5 צעדים קלים לניהול שיחות קשות במקום העבודה

אם אתה עובד בכל סוג של תפקיד של מנהיגות, החל ממנהל צוות ועד מנכ"ל, יהיו מקרים שתמצא את עצמך צריך לנהל שיחה לא נוחה עם אנשי צוות אחרים. זה חלק מכל תפקיד מנהיגותי ואין להימנע ממנו. כדי להיות מנהיג חזק יותר, תצטרך להתמודד עם היבטים טובים ורעים בתפקידך.

עם זאת, ישנן דרכים להתמודד עם מצבים מסוג זה שיכולים לעזור לצוות, המחלקה או החברה שלך לצמוח ולהתחזק, ודרכים העלולות לפגוע בצוות שלך, במחלקה או בחברה שלך. כל המנהיגים הטובים ירצו למזער כל נזק ובמקום זאת להשתמש בה כהזדמנות לחיזוק צוותם ומעמדם כמנהיג.

כשנושא בא לידי ביטוי, זה יכול להיות בנוגע לביצועים, חופשת מחלה, התלהמות במקום העבודה או כל נושא שעשוי לגרום לך או לאיש הצוות האחר לאי נוחות, יהיה עליך להבין כיצד לנהל את ציפיות הצוות בצורה הטובה ביותר כדי למזער כל סכסוך ולפתור את הבעיה במהירות ובהגינות..

מאמר זה ידון בחמשת השלבים המרכזיים שעליכם לבצע כדי לקיים שיחות מוצלחות על נושאים קשים במקום העבודה שלכם.

מתי יתכן שתצטרך לנהל שיחה קשה

מדי פעם, אם אתה עובד בתפקיד פיקוח, בין אם זה ראש צוות, מפקח או הנהלה, תצטרך להתמודד עם מצב קשה עם מי שעובד תחתיך.

שיחות קשות יכולות לכלול נושאים רבים, אך לרוב קשורים לביצועים או התנהלות לקויים, לבעיות אישיות של עובד שעשויות להשפיע על עבודתו, או לחקירת תלונות ותלונות.

זכור; לא משנה כמה אולי לא תרצו לנהל שיחות מסוג זה, תמיד עדיף לנהל אותן מאשר לא, וככל שתקדימו לנהל אותן כך טוב יותר. ככל שהנושא קודם לכן מטופל ומטופל כך יהיה קל יותר לסדר אותו.

שלב ראשון: האם אתה האדם הנכון לתפקיד?

לפני שתעשה משהו אחר, ודא שאתה האדם הנכון לנהל את השיחה הזו. אם אינך בטוח, פנה למנהל שלך או למחלקת משאבי אנוש שלך. אם אתה האדם הנכון לתפקיד, עדיף תמיד לוודא שאנשי אנוש ו / או המנהל שלך יודע בדיוק מה אתה מתכנן לעשות. זה גם יעזור לך להרגיש יותר נתמך.

לאחר שהקמת אתה האדם הנכון לתפקיד; ואז הגיע הזמן לפצח!

שלב שני: מה לעשות לפני הפגישה / השיחה

ודא שאתה יודע את העובדות, מה קרה, מתי ולמה. אתה צריך לדעת 100% מה קורה. איך יכולת לצפות לנהל דיון מועיל כשרק מחצית העובדות עומדות לרשותך?

חשוב על מה שאתה יודע על האדם שאתה צריך לדבר איתו, האם הסיבה שאתה צריך לדבר איתם היא משהו שאתה מצפה מהם? או שזה לגמרי לא באופי? קח זאת בחשבון לפני שדיברת איתם, יכול להיות שהיתה אי הבנה ואתה רוצה להיכנס לדיון עם ראש פתוח ככל האפשר.

בדוק את מדיניות החברה שלך; יתכן שתצטרך לייעץ לדרך פעולה כדי שתדע מהי מדיניות החברה, כדי להיות בעמדה חזקה לייעץ.

שלב שלישי: תכנן את הפגישה

בעת תכנון הפגישה יש לזכור את הדברים הבאים:

• שיחה פנים אל פנים יעילה יותר משיחת טלפון.
• לשבת מול מישהו זו דרך מאוד רשמית לדבר, לשבת לידם פחות מאיים.
• אפשר לזמן; אתה לא רוצה למהר בפגישה, העובד אולי ירצה לדבר ארוכות על המצב, אז הקפד לתת לפגישה מספיק זמן.
• עליכם גם לשקול החלטה אפשרית, הדבר עשוי להיות קשה בהתחשב בכך שעדיין לא דנתם בנושא עם העובד, אך עליכם כבר להיות מודעים לנושא ויש לכם כמה רעיונות לגבי תוצאות פוטנציאליות.

שלב רביעי: הפעלת הפגישה

בעת קיום הפגישה יש לזכור את הדברים הבאים:

• קבע מההתחלה כיצד הפגישה תתנהל והנושאים לדון בהם, היו ברורים ותמציתיים.
• הישאר אובייקטיבי ולא שיפוטי בכל עת.
• אמצו בצורה רגועה ומקצועית.
• היו ספציפיים ככל שתוכלו, השתמשו בדוגמאות במידת האפשר.
• השתמש בשפה ומחוות תומכות / מעודדות.
• לִרְשׁוֹם.

שאל שאלות אך אל תפריע כל כמה דקות. אם אפשר נסה לשמור את השאלות שלך עד שהעובד סיים לדבר.

זכרו תמיד כי אתם אחראים על הפגישה. עליכם לשמור על הפגישה במסלול, תצטרכו לעצור את השיחה בדרכים לא קשורות.

אז בקצרה, הפגישה שלך צריכה להיראות כך:

• פתח את הפגישה; להסביר מדוע הפגישה מתקיימת ומה יידון.
• עברו על הנושאים, היו ברורים ותמציתיים.
• בקש הסבר.
• הקשיבו למה שיש לעובד לומר, הקשיבו, שמרו על ראש פתוח.
• חקרו את הנושאים יחד.
• מסכים בדרך קדימה

הצלחה בפגישה

שלב חמישי: דרך קדימה

ברגע שקיימת את הפגישה שלך, אתה אמור להיות בעמדה להחליט את הדרך קדימה. אכן אם אפשר, זה היה צריך להיעשות במהלך הפגישה.

עליכם לחשוב בבהירות מהי הדרך הטובה ביותר לפתור את המצב בכדי לעצור את התרחשותו שוב. זכרו שזו לא רק ההחלטה הטובה ביותר עבורכם ועבור החברה, אלא ההחלטה הטובה ביותר גם עבור העובד.

במידת הצורך, תוכלו לדון בעניינים עם מנהלים אחרים, מנוסים יותר או עם משאבי אנוש.

סיכום

לסיכום, עליך להחליט אם אתה האדם הנכון לנהל דיון זה, אם כן, עליך לבדוק את הנושא ביסודיות. לאחר שנחקר ביסודיות אתה צריך לקחת את הזמן לתכנן בקפידה את הפגישה שלך, לא סתם לחבית בכניסה אליה. לאחר שתוכנן הפגישה שלך צריכה לקרות. בסוף הפגישה, במצב אידיאלי, תוכל להסכים על דרך קדימה עם העובד שלך. אם לא אז אתה צריך לקבל החלטה במהירות האפשרית.

© 2019 קייטי