תוכן עניינים:
פרץ את הבועה
בפעם הבאה שאתה בעבודה, הסתכל מסביב. עד כמה המחלקות האישיות עובדות יחד?
האם היית אומר שיש לך הבנה טובה של האופן שבו כל מחלקה עובדת? או איך התפקידים שלהם משתלבים עם שלך?
כולם אוהבים לחשוב שהתפקיד שלהם הוא החשוב ביותר, שהעסק לא יכול לתפקד ללא המחלקה שלהם.
לא בסדר!
דבר אחד שאנו רואים לעיתים קרובות בביקורת פנימית הוא שכל מחלקה עובדת בתוך ממגורה, ונשארת בתוך בועת העבודה הקטנה שלהם, שאיננה מודעת למה שקורה סביבם בעסק.
אמנם התמקדות בפרטים של כל מה שאתה עושה זה דבר טוב, אבל זה לא צריך להיות על חשבון התמונה הגדולה.
ללא קשר לענף, אין עסק שיכול לפעול עם מחלקה אחת בלבד. אפילו עסקים קטנים של מפעילים בודדים דורשים לחבוש כובעים מרובים כאשר אתה לוקח על עצמך תפקידים שונים בעסק שלך.
תהליך רב המחלקות של החברה
בואו נסתכל על דוגמה פשוטה לשלבים בייצור מוצר קיים ומכירתו ללקוחותינו. לפני שאתה בכלל שוקל להכין יותר, עליך לקבוע:
- כמה המוצר יש לך כרגע במלאי
- אם יש לו תאריך תפוגה
- האם מדובר במוצר עונתי הנדרש רק בתקופות מסוימות בשנה
- האם יש צורך כיום בתוספת שתבוצע
- האם לעסק יש את המשאבים להרוויח יותר ברגע זה
השאלות לעיל נבדקות בדרך כלל על ידי מישהו במחלקת התכנון. הם גם יקבעו כמה המוצר אמור להיות מיוצר וכמות חומרי הגלם שתצטרך לרכוש.
המידע מועבר בדרך כלל להנהלה כדי לאשר את הייצור, רכישת חומרי הגלם וכמות הזמן והצוות הנדרשים להשלמת ייצור המוצר. בדרך כלל כלולים דיונים עם מחלקת הכספים בשלב זה כדי לוודא שלעסק יש את הכספים הזמינים להשלמת כל המשימות.
לאחר סיום תהליך התכנון ואישורו, פרטי צרכי חומר הגלם מועברים למחלקת הרכש. כאן תהיה להם רשימת ספקים מאושרים שמשתמשים בהם לניסוח הזמנות רכש לרכישת חומרי הגלם הדרושים. שוב, אלה יצטרכו להיות מאושרים, בדרך כלל על ידי ההנהלה, לפני שהם נשלחים לספקים.
לאחר הזמנת חומרי הגלם על מחלקת הכספים לשחרר את התשלום כדי לוודא שהסחורה נמסרת בזמן. יש לעדכן את הרשומות הכספיות כדי לשקף כמה כסף העסק השקיע ועל מה. בהמשך הם יצטרכו גם להתאים תשלום זה לחשבוניות שהתקבלו כחלק מתהליך הפיוס שלהם.
אז הזמנו את חומרי הגלם שלנו; השאר צריך להיות קל, נכון?
הספקים החלו לספק את חומרי הגלם שלנו ולכן עכשיו מישהו צריך לבדוק אותם כדי לוודא שההזמנות נכונות והסחורה במצב שמיש. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא להשוות את הזמנות הרכש והחשבוניות עם הסחורה שהתקבלה.
תלוי בגודל העסק ובסוג החומרים שהתקבלו זה יכול להיות כל אחד מפקיד הקבלה ועד צוות המחסן או מנהל העבודה באתר. בעסקים גדולים יותר, ושוב בהתאם לסוג הסחורה, ייתכן שיהיה אדם אחד שיחתום על מנת לאשר שהסחורה התקבלה באתר ואחר בדק את איכות חומרי הגלם.
כל ניירת המתייחסת לחומר הגלם תצטרך להישמר וייתכן שיהיה צורך להעביר עותקים למחלקות שונות כדי לוודא שרשומותיהם מדויקות. כשיש ניירת מעורבת זה המקום בו הדברים יכולים להסתבך אם חסר תקשורת או אם אינך מבין מדוע המחלקות האחרות זקוקות להם ובאיזה מסגרות זמן הן זקוקות להם.
אינך יכול לשלם חשבונית אם אינך יודע מה אתה משלם. אתה גם לא צריך לקבל את הסחורה באתר אם אינך יודע את המוצרים והכמויות שצריכים להיות שם.
עכשיו שיש לנו את החומרים שלנו אנחנו יכולים לייצר את המוצרים שלנו.
שוב, תלוי בגודל ובהקמת העסק, אופן אחסון, הקלטה והפצה של חומרי גלם לשימוש יכול להיות שונה מאוד. נקודה אחת שצריכה להישאר זהה היא שהיא צריכה להיות מוקלטת כאשר משתמשים בכל חומר, על ידי מי וכמה. ללא מידע זה לא תדע מה אתה צריך כשתתחיל בתהליך התכנון בפעם הבאה שתרצה לייצר את המוצר.
אנו מתחילים לייצר את המוצר שלנו באמצעות הוראות העבודה שפותחו לפני שהתחלנו לייצר מוצר זה מלכתחילה. הוראות העבודה משמשות כדי לוודא שכל מוצר מיוצר באותו אופן ובעל איכות עקבית.
בכל פעם שמישהו מגלה דרך לשפר את תהליך הייצור, יש לעדכן את הוראות העבודה ואת המסמכים האחרים לתהליך כדי שיישארו מעודכנים. מחלקת הביקורת הפנימית שלך יכולה גם לבדוק את התהליך כדי לוודא שהוראות העבודה אכן ממוקמות.
אם אתה משתמש בציוד כלשהו לייצור המוצרים שלך, עליך לוודא שהציוד תקין. מחלקת התחזוקה זקוקה לתזמון לבדיקה, תיקון והחלפת הציוד לפי הצורך. דיונים עם ניהול סיכונים ו / או צוותי ביקורת פנימית יכולים לעזור בקביעת לוחות הזמנים הללו.
כמו כן, כל תקרית שהתרחשה במהלך תהליך הייצור, כמו פירוק ציוד, תהליך הייצור שלא הושלם נכון או פגיעה בצוות, יהיה צורך להקליט, לחקור ולפתור.
לפני שניתן למכור את המוצר יש לבדוק את איכותו; אתה לא רוצה למכור מוצר נחות או פגום.
עכשיו יש לנו מוצר מוגמר בחדר החנות שלנו ומחכה שיימכר, אבל למי אנחנו מוכרים אותו ובכמה?
וזה ממשיך
ה"כמה "הייתה עובדת בעבר על ידי ההנהלה, שוב מחלקת הכספים תהיה מעורבת בכדי לאשר כמה עולה לך לייצר את המוצר וכמה רווח שאתה רוצה להרוויח.
מחקר שוק שנערך על ידי מי שעוסק במחקר ופיתוח היה צורך בהתחלה בכדי לבחון עבור מה מוצרים דומים אחרים מוכרים ומה אנשים מוכנים לשלם.
באשר למי למכור, מחקר השוק שלך כבר היה בוחן את זה בהתחלה, כך שאתה כבר יודע מי הלקוחות שלך. מחלקת השיווק תרכיב קמפיין כדי למקד את הלקוחות הנכונים ולהשאיר בידי מחלקת המכירות להביא את המוצר ללקוח.
זה כבר תהליך די מעורב, אבל עדיין לא סיימנו בשקט.
בדומה להזמנה ולקניית חומרי הגלם, כעת עלינו להפוך את התהליך כדי להוציא את המוצרים מאזור האחסון שלנו וללקוח.
מחלקת האריזה שלנו תצטרך לארוז את הכמות הנכונה של כל מוצר עבור הלקוחות. נצטרך ליצור חשבוניות שהלקוח יצטרך לשלם. המחסן יצטרך לאשר שהמוצרים הנכונים עברו ללקוח הנכון. ומחלקת הכספים שלנו תצטרך לוודא שהלקוח שילם ושהתשלומים נרשמו ומאושרים כראוי.
כמו כן, מכיוון שהיה לנו צוות שמייצר את המוצרים מחלקת השכר שלנו תצטרך לדעת מי עובד ובאיזו שעות הם עובדים כדי שיוכלו לקבל תשלום עבור זמנם.
בעוד שכל האמור לעיל קורה יש עדיין כמה מחלקות שעובדות ברקע. שתי עיקריות שיש לקחת בחשבון הן מחלקת ה- IT שמוודאות כי לצוות יש גישה למערכות ולמידע הדרוש להם.
השני הוא המנקים שלנו. לא משנה אם אתה בוחר להשתמש בצוות פנימי או בחברת ניקיון חיצונית, מישהו צריך לשמור על שטח העבודה נקי, מסודר ונקי מסכנות פוטנציאליות.
אז מי היה מעורב?
אם מסתכלים על הדוגמה לעיל, תהליך הייצור והמכירה הפשוטים שלנו כלל את המחלקות הבאות:
- הַנהָלָה
- תִכנוּן
- רכישה
- לְמַמֵן
- מַחסָן
- בקרת איכות
- ניהול מסמכים
- הפקה
- תחזוקה
- שיווק
- זה
- אריזה
- מכירות
- מחקר ופיתוח
- ניהול סיכונים
- ביקורת פנימית
- חקירת אירועים
- גִלְיוֹן שָׂכָר
- ניקיון
כפי שאתה יכול לראות כל מחלקה מעורבת. אם היית מוציא רק אחת מאותן מחלקות מהתערובת הדברים היו מבולגנים מהר מאוד! בדיקות בקרה עלולות להתגעגע, יתכן ואין לך את המשאבים הדרושים כדי לסיים את הייצור או לשלם לצוות, יתכן שתפספס הזדמנויות מכירה, או יותר חשוב מכך אתה יכול למכור מוצר שאינו ראוי לשימוש ויכול להיות מסוכן.
איך מסירים את הממגורות?
לעתים קרובות למדי במהלך ביקורת פנימית אם אני רואה שיש תקלה בתקשורת או אם הצוות לא בטוח בתפקידים של תחומים שונים אמליץ לצוות ממחלקה אחת ללכת ולצוות על צוותים במחלקות אחרות לזמן קצר. אני גורם להם ללכת לשבת לראות מה זה בעצם אנשי הצוות האחרים. הם מקבלים את ההזדמנות לשאול שאלות ולהבין טוב יותר כיצד המחלקות עובדות יחד.
בעיקרו של דבר הם מתחילים לראות בעסק פאזל שכל החלקים משתלבים ביחד כדי ליצור שלם ולא אוסף של ממגורות בודדות.
© 2017 קטרינה מקנזי