5 דרכים להילחם בזחילה

אל תתנו לזחילת היקף לפגוע בעסק שלכם. המשך לקרוא כדי ללמוד כיצד להתגבר על בעיה זו.

Canva.com

זחילה בהיקף, המכונה בדרך כלל גם ציפוי זהב, מתרחשת כאשר דרישות שלא נלקחו בחשבון בעבר בשלב התכנון מתחילות להתגלגל לפרויקט לאחר שהפיתוח כבר החל. כאשר הדרישות הנוספות הללו נערמות, פרויקטים וצוותי פרויקטים יתחילו להתפרק תחת משקל העבודה הנוספת. בעוד שקיימות דרישות לגיטימיות שעשויות לצוץ שיהיה צורך לגלגל לתוכנית הפרויקט במהלך הפיתוח, האחריות מוטלת על כתפיו של מנהל הפרויקט להניע שיחות וליישם תהליכים שימנעו את הרחבת היקף העבודה מעבר לנחשב קריטי לאחר שכבר הסכים להיקף הראשוני. המאמר הבא מציג חמישה כלים שמנהלי פרויקטים יכולים להשתמש בהם בכדי לשמור על זחילת היקף.

5 דרכים להילחם בזחילה

1. אסוף דרישות ברורות.
2. הקפידו על כל החתימה של בעל העניין בדרישות.
3. שנה את תהליך הבקרה.
4. לָשֵׂאת וְלָתֵת
5. תכנן שלבים עתידיים.

1. אסוף דרישות ברורות

החלק הראשון של איסוף הדרישות הטובות הוא לוודא שיש לך את כל שחקני המפתח מחוברים לפרויקט מההתחלה. לאחר שתהיו בטוחים שיש לכם את כל שחקני המפתח המעורבים, דרך טובה להתחיל לאסוף דרישות היא לנהל שיחה ראשונית עם נותנת החסות הבכירה של הפרויקט בכדי להסביר את מחשבותיה לגבי הדרישות, ולתת לה להדריך אתכם למי לדבר עם הבא. במהלך אותן שיחות, תעד את הדרישות הפונקציונאליות לעומת הדרישות הלא-פונקציונליות, וגם אילו דרישות נדרשות לעומת אילו דרישות יהיה נחמד לקבל. אחרי שתגיעו לנקודה בה נוח לכם, התחלתם לבנות את הדרישות בצורה מוצקה, קבעו פגישות עם הצוות הגדול כדי לבדוק את הדרישות ולוודא שהכל מתחשב. בנוסף,כדי להבטיח שהכל יטופל בתחילת הפרויקט, אולי נסה לערוך סיעור מוחות או למפות את זרימת התהליך ברמה גבוהה כדי לוודא שהכל מתחשב. המשך להתרועע בדרישות עד שתהיה בטוח שהן בוצעו בצורה נכונה, מה שמקנה את היקף הפרויקט שלך בסיס איתן.

משולש הברזל בניהול הפרויקט ממחיש כיצד אם אחד ממרכיבי ההיקף, לוח הזמנים או העלות של פרויקט משתנה, אז גם שני האלמנטים האחרים משתנים.

לינקדאין

2. כניסה של בעלי עניין

לאחר שביצעתם באופן מלא את דרישות הפרויקט, דרך טובה נוספת למנוע זחילה בהיקף היא לגרום לכל בעלי העניין בפרויקט לחתום על הדרישות הללו. אם מעולם לא היו לך בעלי עניין שעשו זאת בעבר, אתה עלול להיות מופתע ממספר הדרישות שמתווספות או משתנות כשאתה מתחיל לבקש מהם לשים עליהם את חתימתם ולאמת שהם מרגישים שהכל נלכד. זה יכול להוסיף זמן משמעותי לפרויקט בתחילת הדרך, אך זה יחסוך לכם כאב רב בהמשך הדרך, מכיוון שדרישות נקיות יותר יפחיתו את הסיכון לזחילת היקף. יתרון נוסף בכך שבעלי העניין יחתמו את הדרישות הוא שאם הם מגיעים אליך בזמן שהפרויקט נמצא בשלב הפיתוח וינסו להרחיב את היקף הפרויקט על ידי הוספת דרישות,אתה יכול להזכיר להם את המסמך עליו חתמו בעבר ולהזכיר להם שהם לא יכולים לשנות את היקף הפרויקט מבלי להשפיע על ציר הזמן ועלות הפרויקט.

3. שנה תהליך בקרה

תהליך בקרת שינויים טוב מטיל את האחריות על הצוות המוביל את הפרויקט לאשר את כל השינויים בהיקף הראשוני של הפרויקט כקבוצה. יתרון אחד בתהליך בקרת שינויים הוא בכך שהוא משמש לבדיקה ואיזון שמנהל הפרויקט אינו פועל בחלל ריק. יתרון נוסף בתהליך בקרת שינויים הוא בכך שהאחריות על קבלת ההחלטות משותפת, שכן לכל הבקשות לסטות מההיקף הראשוני של הפרויקט הוגשה בקשה מפורטת אשר נבדקת על ידי ההנהגה הבכירה של הפרויקט. כחלק מהבדיקה, על הנהגת הפרויקט לא רק לבחון את שאלת הליבה, אלא גם את הסיכונים, העלות והמשאבים הקשורים לביצוע העבודה.

כיצד לבצע בקרת שינוי משולבת בפרויקט

4. משא ומתן

אל תפחד לנהל משא ומתן עם בעלי עניין שרוצים לעשות שינוי בהיקף המוסכם של פרויקט. זה ידרוש קצת יצירתיות מצדך. טקטיקה טובה לשימוש יכולה להיות אמירה שהיית שמח לכלול את הדרישה בהיקף הפרויקט, אך רק אם מרכיבים אחרים בהיקף הקיים מקוצצים כדי לפנות משאבים, כסף וזמן להתאמה לשינוי. לחלופין, אם המבקש מרגיש חזק לגבי הפעלת דרישה ספציפית, הוא יכול לרשום את בקשת בקרת השינויים ולהגיש אותה בפני הוועדה. לחלופין, אפשרות אחרת היא לחקור דרכים חלופיות לבנות את מה שהמבקש מחפש באופן שלא תהיה לו השפעה דרמטית על ההיקף הקיים.

5. שלבים עתידיים

טקטיקה נוספת היא לעבוד עם האדם המעוניין להרחיב את היקף הפרויקט ולראות אם יש אפשרות לבצע את העבודה כחלק משלב עתידי. זוהי מכירה קלה במיוחד אם למבקש יש הרבה עבודה שהם רוצים שיעשו. אולי היתרון הגדול ביותר בגישה זו הוא שהיא נותנת לך יותר זמן לנתח את הבקשות כראוי ולפתח את התוכנית הטובה ביותר לביצוע בהוספת פונקציונליות זו.

© 2016 מקס דלתון