מה לעשות כשהפרויקט שלך מכוער

אין תחושה גרועה יותר כמנהלת פרויקט מהרגע בו אתה מבין שהפרויקט שלך רצוף בעיות וכישלון הוא בלתי נמנע. התחושה הזו רק מחמירה כשאתה צריך להסביר את הבעיות האלה לבעלי העניין ולמנהלים פוטנציאליים בכירים.

בין אם ניתן היה להימנע מבעיות בהן אתה נתקל או לא, חשוב לשמור על קור רוח ולזכור שכל הפרויקטים נקלעים לאתגרים. הפעולה החשובה ביותר שתוכל לבצע באותה נקודה היא הבנה מעמיקה של הבעיה, גיבוש פיתרון, מעורבות של בעלי עניין מרכזיים, והנעת כולם לקראת פיתרון. מאמר זה בוחן כל אחד מאותם צעדים לעומק כדי לעזור לך להתמודד עם פרויקט כושל.

יש אינסוף סיבות לכך שפרויקט יכול להתחיל לרדת בצינורות.

פרילנספר

להבין את הבעיה

ברגע שאתה מבין שהפרויקט פונה לקורס התרסקות, הצעד הראשון הוא לוודא שאתה מבין לא רק את כל הבעיות הפוגעות בפרויקט שלך, אלא את מקורות הבעיות הללו. כמנהל פרויקטים, עליכם להבין היטב את הבעיות שמורידות את הפרויקט שלכם. עם זאת, בדוק מקרוב את מדדי הביצוע העיקריים שבהם אתה משתמש כדי לעקוב אחר התקדמות הפרויקט שלך כדי לראות אם הנתונים מספרים לך סיפור אחר.

הפעל את צוות הפיתוח לדבר דרך נקודות הכאב שהם חוו כדי לראות אם הם מפנים את תשומת ליבך לעבודה מסוימת או שתיים שלקחו זמן רב בהרבה מכפי שהוערך במקור. בנוסף, משוך את כל צוות הפרויקט יחד ועובד באמצעות תרשים עצם דגים בכדי לסייע בהבנת כל הבעיות.

בניית פתרונות

אחרי שאתה מרגיש שיש לך הבנה מעמיקה של הבעיה, עבוד על כמה המלצות סביב פתרון. היו יצירתיים ככל שתצטרכו, אך לעולם אל לכם ללכת לבעלי העניין בידיים ריקות. גם אם הרעיונות שהרכבת ירגישו מוזרים, הם יהיו אסירי תודה שניסית, והם ככל הנראה יהיו עסוקים יותר לעזור לך לעבוד על הבעיה. ואתה אף פעם לא יודע, הם עשויים להחליט לרוץ עם הרעיון שלך, מה שיגרום לך להיראות כמו גיבור.

לחלופין, אם רק תביא לבעלי העניין המרכזיים שלך בעיה ללא מחשבות סביב פיתרון, הם עשויים להיות מתוסכלים ממך או להרגיש שאתה עצלן, מה שעשוי להפוך את העבודה בבעיה למאתגרת עוד יותר.

שאלות שמנהל פרויקט צריך לשאול בעת התחלת פרויקט

לערב בעלי עניין

ברגע שיש לך פתרון לבעיות שמאיימות על הפרויקט שלך, חשוב לערב את בעלי העניין המרכזיים במהירות האפשרית בסיכום הבעיות והפתרונות שהרכבת. אל תחרוג מגדרך כדי להאשים לרגליהם של אנשים או צוותים מסוימים. זה רק יחמיר את המצב, ואם מישהו באמת אשם, צוות בעלי העניין יקבל ככל הנראה את הרושם הזה מהנתונים והמידע שתעביר.

אל תתפלאו או תתעצבנו אם הם מתרגזים אם זו הפעם הראשונה שהם שומעים על הבעיה. מנהיגים טובים יכבדו שאתה גורם להם להיות מודעים לבעיות במהירות ויש לך פתרונות על השולחן. עם זאת, ישנם מנהיגים שיתסכלו ועשויים להוציא את התסכולים האלה עליכם, בין אם זה באמת אשמתכם ובין אם לאו. כך או כך, שמור על דגש על השימוש בהמלצות שלך כאבן בניין לפיתרון סופי. כמו כן, שאל אותם אם יש מישהו אחר שהם רוצים שתביא לשולחן. סביר להניח שמישהו אחר בחברה שלך נקלע לאותן בעיות שאתה חווה בפרויקט שלך, ויכול לעזור לך לעבוד עליהם.

לפעמים החלק הקשה ביותר בעבודה עם בעיות בפרויקט יכול להיות לגרום לבעלי העניין המרכזיים להסכים לפיתרון.

תעשיית eLearning

מסכים על פיתרון

ייתכן שיידרשו יותר ממספר פגישות קבוצתיות, פגישות אישיות ושיחות טלפון, וייתכן שתצטרך לעבוד עם צוות הדיווחים כדי לייצר עוד נתונים, אך עליך לשמור על כולם מרוכזים בעבודה כדי להגיע לפיתרון לבעיות. כך שהפרויקט יכול לחזור למסלולו.

יהיה פיתוי עז לקצץ פינות; אל תעשו את זה ואל תתנו לאף אחד אחר לכוון את הקבוצה לעשייה, מכיוון שזה כמעט תמיד נגמר באסון. עבד תמיד על מנת שהקבוצה תהיה מודעת לסיכונים, לעלויות ולהשלכות על ציר הזמן הקשור לכל אחד מהפתרונות הנחקרים. אם לכולם בצוות הפרויקט יש את המידע הזה, סביר להניח שהפתרון עליו הצוות מסכים יהיה לטובת העסק.

תקן והתקדם

לאחר שכולם מסכימים על הפתרונות שיש ליישם, השלב הבא הוא לשלב את העבודה הקשורה לאותם פתרונות בתוכנית הפרויקט ולבסס מחדש את הפרויקט. בסיס מחדש של פרויקט מאפשר לך לבצע את ההתאמות הדרושות לציר הזמן, לתקציב ולהיקף של הפרויקט, ולאפס את הציפיות מול בעלי העניין המרכזיים. לאחר שעשית זאת, חשוב לא להתעכב על הבעיה, אלא לשמור על הצעדה הצועדת לעבר קו הסיום.

© 2017 מקס דלתון