9 אסטרטגיות לשימוש יעיל בדוא"ל בעבודה ועוד

שליחה וקבלה של דוא"ל נפוצים בעסקים כמעט בכל קהילה.

לורי טרוזי

החשיבות של דוא"ל לעסקים

הערכות מסוימות מעריכות את כמות ההתכתבויות העסקיות היומיות המקוונות בכמעט 130 מיליארד ברחבי העולם. דוא"ל הוא כלי יעיל לעסקים, אך יש לטפל בהודעות אלקטרוניות במקצועיות מרבית. למרות המשמעות של דואר אלקטרוני באינטראקציות עסקיות, הכשרה לשימוש בדואר אלקטרוני לעיתים רחוקות ניתנת על ידי מרבית המעסיקים. במקרה, על העובדים להבין את ההבחנה בין התכתבות אישית ומסחרית בעת שימוש במשאבים עסקיים.

באמת, אינטראקציות עסקיות עם דוא"ל יכולות להזיק אם לא מתנהלות כראוי. כיועץ לשיקום עבדתי עם לקוחות על שיפור מיומנויות כתובות ומילוליות בסביבה העסקית. בנוסף, עזרתי למעסיקים ליישם אסטרטגיות לתקשורת יעילה עם דוא"ל. להלן טכניקות שהוכיחו תועלת ורעיונות ליצירת מדיניות מועילה.

מִשׁאָל

אינטראקציות בדוא"ל מתרחשות במהלך יום העבודה.

לורי טרוזי

9 אסטרטגיות יעילות לשימוש בדוא"ל בעבודה

1. הימנע מבדיחות לא הולמות. שימוש במילים וביטויים מסוימים כדי להשמיץ אדם יכול להיות עילה לפיטורים מיידיים. לארגונים רבים יש מדיניות נגד שימוש בשפה מפורשת, כלומר בתי ספר. סוגים של הערות פוגעניות בדוא"ל ובתקשורת אחרת כוללים: השמצות גזעיות, הצהרות מוצא לאומיות, הערות מוטות על מוגבלותו של אדם, ועלבונות הנוגעים לנטייה מינית. כתוצאה מכך, מחקרים הראו כי עסקים מרוויחים מכך שיש להם מוניטין מכובד כלפי העובדים והציבור הרחב. הגבל את ההשקפה האישית שלך בנוגע לקומדיה מהתקשורת העסקית, כולל מיילים.

2. שקול את השעה ביום. השעה ביום יכולה להשפיע על התגובות לאימייל. בסופו של יום, אדם רשאי לשלוח התכתבות מקוונת בשפה קיצונית שאינה משקפת את מה שאתה יודע על העובד, הלקוח או הקבלן. בנוסף, שקול אם שליחת דוא"ל בשעות חופשיות מתאימה. לדוגמא, לא יכול להיות רעיון מצוין לשלוח הודעת טופס למפקח בערב כשהוא / היא עם המשפחה. (באיזו דחיפות אתה צריך תשובה? האם הנושא מטופל טוב יותר במהלך יום העסקים הבא?)

3. נסו לא לשלוח אימיילים בהפסקות ובארוחות הצהריים. אנשים משתמשים בהפסקות ובזמן ארוחת הצהריים כדי להיטען מהלחץ בעבודה. הם עשויים להתמודד גם עם נושאים אישיים בתקופות אלה. מסיבות אלה, יצירת קשר עם אדם אחר באמצעות דוא"ל עלולה לגרום לתשובות מורכבות בחיפזון עם רעיונות שהביעו בצורה גרועה בארוחת הצהריים או בהפסקה. טכניקה המשמשת לעיתים קרובות אנשי מקצוע היא להקדיש זמן במהלך יום העבודה למענה וכתיבת מיילים בכדי לשמור על בהירות ומיקוד.

4. קבעו מתי אימייל לא יכול להיות האופציה הטובה ביותר. נושאים הכוללים שיחות ארוכות עשויים להיות מוגשים בצורה הטובה ביותר באמצעות אינטראקציות פנים אל פנים או באמצעות שיחת טלפון. יתר על כן, יש להימנע מעניינים חסויים או נושאים רגישים בהחלפות דוא"ל באתר העבודה אלא אם כן עם אנשי משאבי אנוש או המנהל המתאימים. נושאים אלה עשויים לכלול: אפליה פוטנציאלית, פערים בשכר וחששות בריאותיים. כמו כן, סיעור מוחות דורש זמן ומאמץ, מה שהופך פעילות כזו למתאימה יותר לצורת תקשורת אחרת. למעשה, תחומי דיון שדורשים יותר מכמה דקות לפתרון עשויים שלא להתאים לדוא"ל.

5. אל תגיב בכעס. קבלת דואר אלקטרוני כלשהו עשויה להכניס אותך לחשיבה הגנתית. עם זאת, הרגע לפני שתשלח את תגובתך. בסביבת העבודה של ימינו, הצגת טקט היא תכונה יקרה ביותר בקרב עובדים. בנוסף, הימנעו משימוש באוצר מילים גס. שקול עובדה זו: הודעת הדוא"ל הזועמת שאתה כותב עשויה להפוך לחלק ממעגל החדשות שלמחרת או להתפרסם ברשתות החברתיות. בקיצור, ייתכן שתרצה לשמור על עבודתך תוך בניית מערכות יחסים יצרניות בארגון ומחוצה לו. במילים אחרות, הפגנת יכולת לריסון רגשי יכולה להועיל לדרך הקריירה הכללית שלך.

6. חשוב לפני שאתה שולח את הדוא"ל שלך. ראשית, חשוב נפשית באמצעות בחירת המילים שלך להתכתבות. לאחר מכן, כתוב טיוטה של ​​הדוא"ל. לסיום, בדקו אותו ובצעו שינויים לפי הצורך. אם הזמן מאפשר זאת, הרשה לאדם אחר לתת לך משוב. וודא שהנושא הוא נקודת המרכז של האינטראקציה.

7. השתמש בתבניות במידת הצורך. מערכת קיימת מצמצמת חלק מהבעיות הקשורות לדוא"ל. חברות וארגונים רבים מפתחים ומתחזקים מיילים מעוצבים עבור מצבים שונים השגרתיים לעסק. דחייה או אישור של שירותים, החזרת מוצרים, יחד עם קביעת פגישות הם רק חלק מהאזורים המתאימים לתבניות. כאשר ארגון נוקט צעד כזה, ניתן לשפר את איכות השירות תוך צמצום תקלות בחילופי בכתב. תבניות הן כלי מצוין לחיסכון בזמן.

8. המסר שלך צריך להיות תמציתי ומנומס. חבר את המסר שלך מתוך ההבנה שאתה כותב לבן אדם אחר. השתמש בברכה וסגירה אדיבים. הישאר ממוקד במטרת הדוא"ל תוך הימנעות מסלנג ושיחות שם. הגע לעניין באופן דיפלומטי. אל תעלה חששות שאינם קשורים.

9. הטון שלך חשוב. אין להציק לעובדים, קבלנים או צרכנים בכתב או בכל צורת תקשורת אחרת. שפה מאיימת עלולה להוביל לתוצאות קשות. שמור על טון הדוא"ל חיובי. הראה חשיבה קדימה על ידי הכללת משפטים המפגינים נכונות לפתור בעיות. דוגמה יכולה להיות: "אני בטוח שנוכל למצוא פיתרון לבעיה."

פעולה מהירה מדי לדוא"ל עשויה להיות השלכות

לורי טרוזי

השלכות משפטיות ושיקולי מדיניות

ייתכנו השלכות משפטיות הקשורות למיילים שנשלחו בחופזה. ואכן, בתי משפט הכירו בתכתובות מקוונות כתיעוד כתוב. לכן, הבן דוא"ל כתזכירים עסקיים, תיעוד אלקטרוני או הצהרות שניתן לבחון אם מתעורר צורך. בהכשרת עובדים חדשים, חברות ייהנו מתן אפשרות לעובדים להתאמן בתרחישים שונים בכדי לשפר את כישוריהם בהתמודדות עם דוא"ל. למעשה, פיתוח מדיניות ועיסוק בהדרכה בנושא אינטראקציה בדוא"ל מסייע לארגון להתרחק מהתדיינות משפטית. להלן כמה מרכיבים חשובים במדיניות אפקטיבית הנוגעת לשימוש בדוא"ל. עם זאת, בעלי עסקים עשויים לרצות להתייעץ עם עורך דין לפני שהם מיישמים את המדיניות באתר העבודה.

רכיבים חיוניים של מדיניות דוא"ל לעסקים

• ציין כמה מהר העובדים חייבים להגיב להודעות מקוונות לגיטימיות.
• ציין שכל עובד חייב להתאמן בשימוש המתאים בתבניות.
• להודיע ​​לעובדים התכתבות מקוונת תוך שימוש במשאבי החברה כפוף לבדיקה על פי שיקול דעתו של המעסיק או על ידי הרשויות במידת הצורך.
• הגדר מתי עובדים רשאים ליצור קשר עם צוותים אחרים, לקוחות או קבלנים באמצעות דוא"ל. (האם הטלפונים צריכים להיות כבויים במהלך הפגישות? האם לטפל בדאגות אישיות בדוא"ל בשעות העבודה? מתי היוצאים מן הכלל שלהם?)
• לפרט מה לעשות בנסיבות יוצאות דופן. (במקרה של הודעה אלקטרונית מטרידה במיוחד, עם מי יש לפנות? האם יש להודיע ​​על כך לרשויות?)
• כיצד יתקיים כישלון בתגובה לדואר אלקטרוני? כמו כן, האם צריך להתעלם מהאימייל או להעביר אותו למפקח?
• פרט בדיוק באיזו שפה אימייל לא יכול להכיל. לדוגמא: "לארגונים שלנו אין סובלנות לטענות גזעיות או מגדריות בהתכתבות מילולית או בכתב, כולל דוא"ל.
• ציין תוצאות על הפרת המדיניות. לדוגמא "אם נמצא שעובד עוסק בשפה בריונית במערכת הדוא"ל שלנו, הוא / היא יהיו נתונים לבדיקה על ידי משאבי אנוש תוך התחשבות בסיום העבודה.

עצור והרהר לפני שתלחץ על כפתור השליחה

לורי טרוזי

מִשׁאָל