"עבודה בסביבה עסקית": הצהרה אישית (בחינת nvq עסק ומנהל)

המטרה והיתרונות של כיבוד ותמיכה של אנשים אחרים בעבודה

השתייכות לצוות גורמת לי להרגיש חלק ממשהו גדול ממני. בסביבה מוכוונת צוות, אני מבין את המשימה והמטרה של הארגון שלי, אני תורם להצלחה הכוללת של הארגון על ידי עבודה עם חברי לחברי. יכול להיות שיש לי פונקציית עבודה ספציפית ואשתייך למחלקה ספציפית, אך גם מעבר לכך, אעבוד עם אחרים לתרום למטרות הכוללות ולהצלחת הארגון.

כדי לעבוד כחלק מהצוות או בתוך ארגון, אני צריך ללמוד לכבד אנשים אחרים בעבודה ולתמוך גם באנשים אחרים בעבודה. אני צריך לדעת מה הארגון עושה, מה מבנה הארגון ומדוע כל צוות ומחלקה נבנו, מה הוא עושה וכיצד הוא תורם. כל צוות ואדם צריך להבין היכן עבודתם משתלבת בהקשר הכולל של הארגון.

כאשר העבודה נעשית במאמץ צוותי, ולא על ידי אנשים שיושבים לבד ומסיימים משימות, ארגון יכול לפרוח, מכיוון שהעבודה תושלם בזמן ובתקציב. על מנת לבנות עבודת צוות טובה, על החברים בצוות לתקשר זה עם זה ולתמוך זה בזה. קשר זה מלמד אותנו לחלוק את יעדי העבודה ולתכנן יעדים, וגם עוזר לכולם להתפתח כפרט. כשעובדים כצוות אנו יכולים לזהות את חולשותיהן וחוזקותיה של זו. זה מוביל למתן וקבלת משוב לשיפור עבודתו.

אני עובד בסביבת עבודה מגוונת, ואני נתקל באנשים שונים בעלי אישיות שונה ומתרבויות שונות. כארגון וכצוות עלי לכבד ולהעריך כל אדם, ללא קשר לגזע, מנהגים, אמונה, מראה חיצוני וכו 'כאשר אנשים מגוונים עובדים יחד, הם מפגישים כישורים, כישרונות וחוויות שונים. זה עוזר לצוות ולארגון לבצע כמיטב יכולתם.

לפני שאני שופט מישהו, אני צריך להיכנס לנעליהם, כדי שאבין בבירור איך אותו אדם מרגיש. כך אסתכל על הדברים מנקודת מבטו של אותו אדם. אני תמיד חושב איך הייתי מרגיש אם הייתי במצב של אותו אדם. אני צריך לכבד את צרכיהם, את ערכיהם התרבותיים ואת הבדלי הגזע כאשר אני מסדר מחלוקות כלשהן. ככה אני גורם לאדם להרגיש חשוב, ומראה להם שאכפת לי ואני שם כדי לתמוך בו בכל דרך שאוכל. אני גורם להם להרגיש מוערכים על ידי הקשבה אליהם ותמיכה בחביבותיהם ובתחומי העניין שלהם ומעריכים את צרכיהם ומכבדים את סודיות המידע במקום בו המצב מחייב.

אני גם לומד הרבה מאנשים כשאני עובד בסביבה מגוונת. אני מבקש התבוננות והדרכה כשאני זקוק לתמיכה. אני גם מבין את החשיבות של בניית מערכות יחסים בעבודה עם קולגות וממונים ומשתמש באנשים אחרים כמקור השראה.

שמירה על ביטחון וסודיות בעבודה

אבטחת מידע פירושה הגנה על מערכות מידע ומידע מפני גישה, שימוש, גילוי, הפרעה, שינוי או הרס בלתי מורשים. אבטחת מידע עוסקת בסודיות, בשלמותם ובזמינותם של הנתונים, בין אם הנתונים הם בצורות אלקטרוניות, מודפסות או בצורות אחרות.

סודיות חשובה מסיבות שונות. הנתונים הנוגעים לגיוס וניהול עובדים הם רגישים אוטומטית. מלבד זאת, בארגוני אנו מתמודדים עם כמות עצומה של נתונים חסויים עבור לקוחותינו. כולם מאוחסנים בארונות ובשרתים של הארגון. אם הנתונים עוברים לידיים הלא נכונות, מידע זה עלול להיות מנוצל לרעה לביצוע הונאה, אפליה והפרות אחרות.

כל ארגון צריך להיות זהיר לגבי האופן שבו הם מטפלים ומכבדים נתונים שעוברים לידיים שלהם.

להלן הדרישות החוקיות והנוהג הטוב ביותר:

• חוק הגנת הנתונים משנת 1998 (שנועד להגן על איסוף, אחזקת ושימוש בנתונים אישיים).

• חוק זכויות האדם משנת 1998

• חוק סודיות נפוץ

סודיות היא חובת כולם. הצוות צריך תמיד להרגיש חופשי לדון עם קשישים או מנהלים שלהם מה זה אומר על בסיס יומי בהתמודדות עם כל חומר שהוא. כמו כן, כל העובדים צריכים לדעת מהם הכללים בכל ענף בו הם נמצאים, ולדעת את התהליך במקום עבודתם להתמודדות עם חשדות לסיכונים והפרות.

שמירה על איכות הסביבה העסקית

כאשר עובדים עבור ארגון או עסק או סביבת עבודה כלשהי, חשוב מאוד להקפיד על נהלי בטיחות, ביטחון וחוק. לכל ארגון יש מידע סודי משלו ויש להקפיד על הגנה על מסמכים אלה מפני הציבור, אחרת הוא יביא לתופעות הרות אסון. יש לאבטח את הנכס במנעולים שניתן לפתוח רק על ידי צוות מורשה. בארגון שלנו, יש לנו מנעולים מאובטחים שניתן לפתוח רק על ידי עובדי הארגון באמצעות כרטיס ההחלקה שלהם. חדרי המנהלים מאובטחים במנעולי מספרים. כל המידע והקבצים הסודיים מאובטחים בארונות שנגישים רק לעובדים.

הדלת הראשית לכניסה למשרדים מאובטחת במנעולים שניתן לפתוח באמצעות החלקה של הכרטיס. גם כאשר הם מנהלים את הארגון, כל העובדים מקיימים את כל הדרישות המשפטיות הנוגעות לשימוש במידע חסוי ונתוני הלקוח מוגנים. כמו כן נחתמים חוזים לכל שירות המסופק והמבוקש, המציין את כל הצרכים החוקיים ואת התוצאה אם ​​המוצר או השירות אינם מספקים.

עובדים העובדים בארגון צפויים לשאת את תעודת הזהות האישית שלהם, המפרטת את שמם, תפקידם ושם הארגון יחד עם תצלומם. כמו כן, על כל העובדים לוודא כי לא מזוהים, בלתי מורשים או שאינם עובדים אינם נכנסים לבניין ללא סיבה. כל מבקרים הנכנסים לבניין צריכים להיכנס לרשם בדלפק הקבלה ולצאת כאשר הם עוזבים את המקום. תיעוד של כל הנכסים - ציוד משרדי, ריהוט וכל פריט השייך לארגון נשמר בכל משרד, יחד עם יצרנים ודגמים. כל ציוד מספק קודים ייחודיים המונחים על הציוד יחד עם שם הארגון ומספר הטלפון. כל הפריטים (כמו מחשבים ניידים) שאינם נמצאים בשימוש או חסויים נעולים באופן מאובטח.

כל פריטים שהושאלו על ידי עובדים, כמו מחשבים ניידים או מקרנים וכו 'חתומים על הלוואה והחזרה. חפצי ערך של עובדים צריכים להיות נעולים באופן מאובטח כל הזמן. יש לנקוט בזהירות כדי למנוע גניבות לאחר שעות העבודה במשרד, לכן וודאו תמיד כי כל חפצי הערך והמידע הסודי נעולים בצורה מאובטחת. יש לדווח למנהלים על כל פריטים שחסרים או שלדעתך נעלמו. כמו כן עליכם לדווח למשטרה על גניבה ועל כל פעילות חשודה ולנקוט בצעדים משפטיים נחוצים.

לא צריך לסלק רק ניירת חסויה. יש לגרוס אותם לפני סילוקם.

אירועים הכוללים סודיות

בכל הנוגע לחיסיון ואבטחה בכל הנוגע לתפקידי ולקבצים בהם אני מתמודד, אני מקפיד ביותר בטיפול במצבים ומסמכים. אני סוגר את כל המידע והמסמכים הסודיים הנוגעים לעובדים ולקוחות בארון נעול. גם קבצים חסויים השמורים בכונן הקשיח מוגנים באמצעות סיסמה, כך שמי שיש לו גישה לכונן המשותף לא יפתח את המסמכים. זו הייתה תוצאה של נושא שנתקלתי בו בשנה שעברה. _________________ (הוסר למטרות סודיות) נשמרים בכונן המשותף, אליו יש עמיתים אחרים גישה. לא שמרתי אותם בתיקייה "המסמכים שלי" שהיא אישית, מכיוון שהמנהל שלי זקוק גם לגישה לקבצים האלה. מצאתי שעמית לעבודה ניסה לפתוח את המסמכים מהתיקייה שבה כל _____________ (הוסרו למטרות סודיות) ניצלו. קיימתי דיון עם המנהל שלי בעקבות האירוע הזה על מה שקרה, כיצד זה השפיע על הארגון, על סודיות פרטי העובדים האחרים והסברתי לה כיצד זה ישפיע גם על כל שאר חברי הצוות. המנהל שלי שאל אז מה אפשר לעשות, הצעתי לנו להגן על הסיסמה בכל הקבצים שהיו חסויים. מאז כל הקבצים החסויים, ללא קשר למקום שמירתם, הוגנו באמצעות סיסמה והסיסמה סופקה רק לאדם המודאג שיש לו הרשאה לפתוח את הקבצים.

תחזוקת ציוד

במשרד אנו מתמודדים תמיד עם מדפסות ומכונות פקס וקבצים הזקוקים למיחזור. מחסניות טונר ריקות וסרטי פקס עלולות לגרום לתופעות מסוכנות בגלל כימיקלים הקיימים בהן. זה נוגע לבעיות בריאות ובטיחות. אז הם מוכנסים לאזור בו משאירים חומרי פסולת מסוכנים לסילוק וחברת האיסוף אוספת אותם מדי חודש. כמו כן, כל הקופסאות והכיסויים שאליהם מגיעים הטונרים, המחסניות והמכשירים הנייחים נפטרים בדילוגים שלהם, כדי למנוע בעיות בריאות ובטיחות.

אני גם מוודא שכל הציוד, כמו המדפסת, מכשיר הפקס והמחשבים, במצב תקין. אם יש בעיות IT, אני מנהל שיחה עם דלפק שירות ה- IT ורודף אחר עיכובים המצטטים את מספר התייחסות המקרה.

נספח: "נתוני דיווח"

תשובה ספציפית זו למטה נוספה כאן מכיוון שהיו בקשות של שני מועמדים. זה לא קשור בשום צורה לאמירה האישית שלמעלה.

ליווינגסטה

תאר דרכים לדיווח על נתונים כך

א) הוא עומד ביעדים ויעדים מוסכמים

ב) האם הוא מדויק וחף מהטיות

נתונים הם קבוצת מידע המשמשת למטרות שונות כמו ניתוח, הערכות ולהגעה לתוצאות או מסקנות מסוימות. דיווח נתונים הוא תהליך בו חילוץ הנתונים יוצרים מקור או מקורות רבים ואז הופכים לפורמט שיכול לשמש למטרה. בדרך כלל הוא מוצג בצורה של דוח בטבלאות או תרשימים או סטטיסטיקה או גרפים או בגיליונות אלקטרוניים וכו '. ניתן להשתמש בנתונים אלה כדי להגיע להחלטות חשובות בארגון או עם ארגונים חיצוניים. לכן יש לייצר את דוח הנתונים בצורה כזו שהוא עומד ביעדי ויעדי הדרישה וגם צריך להיות מדויק וללא הטיה מכיוון שאיכות הנתונים חשובה מאוד.

דרכי הדיווח על נתונים כך שיעמדו ביעדים וביעדים המוסכמים הם:

• ודא תמיד שהנתונים שאתה אוסף משרתים את מטרת הדוח שאתה הולך להכין.
• בדוק אם הדו"ח הוא בסגנון ובפורמט המוסכם ושהאנשים המעורבים בו יכולים להבין אותו בקלות.
• בדוק אם הדרישה היא לדו"ח מפורט או לדו"ח מסוכם והכן את הדו"ח בהתאם.
• שמור על שפה פשוטה ככל האפשר אם יש להפיץ את הדוח למגוון רחב של קהל; שוב זה תלוי במטרת הדוח ובמה שאתה מנסה להשיג או לדווח.
• בדוק כי לדוח יש מבנה מוסכם / מקובל וכי התוכן תואם את יעדי הארגון. בקיצור זה צריך להיות בעל מבנה הגיוני, עם רעיונות ברורים ולהיות מאורגן היטב.
• סדר נתונים בצורה ברורה ומסודרת בחלקים שונים עם הערות או הסברים בכל מקום שנדרש.
• עדיף לא לציין או לתייג אנשים בדוח.
• חלק המסקנה צריך להיות ברור עם תוצאות המחקר או הניתוח שלך.
• כלול המלצות אם יש.
• תמיד טוב לסכם בהתחלה על מה הדו"ח ומטרתו ומה נדון. אתה יכול לכלול גם את הסיבה שבגינה דוח זה נוצר. אתה יכול להזכיר את מגבלותיו, אם בכלל, ולהציע תחומי שיפור.

דרכי הדיווח על נתונים כך שהם מדויקים ונקיים מהטיה הם:

• לעולם אל תניח הנחות לגבי נתונים או מסקנות מכיוון שהדבר עלול להוות איום על תפקוד הארגון.
• בדוק אם יש דקדוק, איות ודיוק של הנתונים המעורבים מכיוון שדוחות אלה מייצגים את איכות הארגון. אם מדובר בחישובים כלשהם, בדוק אותם שוב כדי לראות אם יש שגיאות. עדיף תמיד להעביר זאת דרך אדם אחר או שניים לבדיקה, כדי למנוע דקדוק או שגיאות מספריות.
• אין לך מידע חוזר או לא רלוונטי.
• עליך להיות מאוד ספציפי בדוח שלך, להשתמש במילים ובנתונים מדויקים וברורים, כך שהדוח שלך יהיה נקי מהטיות.