5 סוגיות משפטיות חייבות לטפל במדיניות האסודות של החברה שלך

Pixabay (תחום ציבורי)

סוגיות משפטיות בנושא "תביא מכשיר משלך"

האם החברה שלך משתתפת במהפכת BYOD? בין אם אתה מבין את זה ובין אם לא, התשובה לשאלה זו היא כמעט בוודאות "כן".

BYOD, שמייצג "תביא מכשיר משלך", הוא כיום עובדת חיים כמעט עבור כל העסקים. עובדים לא רק רוצים להשתמש בסמארטפונים האישיים שלהם, בטאבלטים ובמחשבים הניידים בעבודה, אלא נחושים לעשות זאת.

סקר שערכה סיסקו מעלה כי יותר מ -90% מהעובדים כבר משתמשים בסמארטפונים שלהם לצורך ביצוע עבודתם. ואימון זה מתבסס עמוק יותר עם כל יום שעובר, במיוחד בקרב עובדים צעירים יותר. כאשר חברת האבטחה פורטינט סקרה עובדים בגילאי 21-31, יותר ממחצית 3,200 הנשאלים אמרו כי גם אם החברה שלהם אוסרת על שימוש במכשירים אישיים בעבודה, הם ממילא ימצאו דרך להשתמש בהם.

BYOD יכול להיות טוב גם לעובדים וגם לעסקים

העובדים של היום אוהבים את BYOD מכיוון שהוא מאפשר להם להשתמש במכשירים בעבודה שהם כבר מכירים. בנוסף, מכיוון שהמכשירים הניידים הללו נמצאים איתם באשר הם, עובדים גם מקבלים גמישות במתי ובמקום בו הם יכולים לבצע משימות הקשורות לתפקיד. התוצאה היא מוסר גבוה יותר ופרודוקטיביות רבה יותר בקרב עובדים המשתתפים בתוכניות BYOD של החברה.

BYOD מייצרת הטבות גם למעסיקים. לצד עלייה בפריון העובדים, חברות יכולות גם להרוויח מעלויות ציוד מופחתות מכיוון שלעתים קרובות הן יכולות לוותר על רכישת מחשבים ניידים, טאבלטים או מכשירים ניידים אחרים לשימושם של עובדיהם.

המצב הנוכחי של BYOD



נושא	אֲחוּזִים
מקבלי החלטות IT המאמינים ש- BYOD טוב לארגונם	69%
עובדים שאומרים שהם יותר פרודוקטיביים באמצעות המכשירים שלהם	49%
עובדים שאומרים כי הארגון שלהם לא הפך אותם למודעים לסיכוני אבטחה מול BYOD	77%
עסקים שכיום קיימת מדיניות BYOD	64%

^{סטטיסטיקה שדווחה על ידי אונטק מערכות}

מדוע החברה שלך זקוקה להצהרת מדיניות טובה של BYOD

BYOD יכול להיות עסקה טובה הן עבור העובדים והן עבור המעסיקים. וזה לא משהו שעסקים יכולים להימנע ממנו, מכיוון שעובדים ימצאו דרכים להשתמש במכשירים שלהם בעבודה ולא משנה מה מעסיקיהם יגידו על כך. עם זאת, חברות צריכות להיות מודעות לכך שבכל פעם שעובדיהן משתמשים במכשירים שלהן למשימות הקשורות לעבודה, הארגון מתמודד עם אחריות משפטית והתחייבויות אפשריות שהוא לא יכול להיות מוכן לכך.

Pixabay (תחום ציבורי)

5 דברים שיש לקחת בחשבון במדיניות ה- BYOD של החברה שלך

כל החברות צריכות לקבוע מדיניות BYOD מחושבת היטב כדי להגן על עצמן מפני פגיעות משפטיות. להלן כמה מהנושאים הקריטיים שמדיניות BYOD של החברה צריכה לטפל בהם.

1. עמידה בחוק תקני עבודה הוגנים (FLSA)

חוק התקנים לעבודה הוגנת (FLSA) מחייב מעסיקים לשלם לעובדים שאינם פטורים שעות נוספות עבור כל זמן שמעבר ל -40 שעות שהם משקיעים במשימות הקשורות לתפקיד בשבוע עבודה רגיל. לדוגמא, אם עובד מחליט לבדוק הודעות דוא"ל בשעה 23:00 לפני השינה, ותיבת הדואר הנכנס שלו מכילה פריטים הקשורים לעבודה, ייתכן שעובד זה נדרש לשכר שעות נוספות.

לא משנה שהחברה לא ביקשה באופן ספציפי מהעובדים לבדוק מיילים בזמן שלהם, או שהעובד בחר בשעות הצהריים האלה אך ורק לנוחיותו. החוק מחייב את המעסיקים לנהל תיעוד מדויק של כל שעות העבודה שאינן פטורות, בין אם בשטח החברה ובין אם בבית, ולשלם לעובדים בהתאם. אי ביצוע זה עלול לגרום לעונשים חמורים. לדוגמא, לדברי אמנדה טומני, מקורבת משרד עורכי הדין DLA פייפר, " במוחמדי נ 'נוואביוסי , נמצא כי מעסיק אחראי לאי פיצוי עובד בגין עבודה בשעות נוספות שבוצעו במכשיר שבבעלות העובד."

חברות המאפשרות לעובדים שאינם פטורים להשתמש במכשירים משלהם למשימות הקשורות לעבודה צריכות להבטיח כי קיימות מדיניות ונהלים לדיווח מחוץ לשעות העבודה וכי העובדים נדרשים לעמוד בהן.

2. אחריות לפעולות עובדים תוך שימוש במכשירים האישיים שלהם

על פי מחקר שנערך בשנת 2011 על ידי המרכז לבקרת מחלות, כמעט 70 אחוז מהמבוגרים בארה"ב מדווחים כי הם מדברים בטלפון הסלולרי שלהם בזמן נהיגה. כאשר עובדים משתמשים באותם מכשירים בעבודה, סביר להניח כי שיטה זו לא תשתנה אלא אם כן מעסיקים ינקטו צעדים יעילים להגבלת התנהגות כזו.

בשנת 2012 תויגה קוקה קולה בפסק דין של 21 מיליון דולר לאחר שאחד מנהגי המשאיות שלה פגע באישה מטקסס בזמן שהנהג דיבר בטלפון הנייד שלה. למרות שלקוקה קולה הייתה מדיניות המחייבת שימוש במכשיר דיבורית בזמן נהיגה, עורכי הדין של התובעת שכנעו את חבר המושבעים כי המדיניות "מעורפלת ומעורפלת". טיה צ'ישולם מ- HUB ביטוח חופים בינלאומי מסכמת את השיעור שחברות צריכות להפיק מנסיונה של קוקה קולה:

העובדים שלך רגילים לדבר בטלפונים בזמן נהיגה.

Pexels (Public Domain)

תחומים אחרים בהם מעסיקים עלולים למצוא עצמם אחראים באופן בלתי צפוי למה שעובדים עושים במכשירים האישיים שלהם כוללים בריונות ברשת והטרדות מיניות. לדוגמא, אם עובד מפרסם הערות גזעניות או מיניות בלתי הולמות באתר מדיה חברתית באמצעות מכשיר בו הוא משתמש גם לעבודה, המעסיק עלול למצוא את עצמו באחריות. מנכ"ל Visage, Bizur Haun, אומר כי "כדי שחברה תהיה אחראית בגין מעשים שבוצעו באמצעות מכשיר BYOD, על התובע רק להראות כי הציוד עצמו שימש בשלב כלשהו לביצוע עבודות."

3. התראות על הפרת נתונים

אם מעסיק מאפשר לעובדים להוריד מידע המאפשר זיהוי אישי למכשירים שלהם, החברה תהיה אחראית לאופן הטיפול במידע זה. לדוגמה, לחברות העוסקות במימון, ביטוח או בריאות חלה חובה רגולטורית, על פי חוקי פרטיות ממלכתיים ופדרליים כגון HIPAA, להבטיח את אבטחת הנתונים הללו. עם זאת מחקרים מראים שרוב המשתמשים אינם משתמשים אפילו בהליכי אבטחה מינימליים במכשירים הניידים שלהם. סקר שנערך בשנת 2012 העלה כי 62 אחוז מהנשאלים אפילו לא השתמשו בסיסמה עם הטלפונים החכמים שלהם.

נקודה תכופה נוספת של פגיעות מעבידים נובעת מכך שמכשירים ניידים אישיים הולכים לאיבוד או גניבה לעיתים קרובות. אם עובדים הורידו מידע רגיש למכשיר שכבר אינו ברשותם, עלולה להיות לחברה אחריות חוקית לחשוף בפומבי הפרת נתונים פוטנציאלית. הצורך לעשות זאת יכול להיות לא רק יקר, אלא גם מביך למדי.

הנוהג הטוב ביותר הוא לא לאפשר לעובדים בכלל להוריד מידע על החברה למכשירים שלהם. במקום זאת, ניתן לתת להם גישה למידע באופן מקוון דרך דפדפן או פורטל המוגדר על ידי החברה. אם יש צורך במידע הנמצא במכשיר הנייד, עליו להיות מוצפן.

4. גילוי משפטי

אם החברה שלך או עובד העוסק ב- BYOD צריכים להיות מעורבים בהתדיינות משפטית, המידע המוחזק במכשירים אישיים עשוי להיות נתון לגילוי. אם העובד הוא המעורב בפעולות משפטיות, נתוני החברה השוכנים במכשירם עשויים להיות חשופים לפומביות. אם החברה היא שהופכת למשתתפת בתביעה משפטית כלשהי, הנתונים האישיים של העובדים עשויים להיחשף בשוגג, מה שעלול להפר את זכויות הפרטיות של אותו אדם.

אזור שבו מעסיק חייב להיות ערני במיוחד כאשר ניתן לצפות באופן סביר להתדיינות, הוא לוודא שהעובדים לא מסירים כל מידע שעלול להתגלות מהמכשירים האישיים שלהם. ב- Small v. Univ. מד. מרכז ס 'נבאדה , מעסיק קיבל סנקציה מכיוון שלא הצליחו להוציא תביעות משפטיות בנוגע למכשירים האישיים שעובדים השתמשו בעבודתם.

שוב, המדיניות הטובה ביותר היא לא לאפשר לעובדים להוריד מידע רגיש של החברה למכשירים שלהם.

5. סוגיות פרטיות

היבטי הפרטיות של BYOD הם תחום נושא שעדיין מתפתח. לדוגמא, כאשר עובד BYOD מתפטר או מרפה, למי שייך המידע במכשירים האישיים שלהם? מי אחראי לעמידה בחוקים הממלכתיים או הפדרליים המחייבים שהמידע האישי המוחזק במכשיר כבר לא משמש למטרות עסקיות ייהרס או יהפוך לפענוח?

גישה אחת שמקבלת חסד בקרב מעסיקים רבים היא השימוש בתוכנת MDM (ניהול התקנים ניידים) המותקנת במכשיר. MDM מאפשרת לחברה לנהל את המידע המאוחסן בטלפון של עובד ולהשמיד אותו מרחוק במידת הצורך. עם זאת, בחלק מהמקרים גם המידע האישי של העובדים, כגון תמונות, הודעות טקסט ומיילים, הוסר מהמכשיר. ומכיוון ש- MDM מאפשרת ניגוב מרחוק של המכשיר ללא התערבות או אפילו הודעה מהעובד, שדה המוקשים הפוטנציאלי שניתן לחברה למצוא בו הוא ברור.

אם משתמשים ב- MDM במכשירי BYOD, על המעסיק לוודא כי העובדים מתבשרים לפני האפשרות לפגוע במידע האישי שלהם, בשוגג או במכוון, אם החברה מממשת את זכותה למחוק מידע מרחוק ממכשירו של אותו אדם.

חברות צריכות לטפל בבעיות משפטיות של BYOD כעת!

BYOD כאן כדי להישאר, וכך גם הסוגיות המשפטיות שהיא מעלה. כל חברה צריכה להקים מדיניות BYOD רשמית ומקיפה על מנת להבטיח שטיפול בפגיעות פוטנציאליות אלה. ומדיניות זו צריכה להיות מועברת באופן מלא לעובדים באופן שמבהיר כי עמידה בתקני ה- BYOD של החברה היא דרישת עבודה.

אם העסק שלך עדיין לא עשה זאת, עליך לפעול במהירות. אחרת, אתה עלול לגלות כי עבור החברה שלך, BYOD היא תביעה המחכה לקרות.