איך להישאר מסודר עם רשימת צ'ק ליסט

מאמר זה יפרט כיצד להשתמש ברשימות כדי לשמור על סדר.

מוחמד_חסן, CC0, דרך PIxabay

האם אתה מרגיש שאיבדת שליטה?

האם אי פעם היה לך אחד מאותם הימים שבהם אתה עוזב את העבודה בתחושה שלא השגת דבר?

השולחן שלך נראה עמוס יותר מאשר כשהגעת.
תיבת הדואר הנכנס שלך הושגה בשיעור מקסימלי בשבוע שעבר.
פתקי פוסט-איט מכסים את מסך המחשב שלך.
לא נשאר מקום לרגליים מתחת לשולחן העבודה.
אותה פגישה בבוקר הסתיימה סוף סוף לפני שעה.

להישאר מסודר זה אתגר. מידע מפציץ אותנו מכל הכיוונים. הודעות טקסט, מדיה חברתית, דוא"ל, תגובות לטופס אינטרנט, בקשות לפגישה, העברת שיחות, שיחות טלפון ודואר רגיל מתמודדות לתשומת ליבנו.

אין פלא שרמות הלחץ גבוהות. איגוד הפסיכולוגים האמריקני (APA) מדווח כי 39% מהאמריקאים סבלו בשנת 2017 מ"מתח משמעותי משהו "ל"מתח משמעותי" הנגרם מ"עומס עבודה כבד מדי "במקום העבודה.

חוסר ארגון במקום העבודה

תפקידים לא מציאותיים או לא בטוחים היו גם בין חמשת הלחצים המובילים במקום העבודה בסקר APA בשנת 2017. היבטים שליליים אלה, יחד עם יותר מדי עבודה, מקשים על הישארות בעבודה שלך.

ולא רק עובדי משרד נאבקים בעומס יתר של משימות ובמגבלות ניהול זמן. אנשי סוחרים, עובדי קמעונאות ובדרנים מתקשים גם לעשות את הדברים.

מרבית מקומות העבודה מספקים לך תיאור תפקיד המדגיש את החובות והמשימות. לפעמים הם מיושנים או לא מכסים את כל מה שאתה עושה. ולמרות שהם עשויים להעביר רשימת אחריות, הם חסרים פרטים.

גם כאשר במקום עבודה יש הליכים מתועדים שלב אחר שלב, עדיין תוכל לעשות יותר מדי מה לעשות. לדעת כיצד לתעדף ולנהל עומס כבד עם רשימת צ'ק יש יתרונות. ורשימות המשמשות משמשות ככלי ארגוני חיוני.

אם אתה מרגיש מוצף בעבודה, התארגן בעזרת רשימת מטלות. בתחילת כל בוקר, רשמו את כל מה שאתם צריכים לעשות. תהיה ספציפי.

שמור רשימה יומית הנושאת

רשימת משימות ופעילויות יומיומיות:

משמש כתזכורת
עוזר לך לתעדף את היום שלך
מראה אם אתה מתחייב יתר על המידה
חוסך לך זמן

נהל את הזמן והסדר העדיפויות שלך כלפי מעלה

רשימת פעולות מסייעת גם לתהליך העבודה. אם אתה מזכיר או עוזר אישי שעונה ליותר ממנהל קו אחד, רשימת ביקורת עוזרת לך להתנהל כלפי מעלה. כלול עמודה ברשימה שלך כדי להקליט אומדן זמן לביצוע כל משימה.

עודד את המנהלים שלך לרשום את המשימות שהם נותנים לך ברשימת המטלות שלך. רשימת הבדיקה מרחיבה את המודעות שלהם לעומס העבודה שלך. הם רואים מה עוד צריך לעשות ומתי זה נדרש. הרשימה מנהלת את ציפיותיהם.

גם אם יש לך רק מנהל קו אחד, רשימת ביקורת היא עדות חיונית לעומס העבודה שלך. השתמש ברשימת המטלות שלך כדי:

גלה תהליכי עבודה יעילים יותר
הקל על עומס העבודה שלך
בקש עזרה
התווכח לעוזר או חבר צוות חדש

עם זאת, מה שאני עומד לחלוק איתך אינו סתם רשימת מטלות רגילה. זה מארגן רשימת צ'ק.

מה אתה צריך כדי ליצור את רשימת הביקורת שלך

מחברת (המלצתי להשתמש בספר בגודל A5).
לפחות ארבעה עטים צבעוניים, כמו ירוק, צהוב, סגול ואדום
שליט (אופציונלי)
מדבקות כוכבים (בכל צבע)

לאחר שתסיים את כל המשימות בדף, תן לעצמך כוכב.

מארגן רשימות 7 שלבים

פתח את המחברת שלך לדף הזמין הראשון.
כתוב למעלה את התאריך של היום.
כתוב את כל הדברים שאתה צריך להשלים לפני שאתה חוזר הביתה.

* כלול משימות חדשות גם כאלה שאינך צריך להשלים באותו יום.

* השתמש בשורה אחת לכל משימה.

* העדיפו עדיפות לכל משימה בעזרת עטים צבעוניים (עיינו במדריך הצבעים למטה).

טיפ: ייתכן שתרצה לפרק כמה חובות למשימות מרובות כדי לנהל אותן ביתר קלות.
שלט קו ישר בכל משימה תוך כדי השלמתה. או הצב סמן בסוף השורה.
התחל מחר רשימה חדשה בדף חדש.
חזור על הספר שלך בכל יום ומצא את הדפים ללא כוכבים. הערך את כל המשימות הלא גמורות. אם אתה צריך להביא משימה לעמוד חדש, השלם את המשימה בדף הישן כדי שלא תמשיך לחזור עליה.
גמל את עצמך בכוכב כאשר רשימת יום הושלמה. הניחו את מדבקת הכוכב על הדף בו תוכלו לראות אותה בקלות. כאשר אתה מתגמל את המאמצים שלך באופן חזותי, זה גם מציין שכל פריט בדף הושלם. בדף ללא כוכב יש עסקים לא גמורים.

מדבקות כוכבים מסמנות שהפריטים ברשימה הושלמו או מועברים ליום אחר.

העדיפו עדיפות לרשימה שלכם בצבעים

למשימות אדומות יש תחושת דחיפות. הם חייבים להסתיים באותו יום.
משימות כחולות חוזרות על עצמן.
משימות ירוקות מיועדות לפרויקטים ארוכים. אתה מצפה שייקח להם יותר משבוע.
משימות שחורות הן משימות כלליות שעשויות למצוא בתיאור התפקיד שלך.

ניתן להשתמש בצבעים אחרים לצורך סיווג נוסף. לדוגמה, ייתכן שתרצה להשתמש בצבעים שונים כדי להבדיל בין משימות חוזרות מדי יום לשבוע.

הישאר מאורגן בבית עם רשימת הביקורת שלך

מארגן רשימות צ'ק עובד בכל מקום. כדאי לשמור שתי מחברות: אחת לעבודה ואחת לחיים האישיים שלך.

שמרו על ניקיון הבית ועל מכסחת הדשא על ידי הוספת מטלות לרשימת הבדיקה של מארגני הבית. אתה יכול גם להשתמש בו כדי:

ארגנו את החתונה שלכם
חיפושים אחר עבודה
תכנן את מסיבת הפרישה של הדוד בן
העדיפו ותשלמו חשבונות
ארגנו את החג הבא בחו"ל

אתה יכול להשתמש בו לניהול רוב סוגי האירועים או נסיבות החיים.

מארגני רשימות דיגיטליות

האם יש לכם תהליך במקום העבודה הדורש בדיקה תכופה? שקול להפוך את מארגן רשימת הבדיקות שלך אוטומטית לשימוש בסמארטפון או בטאבלט. צור טופס PDF או נסה אחת מהאפליקציות המפורטות למטה.

טופס מארגן רשימת משימות PDF

מקומות עבודה שבהם לקוחות ניגשים למתקנים מתחילים את היום לעיתים קרובות עם ביקורת אתר לבדיקת ציוד ומתקנים. צור רשימה עם עדיפות, כמו זו שלמטה, כדי שעובד ייעודי יוכל לבצע צ'ק-אאוט או להגיב. לאחר סיום העובד שומר ומשלח את רשימת הביקורת למנהל או לקצין OH&S בדוא"ל.

רשימת אפליקציות למחשבים אישיים, סמארטפונים וטאבלטים

אם אינך רוצה לסחוב מחברת, יישומים אלה יכולים גם לעזור לך להתארגן.

IOS של אפל מגיע עם אפליקציית תזכורת סטנדרטית. השתמש בזה כתהליך חלופי כדי לשמור על סידורך.

מצא שאפליקציית Apple Reminder מגבילה או לא משתמשת במכשיר IOS? נסה את Todoist: רשימת מטלות ומנהל המשימות. זה זמין בחינם במספר מכשירים, אך הוא כולל גם אפשרות פרימיום. היכנס לאפליקציה באמצעות חשבון גוגל או פייסבוק שלך, או צור חשבון חדש. אני משתמש בו במחשב Windows 10 שלי.

רשימת צ'ק ואפליקציות ארגוניות אחרות (לחלקן בתשלום נמוך או מכילות רכישות מתוך האפליקציה) כוללות:

רשימת וונדר
Google Keep
Habitica (רשימת מטלות ממוסמכת)
OmniFocus 2
2Do (רשימת מטלות, משימות והערות)

אפליקציות לעומת רשימות ביקורת מבוססות נייר

אפליקציות אוטומטיות לרשימות. הם מקלים על שיתוף ושילוב זרימת העבודה שלך עם אנשים אחרים, תוכניות ותהליכי עבודה. עם זאת, כשמערכת מחשב נעצרת או שהחשמל נכשל, מארגן רשימות צ'ק ידניות שומר עליכם בשליטה.

רשימת ביקורת מבוססת נייר היא כלי חיוני למקרי חירום. שקול לשמור עותק מודפס של רשימת הבדיקה הדיגיטלית שלך בהישג יד.

אם אתה שולט בבטיחות מקום העבודה שלך, שמור את הלוח ואת העותק הקשיח של רשימות הביקורת לבריאות ובטיחות במקום העבודה במקום נגיש. זה יכול להיות גם רעיון טוב שיהיה לך רשימת פעולות לביצוע האפלה.

שמור רשימות ביקורת מבוססות נייר למועד כיבוי החשמל.

למה אתה צריך להישאר מאורגן עם רשימת רשימות

באמצעות מארגן רשימות צ'ק כמו רשימת מטלות, אתה מחזיר את השליטה בעבודה שלך. במקום לזכור כל הזמן את כל מה שאתה צריך לעשות, רישום המשימות שלך משחרר את המחשבות שלך להתמקד בעבודה בהישג יד.

מארגן רשימת צ'קלים חורג גם מרשימת המטלות היומיומית. השתמש בו להשלמת תהליך ספציפי, כגון בדיקת בריאות ובטיחות תעסוקתית או ביקורת באתר. או לארגן את כל מה שאתה צריך לעשות כדי להירגע וליהנות מסוף שבוע.

על ידי הפיכת רשימות לחלק מהיום שלך, אתה משחרר את הלחץ במקום העבודה. אתה יכול גם להשתמש ברשימת מטלות כדי:

הציגו מקרה עסקי ליותר משאבים
עדכן תיאור תפקיד והקצה אחריות

יותר מכל, רשימות עזרה לניהול וארגון חזותי של תהליך או דברים שאתה צריך לעשות. כתוצאה מכך, הסימון הסופי ההוא מוריד ממך ערמת לחץ.

איך שומרים על סדר? האם אתה משתמש ברשימות?

האם אנגלית ב -1 במאי 2013:

לא מאורגן? זה לי כל יום חחח. אין זה פלא שאני עדיין שפוי. למעשה יש לי אייפון ואני משתמש באפליקציית "תזכורת" כל הזמן, אני לא יודע כמה אני מסודר בזכות זה, אבל זה עוזר מאוד. רכזת טובה.