איך לארגן את הבוס הלא מאורגן שלך

הם בוס מסיבה (אבל כישורים ארגוניים הם לא זה)

עזרה לבוס שלך להתארגן תחזק את התדמית המקצועית שלו. עזור להם לעשות את זה בלי להיות מופע.

מגי דרך פליקר, CC-BY-SA 2.0, שונה על ידי FlourishAnyway

עזור לבוס שלך להשיג את הדברים שלו (או אותה) ביחד

הוא הבוס מסיבה טובה, אך סיבה זו בהחלט איננה כישוריו הארגוניים.

לפעמים הוא מזניח את פרטי המפתח. משרדו הוא הר של תיקים שלא הוצבו במקום. כאשר הבוס שלך לא יכול למצוא את המסמך החשוב הזה, מועדים קרובים יכולים לגרום למשרד להרגיש כמו סיר לחץ. נשמע מוכר? אם כן, עזור לבוס שלך לנהל את זמנו ולתעדף - כל הזמן תן לו לחשוב שזה הרעיון שלו .

ככל שהבוס שלך יתארגן יותר, הוא ישפר את התדמית המקצועית שלו. הוא גם יהיה מודע יותר למה שעומד על לוח הזמנים שלו ויפתח פיקוח גדול יותר על זמנו. בתורו, אתה יכול לקצור יתרונות שיורדים של פחות לחץ ויעילות רבה יותר.

חשוב על תוספת הזמן והמאמץ הנדרשים בארגון שלו כהשקעה. על ידי ניהול, תנהל את התקדמות הקריירה והתדמית המקצועית שלך בו זמנית.

מוכנים להתחיל?

יש לך את זה!

הובילו לדוגמא. ראשית הפגינו בעצמכם כישורים ארגוניים איתנים.

StartUpStockPhotos דרך Pixabay, דומיין בחינם

ראשית בנה אמון

לפני שתנסה לתקן משהו, עליך להרוויח את הזכות לעשות זאת. זה אומר לבנות בסיס של אמון.

הובילו לדוגמא

ודא שאתה מפגין מיומנויות ארגון איתנות בעצמך על ידי כוונון עדין של המערכת שלך כדי להישאר על המסלול. שמרו על חלל העבודה שלכם מסודר. התייצב לפגישות מוכנות. עמדו בכל המועדים. בנוסף, הפגינו את תושייתכם על ידי הישענות על המידע הנמצא בקצות האצבעות בתדירות הגבוהה ביותר (למשל אנשי קשר מרכזיים, דוחות שנמצאים לעתים קרובות).

חפש להבין

כשאתה צובר את אמון הבוס שלך, הקשב גם, תוך שימת לב מיוחדת לכל הרגשות שמתבטאים. הקשב לסימנים לכך שכישוריו הארגוניים הגרועים של הבוס שלך גורמים לו תסכול, סכסוך או אפילו השלכות בארגון. דוגמאות כוללות מועדים או פגישות שהוחמצו, ניירת אבודה והערות מאחרים.

הערך את המצב תחילה לפני שקפץ לעזור, ובעיקר הימנע מלהעניק לו משוב העלול להכות בך. (זכור שאתה במצב של איסוף מידע.) יתכן שיש שיטה לטירוף שלו, לא יעיל ככל שיהיה, שעליך להבין.

כמו כן, לא משנה כמה עצבנותו גורמת לך להיות עצבנית, לעולם אל תצלצל עם מישהו שפיו רע לו. האוורור שלך יכול לחזור אליו, והערות קריטיות כאלה אינן עולות בקנה אחד עם כוונתך לעזור.

בניית שותפות מהימנה היא מפתח להצלחה

הפגינו בעצמכם כישורים ארגוניים איתנים על ידי התייצבות לפגישות מוכנות ושמירה על סידור סביבת העבודה שלכם. הקשב לתחושה לאילו תחושות או השלכות קשורים כישורי הארגון הגרועים של הבוס.

rdubois מול פליקר, CC-BY-SA 2.0

ספק תמיכה אסטרטגית

ודא שתפקידך והתנהגותך תומכים בביצועים הטובים ביותר של הבוס שלך על ידי מזעור הסחות דעת ושיפור היעילות שלו.

יישר יעדים

למד מה יעדי הבוס שלך וכיצד הוא נמדד בחברה. וודא כי יעדי הביצוע שלך קשורים לשלו. אם אתה תופס ניתוק, אמור לו שתרצה לחפש בהירות כיצד המטרות שלך יכולות לתמוך באופן מלא יותר שלו ושל הארגון.

מזעור הפרעות

שאל אותו כיצד הוא מעדיף לקבל מידע, הן מבחינת הערוץ שלו (למשל, אלקטרוני, באופן אישי, טלפון) והעדפות העיתוי. יש אנשים שהם "אנשי בוקר" ונהנים לצלול עד יומם, בעוד שאחרים איטיים להתחמם.

כמו כן, הבנתי כיצד הוא מעוניין בהפרעות, ועזור לו להימנע ממיותרות. מחקרים מצביעים על כך שעובדי משרד נקטעים בממוצע אחת לשלוש דקות. ¹ בהתחשב בכך שיכולות לחזור למשימה המקורית עד 23 דקות, אין פלא שמישהו יכול לסיים את מה שהוא מתחיל.

במקום להיכנס לשאול את השאלה המהירה הזו - שלעתים קרובות זה לא כל כך מהיר, נכון? - נסה את הטכניקה הזו. קיבצו כמה פריטים פחות חשובים, ואז הזמינו 15 דקות בלוח השנה של הבוס שלכם כדי לטפל בכולם בישיבה אחת. לאחר שימוש טכניקה זו מספר פעמים, הסבירו לו שהרציונל שלכם הוא יעילות ומזעור שיבושים. דן כיצד זה עובד עבור שניכם. אתה עשוי לגלות שמדובר במתחיל שיחה נהדר לגבי יעילות.

הפוך בוס טוב לארגון

היו תמציתיים בתקשורת ועזרו למנהל שלכם להימנע מהסחות דעת.

ernestoeslava דרך Pixabay, דומיין חינם

משאל הקוראים

לתקשר בצורה ברורה

תהיה קצר

Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.

Use "Reply All" Sparingly

Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.

You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.

Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.

Sacha Quester-Séméon via Flickr, CC-BY-SA 2.0, modified by FlourishAnyway

Employ Consistent Labeling

Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.

Help Your Boss Share Information

In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!

Present Solutions, Not Problems

When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)

One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.

Manage Your Time and Help Your Boss Manage His

Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.

anlebed91 via Pixabay, Free Domain

Time Management

Help your boss with time management using the following tips:

Create and Share a Calendar

Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.

When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.

Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.

Meeting Management

If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.

Conquer Disorganization Together

Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.

rawpixel via Pixabay, Free Domain

Divide and Conquer

Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.

Label, File, and Store

Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.

First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.

Adopt the "One Touch" Rule

As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.

Yes, Change Is Possible

When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.

Jill Clardy via Flickr, CC-BY-SA 2.0

The Soft Sell

Small Changes and Buy-In

Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.

Don't Be a Know-It-All

Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:

"How about if I help you…"
"I bet we can figure out how to…"
"I've learned…"
"One thing I have found is…"
"What do you think if…?"
"Would you find it helpful…?"

Encourage

Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.

Sources

¹ וול סטריט ג'ורנל. "הסחות דעת במקום העבודה: הנה הסיבה שלא תסיים את המאמר הזה." שונה לאחרונה ב- 11 בדצמבר 2012.