כיצד לנהל את הדוא"ל שלך בצורה יעילה יותר בעבודה

זה לא יהיה נחמד אם תיבת הדואר הנכנס שלך יכולה להיראות כמו ערימת הנייר מימין, ולא זו משמאל? כך תתחיל למיין דרך הדוא"ל שלך.

כיצד לטפל בדוא"ל ביעילות בעבודה

האם אתה מרגיש שאתה מקבל יותר מדי דוא"ל בעבודה? האם אתה מגלגל עיניים ונאנח כשאתה פותח את חשבון הדואר האלקטרוני שלך ומוצא מאות הודעות שמחכות לפתיחה, סריקה, מחיקה או טיפול?

בימים מסוימים זה מרגיש שלוקח יותר זמן לטפל במשימות דוא"ל מאשר לעשות עבודה כלשהי. דוא"ל לא נועד להפוך את ימי העבודה שלנו ליותר עמוסים. דוא"ל פותח כדרך להאיץ את מסירת ההודעות החשובות ולהפחית את עודף בזבוז הנייר. אך המציאות היא שטכנולוגיית הדוא"ל אינה תרופת פלא לשיפור יעילות התקשורת העסקית שלך. למה? מכיוון שכמו כל הטכנולוגיות, דוא"ל תלוי לחלוטין באופן בו אתה בוחר להשתמש בו כדי לענות על צרכיך. הפתגם "אשפה פנימה, זבל החוצה" חל על האופן שבו אתה משתמש (או עושה שימוש לרעה) בחשבונות הדוא"ל שלך בעבודה.

בספרה ניהול הדואר האלקטרוני שלך: חושב מחוץ לתיבת הדואר הנכנס, מומחית התקשורת כריסטינה קבנאג מספקת טיפים כיצד:

שלוט ומסנן ביעילות את מה שמסתיים בתיבת הדואר הנכנס שלך

זהה ונהל הודעות טריוויאליות וערכיות נמוכות היוצרות עומס בתיבת הדואר הנכנס שלך

להבין ולנהל את הבעיות שנגרמות כתוצאה מרשימות דואר אלקטרוני והפצה קבוצתיות

הספר מציע גם טיפים והצעות שימושיות כיצד להימנע מבעיות משפטיות הנגרמות כתוצאה משימוש בלתי הולם בדוא"ל במקום העבודה. להלן כמה תזכורות פשוטות שיעזרו לך להימנע ממלכודות נפוצות בדוא"ל.

1. זכרו תמיד כי מיילים הם רשומות קבועות.

אין דבר כזה דואר אלקטרוני שנמחק. למרות שנראה כי הודעת דוא"ל הוסרה מהמערכת שלך, אין לך שום דרך לדעת אם ההודעה שלך נמחקה על ידי הנמען. למעשה, ברגע שאתה שולח דוא"ל, אין שום דרך לדעת מה יעלה בגורלו. ניתן להעביר, להעתיק או לשמור כצילום מסך. השתמש רק בדוא"ל עבודה להודעות מקצועיות ולגיטימיות. הימנע תמיד מלכלול מידע כלשהו בדוא"ל הקשור לעבודה שלך שלא היית רוצה שיהיו ידועים בציבור או נבדקים על ידי המפקחים שלך.

2. לעולם אל תשאיר את הדוא"ל שלך ללא השגחה.

הגן תמיד על חשבון הדוא"ל שלך באמצעות סיסמאות וודא שתוכניות הדוא"ל שלך לא נותרו פתוחות במחשב הנייד או במחשב השולחני שלך. Cavanagh מציין שאם מישהו אחר ניגש לחשבון הדואר האלקטרוני שלך כדי לשלוח מידע פוגעני, בלתי חוקי או מזיק בשמך, יתכן שיהיה קשה מאוד להוכיח שאתה לא מחבר ההודעה.

3. היה שקוף בנוגע למדיניות הארגון שלך בנוגע לשימוש בדוא"ל, אחסון וניטור במקום העבודה.

השתמש בבאנרים בסוף הודעות דוא"ל כדי להודיע למשתמשים (גם שולחים וגם מקבלים) על זכויותיהם והאחריות החוקית שלהם בנוגע להעברת דוא"ל. ניתן להשתמש בבאנרים כדי להודיע למשתמשי דוא"ל אם וכיצד יפקחו על העברת הדוא"ל שלהם. קטע מניהול הדוא"ל שלך מספק ניסוח לדוגמא לבאנר המודיע למשתמשי רשת הדוא"ל הממשלתית על מגבלות לפרטיות:

בפעם הבאה שתשלח או תקבל דוא"ל מתאגיד או מגוף ממשלתי, בדוק מקרוב ובדוק אם הם משתמשים בבאנר גילוי בדוא"ל שלהם.

האם אותו ספר אלקטרוני בחינם שקיבלת לצורך הרשמתך לניוזלטר אלקטרוני באמת שווה את העומס הנוסף בתיבת הדואר הנכנס שלך?

4. הפסק להירשם למנויים לדוא"ל שלעולם לא תקרא.

היה לי פעם חשבון דוא"ל נוסף שנראה בדיוק כמו זה. המשכתי לדחות את הטיפול במיילים וכך הם פשוט המשיכו להצטבר. בסופו של דבר החלטתי לסגור את כל החשבון. הקמתי את זה לקריאת עלון אלקטרוני, עדכונים ומנויים אחרים בחינם, אבל פשוט לא הספקתי לקרוא את כל המכתבים האלקטרוניים בחינם שנרשמתי אליהם.

5. השתמש בתיבת הדוא"ל בתדירות נמוכה יותר.

בקרת מספר הדוא"ל שאתה מייצר עוזרת לשלוט בכמות הדוא"ל שתקבל בתמורה.

אם אתה רוצה לקצץ בכמות הדוא"ל הזבל ומידע חסר תועלת שאתה מקבל, זכור כמה דוא"ל אתה שולח לאנשים אחרים. Cavanagh מציין שמה שאנחנו הכי אוהבים בדוא"ל הוא גם הדבר שאנחנו הכי שונאים בנושא. לדבריה, "אנחנו אוהבים את זה כי אנחנו יכולים לשלוח את אותה ההודעה להרבה אנשים באמצעות לחיצה אחת. אנו שונאים אותה מכיוון שאנחנו מקבלים יותר מדי מההודעות האלה."

מהשימוש בתכונה "השב לכולם" במקום להקדיש זמן לבחירת נמענים מתאימים, להעברת מכתבי שרשרת "מעוררי השראה או מצחיקים", רובנו עסקנו בשיטות אימייל גרועות המאטות אותנו ואת עמיתינו לעבודה. נסה לאמץ כמה הרגלי דוא"ל טובים כגון אלה:

שמור על הודעות קצרות וענייניות.

עדכן את רשימות ההפצה שלך והסר את מקבלי הדוא"ל שאינם עוד חלק ממחלקה או מעורבים באופן פעיל בפרויקט משותף.

אל תשתמש ברשימות ההפצה של הארגון שלך כדי לקדם פרויקטים אישיים או את מסע הגיוס הבא של ילדך. שתף הודעות מסוג זה בחדר האוכל או בלוח סיכות משותף.

מה אתה חושב? מה הם חיות המחמד הגדולות ביותר שלך בנוגע לניהול הדוא"ל שלך? שתף את מחשבותיך בתגובות.

תזכורת: אל תסתמך יותר מדי על דוא"ל!

לא משנה כמה יעילים להיות בניהול הדוא"ל שלך ובמניעת השתלטותו על יום העבודה שלך, לפעמים שיחת טלפון אישית היא הדרך הטובה ביותר להתמודד עם מצב. אבל אם המחשבה להרים טלפון ולדבר עם בן אדם אמיתי גורמת לך להיות עצבני, תירגע, אתה נמצא בחברה טובה. ישנם אנשים רבים שמעדיפים לשלוח טקסט או דוא"ל מאשר לדבר בטלפון. מאמר מקוון ב- The Science of Us מציע כמה טיפים ותובנות של פסיכולוגים מדוע חלקנו חוששים לבצע שיחות טלפון ומה אנו יכולים לעשות כדי להתגבר על הפחד הזה.

פסיכולוגים מסבירים את חרדת הטלפון שלך ואיך להתגבר על זה

טיפ בדוא"ל למשלוח בונוס: אם אחד הדברים שמשגעים אותך להשתמש בדוא"ל הוא העובדה שאנשים לוקחים לנצח להשיב להודעות שלך, אולי הגיע הזמן לבדוק את קצה הזנב של ההודעה שלך. האם אתה מסיים את הודעת הדואר האלקטרוני שלך בקריאה לפעולה ספציפית וברורה או שההחתמה שלך חשקה מדי?

במקום לסגור הודעה ארוכה עם "מה דעתך על התוכנית הזו?" נסה לשאול שאלה ספציפית יותר. אתה יכול לנסות לשאול, "איזו מחמש הנקודות שציינתי לדעתך עלינו ליישם מיד?" אתה שואל שאלה ספציפית המתייחסת לנקודות שהצבת בדוא"ל שלך ואתה יוצר תחושת דחיפות על ידי השאלה אילו פריטים זקוקים ליותר תשומת לב כרגע.