תוכן עניינים:
ג'ולי דנין 2012
בעידן האינטרנט נראה שכתיבת תזכירים יצאה מהסגנון. מי צריך לשלוח תזכיר כשאפשר לשלוח הודעות דוא"ל או לצלם? אבל העובדה היא שיש עדיין הרבה סיבות לשלוח אחת, ואם אתה רוצה להופיע מקצועי, יש לחוק אחריהם. כך תעשה את זה כמו שצריך.
מצבים הדורשים תזכיר העתק
- שליחת מסמכים בפקס לארגונים הדורשים עותקים קשיחים במקום דואר אלקטרוני (פרקטיקות רפואיות, משרדי ממשלה וכו ')
- שליחת חבילה, ספר או מסמך הדורש הערה המסבירה פריטי פעולה עבור המקלט
- הודעה פרטית שלא מתאימה לשליחה במייל
- מסירת מידע המונית לעובדים המופצים בתיבות הדואר שלהם (אם עדיין אין מערכת דוא"ל הכוללת עבודה)
זכור שגם אם אתה יכול לשלוח מידע באמצעות דואר אלקטרוני, באמצעות פורמט תזכורת לא רשמי במייל זו דרך מקצועית לתקשר.
הכותרת
כל התזכירים מתחילים במילה "תזכיר" או "תזכיר". אם אתה משתמש ב- Microsoft Word, מצא תבנית שמתאימה לסגנון העסק או הארגון שלך. משרדים רבים משתמשים בקובץ כותרת המותאם אישית לעסק שלהם. אז אתה רוצה לכלול את המידע החשוב ביותר בחלק העליון כדי שיהיה קל לקורא.
- למי זה
- ממי זה
- התאריך
- מי עוד קיבל את התזכיר
- שורת הנושא
ג'ולי דנין 2012
הגוף
כתיבת גוף תזכיר היא פשוטה למדי. אמור את מה שאתה צריך לומר בכמה שפחות מילים. אם אתה יכול להשתמש בכותרות משנה וברשימות מודגשות, המשך ועשה זאת, מכיוון שזה יקל על הקורא שלך ללקט את המידע החשוב במהירות. השתמש באותם כללים ודקדוק שהיית עושה אם היית כותב מאמר מקוון. אל תשתמש במילות סלנג כמו "הולך" או "רוצה". הימנע מראשי תיבות כמו "LOL" או "TTL". אלה לא רשמיים מדי אפילו למזכר לא רשמי.
השתמש בבדיקת האיות בתוכנת ה- Word שלך וודא שאתה נקי משגיאות הקלדה וניסוח מביך. השתמש באותיות רישיות בכל השמות והמקומות, אך אל תעשה שימוש באותיות רישיות במילים שבכותרת (למעט המילה הראשונה).
בסוף המסמך שלך, חתום כמו במכתב. למרות ששמת את המידע "מ-" בכותרת, נחמד לחתום עליו. מכיוון שרוב התזכירים מועתקים קשה, השאירו מקום לחתום עליו. אם אתה שולח אותו בדוא"ל, זה לא הכרחי.
ג'ולי דנין 2012
סוגים שונים של תזכירים
- הנחיות: סוג זה מדריך את עמיתייך לעבודה לגבי פעולה חדשה שאתה מעוניין לבצע.
- תגובות: סוג זה נכתב בדרך כלל כתוצאה משינוי פריט פעולה. אם תזכיר ההנחיה שלך הודיע על שינוי בזמן הפגישה השבועי, אז תזכר התגובה עשוי להיות של עמית לעבודה שיש לו סכסוך.
- דוחות טיול: סוג זה נותן מידע מסכם על פגישה, נסיעת עסקים או מיזם אחר הדורש מאיש צוות לדווח למפקח או לקבוצה גדולה יותר.
- דוחות שדה: סוג זה הוא בדרך כלל בתגובה לבדיקה.
- תזכירי אשראי: סוג זה הוא פורמט שונה מאוד מכיוון שהוא בדרך כלל מתאר מידע פיננסי לגבי שירותים או סחורות. עיין בתבניות של Microsoft Word עבור תזכירי אשראי כדי לראות את הפורמט.
תזכיר שגוי!
כמו תמיד…
זכור כי לא ניתן לחזור מכל מידע שנכתב. ודא שאתה נזהר מהניסוח שלך כדי להישמע מקצועי ועובדתי, גם אם זה תזכיר בלתי פורמלי. עם תרגול, גם אתה תהפוך למומחה לכתיבת תזכירים!