דוגמה לגיליון אלקטרוני הנהלת חשבונות לעסקים קטנים

אם אתה בעל עסק, אינך יכול להתעלם מהנהלת חשבונות

אם יש לך עסק קטן משלך, חובה לשמור על רשומות טובות. למעשה, זה עשוי אפילו להיות דרישה להתאגדות או רישוי. אתה צריך להיות מסוגל לראות בכל נקודה מסוימת אם העסק שלך רווחי או לא. בזמן המס, זה קריטי עוד יותר לנהל רשומות עסקיות טובות לאורך כל השנה, או שאתה עלול להגיע למים חמים אצל רשויות המס.

הגדר גיליונות אלקטרוניים פשוטים עבור רשומות הכנסה ורשומות הוצאות. אם אתה נוהג להזין פריטים לגליונות האלקטרוניים ביום התרחשותם, תגלה במהרה שאתה יוצר הרגל חדש ויהיה לך רשומות עסקיות טובות לאתחול. הדיון שאחריו נועד כהנחיה, והדוגמאות מבוססות על מישהו שמפעיל עסק שירותים קטן - במקרה זה, כתיבה ועריכה - מביתו, ואין לו עובדים.

אילו רשומות אני צריך לשמור?

הדרישות משתנות מתחום שיפוט לתחום שיפוט, ולכן תמיד חכם לבדוק עם ממשלת המדינה או המחוז שלך, כמו גם את רשות המיסים הפדרלית, כדי לוודא שאתה מבין מה אתה צריך לעשות מבחינת הנהלת חשבונות.

באופן כללי, עבור בעלות יחידה, לא נדרש מאזן שנתי ושמירה על גיליונות אלקטרוניים מספיקה. סביר להניח שתגלה שכבעלים של עסק ישנם חוקים המחייבים אותך לשמור את רשומות העסק שלך לתקופה של מספר שנים. יתכן שתצטרך להשיג "מספר עסק" מסוכנות המיסוי לצורך הגשת מיסים החלים על העסק.

מבחינת שמירת הרשומות שלך לצרכי מס, עליך תמיד לוודא שאתה שומר הוכחה לגיבוי כל ערך ורישום בגיליונות האלקטרוניים שלך. זה נקרא מסלול ביקורת. מסלול ביקורת זה כולל פריטים כמו חשבוניות עבור השירותים שלך וקבלות על רכישות שאתה מבצע. אם אתה משתמש ברכב שלך בכלל לעסק שלך, עליך לרשום את הקילומטראז 'שנוצר לשימוש עסקי, עלות הדלק, עלות הרישיון ותיקונים / תחזוקה. יש גם לעקוב אחר חשבונות טלפון ושירותים אחרים, כולל ספק האינטרנט שלך. גיליונות אלקטרוניים פשוטים שתוכלו להגדיר באמצעות תוכנה כמו Microsoft Excel יכולים לעזור לכם להישאר בראש הכל.

רישומי הכנסה

יש רק כמה צעדים פשוטים הדרושים להגדרת גיליון אלקטרוני כדי לתעד את ההכנסות שהעסק הקטן שלך מייצר. אתה באמת יכול להיכנס לפרטים רבים אם תרצה, אך פשוט בדרך כלל טוב יותר וימנע ממך לראות בהנהלת חשבונות מטלה.

בעיקרון, כל שעליך לעשות הוא לרשום את מקורות ההכנסה שלך. אם ההכנסה נגזרת מחשבונית שהנפקת ללקוח בגין מתן שירות, שים לב לפרטים. מסלול הביקורת שלך או "ההוכחה" שלך עבור עסקאות אלה יכולים לכלול דוחות PayPal, דפי בנק וחשבוניות שיצרת עבור לקוחותיך.

כותרות העמודות יכולות לכלול כל מה שתרצה, אך לכל הפחות צריך להיות תאריך העסקה או החשבונית, שם הלקוח, תיאור השירותים שסיפקת, מספר חשבונית המכירה שלך (כך שתוכל להצליב ולהעניק מסלול ביקורת) וכל מיסים שיוחלו.

אתה יכול גם ליצור נוסחאות בתאים שונים כדי להמשיך ולהריץ סכומים, או אם אתה מיומן מאוד בגיליונות אלקטרוניים, אתה יכול לעשות דברים כמו קישור לגיליונות אחרים. המדגם שלהלן ניתן להמחשה לרישומי הכנסה פשוטים.

הכנסה מלקוחות המציגים מספר חשבונית

greenlamplady (Kaili Bisson)

רשומות הוצאות

כמו ברשומות הכנסה, שמירה על דברים פשוטים בצד ההוצאות באמת תהפוך את כל זה למהיר וקל יחסית. רשום את כל ההוצאות הלגיטימיות שאתה מביא בעסק שלך בתאריך בו הם קורים. נסה להשתמש במתארים או בסוגי הוצאות כמו אלה המשמשים את רשויות המס, מכיוון שזה באמת יעזור לך כשמגיע הזמן לעשות את המס שלך. כמה דוגמאות כוללות:

פִּרסוּם
עסקים - שימוש בהוצאות הבית
אספקה
טלפון ושירותים

שוב, כותרות העמודות יכולות לכלול כל מה שתרצה, אך לכל הפחות צריך להיות תאריך העסקה, סוג העסקה, שם הספק, הסכום שהוצא וכל המס שהוחל. שמור את כל הקבלות והשטרות כהוכחה. אתה יכול ליצור שוב נוסחאות בתאים כדי להמשיך ולהריץ סכומי הוצאות מסוגים שונים. גיליון אלקטרוני של הוצאות פשוט מוצג להלן.

הוצאות לפי סוג עם מיסים

הורד אפליקציה למעקב אחר הוצאות

ישנן גם הרבה אפליקציות שאתה יכול להוריד למכשיר אנדרואיד או iOS שלך שיאפשר לך לעקוב אחר הוצאות העסק.

רוב האפליקציות הללו משתלבות די בקלות בחבילות כמו QuickBooks וגם באקסל, ומעניקות לך שקט נפשי שכל ההוצאות שלך נלכדות. יישומים מסוימים אפילו מאפשרים לך לשלוח חשבוניות בדוא"ל ללקוחות שלך - חוסך זמן רב לכל עסק קטן.

שמור על הרגל הגיליון האלקטרוני הנהלת חשבונות

עכשיו התחל להרגיל לבזבז זמן על הגיליונות האלקטרוניים של הנהלת חשבונות כל יום. עד מהרה תגלה שלוקח זמן אם תשמור על זה, ובזמן המס תשמח כל כך שעשית זאת.

כמה זמן לוקח ליצור הרגל?

למעשה לוקח לפחות חודשיים לפתח הרגל חדש. אבל אל תתייאש! כמה דקות ביום זה כל מה שצריך כדי להוסיף כמה ערכים בגיליון האלקטרוני שלך.