10 כללי זהב של ניהול פרויקטים

פעל לפי כללים אלה כדי לגרום לכל פרויקט לעבוד במלוא יכולתו.

Canva.com

אני עוסק בניהול פרויקטים ותיקי פרויקטים כבר למעלה מ -30 שנה ויש כמה כללי זהב שלמדתי מכל הפרויקטים הללו שהם סטנדרטיים בכל סוג של פרויקט. במאמר זה, אני רוצה לשתף אתכם בכמה מאלה.

אם אתה מחיל כללים אלה על כל פרויקט שאתה מבצע, סביר להניח שיהיה בידך פרויקט מצליח וללא מתח!

כללי ניהול פרויקטים

להבין את ההיקף
להבין את המטרות של בעלי העניין
לְתַכְנֵן
מגירה
לתקשר עם הצוות
בדוק מוקדם / אב טיפוס
צג
דווח ללקוח ונהל ציפיות
לִמְסוֹר
ערכו פגישת סיכום / לקחים

1. להבין את ההיקף

זה אולי נראה כאילו אני מצהיר את המובן מאליו, אך חיוני שתדעו על מה הפרויקט. מה אתה מנסה לבנות או להשיג? האם יש מפרט כתוב לפרויקט שעליכם לעמוד בו? מהן היעדים העסקיים המניעים את הפרויקט?

שוחח עם האנשים המעורבים בהחלטה להתקדם בפרויקט. זה יכול להיות איש מכירות בארגון שלך (אם אתה מבצע את הפרויקט כספק עבור חברה אחרת), או איש ניהול בכיר בארגון שלך אם זה פרויקט פנימי.

גלה מה ציפיות הלקוח שלך (בין אם לקוח פנימי ובין אם לקוח חיצוני). האם הם עשו משהו דומה בעבר ואיך הם מרגישים שהפרויקט עבר - מה היה טוב ומה היה אפשר לעשות טוב יותר?

וודא שאתה מבין את כל הדרישות הטכניות לפרויקט - אם נדרש, שוחח עם גורם טכני בצוות שלך או עם מנהל ה- IT / המחלקה שלך.

2. להבין את המטרות של בעלי העניין

לפני שתתחיל פרויקט, נסה לברר מי כל בעלי העניין. לדוגמה, אם אתה עושה פרויקט עבור לקוח חיצוני אתה יכול לקבל את בעלי העניין הבאים:

נותן החסות העסקי - זה האדם שמכניס את היד לכיס ומוציא את הכסף איתך או עם הארגון שלך. הם ירצו משלוח איכותי בזמן ללא חיובים נוספים למוסכמים.
מנהל פרויקט הלקוח - זה האדם בארגון הלקוחות שלך שאיתו תקשר ביותר במהלך הפרויקט. הם ירצו פרויקט נטול לחץ וטרחה. הם ירצו להיראות טוב בעיני הבוס שלהם ואתה עלול לגלות שהתמורה או הבונוס שלהם יהיו קשורים להצלחת הפרויקט.
מומחה הלקוח - אולי תצטרך להתקשר עם מומחה לקוח בשלב כלשהו בפרויקט. הם ירצו לקבל קלט ולהגיד בעיצוב וירצו להרגיש שהמומחיות שלהם נשמעת ונשמעת להם. בדרך כלל יהיה להם גם זמן קצר (בהתחשב בכך שהם מומחים בתחומם)
ספקים אחרים - לפעמים תגלה שאתה תהיה תלוי בקלט מספק אחר של הלקוח שלך, או שהם ימתינו לקבלת קלט ממך. יהיה עליכם לעבוד (בדרך כלל באמצעות מנהל הפרויקט של הלקוח שלכם) עם הספק הזה ולשמור עליהם מרוצים.
הבוס שלך - הבוס שלך ירצה דיווחים על אופן התנהלות הפרויקט שלך (כדי להבטיח שאתה שומר על לקוח זה מאושר ומרוויח עבור הארגון שלך).

הקפידו להבין מכל אחד מנותני החסות לפרויקט מה יהפוך את זה לפרויקט מצליח מבחינתם.

3. תכנן

עכשיו אני לא יכול להדגיש את זה מספיק - לתכנן, לתכנן, לתכנן. ציין את המשימות הכרוכות בפרויקט ואת המשאבים (אנשים ודברים) הנדרשים. התבונן בתלות ההדדית של המשימות - מה לא יכול להתחיל לפני שמשהו אחר מתחיל או מסתיים וכו '.

השתמש בכלים כמו MS Project, או אפילו בגיליון אלקטרוני פשוט של Excel כדי לסייע בתכנון שלך. ארגן את האנשים ואת הדברים שתזדקק להם מבעוד מועד ותכנן לעשות כמה טיפוס מוקדם ו- QA כדי לגהץ נושאים מוקדמים.

4. מגירה

לא משנה כמה טובה התוכנית שלך, הדברים לא ילכו כמצופה. החיים יתערבו. דאג להוסיף תכנית למקרה. זה יכול להיות משאבים נוספים או זמן נוסף בלוח הזמנים שלך, אבל זה יעשה את ההבדל בין משלוח רגוע לשעה 2:00 בלילה מאוחרת כדי להגיע לגמר למסירה.

אם הפרויקט שלך מיועד ללקוח חיצוני, עודד אותו בתחילת הדרך למגבלות מסוימות בתקציב (אולי 10%). זה יאפשר להם קצת מקום לנוע במסגרת ולהביא לכך שיהיה קל יותר להשלים את הפרויקט מבלי לעבור דרך הרכש לכל שינוי קטן.

5. לתקשר עם הצוות

רוב הסיכויים שלא תשלים את הפרויקט הזה לבד. אל תשכח שהצוות שלך לא יכול לקרוא מחשבות ותצטרך לתקשר איתם כדי להעלות אותם לסיפון, לבקש רעיונות, סיעור מוחות וליידע אותם מה המועדים. היו כנים והקשיבו למחשבותיהם כיצד לבצע דברים מהר או טוב יותר.

אם הפרויקט שלך משתרע על מספר שבועות או חודשים (או אפילו שנים), קבע זמן פגישה קבוע עם הצוות. אם הצוות שלך מפוזר ברחבי העולם, אתה יכול לקיים פגישה זו בשעה נוחה לכולם באמצעות שיחת ועידה או מושב כגון הפעלת זום או Webex.

ודא שכל אחד מחברי הצוות מבין את התמונה הרחבה יותר וכולם מבינים את ההשפעה שיש להם על עבודה טובה (או רעה) על שאר חברי הצוות.

כתוב תסקיר פרוייקט שיעזור לחברים חדשים לעלות במהירות ולעלות על המהירות.

6. בדקו מוקדם / אב טיפוס

לא משנה מה אתה בונה, אל תגיע רחוק מדי לייצור מבלי לבדוק מה שלומך. במידת האפשר, בנה אב-טיפוס מוקדם והעביר אותו למקבלי ההחלטות לקבלת התשובה שלהם. ככל שתקבל קלט זה מוקדם יותר, כך תצטרך לבצע פחות עבודה מאוחר יותר.

הבדיקות המוקדמות או אבות הטיפוס צריכים לנסות לבדוק את כל ההיבטים של המוצר. קבל IT, משתמשי קצה, בעלי עניין ואחרים המעורבים בבדיקה מוקדמת זו.

7. צג

לאחר שיצאת מהחשבון על אב הטיפוס המוקדם והבדיקה, תוכל לעבור לפיתוח בקנה מידה מלא. כאן יושקע עיקר המאמץ.

חשוב לעקוב אחר הפרויקט שלך לאורך שלב זה. הגדירו יעדים וזמני ביניים ואל תחמיצו אותם - התייחסו לכל אחד מהם כמועד אחרון ללקוח.

המשך לבדוק שוב עם הצוות ועם הלקוח / בעלי העניין כדי לוודא שהציפיות עדיין זהות וכי היעד שלך עומד בהן.

8. דווח ללקוח ונהל ציפיות

לקוחות אוהבים לדעת מה קורה. הם לא אוהבים להישאר בחושך בלי דיווחים על איך הדברים מתנהלים. והם לא אוהבים הפתעות.

הקפידו לדווח באופן קבוע ללקוח שלכם וליידע אותם כיצד הדברים מתנהלים עם הפרויקט שלהם - אחרי הכל הכסף שלהם!

אם הם לא מחזיקים את הצד בעסקה (מספקים משוב, מספקים כל דבר!), דאגו ליידע אותם וליידע אותם כיצד ישפיע העיכוב שלהם על ציר הזמן או על התקציב.

9. למסור

יום D הגיע. אמור ללקוח לפני הלידה מתי לצפות למשלוח - האם עליהם לצפות לכך דבר ראשון בבוקר זמנם, הדבר האחרון באותו לילה, צהריים וכו '? לקוח יכול להתעצבן אם הוא חשב שהמשלוח יהיה איתם הדבר הראשון באותו בוקר, והתכוונת למסור אותו מתישהו לפני חצות!

לאחר המסירה, הקפד לספר ללקוח כי המסירה בוצעה וליידע אותם מהם השלבים הבאים. האם עליהם לחתום, לספק משוב, להודיע לבודקים אחרים וכו '?

אם המשלוח שלך הוא תוכנה ואתה מספק את זה באופן אלקטרוני, הקפד לבדוק שמה שהעלית (למשל, לאתר FTP), ניתן, למעשה, להוריד, לפתוח את רוכסן ולהפעיל אותו.

היזהר מאיש הצוות הטכני שמניח שרק בגלל שהם העלו אותו, הוא חייב להיות שם לגמרי ושלם!

10. ערכו פגישת סיכום / לקחים

לאחר שכולם חתומים והפרויקט נסגר, מתכננים לקיים פגישת ביקורת. פגישה זו תתן לך את ההזדמנות לבקש משוב טוב (בהנחה שעשית עבודה טובה!), לציין היכן ניתן לבצע שיפורים בפרויקטים עתידיים ולתת משוב ללקוח שלך על החלק שהם מילאו.

ערכו פגישה פנימית עם הצוות שלכם לפני כל פגישה לבדיקה שלאחר הפרויקט עם הלקוח שלכם.

היו כנים אך דיפלומטיים. תן שבחים במקום שמגיע לשבח, ותן משוב בונה במקום בו אתה מרגיש שישפר את התהליך בפעם הבאה.

תעד את הממצאים.