מסכים עם תקציב: אומדנים, סדרי עדיפויות ומשאבים פיננסיים ותכלית ויתרונות התקצוב

מאמר זה נכתב על בסיס יחידת NVQ " מסכים עם תקציב ". זו יחידה ברמה 3 עם שווי אשראי של 4.

ביחידה זו ישנם שני חלקים; החלק הראשון מוערך על סמך ידע והבנה, אמירות אישיות, תשאול, דיונים וראיות אחרות. החלק השני מוערך על סמך ראיות באמצעות נהלים שונים.

מה המשמעות של הסכמה לתקציב

אם יש לך כמה יעדים שכמתיים שאתה צריך להשיג, או שאתה יודע שאתה צריך להתמודד עם מצבים קריטיים שעלולים להתעורר בכל עת, תזדקק לתוכנית. יהיה עליכם לתכנן את החיסכון, ההכנסות וההוצאות שלכם, וזה חל גם על יעדים אישיים וגם על יעדים עסקיים. בקיצור, יהיה עליכם "להסכים לתקציב".

מהו תקציב?

תקציב הוא מסמך פיננסי המתכנן חיסכון עתידי, הוצאות, הכנסות והוצאות. ניתן לתכנן תקציב על ידי אנשים פרטיים או על ידי עסקים או ארגונים, כך שהם יכולים לחזות האם הם יכולים לפעול עם הכנסותיהם והוצאותיהם המתוכננות. התקציב ייתן מושג גם לגבי ביצועי העסק במהלך שנת הכספים הבאה.

סוגים רבים של תקציבים

יכולים להיות סוגים רבים ושונים של תקציבים על סמך המצב או חלק מהעסק המדובר וגם הנתונים הכספיים הקיימים.

• כאשר לא קיימים נתונים פיננסיים מספיקים, מכינים תקציב על בסיס אומדנים מהשנה הקודמת וזה נקרא תקציב תחזית.
• תקציב שמבוסס על כמות המזומנים שתוצא בשנת הכספים הבאה נקרא תקציב מזומן.
• אם מחשבים עלויות לפתיחת עסק חדש, כולל עלויות של כל הנכסים הנדרשים לפתיחת העסק, זה נקרא תקציב הקמה עסקית.
• ויש תקציבי ביצועים המבוססים על שירותים או פרויקטים שבהם נוצרים תקציבים על ידי הערכת כל פריט בודד.
• אומדן המכירות העתידיות של חברה נקרא תקציב מכירות.

ישנם סוגים רבים נוספים של תקציבים, הכל תלוי במטרה, ביעדים ובגורמים אחרים המעורבים.

מדוע חשוב ליצור תקציב?

תכנון עם תקציב ייתן לכם מבט ברור על כמה כסף ייכנס וכמה תוציאו. אז לפני שאתה ממש מוציא על משהו, אתה יכול להחליט אם זה ישפיע או לא על הכספים של אותה השנה. ניתן לתעדף, להשיג יעדים, להקטין הוצאות לא רצויות ולנהל כסף ביעילות. יצירת תקציב תקל עליכם מתחים וספקות, מכיוון שאתם כבר יודעים למה יש לכם ולמה לצפות.

מיומנויות ותהליכים הדרושים לפיתוח תקציב

ישנם תהליכים שונים שצריך להכיר ולהבין לפני פיתוח תקציב והסכמתם. כמה מהם נדון להלן:

• כיצד להשתמש בהערכות בעת פיתוח תקציב טיוטה (סעיף 1.1)
• כיצד לזהות סדרי עדיפויות ומשאבים פיננסיים הדרושים בעת הכנת תקציב (סעיף 1.2)
• המטרה והיתרונות בזיהוי סדרי עדיפויות בעת הכנת תקציב (סעיף 1.3)
• המטרה והיתרונות בהערכת וצידוק העלויות וההכנסות המשוערות (סעיף 1.4)

הבן כיצד לפתח תקציבים

בפיתוח תקציב יש שלבים שונים ויש לקחת בחשבון גם גורמים שונים. נוצרת טיוטת תקציב הכוללת הצעות להוצאות ולהשקעות לתקופת התקציב שהוזכרה.

הסבר כיצד להשתמש בהערכות בעת פיתוח תקציב טיוטה (סעיף 1.1)

בעת פיתוח טיוטת תקציב יש לקחת בחשבון את תקציב שנות הכספים הקודמות, דוחות הכנסה ותזרים המזומנים של העסק. כאשר אתה מקרין הכנסות והוצאות, היה זהיר ושמרני והשתמש תמיד בנתונים בפועל הנכונים והמוגדרים אם יש לך אותם ביד. היו מוכנים גם לנהל שינויים בערכים המשוערים של התקציב.

הערה: כאשר אין לך נתונים בפועל, בעת אומדן הוצאות, אמוד את הגבוה ביותר האפשרי, למשל את חשבון השירות הגבוה ביותר; כאשר מעריכים הכנסה, נחשו ערך נמוך, למשל קחו ערך שהביא לפחות הכנסה עבור שירות.

בעת שימוש בהערכות לפיתוח טיוטת תקציב, הכינו רשימה של כל המשאבים הדרושים לכם לפיתוח התקציב. אסוף את כל המשאבים ואז לבסוף הרכיב אותם לפיתוח התקציב. יהיה עליך להכין זאת לפני תחילת השנה הכספית (הכספית).

העובדות החשובות שיש לדבוק בהן בעת ​​ביצוע התהליך הנ"ל הן:

• עליכם ליצור רשימה של כל ההוצאות. סיווג את ההוצאות בנפרד ושרטט רשימה. לדוגמא, ניירת משרדית, ציוד, משכורות וביטוחים. הכן רשימת הוצאות משוערת והשתמש בהוצאות של השנה הקודמת.
• חפש מגבלות כלשהן, כמו סכום הוצאה מקסימאלי או מינימלי, או פרק זמנים שהוקצה למשימות ופרויקטים מסוימים, וקח את זה בחשבון.
• השלב הבא הוא ליצור רשימה של כל ההכנסות. סווג כמפורט לעיל והכין רשימה של כל המקורות שדרכם תהיה לך הכנסה והסכום המשוער לכל אחד. לדוגמא, הכנסות משירותים הניתנים, מוצרים שנמסרו, מימון חיצוני, מס, מכירות או כל אירועי גיוס תרומות.
• צור קישור בין הכנסות והוצאות. יש לך רשימה של הכנסות והוצאות. בררו את מקור ההכנסה שיעזור בהוצאה ותיצור מתווה אינטראקטיבי.

• עדיף לקבל ייעוץ מאנשים מנוסים ומיומנים תוך כדי הכנת התקציב מכיוון שלא כולם מיומנים בפיתוח תקציב בעצמם, במיוחד בארגונים גדולים או בחברות גדולות.
• אמנם יש לך רשימת הוצאות, אך פתח רשימת עדיפות תוך התחשבות באילו הוצאות תורמות לפיתוח הארגון או להשגת מטרה ספציפית. רשום את ההוצאות המשוערות עבור כל משימה בתעדוף (שקול את כל ההוצאות כמו כוח אדם, משכורת, הובלה, משאבים, חשבונות שירות וכל הוצאות נלוות אחרות).
• אל תניח שיש התאמה הדוקה בין ההכנסות וההוצאות. הוצאות בלתי צפויות עשויות להתעורר בכל עת, ולכן כדאי להפריש כסף להוצאות שונות.

• ערכו רשימה של דברים שתרצו ליישם לראשונה בשנת הכספים החדשה; למשל, תוספת שכר, או הרחבה או שיפוץ של משרדים. צור רשימה של הוצאות משוערות עבור דברים אלה.
• הדרך הטובה ביותר לרשום את כל הנתונים שלעיל היא להשתמש בגיליון אלקטרוני עם הכנסות והוצאות המפורטים יחד עם מקורות. אם הערכים הצפויים של הכנסות והוצאות שווים בערך, התקציב נקרא תקציב מאוזן. אם ההוצאות שלך נמוכות מההכנסה, אז יש לך עודף ותוכל לבדוק אם אפשר לעשות איתו משהו כדי לשפר את העסק או הארגון. אם ההוצאות גבוהות מההכנסות, יהיה גירעון, והארגון יצטרך לבחון דרכים לקצץ בהוצאות; למשל, צמצום חשבונות השירות ונייר מכתבים, או חיפוש אירועי התרמה או תרומות.

הערה: ככל שתצבור ניסיון בפיתוח תקציבים, עריכת תקציבים לשנים הקרובות תהפוך לקלה יותר. תוכלו לדעת היכן לחפש מידע ומשאבים וכיצד לזהות סדרי עדיפויות.

הסבר כיצד לזהות עדיפויות ומשאבים פיננסיים הדרושים בעת הכנת תקציב (סעיף 1.2)

כדי לשמור על עסק במסלול, יש לזהות נכון את סדר העדיפויות (תקצוב מונע עדיפות) ולתכנן ולנהל היטב את הכספים.

ההיגיון שמאחורי תקצוב מונע עדיפות הוא שיש להקצות משאבים פיננסיים לסעיפי תקציב - למשל שירותים או פרויקטים - בהתבסס על האפקטיביות שיש לסעיף תקציבי זה בהשגת היעדים והיעדים החשובים ביותר עבור הארגון. אז פריטים בתקציב מדורגים על פי העובדות לעיל והמימון מוקצה בהתאם.

כעת עלינו לבדוק דרכים לזיהוי סדר העדיפויות והמשאבים הכספיים.

איך מישהו יכול לזהות עדיפויות?

אתה זקוק לכישורים, ניסיון, חשיבה לוגית וידע טוב כיצד הארגון פועל או פועל. אם ערכתם את התקציב של השנה הקודמת, יהיה לכם מושג כיצד זיהיתם גורמים אלה וזה יקל עליכם את המשימה. פריטים בעדיפות הם שירותים המציעים את הערך הגבוה ביותר עבור הארגון או החברה.

כמה דרכים בהן תוכל לזהות יקר בעת פיתוח תקציב

• אם ניסחתם תקציבים בשנה הקודמת, השתמשו ברשימות ההכנסות וההוצאות החזויות כבסיס. השתמש בדוח הכספי האחרון של החברה או הארגון עבור נתוני מכירות ורווחים. ייתכנו שינויים או תנודות קלות בנתונים מסוימים וגם סדרי העדיפויות היו משתנים. שימו לב לכל השינויים הללו וקחו בחשבון את כל הגורמים לעיל בזמן עריכת התקציב.

• כאשר אתה מתעדף פריטים בתקציב, בדוק היטב כל פריט וחשיבותו לארגון. בדוק את התחומים שלפריט זה ישפיעו על המחלקות התלויים בכך ופרטו אותם; למשל, שיפור שירותי ה- IT, שיפור הטכנולוגיות, קיצוץ בעלויות, תפוקה במקום העבודה וכו 'בקשו מהאנשים הנכונים מידע ורעיונות - למשל צוות בכיר או מנהלים, בהתאם לארגון - והגיעו להחלטה על העדיפות של פריט.
• חפש מטרות בסיסיות שלשמן הארגון מנהל, למשל רווחת הקהילה, תמיכה בחיים בריאים, מתן שירותים איכותיים לאנשים מבוגרים או אספקת מוצרים איכותיים לבית במחירים נוחים. צור תוכנית אסטרטגית לזיהוי סדר העדיפויות.
• אתה יכול לערוך סקרים, פגישות או קבוצות מיקוד, כולל עם הציבור, כדי להגיע להחלטות על קבלת עדיפות לשירות.

ברגע שמתקבלת החלטה הגיונית ברשימת העדיפויות, עלינו להקצות משאבים לדברים אלה. על מנת לעשות זאת, עלינו לזהות את המשאבים הכספיים.

דרכים לזהות את המשאבים הכספיים הדרושים בעת הכנת תקציב

יידרשו משאבים להוצאות שוטפות, הוצאות לטווח הקצר והוצאות חד פעמיות.

• עברו על רשימת העדיפויות להוצאות שיש לכם. אתה יכול להתייחס לדפוס הקצאת המשאבים של השנה הקודמת ולעקוב אחר זה, או לבצע שינויים אם קיימת חלופה מעשית ומועילה יותר. פריט אחד עשוי לדרוש יותר מימון על פני אחר, רק בגלל שהוא נמצא בעדיפות גבוהה יותר. שירותים מסוימים עשויים לקבל מימון משותף.
• הסתכל על כל הוצאה ושרטט מתווה של כל מה שתלוי באותה הוצאה מסוימת; למשל המחלקות, אזורי השירות ואזורי הפעילות. בדקו את ההשפעות שיש לתקציב על תחומי הפעולה הללו ובאמצעות מידע זה, ערכו רשימה עם עדיפות. עיין בדוחות הכספיים הקודמים. גלה את היתרונות של הוצאות על אזורים אלה תוך התחשבות בעדיפותם.
• בדוק אם יש מספיק משאבים לכל הפריטים שהם בעדיפות מוגדרת, ואם יש מחסור, אתה יכול לחפש נותני חסות, לארגן אירועים לגיוס כסף, או לעבוד עם ארגוני שותפות כדי להפחית או לחלוק הוצאות.

הערה: תלוי בארגון או בחברה בה אתה עובד, גודלו ואופן פעולתו, ייתכן שתזדקק לתקציב כולל אחד או לתקציבים בודדים רבים עבור פעולות שונות.

הסבר את מטרת היתרונות בזיהוי עדיפויות בעת הכנת תקציב (סעיף 1.3)

לדעת כיצד לזהות את סדרי העדיפויות לפיתוח תקציב יש יתרונות רבים גם כן.

המטרה והיתרונות בזיהוי סדרי עדיפויות בעת הכנת תקציב הם:

• תקציב עוזר לכם לנהל את הכסף הזמין בצורה יעילה מאוד.
• זיהוי סדר העדיפויות והמשאבים הקיימים יעזור להקצות משאבים מתאימים לפרויקטים רלוונטיים או בתעדוף.
• ברגע שיש לך תקציב מתוכנן היטב, אתה יכול לפקח ביעילות על ביצועי הארגון כדי לראות אם היעדים והיעדים הושגו. כל שגיאה שהתרחשה בהחלטות התקציב או ביצועים חלשים / נמוכים בעסק עקב תקצוב לא יעיל יכולה לשמש לשיפור תהליך קבלת ההחלטות בעתיד.

• אתה מסוגל לתכנן את היעדים העתידיים, היעדים והביצועים של הארגון.
• זיהוי יעיל של סדרי עדיפויות יעזור לך להגדיר תקציבים עתידיים בצורה מדויקת יותר.
• יהיה לך מושג ברור מתי לנקוט בפעולות הדרושות אם משהו יוצא מהתכנית.
• תוכל לזהות בעיות עוד לפני שהן מתרחשות כאשר אתה עוקב אחר התקציב: למשל, צרכים כספיים חירום או בעיות עם תזרים מזומנים.
• תקצוב נכון על פי סדרי עדיפויות יסייע לתפקוד חלק של הארגון ויגביר את המוטיבציה של הצוות.

הסבר את מטרת היתרונות של הערכה והצדקה של עלויות והכנסות משוערות (סעיף 1.4)

לאחר זיהוי העדיפויות והמשאבים לסעיפי התקציב, עליכם להפריש עלויות לכל סעיף בתקציב. על מנת לעשות זאת ביעילות, עליך לבדוק ולהעריך את הסכום הנדרש לכל סעיף בתקציב. ניתוח עלות-תועלת נעשה בתהליך זה.

• אתה יכול להעריך אם סעיף תקציבי כלשהו תואם את העקרונות השולטים בהפעלת הארגון.
• אתה יכול לבדוק אם היתרונות של פעולה יעלו על העלויות או אם התפוקה תגדל כתוצאה מהתקציב.
• תוכל לזהות אם יש צורך בכספים תקציביים נוספים, אם הסיבה מתאימה או שהם לגיטימיים.
• אתה יכול להימנע משינויים של הרגע האחרון, או לשנות את תוכניות התקציב הקרובות ולהיות מוכן להתמודד איתן.
• אתה יכול לזהות תחומים שעשויים לדרוש הוצאות נוספות, למשל פרויקטים שעשויים לבוא עם הוצאות נוספות, ולהיות מוכנים
• אתה יכול להיות בטוח שההערכות הן ריאליות ומדויקות וליישם אותן בלי לדאוג.
• אתה יכול לקצץ בעלויות או להימנע מעלויות תוך כדי הערכה אם אתה מוצא שההוצאה אינה דרישה או צורך.
• תוכלו להחליט בקלות אם חוזים (מסירת פרויקט לסוכנויות קבלניות) יהיו חסכוניים יותר מהארגון שעובד ישירות על פרויקט.

הנה מאמר נלווה בנושא משא ומתן על תקציבים שהוחלפו ועל הכישורים הנדרשים להסכמת תקציב.

אני מקווה שהמידע כאן מועיל. אנא אל תהסס להשאיר את הצעותיך, חוויותיך ורעיונותיך בסעיף ההערות למטה.

תודה שעצרת.

כל טוב!

ליווינגסטה