מה עושה מבקר פנים?

מה עושה מבקר פנים? תגלה!

מה אתה עושה?

עם השנים התרגלתי מאוד שמשפחה וחברים אומרים לי שאין להם מושג מה אני עושה למחייתי. מה שכן מצאתי מעניין הוא שכאשר הגשתי מועמדות לתפקידי ביקורת במשרדי רואי חשבון, חלק מהמשוב שקיבלתי כלל 'אנחנו לא יודעים איפה תתאים למה שאנחנו עושים'.

עכשיו בבקשה אל תיקח את זה כשאני הולך לרואי החשבון, יש לי הרבה כבוד אליהם ולעבודה שהם עושים. לתפקידם יש מטרה וערך לארגונים איתם הם עובדים, ממש כמו התפקיד שלי. רק שהמטרה והערך של התפקידים שלנו שונים מאוד.

ציינתי בעבר שאני לא רואה חשבון. כששואלים אותי מה אני עושה אני נוהג להשיב עם 'אני מתמחה בציות וביקורות תפעוליות' או 'אני משחרר את הדאגה והלחץ שאנשים עסקיים מרגישים לעתים קרובות כשמתמודדים עם בעיות תאימות.'

אבל מה זה אומר בדיוק?

ציות וביקורות תפעוליות

ראשית, הנה הבהרה קטנה לגבי ביקורת ציות לעומת ביקורות תפעוליות.

ביקורות ציות הן כל ביקורת הנוגעת למסמך חיצוני. זה יכול לכלול:

• חקיקה כגון חוק סוכני העיזבון
• סטנדרטים כגון ISO 9001 או שיטת הייצור הטובה
• חוזה או שטר המאפשרים לספק סחורות
• שירותים - כגון החוזים הממשלתיים למתן שירותי תעסוקה

בעיקרון הם מתייחסים לכל מסמך שלא כתבת בעצמך ושאתה צריך לעקוב אחריו, כלומר אתה תואם אליו, כך שתוכל להמשיך ולפעול בתחום שבחרת ולהיות מסוגל לספק את הסחורה או השירותים שלך.

ברוב התעשיות יש מספר מסמכים חיצוניים שונים שהם צריכים לעמוד בהם כך שלעתים זה יכול להסתבך.

אמנם המבקר הפנימי שלך יכול לעזור לך להתכונן לביקורת תאימות, אך הביקורת בפועל מבוצעת על ידי מבקר חיצוני. המבקרים החיצוניים מועסקים על ידי הגוף המנהל האחראי על המסמך שהם מבקרים נגדו.

לדוגמא, מבקר מטעם ענייני צרכנות יבקר סוכנות נדל"ן כדי לקבוע אם הם ממלאים אחר דרישות המעשה. מבקר ממשרד התעסוקה יבקור ספק שירותי תעסוקה כדי לוודא שהוא ממלא אחר ההנחיות שנקבעו בשטר ובחוזה האישי שלו.

כאשר ארגונים מדברים על היותם 'מוכנים לביקורת' הם מדברים על ביקורת תאימות. הם רוצים לוודא שהם עוברים את הביקורת החיצונית ויכולים להמשיך לסחור.

לעומת זאת, ביקורות תפעוליות עוסקות במדיניות הפנימית שלך, בהליכים, בהוראות העבודה ובאינספור המסמכים האחרים שיצרת עבור העסק שלך.

אני רוצה לחשוב שהמסמכים האלה יוצרים את התרבות של העסק שלך.

העסקים שלך

כשאתה מתחיל את העסק שלך אתה מרכיב את התוכנית העסקית שלך שנותנת לך את המבנה, או איך אתה רוצה שהעסק שלך ייראה, למשל סוחר יחיד מול חברה, ייצור מוצרים או מתן שירות.

המסמכים הפנימיים שלך יוצרים את התחושה של העסק שלך, למעשה הם הלב של העסק שלך. הם קובעים כיצד אתם רוצים שהצוות שלכם יקיים אינטראקציה זה עם זה עם הלקוחות / לקוחות, כמו גם את רמת האיכות והעקביות שאתם רוצים שיש למוצרים או לשירותים שלכם.

מבקר פנים טוב לא רק יידע לקרוא את המסמכים הללו, אלא יידע לגרום להם לדבר!

כל אחד מהמסמכים הללו מרכיב את סיפור העסק שלך. הם יכולים לומר לך היכן העסק היה, היכן הוא נמצא עכשיו, לאן אתה רוצה לקחת אותו ומה מונע ממך להגיע לשם.

לוח זמנים לביקורת פנימית מתוכנן היטב יכול גם לספק את רוב המידע הדרוש לך לצורך תכנון אסטרטגי לשנים הבאות.

על ידי התחשבות בדרישות ביקורת הציות שלך בעת יצירת המסמכים הפנימיים שלך, כגון הפניה למסמכים החיצוניים הרלוונטיים והתאמת המדיניות והנהלים שלך לדרישותיהם, תוכל לוודא שכל ביקורת תפעולית מסייעת גם לשמור על מוכנות הביקורת שלך.

איפה אני משתלב

אז, לחזור לשאלה מה זה אני עושה.

תשובה קצרה - כל האמור לעיל ויותר!

אני באמת יכול להיכנס בכל שלב, כגון:

• יצירת המסמכים הפנימיים
• יצירת תוכנית ביקורת פנימית
• הכשרת רואי חשבון חדשים
• יצירת לוח זמנים לביקורת וביצוע

  הערכות הסיכון הנלוות לכך

• ביצוע ודיווח על ביקורת תפעולית
• הכנה לביקורות ציות
• וכן, אפילו ערכו את ביקורת הציות

  בעצמם

זה עיסוק מורכב, אתה צריך להיות מסוגל להבין ולפרש מגוון רחב של מסמכים משפטיים, לעתים קרובות עבור תעשיות שלא היה לך שום ניסיון בהן. בנוסף, תמיד נזרקים עליך אתגרים.

האתגר החביב עלי עד כה התבקש לשנות לחלוטין את

תוכנית הביקורת הפנימית:

• צור את כל המדיניות, הנהלים,

  הוראות העבודה והטפסים החדשים,

• צור כלים להערכת סיכונים וקדם את

  ההערכות הראשוניות,

• ליצור ולהעביר חבילת הדרכה הן

  למבקרים המובילים והן למבקרי התמיכה

והיה לי שישה שבועות לעשות את הכל ולהפעיל את התוכנית - היי, מי צריך שינה בכל מקרה! אבל בכנות, לא תהיה לי דרך אחרת.

שימו לב: המאמר לעיל אינו מיועד לשימוש כייעוץ לביקורת עצמאי.

© 2017 קטרינה מקנזי