5 כללים למיילים מקצועיים יותר

שמור על מקצוען התקשורת הכתובה שלך

בטח שמעתם את זה: "איך שאתה כותב חשוב לא פחות ממה שאתה כותב." בימינו, "המותג האישי" של מישהו הוא הכל - גם ברשת וגם בעולם המקצועי. " שמירה על מקצוע הדוא"ל שלך תעבור דרך ארוכה לתמיכה במותג האישי שלך.

במובנים רבים, תוכניות דוא"ל ושליחויות מיידיות מאפשרות המקבילה החזותית של האזנה לשיחת טלפון. ישנם בלוגים שנותנים עצות כיצד לכתוב דוא"ל "כאילו יקרא יום אחד בתצהיר בית משפט." לבלוגים אלה יש הרבה עצות לגבי מה לא לעשות, אך מעט מאוד על מה שאדם צריך לעשות או למה זה חשוב.

להלן חמשת הכללים המובילים שלי בנושא "מה לא לעשות", והצעות מה לעשות במקום:

כלל 1: היה מודע לתגובותיך (המכונה "ללא אוורור")

זה יכול להיות הקשה ביותר לעקוב. הנה המצב הנפוץ ביותר שראיתי:

אתה שומע משהו בפגישה וירטואלית, והתגובה שלך היא לשלוח מיד הודעה מיידית, אימוג'י (אם ל- IM שלך יש יכולת זו), או דוא"ל למישהו שנמצא גם כן בפגישה.

מה הסיכון?

אם האדם שאתה שולח את ההערה משתף את המסך שלו עם הקהל הגדול יותר, אך אותו אדם שכח לכבות את הודעות הדוא"ל שלו ו / או לשמור על מסך הצ'אט סגור… התגובות שלך כעת פומביות.

אל תחשוב לרגע שאף אחד לא שם לב - תאמין לי, כולם ראו את זה.

מה לעשות?

1. אם ההערה שלך רלוונטית לנושא הפגישה: דבר בפגישה.
2. אם ההערה שלך היא פשוט תגובת בטן: שמור אותה לעצמך לרגע והאזין קצת יותר קרוב לשיחה. יתכן שההצהרה עליה הגבת הייתה רק חלק מהסיפור.
3. המתן עד אחרי הפגישה: אם זה באמת היה טוב או רע, שמור אותו לדיון פרטי לאחר סיום הפגישה.

כלל 2: בדוק פעמיים למי הדוא"ל שלך מגיע

בגלל קצב העסקים המהיר, כולנו בכוננות גבוהה כל הזמן והכל אמור להיות אתמול.

הנה תרחיש סביר:

מישהו שולח אימייל. ואז תוך חמש דקות או פחות אותו אדם מופיע לשולחן שלך, שיחות או הודעות צ'אט "קיבלת את הדוא"ל שלי?"

בסופו של דבר, אתה לומד להפסיק את כל מה שאתה עושה כדי לקרוא כל דוא"ל שנכנס מיד. כתוצאה מכך, יש לך מוטיבציה להגיב מיד.

ואז אתה מגלה שהתשובה שלך הגיעה לאנשים הלא נכונים בחברה.

איך זה קרה?

אולי תלחץ על "השב הכל" מתוך הרגל במקום להעביר את הדוא"ל כתחילת שיחה צדדית. אולי השולח הקליד שם שגוי, או שיש לך שם זהה למישהו אחר בחברה.

מה לעשות?

1. לפני שתלחץ על שלח: הקדש דקה נוספת להגהת הכל: רשימת הנמענים שלך, הדוא"ל שלך באופן כללי (אולי ההודעה שלך לא ברורה, השארת מילים וכו ');
2. נסה לבטל את ההודעה ברגע שאתה מבין את השגיאה. אם התכונה "הזכר הודעה זו" אינה פועלת:

כלל 3: שמור על הפרט האישי מהמקצועי

אם לא עשית זאת בעצמך, שמעת סיפורים כאלה:

דוא"ל אישי מאוד נשלח לא רק לאדם המיועד, אלא גם לחברה המלאה.

ייקים !!! גורם המבוכה נמצא מחוץ לתרשימים… הן עבור השולח והן עבור הנמענים.

מה לעשות?

שמור תמיד על העבודה שלך ועל הודעות הדוא"ל האישיות שלך בנפרד, והימנע מכניסה לגרסה המקוונת של חשבונות Gmail, MSN, Yahoo או Hotmail מהמחשב הנייד שלך (או ממחשב שולחני).

קל יותר לשלב אימיילים אישיים ועסקיים במיקום אחד, כך שתוכל לפקוח עין על שניהם. עם זאת, כעת, כאשר הטלפונים הסלולריים שלנו חכמים וחזקים כמו המחשבים הניידים שלנו (טאבלטים וכו '), שילוב של פנקסי כתובות דוא"ל כבר אינו נחוץ.

כלל 4: היה מודע לקהל שלך

גם אם הדוא"ל שלך מיועד לקהל ספציפי, יש בו פוטנציאל להעביר לכל אחד, בכל מקום בחברה ומעבר לה.

בעולם הארגוני, אתה אף פעם לא כותב רק לחבר או לעבודה שלך. אתה תמיד צריך להניח שדוא"ל יקרא על ידי מישהו במעלה החברה. האפשרות הטובה ביותר שלך היא לגשת לכל דוא"ל כאילו אתה כותב למנהל שלך, לבוס של המנהל שלך או ללקוח.

יחד עם זאת , הימנע משימוש בז'רגון בתעשייה, ראשי תיבות או מילים שרק הפרופסור לספרות במכללה עשוי להשתמש בהם. דברים אלה לא גורמים לך להיראות חכמים יותר… זה פשוט מעצבן את הקוראים ומקשה על ההבנה של המסר שלך.

כלל 5: צפה בשפה שלך

זה לא אומר רק "ללא קללות" (או לשמור את זה "PG" כמו דירוג הסרט) - זה צריך להיות ברור. אם לא, צפו לנהל שיחה עם משאבי אנוש.

"צפה בשפה שלך" פירושו גם לשמור אותה "PC" (פוליטיקלי קורקט).

זכור: הדוא"ל שלך יכול להיקרא על ידי כל מי שנמצא בתוך החברה ומחוצה לה. מכיוון שאין שום דרך לדעת מי יכול להיות הקורא הסופי, שמור על השפה שלך ועל הטון שלך ניטרליים.

מה אם אתה לא בטוח?

1. בקש קולוג אמין לקרוא את הדוא"ל ולתת משוב או הצעות כיצד המסר יכול להיות טוב יותר.
2. כתוב את הדוא"ל (ללא נמענים) ואז שמור אותו בתיקיית ה"טיוטה "שלך לזמן מה. למחרת (או מאוחר יותר באותו יום אם יש לך מועד אחרון), תסתכל עליו.

• האם זה עדיין אומר מה שחשבת שאתה כותב?
• האם המייל מראה לך כמקצוען שאתה? אם לא, תקן את זה או בקש עזרה.

היה זהיר מאוד בעת פרסום ברשתות החברתיות.

אם אתה בעל עסק קטן, קבלן עצמאי וכו '- כדאי שיהיו לך דפי מדיה חברתית נפרדים לעסק שלך. ודא שהתגובות וההודעות שלך צריכות להיות קשורות ישירות למוצר או לשירות שאתה מציע.

אם עבר עליכם יום רע, אל תשדרו אותו בפייסבוק או בטוויטר, ואל תאבדו את החברה בה אתם עובדים. ייתכן שחבריכם לעבודה או המפקחים בפייסבוק (בעבר ובהווה) לא מבינים. בנוסף, לחברות רבות קיימות כיום תוכניות העוקבות אחר האופן שבו ומתי משתמשים שם העסק שלהן ועל ידי מי (עיין בספר המדריך של החברה שלך).

אל תשכח - מעסיקים פוטנציאליים ינסו להיכנס לדפים שלך כדי להחליט אם אתה "מתאים" לתפקיד. לא צריך הרבה כדי להעמיד בסימן שאלה את המוניטין שלך (המותג האישי) ולהפסיד בראיון או בהצעת עבודה.

התוכנית הטובה ביותר שלך: להרים טלפון (כן הדבר הזה עם המספרים עליו) ולהתקשר למישהו שאתה סומך עליו כדי לפרוק את התסכולים שלך.

כשאתה עובד בסביבה ארגונית, חשוב לזכור שאף אחת מהתקשורת שלך אינה פרטית. כל אימייל שתשלח (פנימי וחיצוני) יוכל לקרוא על ידי כל מי שיש לו עניין בנושא. אמור את הדבר הלא נכון, השב הכל, או שלח אותו לאדם הלא נכון, ואתה עלול לסכן את המוניטין המקצועי שלך (המותג האישי), את העבודה שלך ואת החברה.

בסופו של דבר, העצה הטובה ביותר היא פשוט להשתמש בשכל הישר שלך ולשמור על הפרט האישי מהעסקים ככל שתוכל. כפי שמזכיר לנו הסרט "הסנדק " מ -1972 - "זה לא אישי, זה עסק."