תכנן חוויה מוצלחת של תערוכות

הסיבות שהחברה שלך צריכה להציג בתערוכת סחר

תערוכות הן דרך נהדרת ליצור לידים חדשים ולפגוש ספקים ושותפים פוטנציאליים. התערוכה בתערוכות אורכת זמן ניכר של תכנון, ניהול פרויקטים חזק, יכולת תכנון וניהול תקציב ועבודה עם מגוון אנשים. מכיוון שתערוכות הן השקעה, יש לתת את הדעת למיקום, לקהל ולמציגים אחרים.

אם אתה יודע שלקוחות הלקוחות והלקוחות הפוטנציאליים שלך משתתפים בתערוכה מסוימת מדי שנה, ויש לך מוצר, שירות או פיתרון שמבדיל את המתחרים שלך באופן ברור, עליך להירשם להצגה. תלוי בענף ובשירותי השירות שלך, אל תצפה לסגור עסקאות בדוכן שלך. במקום זאת, הסתכל על זה כעל התחלה של בניית קשרים חדשים עם שותפים, ספקים וסוכנויות פוטנציאליים.

הסיבות שהחברה שלך לא צריכה להציג בתערוכת סחר

אם החברה שלך מציגה באותו אירוע שנה אחר שנה ולא מרוויחה שום עסק חדש, צריך להיות דיון אם להמשיך להציג באירוע או לא.

אם הקהל לא משתנה, המציגים לא משתנים, ואם אין לך שום דבר חדש להציע, אתה כנראה יכול למצוא דרך יעילה יותר להוציא את הדולרים התקציביים האלה. לדוגמה, אתה יכול להכניס את הדולרים האלה למסעות הפרסום שלך בתשלום לקליק, או למודעות רימרקטינג. מודעות רימרקטינג מתכוונות לשמור על המותג והערך שלך בפני מבקרים באתר.

אם אתה מתכנן להשתתף מכיוון שאתה רוצה גישה למחירונים ולרוטב הסודי של המתחרים שלך, לא תמצא אותו בתערוכה. אם אינך מעוניין לבנות מערכות יחסים, סביר להניח שתערוכה אינה השקעה טובה.

שאלת סקר

מתכנן להציג בתערוכות וכנסים שנתיים

תכנון תערוכה גדולה יכול לארוך מספר חודשים, וחשוב שיהיה מנהל פרויקט שיעמוד בראש תכנון אירועים מסוג זה. זה יבטיח עמידה בלוחות הזמנים, התקציבים יישארו על המסלול וכל ההזדמנויות נבדקו היטב.

מרבית תערוכות התעשייה עוקבות אחרי שנה קלנדרית אך משתנות לפי מיקום. לדוגמא, בדרך כלל מתקיימת תערוכת סתיו בכל שנה, אך התאריכים עשויים להשתנות בשבוע-שבועיים. זה עלול להתרחש בגלל תזמון המקום, או פשוט משום שההופעה מתחילה תמיד ביום ראשון, ותמיד מסתיימת ביום רביעי.

ניהול תקציב תערוכות מחייב את המנהל לבחור תערוכות בהן הם יכולים להשפיע בצורה המרבית. עיין בחומר המקוון כדי לברר את החברות שמממנות את האירוע. גלה מי יהיו הדוברים וקבע אם הנושא מתאים לאסטרטגיה שלך בשנה.

אם אין תאימות, בדוק כנסים אחרים שיתאימו למותג שלך, לקהל שלך, ויהיו להם הסוגים הנכונים ביותר.

הזדמנויות דיבור הן בדרך כלל חלק מחבילת חסות גדולה. עם זאת, אם בכיר בצוות שלך יכול להשפיע, שקול כיצד חסות תועיל לחברה שלך.

פריסת התא צריכה להיות מושבת

המשתתפים יעריכו את ההזדמנות לשבת למספר דקות.

כיצד לבחור את שטח התצוגה הטוב ביותר עבור החברה שלך

בחירת שטח תצוגה דורשת תכנון מדוקדק. אם למתחרה עם היסטוריה ארוכה בתערוכה שנתית יש לבחור את השטח הראשון שלהם, ייתכן שלא תרצה להיות מעבר למעבר או לידם. החברה המנהלת את חלל התצוגה תפרסם בדרך כלל פריסת רצפה באתר האינטרנט שלהם, עם נבחר מקום בתאים, ושמות חברות של מציגים אחרים. אי אפשר להתחרות בחברה שיש לה תצוגות LED גדולות ושני עשרות אנשי מכירות. לכן, חשוב מאוד לבחור בקפידה את החלל שלכם. אחרת, התא שלך ילך לאיבוד ברעש.

אחסון תערוכות הוא עלות עשיית עסקים

קל יותר לשלם עבור אחסון ולתת לאנשי מקצוע לנהל את הדוכנים שלך.

היתרונות של תשלום עבור אחסון בתאים

ביתן 20x30 היה ארוז בכמה ארגזים גדולים ונדרש מלגזה לתנועה. זה היה גדול מכדי לשכן או לנהל במשרד התאגיד. יכולנו להביא את ביתן 6 'פנימי ולנהל את המשלוח לאירועים שונים וממנו. התועלת שבשיכון זה בחברת תערוכות גרמה לכך שנבדקו את לוחות התא והמסגרות ללבוש, ונזק בכל פעם שהוא הוחזר למחסן. אם לוח נפגע, הם היו יכולים להדפיס ולהחליף אותו לפני שהחזירו את התא לאחסון.

לאחר שהוזן מידע בפורטל המקוון, ונבחרו פריטי תפריט 'א-לה-קארט' כחלק מהמשלוח, חברת התערוכות הייתה שולחת לי הצעה בדוא"ל. ההצעה הייתה אומדן למשלוח הלוך ושוב. ההצעה כללה אריזה, משלוח והחזרת התא.

ערכת שירות התצפית לתערוכת סחר ומציגים

לחברה שתארח את התערוכה יהיו תשקיף וערכת שירות למציגים. בתשקיף יש מידע על התאריכים, המיקום, הקצאת שטח התא ומידע על הזמנת בית המלון. הוא יכיל גם מידע על תוכניות שותפים, נתונים סטטיסטיים אודות השנה הקודמת, דמוגרפיה של משתתפים והזדמנויות לפרסום ולספונסר במהלך האירוע.

ערכת שירות המציגים כוללת פירוט רב יותר והיא רלוונטית יותר לעלויות והזדמנויות ספציפיות בתערוכה. הערכה תכלול גם מידע על ספקי התערוכה. אם בדוכן שלך יש אורות, תצטרך להזמין חשמל. אם אתה מתכנן להשתמש בסורקים בביתן שלך כדי לתפוס מידע על מבקרים בתג שלהם, תזדקק לאינטרנט אלחוטי או Wi-Fi. אם אתם מתכננים להשתמש בצמחייה מזויפת בצמחים מזויפים, למעצב התצוגה יהיו אפשרויות שופעות.

אם התערוכה מתארחת במרכז כנסים, יהיה עליכם להבין את הציפיות לגבי עבודה במקום. רבים מהתערוכות הגדולות משתמשות בעובדי האיגודים בכדי להרכיב ולפרק את הדוכנים. אם זה המקרה, חשוב מאוד לדעת מה אתה יכול, ולא יכול לעשות בצורה של הגדרה והתמוטטות.

הפרסום בתערוכה הוא יקר

הוצא את דולרי הפרסום שלך במקום בו הם יראו על ידי הקהל שלך.

הזדמנויות חסות ופרסום

במהלך התקופה בה אתה מתכנן את מאות הפרטים סביב דוכן התערוכה שלך, תקבל מיילים רבים ושיחות טלפון על הזדמנויות להיות נותן חסות ופרסום.

ההבדל בין חסות לפרסום יכול להיות בין $ 10,000 ל- $ 25,000. היתרונות של חסות המופע יוצעו בצורה של הוצאות מדורגות. חסות בסך 25,000 $ עשויה להעניק לך את היתרון של הודעות דוא"ל לפני ההצגה, והצבת לוגו החברה שלך במקומות שונים ברחבי אולם הכנסים או אולם האירועים של המלון.

יתכן שתינתן לך האפשרות לפרסם במגזין הארגון, ותוכל לקבל שטח דיגיטלי באתר התערוכות (עם רמת החסות שלך) ובאתר הארגון. פרסום שאינו ממומן מובן מאליו. אתה פשוט משלם עבור שטח מודפס או דיגיטלי ללא היתרונות של חסות.

רשימות דואר אלקטרוני של תערוכת סחר וקריאה לפעולה

עליכם להבין את הקהל שלכם ואת המשתתפים באירוע. החברה המארחת בדרך כלל תשלח לרשימת המציגים באימייל 30 יום לפני האירוע. עם זאת, בדרך כלל הרשימה תוגבל רק לדברים הבאים: שם פרטי, שם משפחה, שם חברה, תפקיד, עיר ומדינה. התנאים שאתה מסכים לעמוד בהם עם החברה המארחת יכללו בדרך כלל את התניה שאתה (החברה) לא תשלח בדוא"ל למציגים האחרים. אך ייתכן שיש סייג להסכם אם אתה חברת חסות.

אחד היתרונות של היותך חברה נותנת חסות עשוי להעניק לך גישה לפריסת דוא"ל של צד שלישי לפני ההצגה. מניסיוני כחברה נותנת חסות, ניתנה לנו ההזדמנות לספק טקסט בדוא"ל וקישורים לחברת צד ג 'מאושרת. לחברה הייתה גישה לכתובות הדואר האלקטרוני והיא תפרוס שני דואר אלקטרוני מטעמנו. עבדתי בשיתוף פעולה הדוק עם החברה כדי לתזמן את התאריכים והשעות ולבדוק את הודעות הדוא"ל במספר ערוצים כדי להבטיח שההודעה תפעל כעיצוב רספונסיבי למכשירים שונים ולדפדפנים שונים. הייתי כולל שורת נושא, גוף הדוא"ל, קריאה לפעולה וקישור לדף הנחיתה שלנו לשני הדוא"ל.

המטרה של שני המיילים הייתה להפנות את הנמען לדף נחיתה ספציפי באתר שלנו. שורת הנושא נועדה לעורר את העניין של הנמען, כך שהם יפתחו את הדוא"ל. הקריאה לפעולה הייתה הזמנה להירשם לזכייה בפרס הייטק בהגרלה שתתקיים לאחר המופע. שלושה קישורים שונים בדוא"ל יביאו את הנמען לדף הנחיתה של התחרות. הגשת המידע שלהם, כולל כתובת הדואר האלקטרוני ומספר הטלפון שלהם, תזין אותם אוטומטית בתחרות שלנו, והם יוכלו לקחת כרטיס סטארבקס בסך 5 דולר בשעות אולם התערוכות.

הקריאה השנייה לפעולה הייתה הזמנה לבקש פגישה בדוכן בשעות אולם התערוכות. בשנה הראשונה בה השתמשתי בטקטיקה זו, קיבלנו 24 בקשות לפגישה. בשנה השנייה קיבלנו 48 בקשות לפגישה. בכל בוקר של האירוע, שלחתי מיילים מותאמים אישית לאנשים שביקשו פגישות, כתזכורת למועד שביקשו. הייתה לנו הופעה חזקה בשתי השנים, אבל לא כולם התייצבו כמתוכנן. עם זאת, אותם פגישות שהוחמצו ניתנו לצוות המכירות שלנו למעקב אחרי התוכנית.

ועידות רבות אינן חולקות את רשימת הדוא"ל של המשתתפים

בכנסים רבים משתמשים צד ג 'כדי לפרוס אימיילים לרשימת המשתתפים. על מנת לשלוח דוא"ל למשתתפים, בדרך כלל עליך לרכוש חבילת תערוכה הכוללת את היתרון בשיווק בדוא"ל.

מניסיוני, אתה (המותג) תכתוב את הדוא"ל ותעבוד עם ספק שירותי הדוא"ל השותף. השותף יציע קבוצה של תאריכים ושעות לפריסת הדוא"ל שלך לרשימת התערוכות של משתתפים, ספקים ושותפים אחרים.

בדוק את הדוא"ל לפני תאריך הפריסה

בדיקת הדוא"ל שלך היא קריטית בהחלט. חלק מהדואר האלקטרוני הגרוע ביותר שקיבלתי נשלח באמצעות שותף, אך המותג לא בדק את הדוא"ל. קיבלתי מיילים שמתחילים ב;

- יקירתי, - שלום {First_Name}

יחד עם שלל אסונות שיווק דוא"ל אחרים שניתן למנוע.

העצה הטובה ביותר שלי היא לעבוד עם השותף לדוא"ל, ולבדוק היטב את הודעות הדוא"ל שלך כדי לוודא שהמותג מיוצג כראוי, ונלקח ברצינות על ידי הנמען.

השתמש בשורת נושא דוא"ל מהורהרת ומרתקת

מטרת הדוא"ל שלך היא להביא משתתפים אחרים לדוכן שלך. ישנן מגוון דרכים שונות להגיע אליהן, אך ראשית עליך לגרום להן לפתוח את הדוא"ל שלך.

כלול קריאה לפעולה בדוא"ל

תחרויות הן דרך נהדרת להביא אנשים לדוכן שלך. עם זאת, תחרויות מושכות אנשים שרק רוצים לנצח בתחרות, אז אתה צריך להיות מוכן לכך.

המטרה הראשונה של הדוא"ל שלך היא להביא את סוג האנשים הנכון לדוכן שלך. המטרה השנייה של המייל היא למשוך אנשים שיכולים להיות מוסמכים בזמן אמת על ידי מקבלי ההחלטות או צוות המכירות. משתתפים מוסמכים הם אלה שאתה רוצה לעקוב אחריהם זמן קצר מאוד לאחר המופע, כך שהם יזכרו אותך, וכך תוכל לקדם את הקשר.

תערוכות בטחונות לעומת בגדי מוצרים

ביטחונות מודפסים הם יקרים ומתוארכים באופן מיידי. האנשים היחידים שקיבלו ביטחונות מודפסים הם אלה שהתייצבו לפגישה או ביקשו פגישה כשעצרו ליד התא. צירפנו תיקיה שהכילה את חוברת החברה, ניירות לבנים, תיאורי מקרה וגיליון עם צוות ההנהלה. נתנו להם גם עט בלמיין ממותג מאוד נחמד שכלל את לוגו החברה, מספר הטלפון ואתר האינטרנט. נתנו להם גם כונן USB תואם. היו לנו פריטים אחרים לחלק לאנשים שרק רצו להחתים את מפת השבילים שלהם. מדי שנה חילקנו עשרות עטים ממותגים פחות יקרים, מאות כרטיסי סטארבקס $ 5 ודלי סוכריות.

העניין הוא לתת בטחונות מודפסים רק לאנשים שמעוניינים באמת בפתרון החברה. אחרת, כל החומר המודפס הזה נזרק לפח ותופס מקום במזבלות שלנו. המטרה של העטים הזולים יותר הייתה לתת למבקרים בביתן משהו קטן מספיק לקחת הביתה, שהיה ממותג ובעל כתובת האתר ומספר הטלפון. הפריט היה משהו שיכלו להשתמש בו מדי יום והיה נחמד מספיק לבית או למשרד.

פונקציות צוות וגודל תא



גודל תא	# עובדי ביתן	פוּנקצִיָה
10x10	1-2	מכירות
10x30	2	מכירות
20x30	6-8	שיווק ומכירות

לקחים שנלמדו מהצגה

אחד הלקחים הרבים שנלמד הוא להפסיק לעשות את מה שתמיד עשית אם זה לא עובד. הערך את ההצלחה והכישלונות של כל תערוכה והשתמש בשיעורים אלה כדי לקבוע אם כדאי להשקיע בשנה שלאחר מכן.

נסה טקטיקות חדשות כמו להיות נותן חסות לחברה. חסות היא יקרה מאוד, אך היא עשויה לספק נראות והטבות שלא היו לכם קודם.

אל תיתן חומר מודפס לכולם, כי לא כולם לקוחות פוטנציאליים.

מעקב אחרי ההופעה חשוב. תפגוש עשרות אנשים במהלך המופע, אז דאג שתעקוב אחרי שבוע-שבועיים לפני שהם ישכחו אותך. קבעו זמן לשליחת מיילים ללקוחות ושותפים פוטנציאליים, או מעקב בשיחת טלפון.

ובעיקר, הקדש מספר רגעים לשקול את הביצוע המושלם של האירוע לפני שתצלול לתכנון לשנה הבאה.