איך כותבים מכתב המלצה שמקבל תוצאות

ודא שמכתב ההמלצה שלך מעביר את ההשפעה הרצויה בעזרת טיפים אלה.

sysop1021 דרך Flickr, CC-BY-SA 2.0, שונה על ידי FlourishAnyway

הסכמת לכתוב מכתב המלצה, אבל מה עכשיו?

בעולם המלגות והקבלה למכללות, חומרי בקשה סובלים לעיתים קרובות מאפקט אגם וובגון. (אגם וובגון הוא מקום בדיוני בו "כל הנשים חזקות, כל הגברים נראים יפה וכל הילדים מעל הממוצע.")

כדי לעזור להבדיל את הטוב ביותר מהשאר, ועדות הקבלה והפרסים נשענות על הערכות אובייקטיביות של יכולותיו ואופיו של המועמד. הערכות כאלה ניתנות על ידי מורים, פרופסורים ואחרים המכירים את המועמד. זה יכול לכלול מפקחים, מאמנים, מנהיגי קהילות ורכזי התנדבות שהתקשרו איתו רבות. זה המקום אליו אתה נכנס!

ועדת הבחירה זקוקה לעזרתכם בהערכת המועמד. היה מדויק ואמיתי, ואז תן לצ'יפס ליפול איפה שהוא עשוי.

Betsey Weber באמצעות Flickr, CC-BY-SA 2.0

אין לחץ: אך מכתבי המלצה חשובים מאוד

ממליצים עומדים בפני משימה מרתיעה מכיוון שכמעט כל ההמלצות חיוביות. לפיכך, אם המועמד שאתה תומך הוא בולט מוחלט, על מכתבך לשקף זאת. זה חיוני שתביע טיעון מוצק לקבלתו.

הניסיון האישי שלי הוא, שבמיוחד במצבים תחרותיים מהשורה הראשונה, ישנן תוכניות ניקוד מורכבות במשחק. בין אם המועמד יתקבל, יופיע ברשימת המתנה או יידחה על הסף עשוי לרדת למקום העשרוני השלישי (למשל, 00 1). לפיכך, מכתב אחד recommendation- letter- שלך יכול להיות שובר-שוויון במשחק ההקבלה גבוה הימור שבו עתידיים של אנשים על הקו.

איך זה בשביל לחץ? עכשיו אני אעזור לך לעשות עבודה טובה.

התחרות יכולה להיות עזה, אז נשען לתוכה. הבן את יעדי המועמד ולמה הוא מבקש. בסביבה תחרותית ביותר, מכתב המלצה אחד יכול להניף החלטה. היי, אין לחץ.

דייב וילסון דרך פליקר, CC-BY-SA 2.0

ההמלצה שלך עושה הבדל

במיוחד במצבים תחרותיים מהשורה הראשונה, מכתב המלצה אחד - המכתב שלך - יכול להיות שובר שוויון במשחק הקבלה הגבוה ביותר בו עתידם של אנשים עומד על הפרק.

התפקיד שלך: ספק הערכה הוגנת ומדויקת

במתן המלצה, אתה מציב את המוניטין שלך על הקו.

התנגד לדחף להפריז בחוזקות המועמד. אמנם זה עשוי לעזור להם לקבל כניסה לתוכנית, אך הוא יציב אותם לכישלון בסופו של דבר עם ציפיות לא מציאותיות שהם לא יכולים לממש.

היפרבול גם הורס לך את האמינות. יתכן שתצטרך להמליץ ​​על מועמדים עתידיים לאותה תוכנית או מלגה.

תפקידך כממליץ הוא פשוט זה: ספק לוועדת הבחירה את המידע האובייקטיבי הדרוש לה כדי לקבל החלטה מושכלת לחלוטין.

ספק הערכה הוגנת ומדויקת של המועמד שאתה מעריך. אל תתפתו להתמכר להיפרבול. אם המועמד באמת יוצא מן הכלל, עם זאת, תן דוגמאות, היה ספציפי ואל תעצור את שבחיך.

קריסטינה אלכסנדרסון דרך פליקר, CC-BY-SA 2.0

תקשר בצורה ברורה ומשכנעת, תוך הערכה הוגנת ומדויקת של המבקש

• יכולות
• אופי
• מוטיבציה, ו
• פוטנציאל להצלחה.

אם אתה מאמין שהמועמד יהיה בולט אמיתי, יהיה עליך להיות גם יצירתי במידה מסוימת כדי שהמועמד שלך יקבל את תשומת הלב הראויה לו. (יכול להיות שמישהו עשה זאת בשבילך בדרך.) רק אתה יודע מה מתאים כאן, אז השתמש בשיקול הדעת המקצועי שלך.

המוניטין שלך הוא על הקו. דע מתי לדחות בקשה להמלצה.

smlp.co.uk דרך Flickr, CC-BY-SA 2.0

שקול את הדברים הבאים לפני שאתה מסכים לכתוב מכתב המלצה:

• האם אתה מכיר את האדם מספיק טוב?
• האם אתה מרגיש בנוח לאשר מקצועית את בקשתם במכתב תומך?
• האם יש לך מספיק זמן להקדיש לתהליך זה?

דחה את בקשתם אם אינך יכול במצפון טוב לכתוב מכתב תומך. לדוגמא: " אני חושב שתשמש אתכם בצורה הטובה ביותר אם מישהו אחר ימליץ עליכם. " אם אתם לא מכירים אותם מספיק טוב או אין לכם זמן להקדיש, דחו עם הסבר.

בוא נתחיל. הכירו את המועמד, את התוכנית אליה מגיש הסטודנט וקריטריונים לבחירה.

תומאס הלביג דרך פליקר, CC-BY-SA 2.0

איזה מידע אתה צריך?

אם תמלא את טופס ההמלצה שהמבקש מספק לך - מבלי לשאול שאלות - אתה נוקט בדרך הקלה. זה גם פחות יעיל. תתפתה לעשות זאת ופשוט תסיים עם זה, אבל עצור. צפו יותר מעצמכם ומהמועמד שבעתיד אתם משקיעים.

דע את המועמד, את קריטריוני הבחירה ואת הקשר היישומים

סטודנטים מחפשים המלצות כתובות למטרות מגוונות:

• ללמוד בחו'' ל
• להרוויח מלגות או מלגות
• כדי להבטיח התמחות ותעסוקה ו
• כדי לקבל קבלה ללימודים בקולג ', בוגר, משפטים או רפואה.

יהיה עליך להיפגש עם המועמד כדי לאסוף מידע על התוכנית או הפרס שהוא מבקש אליו וללמוד עוד על יעדיו. על ידי הבנת ההקשר לבקשת המועמד, תוכל לתת מענה טוב יותר לצרכי ועדת הבחירה והמועמד.

חומרים לבקש

בקש מהמועמד לספק את המסמכים הרלוונטיים הבאים כדי שתוכל להבין היטב את הקריטריונים לבחירה ולבנות מקרה לאופן בו הוא מתאים לקריטריונים אלה:

• התוכנית או חוברת המלגות
• תיאור התפקיד או הודעת התפקיד ( למשל , להתמחות)
• רשימה מפוצלת ("נקודות שיחה") של הנכסים החשובים ביותר שלו ומדוע הוא מאמין שהוא כשיר. אמור למבקש שזה לא הזמן להיות צנוע.
• קורות חיים ו / או תמליל של המבקש ו
• כל חומר נוסף שלדעתך עשוי להועיל (למשל, הצהרת העניין של המבקש, חיבור הבקשה ).

לאחר עיון ודיון במידע זה עם המועמד, תהיה לך תחושה ברורה של הדברים הבאים:

• את מה שהוא רוצה להשיג עם הבקשה שלו
• שתיים-שלוש נקודות חוזק עיקריות שראיתם בפועל אצל המועמד
• את קריטריוני ההחלטה (כדי שתדע מה להדגיש הכי הרבה במכתב שלך).

בדוק את רישומי המועמד כדי שלא תביע טענות שאינן עולות בקנה אחד עם בקשתו. תמכו בטענותיכם בדוגמאות מפורטות כיצד המועמד הציג את נקודות החוזק שלו.

ריקרדו ליבראטו דרך פליקר, CC-BY-SA 2.0

מה לכלול במכתב המלצה

מי אתה	מיהו מועמד	תמיכה
תיאור קצר מדוע אתה כשיר להעריך את המועמד ("כמורה לכימיה של AP במשך 12 שנים, לימדתי את הקורס למעל 600 סטודנטים…")	שם המועמד ומדוע אתה כותב את מכתב התמיכה (למשל המלגה, הפרס או התוכנית שהוא פונה אליהם)	הביע אמון בהצלחה העתידית של המועמד, והצהיר בביטחון מדוע אתה סבור שזה נכון.
סקירה כללית של ההקשר ואורך היחסים שלך עם המועמד	בחרו בתארים בעלי השפעה גבוהה המתארים באופן הוגן ומדויק את המועמד.	תאר את רמת התמיכה שלך. אם אתה "ממליץ בחום", השתמש במינוח הזה.
פרטי ההתקשרות שלך והזמנה לפנות אליך בכל שאלה	דוגמאות התנהגות המתארות כיצד המועמד הוכיח את חוזקותיו הבולטות ביותר	אם יש חולשות, התייחס אליהן באחריות. כולל חולשה קלה שהיא הצד השני של כוח גורם לאות כולה להיראות סבירה יותר.
שמך ותפקידך (שורת חתימה)	במידת האפשר, לכמת את הישגי המועמד ואת הערכתך את יכולותיו (למשל, בשיעור האחוז הגבוה ביותר של התלמידים שלימדת ב- x השנים האחרונות)	אל תתאפקו ברגש או בהתלהבות ממבקש. אם המועמד שלך זוכה לרמת התמיכה, היכנס הכל.

משוך את תשומת ליבם על ידי סיפור. סיפורים הם אישיים ומשכנעים. הם ממחישים נקודות חשובות.

1/3

הפוך את המכתב שלך לבלוט מהקהל

הגדירו את המכתב שלכם מהקהל בעזרת כמה מהטיפים והטריקים הבאים.

תספר סיפור. בכל אחת משתיים או שלוש נקודות חוזק עיקריות, הקפד להסביר באופן יסודי כיצד ראית את המבקש להציג אותן. עדיף, ספר סיפור מרתק.

סיפורים הם אישיים, משכנעים ויכולים לשלב עוצמות מרובות. לאנשים קל לזכור ולהתחבר אליהם.

תאר מצבים חיים הממחישים כיצד המועמד גילם תכונה חשובה. ואל תעשה את הסיפור ארוך מדי.

להלן כמה שיקולים שיעשו לך לחשוב:

• מה היה המצב או המשימה?
• האם היו חסמי הצלחה שהדביקו אחרים אך המועמד התגבר עליהם?
• מה הבחנת במועמד עושה במצב זה שהפך אותו למדהים?
• מה היו התוצאות שהושגו, הן במשימה והן כיצד אחרים הגיבו לו / לה?
• האם יש מוסר בסיפור זה או מפתח לקחת?

אל תלך "רגיל". דרך נוספת להפוך את מכתב ההמלצה שלך לבלתי נשכח באמת הוא לאמץ מבוא לא תקני.

במקום להתחיל בהקדמה הרגילה של מי אתה ומי התלמיד, שקול להשיק את מכתבך עם שלושה מתארים מודגשים של המועמד. לדוגמא, " חזון. אינטואיטיבי. לא ניתן לממש. אין שלוש מילים שמתארות טוב יותר את ג'ון דו מאלה…. " או אם אתה בטוח מספיק במועמד לחזות את עתידו, הכריז על כך בראשונה משפט. ואז גבה את זה עם נתונים תומכים.

אל תעצור את ההתלהבות או הרגש שלך מהמלצה על מועמד נהדר.

ג'ונתן קוס-קרא באמצעות פליקר, CC-BY-SA 2.0

אל תתאפק בהתלהבות או ברגש שלך. התאם את רמת התמיכה שאתה מרגיש למועמד לטון המכתב שלך. למילים יש דרגות שונות של "טמפרטורה" רגשית שיכולה לבטא

• תמיכה זהירה
• תמיכה, או
• צועק בראש הריאות שלך קופץ מעלה ומטה.

בחר בזהירות את מילותיך כדי לשקף את נקודת המבט שלך. אם המבקש זוכה ליציאה, אל תבלום את ההתלהבות או הרגש שלך. השתמש במילים כמו "פנומנלי" או "בלתי ניתן לעצירה" אם הן מדויקות. הביע אמון בעתידו. באמת רכן בהמלצה שלך כשזה מוצדק.

כתיבת מכתב המלצה מחייבת אותך לשים לב לאיות, בחירת מילים, פורמט, מועדים ושיקולים מרכזיים אחרים.

מרי בת 'גריפו ריגבי דרך פליקר, CC-BY-SA 2.0

אל תשכח את הפרטים

תבינו את המכניקה נכון: אל תקלו על הנקודות הקטנות. התעלמות מהדברים הבאים עלולה לגרוע משמעותית מההשפעה הכוללת של המכתב:

• ציין "סודי" בראש המכתב אם התלמיד בחר לוותר על הגישה
• משתנים מבנה המשפטים ואורכם
• בדוק איות ובחירת מילים
• הימנע משימוש כבד בקלישאות
• היצמד לדרישות של פורמט או ספירת מילים, אם בכלל
• השתמש בנייר מכתבים וחתום בדיו כחול או שחור באמצעות הכותרת והתואר שלך
• התאם אישית כל מכתב עבור מועמד מסוים, מלגה, מכללה וכו '- במיוחד אם אתה כותב מספר מכתבים עבור מועמד אחד
• מועדי כבוד.

אם המועמד שאתה מעריך באמת מדהים, אין זה הזמן להתאפק בהתלהבות או ברגש. הישען על המלצתך. השתמש במילים כמו "פנומנליות" אם הן מייצגות מדויק את יכולתו של המועמד.

tmib_seattle דרך פליקר, CC-BY-SA 2.0

דע את הדגלים האדומים עבור מכתבי המלצה

* FERPA הוא חוק פדרלי אמריקאי המגן על פרטיות רשומות ההשכלה של תלמידים לכל בתי הספר המקבלים מימון מחלקת חינוך בארה"ב. על התלמידים להיות בני 18 ומעלה בתיכון. רשומות התלמיד זמינות לבדיקה אלא אם כן זכויות א

מכתב המלצה דגל אדום	מה שזה אומר בפוטנציה
המלצה "מכתב טופס" חסר פרטים ודוגמאות	המועמד לא זכה לזמן ומאמץ הממליץ למכתב המלצה מפורט. הממליץ לא מכיר היטב את המועמד. המועמד אינו שופט טוב כיצד אחרים תופסים אותו (אחרת הוא או היא היו בוחרים ממליץ אחר).
מכתב קצר, לעיתים קרובות עם משפטים קצרים וקצוצים. מופיע ללא השראה ולא כתוב טוב.	הממליץ מעכב מידע שלילי. לחלופין, המועמד עשה שיקול דעת נורא בבקשה ממישהו עם כישורי כתיבה ירודים כל כך לאשר אותו.
מחמאות או תיאורים ידניים והשוואות גרועות (למשל, "היא מדורגת במחצית העליונה של התלמידים שאני מלמד.")	הממליץ היה צריך לדחות את בקשת הסטודנט, אך אולי חש שהוא נאלץ לכתוב את ההמלצה.
המועמד המצטיין שהוא טוב מכדי להיות אמיתי - במיוחד אם תעודותיו אינן מגבות את הטענות.	מי כתב את המכתב הזה? יש לקחת בחשבון את אמינותו של הממליץ בהפחתת תמיכתם הזוהרת של המועמד.
הממליץ והמועמד חולקים את שם המשפחה הזהה.	זה עצום ללא שום הורים כאשר הורים או בני משפחה אחרים כותבים מכתבי המלצה למועמד. זה מטיל ספק בכישורים החברתיים של שתי המפלגות. רק אל תעשו את זה. אם שם המשפחה הוא צירוף מקרים מציין "אין קשר."
הממליץ נמוך בסטטוס המקצועי (למשל, סטודנט בכיתה ולא ראש מחלקה).	יתכן שהמועמד לא הרשים אנשים שמבוססים יותר בתחומם. שקול מכתב חתום בשיתוף עם חבר סגל.
התלמיד אינו מוותר על זכותו לגשת למכתב על פי חוק זכויות החינוך והפרטיות המשפחתי (FERPA). *	מכתב שאינו חסוי עשוי לא להביע את דעתו האמיתית והכנה של הממליץ.
ההמלצה היא מפקיד ציבור שאינו מכיר את המועמד (למשל, הסנטור שלהם).	התלמיד אינו מועמד חזק ועליו לנסות "לעבור ברד מרי" על ידי השמטת שמות.

המועמד יתמודד מול אחרים שהם סטודנטים מהשורה הראשונה. שקול מה הופך את המועמד שלך למדהים באמת בתור הוגה דעות, מנהיג, מדען, אתלט, סופר, מוזיקאי, הומניטרי או בן אנוש. איך היא ייחודית?

UGL_UIUC באמצעות Flickr, CC-BY-SA 2.0

זקוק לעזרה בתיאור המועמד? להלן 86 תכונות חיוביות

אחראי, מסתגל, שאפתן, אנליטי, רהוט, קשוב, מאוזן, רחב אופקים, שיתופי פעולה, צלול חשיבה, פיקודי, מצפוני, מתחשב, יצירתי, סקרן, חסר דאגות, החלטי, מסור, אמין, נחוש, מסור, חרוץ, דיפלומטי, מונע, דינמי, רציני, אמפתי, יוזם, יזמי, נלהב, רציני, נמרץ, אפילו מזג, גמיש, ממוקד, אדיב, אומץ, חרוץ, דמיון, בלתי נלאה, משפיע, תובנה, מעורר השראה, אינטואיטיבי, מנהיג, פתוח אופקים, מאורגן, נלהב, סבלני, מתמיד, חלוצי, שוחר שלום, תפיסתי, משכנע, פילנתרופי, מוכן, מדויק, יזום, נבון, דייקן, שואל, מהיר, רציונלי, קולט, אמין, גמיש, בעל תושייה, מגיב, עצמי מובטחת, ממושמעת עצמית, מכוונת את עצמה, סומכת על עצמה, מספקת את עצמה,הגיוני, ממולח, ישר, איתן, עקשן, יסודי, אמין, בלתי ניתן לריפוי, בלתי ניתן לעצירה, תכליתי, בעל חזון, עובד היטב בלחץ

מכתבי המלצה מספקים תובנה לגבי אופיו ואישיותו של המועמד.

(ג) לפרוח בכל מקרה

מכתבי המלצה: דוגמאות לדרישות

האם תהיתם פעם לגבי דרישות מכתבי המלצה לארגונים שונים? להלן מספר דוגמאות מסקרנות:

התוכנית לתואר ראשון באוניברסיטת ייל מחייבת שתי המלצות ממורים בתיכון, רצוי אלה שלימדו את המועמד בלימודים אקדמיים במהלך שנתו הצעירה או הבוגרת. המלצה אחת נוספת מותרת אך אינה מעודדת.

על מתנדבי חיל השלום להגיש שני מכתבי המלצות כחלק מתהליך הבחירה שלהם. האותיות יכולות להיות מ:

• מפקח תעסוקה בהווה או קודם
• מפקח על עבודה בהתנדבות בהווה או קודם
• חבר קרוב של שנתיים ויותר (לא בן משפחה או עניין רומנטי).

קבלה לווסט פוינט דורשת בדרך כלל מועמדות מ

• סגן הנשיא
• סנאטור או נציג ארצות הברית של המועמד או
• מזכיר הצבא.

בית הספר לרפואה בסטנפורד דורש מינימום שלוש אך לא יותר משש מכתבי המלצה.

כדי להגיש בקשה למלגה אמריקאית לרודוס, נדרשים חמישה עד שמונה מכתבי המלצה. ארבעה מכתבים חייבים להיות של אנשים שיכולים להעריך את יכולתו האקדמית של המועמד, ולפחות אות אחת חייבת לדבר על אופיים.

נקודות סיכום

• כממליץ, תפקידך לספק לוועדת הבחירה הערכה הוגנת ומדויקת של יכולותיו ואופיו של המועמד. בכך תוכל לעזור לוועדה לקבל החלטה מושכלת לחלוטין.
• נפגש עם המועמד כדי להבין היטב את קריטריוני הבחירה.
• בנה מקרה לאופן שבו המועמד מתאים לקריטריונים אלה.
• לא רק לרשום תארים וחוזקות מפתח. חרג מעבר לתוכן שתמצא בקורות החיים של המבקש. הסבר כיצד ראית באופן אישי את המועמד להפגין את חוזקותיו.
• השתמש בדוגמאות יסודיות וספציפיות, בסיפורי סיפור, בהקדמות מכתבים לא סטנדרטיות ובהתלהבות כטכניקות שיעזרו לך להעביר את הייחודיות של המועמד.

גם סטודנטים עניים ואלו שאינם בולטים עשויים להזדקק למכתבי המלצה. דע כיצד להגיב כשלא נוח לך לומר "כן" לבקשות.

Éole Wind via Flickr, CC-BY-SA 2.0

© 2014 פרח בכל מקרה