מבנה פירוט עבודה (wbs) ורשימת פעילויות להצלחת הפרויקט

WBS ורשימת פעילויות: האם יש הבדל?

מנהלי פרויקטים רבים אינם יודעים מה ההבדל בין מבנה התמוטטות לעבודה (WBS) לרשימת פעילויות. בפרויקטים קטנים ההבדל לא משנה הרבה. אבל, ככל שהדברים מסתבכים יותר, חשוב להבין את ההבדל ולעשות עבודה טובה ביצירת כל אחד מהם.

WBS ורשימת פעילויות: מה ההבדל?

מנהלי פרויקטים רבים משתמשים במונחים מבנה פירוט עבודה (WBS) ורשימת פעילויות. זה בסדר בפרויקטים קטנים ופשוטים. אך זה יכול להכניס אותנו לבעיות רבות ככל שאנו הופכים לאחראים לפרויקטים גדולים ומסובכים יותר, במיוחד כאלה המעסיקים צוותים בעלי כישורים מיוחדים או משתמשים בקבלני משנה.

הנה הדרך המבלבלת לומר את זה:

• WBS היא רשימה של מה שאנחנו מכינים.
• רשימת פעילויות היא רשימה של מה שאנחנו עושים.

תחשוב ככה, והם נשמעים כמעט אותו דבר… ואתה פונה לצרות.

אז בואו נחשוב על זה אחרת.

• WBS היא רשימה של מרכיבי המשלוח.
• רשימת פעילויות היא רשימה של הפעילויות בהן נעסוק במהלך הפרויקט.

עכשיו הם נשמעים אחרת לגמרי. אנו זקוקים לשניהם, והסדר הנכון הוא: הפוך קודם את מבנה פירוט העבודה והפוך את רשימת הפעילות לשנייה.

עד כמה חשוב להפריד בין ה- WBS לרשימת הפעילויות?

פעם יישרתי פרויקט של 10 מיליון דולר שכבר בזבז 600,000 דולר ולא הלך לשום מקום לשום מקום. הם לא הכינו רשימת פעילויות נפרדת מ- WBS שלהם, וכולם עשו את העבודה הלא נכונה. עבדתי עם הצוות רק שבועיים, ויישרנו הכל. ברגע שחברי הצוות חשבו על עבודתם שלהם וערכו רשימות פעילות משלהם, הכל התבהר וישר, והפרויקט חזר למסלולו.

תחשוב על תפריט ארוחת ערב…

דמיין שאתה קייטרינג, ואתה מכין רשימת פריטים שיוגשו בארוחת ערב שנקבעה מראש ללא הזמנות מיוחדות. ייתכן שיש לך רשימה כזו:

• ביסק פירות ים
• סלט הקיסר
• מרסלה עוף
• ירקות מעורבים מוקפצים
• פסטה
• טירמיסו

חביב! ומה שאתה רואה לעיל הוא מבנה התמוטטות לעבודה (WBS) של ארוחת הערב הזו. רשימת הפעילויות תיראה כך:

• תוכנית הקניות - לאילו חנויות ללכת ומה לקנות בכל חנות
• את המתכונים לכל פריט, עם הוראות בישול
• את עבודת הציפוי, ההגשה והניקוי לאחר מכן

WBS מפרט פריטים; רשימת פעילויות מתארת ​​תהליכים.

מתי נכין את ה- WBS ואת רשימת הפעילויות?

יצירת מבנה פירוט העבודה ורשימת הפעילות מהוות נקודת מפנה בתכנון הפרויקט. ה- WBS נוצר כפרט ברמה הטובה ביותר בהיקף הפרויקט שהוגדר, לאחר פירוט מתקדם. זה משלים את העבודה שלנו על תכנון היקף, ומכין אותנו לתכנן את כל שמונת התחומים האחרים של ניהול הפרויקטים, כולל זמן. והשלב הראשון בהערכת זמן מפורט ועלויות הוא יצירת רשימת הפעילויות. יש להכין את רשימת הפעילות כדי שנוכל ליצור את תרשים ה- PERT שלנו.

WBS טוב מקל על המעבר מתכנון היקף לתכנון זמן. ברגע שנדע בבירור מה אנחנו מכינים, קל לתכנן איך נכין את זה.

מי מכין את ה- WBS ואת רשימת הפעילויות?

בין ה- WBS לרשימת הפעילות חל שינוי גדול במי שעובד על הפרויקט. יצירת WBS דורשת קלט רב של לקוחות. תקשורת לקוחות מבוצעת או מתואמת על ידי מנהל הפרויקט. עבודת בניית ה- WBS נעשית בעיקר על ידי מנהל הפרויקט או על ידי מעצבים שיודעים לעורר דרישות לקוחות.

לעומת זאת, רשימת הפעילות מוכנה בצורה הטובה ביותר על ידי העובדים בפועל שיעשו את העבודה. אם הם מתארים כיצד הם יבצעו עבודתם, רשימת הפעילות מדויקת יותר. חשוב מכך, בהנחיית מנהל הפרויקט, הצוות יכול למצוא דרכים יעילות מאוד לעבוד במהירות ולמנוע בעיות. צוותים שמתכננים את העבודה שלהם ומנוהלים על ידי עצמם יוצרים דברים נהדרים בעלות נמוכה. כשחברי הצוות מכינים את רשימת הפעילות, הם מקבלים מוטיבציה וממוקדות מאוד, ולכן הפרויקט בדרך להצלחה.

בבנייה, ה- WBS מיוצר על ידי האדריכל או מעצב אדריכלי בצוותו. ואז הקבלן הכללי יבדוק וישנה את ה- WBS, ויעבוד עם מנהלי הבנייה בפועל, יפתח את רשימת הפעילויות.

בתכנות מחשבים בימינו, לעתים קרובות יש לנו מתכנתים-אנליסטים שעושים גם עיצוב וגם פיתוח אפליקציות. במקרה כזה האדם שעושה את העבודה לא משתנה. אבל התפקיד כן משתנה. אם אתה עושה סוג זה של עבודה - ואני עושה זאת, מומלץ לדמיין את עצמך מחליף כובעים. חובש כובע אחד כדי להקשיב ללקוחות ולעשות עיצוב, וכובע אחר כדי להיות לבד ולתכנן את פעילויות עבודתך.

מדף השירות שלי

את סט מדפי השירות בניתי באמצעות ה- WBS ואחת מרשימות הפעילות במאמר זה.

סיד קמפ

מחקר מקרה: בניית מדף שירות

מחקר מקרה זה אמור להבהיר לחלוטין את ההבדל בין מבנה התמוטטות לעבודה (WBS) לרשימת פעילויות.

בניתי סט מדפי שירות בחדר הכביסה שלי. ישנם שלושה מדפים על קיר אחד, כל אחד מהם 3 מטר. הנה ה- WBS:

מדפי השירות מבנה פירוט עבודה

3 מדפי עץ,

6 סוגרים בגודל 3 'x 8 "x 3/4", 9 ", שניים לאחיזה בכל מדף

2 תושבות קיר מתכווננות להחזקת הפלטה

6 ברגים להבריגת מדפים לקיר

6 עוגנים להחזקת ברגים בקיר

התמונה משמאל מראה לך איך המדפים, אגב.

שלוש רשימות פעילות אפשריות לפרויקט אחד

כדי להראות לך עד כמה שונה רשימת פעילויות מ- WBS, אני הולך ליצור שלוש רשימות פעילויות שונות , שכל אחת מהן משתמשת באותה WBS כדי ליצור אותה סט מדפים:

• רשימת DIY (עשה זאת בעצמך) יכולה להיעשות על ידי מישהו עם כישורי נגרות.
• חובב תיקוני הבית עושה זאת בעצמו, אך לא עושה נגרות.
• השכרת פתרון מקצועי נראית אחרת לגמרי!

רשימת פעילויות מס '1: גישת עשה זאת בעצמך (DIY)

1. קנו עוגנים, ברגים, תושבות קיר וסוגרים.
2. קנו שני לוחות מדפים אורנים בגודל 8 'x 8 "x 3/4" וכתם אגוזים
3. גזור שלושה מדפים 3 'מהלוחות.
4. מכתים את הלוחות ונותנים להם להתייבש.
5. מדוד מיקומים בקיר עבור תושבות הקיר.
6. סמן מיקומים של חורי הבורג.
7. בדוק את מיקומי חורי הבורג ברמה.
8. קדח 6 חורים, והניח 6 עוגנים בקירות.
9. הרכיב 2 תושבות קיר מתכווננות עם 6 ברגים, ברגים שהוצבו באופן רופף.
10. הדק את כל הברגים.
11. חברו סוגריים לתושבות הקיר.
12. בדוק פלטה עם מפלס.
13. הניחו מדפים על פלטה.
14. לנקות.

רשימת פעילויות מס '2: גישת התחביבים לתיקון ביתי

1. קנו את כל הפריטים ברשימת המטלות, כולל מדפים חתוכים מראש ומוכתמים מראש.
2. מדוד מיקומים בקיר עבור תושבות הקיר.
3. סמן מיקומים של חורי הבורג.
4. בדוק את מיקומי חורי הבורג ברמה.
5. קדח 6 חורים, והניח 6 עוגנים בקירות.
6. הרכיב 2 תושבות קיר מתכווננות עם 6 ברגים, ברגים שהוצבו באופן רופף.
7. הדק את כל הברגים.
8. חברו סוגריים לתושבות הקיר.
9. בדוק פלטה עם מפלס.
10. הניחו מדפים על פלטה.
11. לנקות.

רשימת פעילויות מס '3: העסקת פיתרון מקצועי

1. קנו את כל הפריטים ברשימת המטלות, כולל מדפים חתוכים מראש ומוכתמים מראש.
2. שכר הנדסאי להתקין את המדפים ולנקות את עצמו.
3. שלם להנדסאי.

שלוש רשימות פעילות שונות ל- WBS אחד

כפי שאומר הפתגם הישן, יש יותר מדרך אחת לעור חתול. אתה רואה לעיל שלוש דרכים שונות לעשות את אותו פרויקט; שלוש רשימות פעילויות שונות. ואתה יכול לראות שלכל אחד מהם יהיה לוח זמנים שונה ותקציב שונה.

WBS ורשימת פעילויות

שמור על ה- WBS שלך ועל רשימת הפעילויות שלך ישר

לכן, הלקח הוא: שמרו על הפרדת ה- WBS שלכם ורשימת הפעילויות ושמרו על ישרות.

בפרויקט קטן, במיוחד אם אתה עושה את כל העבודה, אתה יכול להריץ אותם יחד.

אבל בפרויקט עם צוות, או בפרויקט שבו יכולות להיות גישות שונות שכדאי לקחת בחשבון, בצע תחילה את ה- WBS ואז פתח את רשימת הפעילויות. ואם אתה יכול, בקש מהצוות לרשימת פעילויות משלו.