלם ממנו ופשוט נוהג עד שאתה אבוד לגמרי. ברור שלא!

עם זאת, זה מה שעושים יותר מדי מנהלי פרויקטים. השימוש בתוכנית הפרויקט שלך בכל יום ובכל שבוע זה כמו להקשיב ל- GPS שלך. כל יום, תן לתוכנית שלך לומר לך:

• מה לעשות היום
• מה לעשות אחר כך
• מה להגיד לצוות שלך לעשות
• מתי ליצור קשר עם הלקוח ומה לומר
• אילו סיכונים יש להיזהר ולמנוע או לנהל

כל שבוע בדוק את העבודה שהשלמת מול התוכנית שלך ופתור את הבעיות שצצות. אם אתה רק עוקב אחר זמן ועלות מול תוצאות, פשוט תגלה שאתה מאחר ותקציב יתר על המידה. אבל אם תשגיח על ששת גורמי התהליך גם כן, תוכל לתפוס בעיות לפני שהם מפוצצים את התקציב שלך, יוצרים עיכובים גדולים ומשקיעים עמוק את הפרויקט שלך. עם תוכנית טובה שהונחה, אתה בדרך להצלחה.