תוכנת עיבוד תמלילים: תעודת nvq בתחום העסקים והמינהל והיא: חלק ב '

צור ושינוי פריסה ומבנים למסמכי עיבוד תמלילים

מסמך, לא יכול להיכתב רק עם טקסט ותמונות המפוזרים פה ושם. כל המסמכים זקוקים למצגת מסודרת עם מבנה ומערך סטנדרטיים. על מנת להשיג זאת, צריך לדעת כיצד לבנות את המסמך, אילו טכניקות וכלים נחוצים לכך והיכן למצוא אותם.

2.1 זהה את דרישות המסמך למבנה ולסגנון

כל מסמך שנוצר צריך לעמוד בסטנדרטים מסוימים בכדי להקל על הקריאה ולשמור על מקצועיות. אם נסתכל באופן כללי על המבנה הסטנדרטי של כל מסמך, יהיה בו שער, תוכן עניינים, מבוא, גוף למסמך וכן הלאה.

דף שער לדוגמא למסמך

nsf.gov

לכל חלק במסמך יש סגנון ומבנה משלו.

לדוגמא, בשער המסמך יהיה כותרת הדו"ח, תאריך, סטטוס מסמך וכו '. בתוכן העניינים יהיו כל החלקים ותתי חלקי המסמך, עם מספרי העמודים הרלוונטיים וכן הלאה..

תלוי בסוג המסמך, עליך להגדיר פריסת עמודים רגילה לדפים במעבד תמלילים. חלק מההגדרות הבסיסיות כוללות גודל נייר, סוג נייר, כיוון נייר, גופן בסיסי, שפה, הגדרות תאריך, הצדקת התוכן במסמך, שוליים, ריווח שורות, עמודות, כותרות עליונות, תחתונות, מספרי עמודים, כותרות פסקאות, טבלאות, וכל כך הרבה אחרים, תלוי במטרה.

מלבד אלה, עלינו לבדוק את החלק הגרפי של המסמך. הגרפיקה בה אתה משתמש במסמך תצטרך גם להיות בהתאם לסטנדרטים מסוימים. הם צריכים להיות פשוטים וללכת עם תוכן המסמך (להיות משמעותיים) , להיות כתובית כראוי, להיות מסומנים במידת הצורך עם אגדות אם יש.

ההיבט החשוב הבא שיש לקחת בחשבון במסמך הוא הדקדוק, הקריאה והסגנון של המסמך. בדוק איות ובדוק שגיאות בדקדוק. כמה סטנדרטים בסיסיים הם להימנע מהדגשת טקסט, שימוש במרכאות בודדות במקום מרכאות כפולות, השארת רווח בין משפטים לפסקאות, בדיקת סימני פיסוק וכו '. כמו כן, עדיף להשתמש בקול פעיל בזמן כתיבת מסמך, ולא בקול פסיבי.

לאחר שמטפלים בכל הסגנונות והמבנה של המסמך, יש להתאים את הגדרת העמודים כך שהמסמך ייראה מסודר וייצוג להדפסה ולקריאה.

2.2 זהה אילו תבניות וסגנונות זמינים ומתי להשתמש בהם

אוסף של מפרטים כמו בגודל של דף, האוריינטציה של הדף, בשוליים, גופנים, מרווח בין שורות, וכו ', נקרא תבנית. כל מסמך אחד שנוצר ב- Word מבוסס על תבנית.

לדוגמה, כאשר אתה פותח מסמך חדש ב- Word, word משתמש בתבנית ברירת מחדל עם כמה הגדרות רגילות או ברירת מחדל וזה נקרא תבנית רגילה.

תבנית מגיעה גם עם סגנונות למסמך.

לדוגמא, עבור תבנית רגילה, סגנון ברירת המחדל הוא סגנון רגיל. זה יהיה בעל הגופן המוגדר כברירת מחדל, גודל הגופן, ריווח השורות, השוליים וכן הלאה. ישנם סגנונות שונים אחרים זמינים בתוך המילה עצמה ( פורמט -> סגנונות ועיצוב ) מהם תוכלו לבחור אחד, או שתוכלו לשנות סגנון קיים, או ליצור סגנון משלכם.

תלוי בכל ארגון ומחלקה בה אתה עובד, ייתכן שכבר יש לך תבניות שונות שתוכננו בעבר למטרות ספציפיות תוך התחשבות בצרכים ובדרישות הארגון והסטנדרטים שלו. התבניות עשויות לכלול פורמטים שונים עבור הדף, סגנונות שונים וכמה טקסטים סטנדרטיים, הכל בהתאם לצרכים ולסטנדרטים של הארגון.

לדוגמא, נייר מכתבים שיש לכל ארגון הוא דוגמה לתבנית. יתכן שיש בו מידע בסיסי ופרטי קשר אודות החברה. ניתן לשנות תבניות אלה, או ליצור תבניות ולשמור אותן במיקום נגיש בכונן הקשיח. מראה המסמך נקבע על פי הסגנונות והמפרט של המסמך.

תבניות יכולות להיות תבניות ברירת מחדל רגילות או תבניות עם פקודות מאקרו. אם עליך ליצור תבנית למסמכים שתיצור לעתים קרובות למדי, מה שעליך לעשות הוא: צור תבנית עם הסגנון והמפרטים הנדרשים והוסף את הטקסט שיופיע בכל פעם שייווצר מסמך חדש, ואז שמור את התבנית עם שם משמעותי. אם ברצונך לשנות תבנית קיימת כבר על פי צרכיך, פתח תבנית קיימת, בצע את השינויים הנדרשים ושמור אותה בשם אחר.

הדרכת Word 2003 באמצעות תבניות

ישנם שני סוגים של תבניות: תבניות מובנות ותבניות מותאמות אישית.

תבניות מובנות מגיעות עם מבנה מוגדר מראש שתוכנן עבור סוגים שונים של מסמכים.

לדוגמא, פקס, תזכירים, מכתבים, קורות חיים, דוחות וכו '.

תבניות מותאמות אישית הן תבניות שנוצרו על ידי המשתמש, כאשר תבנית מובנית למטרתן ולדרישתן אינה זמינה או שהתבנית הזמינה אינה מספקת. המשתמש יוצר תבנית תוך שימוש בעיצוב ובסגנונות משלהם ושומר אותה יחד עם תבניות אחרות כדי שיהיו זמינות לשימוש עתידי.

קובץ - תבניות - סמן את 'עדכן אוטומטי את סגנונות המסמך'

michaelgoerz.net

במקרים שבהם ברצונך לעצב מחדש את הסגנונות של מסמך קיים לסגנונות שיצרת בתבנית חדשה, תוכל להשיג זאת על ידי הצמדת התבנית החדשה שנוצרה למסמך הדורש עיצוב מחדש.

כדי לצרף תבנית למסמך, קובץ -> תבניות -> בדוק את האפשרות 'עדכן סגנונות מסמכים אוטומטית' -> לחץ על אישור

Word יחליף את הסגנונות שיש להם שמות תואמים במסמך הישן ותבנית חדשה וסגנונות חדשים מתווספים לרשימת הסגנונות. בתהליך זה, רק הסגנונות משתנים ומפרטים אחרים כמו שוליים, כותרות עליונות, תחתונות וכו 'אינם משתנים מכיוון שהם הגדרות ברמת המסמך. הגדרות ברמת המסמך גוברות תמיד על הגדרות רמת התבנית.

כדי להסתכל על העיצוב והסגנונות הזמינים לחץ על עיצוב - סגנונות ועיצוב

הכנסת טבלה

משתמשים בטבלאות בסוגים שונים של מסמכים למטרות שונות וישנם סוגים שונים של טבלאות. אנו נסתכל על ההגדרות והתכונות השונות הזמינות לשינוי טבלה ולארגון המידע בה.

צור או הכנס טבלה - טבלה -> הוסף -> טבלה -> הגדר את מספר השורות והעמודות -> באפשרותך להשתמש בהתאמה אוטומטית לתוכן אשר יתאים את הטבלה בהתאם לתוכן או בחר התאמה אוטומטית לחלון, שתמתח את הטבלה. עד לשולי הדף.

הוסף ותקן את מבנה הטבלה - תמיד תוכל ללחוץ לחיצה ימנית על טבלה ולהיכנס למאפייני הטבלה ולבצע כל כך הרבה שינויים במאפייני הטבלה. ניתן גם להוסיף ולמחוק שורות ועמודות, לשנות את הרוחב, הגבולות, ההצללה ומאפיינים רבים אחרים לטבלה.

כדי להמיר טקסט לטבלה, הקלד תחילה נתונים מופרדים על ידי כרטיסיות או פסיק, כאן הפרדתי נתונים על ידי כרטיסיות

למיזוג תאים בטבלה בחר בתאים שברצונך למזג - לחץ לחיצה ימנית על התאים שנבחרו - בחר "מיזוג תאים"

למזג ולפצל תאים בטבלה - למיזוג תאים בחר בתאים שעליך למזג -> לחץ עליהם באמצעות לחצן העכבר הימני -> לחץ על מיזוג תאים.

כדי לפצל תאים -> לחץ לחיצה ימנית על התא שעליך לפצל -> לחץ על פיצול תאים -> הגדר את מספר השורות או העמודות שאליהן תרצה לפצל את התא

יישר טקסט בצורה אופקית או אנכית בטבלה - בחר בתאים שבהם ברצונך ליישר את הטקסט. לחץ עליהם לחיצה ימנית -> לחץ על "כיוון טקסט" -> ואז בחר את היישור הדרוש לך

שוליים תאיים, גבולות והצללה בטבלה - לחץ לחיצה ימנית על הטבלה -> לחץ על גבולות והצללה -> שנה את ההגדרות לשוליים, גבולות והצללה

כיצד ליצור טופס?

נבדוק גם כיצד ליצור ולשנות טופס. טפסים הם מסמכי טקסט הכוללים שדות טופס שאתה ממלא במידת הצורך. ניתן להשתמש בטפסים אלה במחשב או להדפיס ולמלא. בדומה למסמכים אחרים, ניתן לשמור את הטפסים גם כתבנית. כדי ליצור טופס, MS Word -> חדש -> מסמך ריק -> ניתן להקליד את הכותרת הדרושה ופרטים אחרים לפי הצורך. אתה יכול גם להשתמש בטבלה כדי לתת לטופס פריסה מקצועית.

תצוגה - סרגלי כלים - טפסים, יציג את סרגל הכלים של הטפסים

להוספת תבליטים וסגנונות רשימה - פורמט - תבליטים ומספור

הסגנונות המובנים מקלים על העבודה כשאתה מעצב כותרות, פסקאות ותוכן עניינים. לדוגמה, כאשר אתה בוחר כותרת ידנית, משנה גופן, גודל גופן, צבע גופן, אתה מבצע את הפעולות בשלושה שלבים כדי להשיג את התוצאה ותצטרך לחזור על כך עבור כל כותרת. אך כשאתה משנה סגנונות עם הסגנונות המובנים או שנוצרו כבר, אתה מסיים את העבודה בלחיצה אחת.

סגנונות מקושרים משנים סגנונות של הדמות ושל הפסקה יחד והם מסומנים בסופו של דבר עם ' ¶a'. סגנונות אלה מתנהגים כמו פיסקה או סגנון תו וניתן ליישם אותם על ידי לחיצה בכל מקום בפסקה כדי להחיל על כל הפסקה, או שתוכל לבחור קטע ספציפי בפסקה ולהחיל את הסגנון אם אתה זקוק לסגנון שהוחל רק על חלק של הפסקה.

סגנונות רשימה משמשים לשינוי מראה הרשימות. יש לו רמות של היררכיה עם כניסה וסגנונות מספור.

סגנונות טבלה משמשים לשינוי מראה הטבלאות. הם מגיעים עם מראה שונה לגבולות, הצללה, יישור וגופנים בטבלאות.

אנא משוב:

אני מקווה שלכולכם ידע

• לימוד המבנה והפריסה הנדרשים למסמך
• סגנונות ותבניות זמינים
• שימוש בטבלאות ובמידע אחר הנדרש למסמך
• החלת הטכניקות הנ"ל על המסמך

ניסיתי בכל כוחי לצרף צילומי מסך לרוב הפעולות שהוסברו כאן. כמה צילומי מסך הם של Microsoft word 2010 ואני אחליף אותם עם word 2003 בהקדם האפשרי.

אני מקווה שמצאת מידע זה שימושי. אל תהסס לתת משוב ולשאול כל שאלה אם יש לך. החלק הראשון של יחידה זו נמצא בקישור למטה

סעיף 1 - הזן ושלב טקסט ומידע אחר במדויק בתוך מסמכי עיבוד תמלילים (תוכנת עיבוד תמלילים, שאלות 1.1 עד 1.7)

החלק הבא של יחידה זו נמצא בקישור למטה

סעיף 3 - השתמש בכלי תוכנה לעיבוד תמלילים כדי לעצב ולהציג מסמכים בצורה יעילה בכדי לעמוד בדרישות (תוכנות לעיבוד תמלילים, שאלות 3.1 עד 3.6)