כתיבת מכתב עסקי למסירת חדשות רעות (עם דוגמאות)

קייטלין בייקר דרך Unsplash.com

לפעמים, בעסקים, אתה פשוט לא יכול להימנע מכתיבת מכתב עם חדשות רעות. עם זאת, אתה יכול לנסות לכתוב את המכתב באופן שישמור על קשר טוב עם הנמען, כמו גם לשבור את החדשות הרעות בצורה הקלה ביותר. אתה לא רוצה לשרוף שום גשר בעסקים, אז זה באמת לטובתך לכתוב מכתב חדשות רעות יעיל.

מטרות שעליך להתמקד בהן בעת ​​כתיבת המכתב

1. מזעור נזק למערכת היחסים: חדשות רעות לא צריכות להגדיר את הקשר.
2. מראה שההחלטה הוגנת וסבירה: דמיין את עצמך בנעלי הקורא, ונסה להציע את ההסבר הכי טוב שאפשר.
3. אמירת החדשות הרעות בצורה ברורה ובתקיפות:

• בפתיחה צריך להיות חיץ כדי למזער כל נזק למערכת היחסים. השתמש בפתיחה חיובית או ניטראלית כדי לשמור על רצון טוב.
• על הגוף לכלול סיבות שיעזרו לקורא לראות זאת מנקודת מבטך. אתה רוצה להראות שאתה הוגן וסביר כאחד. היה ברור ואיתן לגבי החדשות הרעות, אך גם היה קצר, חיובי ונמוך בנושא.
• הסגירה צריכה להכיל מחווה מתאימה של רצון טוב, ואולי פיתרון פוטנציאלי לבעיית הקורא.

דוגמא למכתב עסקי של חדשות רעות מס '1

המכתב היה פשוט ומנומס. הכותב סיפק סיבה מצוינת לסירוב התפקיד אך גם הותיר את הדלת פתוחה לקשר עתידי. הסופר גם סיפק פיתרון אפשרי בסוף.

דוגמה למכתב עסקי של חדשות רעות מס '2

עלון רע זה מכסה את העובדה שהווק שגברת הודג'ס הזמינה אינו זמין על ידי שדרוגו לווק טוב וגדול יותר. כמו כן, זה כל כך חיובי בנימה שהקורא אולי לא יבין שכל הסט שהזמינה לא הגיע בזמן, שכן שתי חלקים ממנו יגיעו מאוחר יותר. העלון הגרוע הזה כלל לא התמקד בשלילה אלא העביר את המסר שלו בצורה חיובית. הארי פיגבי גם הרחיב הזדמנות לקשר עתידי על ידי כך שהוא הודיע ​​לגב 'הודג'ס על המכירות והאירועים הקרובים.