מאחורי הסימון: מה באמת יכולות לעשות ביקורת פנימית עבורכם?

גלה כיצד להפוך ביקורת פנימית לשימושית באמת עבור החברה שלך - ולא רק תיבה שתסמן.

קנווה

ביקורת פנימית מהסיבות הלא נכונות

עם שהביקורת הפנימית הופכת כעת לדרישה, לעיתים העסקים מעסיקות את צוות הביקורת אך ורק על מנת שיוכלו לסמן את התיבה, ללא שום מושג נוסף מה לעשות איתן.

מבקרים רבים מגלים שהם רק משחזרים ביקורות חיצוניות, ולמרות שזה עשוי לעזור כאשר מבקרים חיצוניים מגיעים לביקור, זה לא מספק מידע רב ערך לעסק.

ביקורת פנימית צריכה להיות תרגיל קונסטרוקטיבי שנועד לקבוע עד כמה מערכת ניהול מצייתת לנהלים ולנהלים שלה. ביקורת פנימית יכולה גם לזהות שיפורים בתהליכים העסקיים ולעזור בתקשורת פנימית.

מהן ביקורת פנימית?

אף על פי שביקורות פנימיות מבוצעות בדרך כלל על ידי עובדי החברה, חלה עלייה במומחים חיצוניים שנשכרו לצורך ביקורת בלבד. בדיוק כמו שאתה מבצע מיקור חוץ בתפקידים המשפטיים או הכספיים שלך, אתה יכול גם לבצע מיקור חוץ בתפקידי ביקורת.

הביקורת הפנימית שלך היא החשובה מכל הביקורות. זה מאפשר לעסק להסתכל על מערכות, נהלים ופעילויות משלו כדי להחליט אם הם מתאימים לעסק והאם הצוות באמת עוקב אחריהם.

הוא מספק להנהלה מידע האם תקני האיכות שלהם עומדים, האם המערכת יעילה ויעילה כפי שהיא צריכה להיות והאם יש צורך בשיפורים.

כמו כן הם יכולים לספק קו תקשורת ברחבי החברה ולהוות מוטיבציה נהדרת.

לשם מה משמשות ביקורת פנימית?

הקריטריונים לביקורות פנימיות הם בדרך כלל המדיניות, הנהלים והוראות העבודה של העסק עצמו.

אינך מעוניין לבצע ביקורת ישירה כנגד תקן חיצוני מסוים במהלך ביקורת פנימית, בעצם לשכפל את מה שמבקר צד ג 'יעשה; במקום זאת אתה מבטיח שהמדיניות והנהלים שלך משמשים נכון במשימות היומיומיות.

מתן המסמכים הפנימיים של החברה פותחו בהתאם לכל דרישות הציות החיצוניות ומתייחסים לתקנים המתאימים, יש לכסות את הדרישות החיצוניות שלך. עם זאת, הבנה של התקנים והדרישות אכן עוזרת לספק בסיס לגבי מה צריך לכלול התיעוד.

לא צריך לפחד מביקורת

רוב התקנים והקודים דורשים ביקורת. יש לראות בביקורות תועלת לחברה, ולא מטלה או הטלה.

נעשה שימוש בביקורת לאיסוף מידע אשר לאחר מכן נבדק ומדווח עליו. לעתים קרובות דוח זה ידון בצורך בשיפור או בפעולות תיקון.

אך ביקורת אינה ציד מכשפות כדי להטיל אשמה על איש צוות בודד או על אזור מסוים בעסק. יש לבצע ביקורת בצורה חיובית ושקופה. המבקר שלך צריך לגרום לך ולצוות שלך להרגיש בנוח ובטוח בביקורת, במקום לחשוש.

המבקר שלך צריך לעבוד איתך כדי לוודא שהביקורת שלך עובדת בשבילך, תוך שהוא נשאר עצמאי ואובייקטיבי לגבי כל מידע שהוא מצא.

איזו ביקורת טובה יכולה לעשות

ודא אם ההליכים המתועדים עוקבים
ספק מידע מדויק על יעילות ההליכים הנוכחיים
לסייע בפיתוח תוכניות שיפור מתמשכות
זהה היכן יש צורך בשינויים בנהלים
שפר את המודעות וההבנה של דרישות התהליך
עזור למזער את הסיכון
שפר את בטיחות מקום העבודה
שפר את התקשורת הפנימית
אשר שיטות עבודה חיוביות
ספק מידע שיעזור לך להגדיל את מכירות המוצרים והשירותים שלך
תן לך לקבל החלטות מושכלות יותר שיעזרו לעסק שלך לצמוח

לוחות זמנים והיקפי ביקורת פנימיים

מכיוון שקבענו כי אינך מעוניין רק לסמן תיבה ואתה באמת רוצה להשתמש בביקורות הפנימיות שלך, לוח הזמנים של הביקורת שלך צריך להיות מבוסס על הערכות סיכונים שתשלים.

אילו אזורים בעסק שלך מראים שהם זקוקים לתשומת לב נוספת כרגע?
באילו תחומים תרצה לקבל מידע נוסף על האופן שבו הם באמת מסתדרים?

סקירת המשאבים שלך

עליך גם לבדוק את המשאבים הזמינים שלך בעת קביעת לוח הזמנים לביקורת שלך.

כמה ביקורות אתה יכול להשלים באופן מציאותי בשנה?
כמה אתה צריך לעשות?
האם אתה מסוגל לבצע מספיק ביקורות כדי להרגיש בנוח שאתה עומד בדרישות החיצוניות שלך, כמו גם למצוא את המידע שאתה באמת צריך?

היקף הביקורת

בדיוק כמו שאתה צריך לתת עדיפות בעת יצירת לוח הזמנים השנתי לביקורת, זהו גם חלק גדול בפיתוח היקף הביקורות. ההיקף מפרט את מה שנראה בפועל בביקורת הפרטנית. בהתחשב בגודל הפוטנציאלי של האזורים והתהליכים שיש לבקר, חשוב לדעת היכן נדרשת הכי הרבה תשומת הלב שלך.

בעת יצירת לוחות הזמנים של הביקורת והיקפי הביקורת עליך לבדוק את הדברים הבאים:

הערכות סיכונים שהושלמו לאחרונה
מידע הנוגע להשפעות פיננסיות, מוצרים ואספקה
איכות הבקרה הפנימית: האם הם חזקים כמו שאתה מאמין שהם צריכים להיות? האם משתמשים בהם?
כל תלונות של לקוחות שהתקבלו
מידת שינוי או יציבות: האם חל שינוי גדול בצוות העובדים? האם אותו צוות היה במחלקה מאז שהתחיל?
תוצאות התקשרות הביקורת האחרונה וכל הפעולות המתקנות המופיעות ברשימה: האם פעלו כולן?
דיונים עם הצוות בכל הרמות על כל התחומים שהם מרגישים שזקוקים לתשומת לב
האם נדרשים כישורים או ידע מיוחד להשלמת הביקורת?

זו הביקורת שלך

בסופו של דבר - ללא קשר למי שמבצע את הביקורת הפנימית, הצוות הפנימי או הקבלנים החיצוניים - זו הביקורת שלך, ואתה צריך לדעת איזה מידע אתה רוצה להסתכל.

ביקורת יכולה להיות פשוטה או מסובכת ככל שתרצה. וזכור, אתה היחיד שבאמת יודע איזה מידע חשוב לך.

אם אתה רוצה לברר מדוע תחום אחד של העסק שלך תמיד נראה טוב יותר מאחרים, או מהו היום הפופולרי ביותר עבור הצוות שלך ליום חופש, ביקורת פנימית יכולה לעזור לך לגלות זאת.