תוכן עניינים:
- מבוא:
- 1.1 / 2 מה מטרתם של נהלי האבטחה לטיפול בדואר או בחבילות?
- 2.1 מדוע עליכם להפיץ / לשלוח דואר לנמען הנכון במסגרת לוחות הזמנים המוסכמים?
- 2.2 מהו המבנה הארגוני ושמות, תפקידים ומיקומם של אנשים וצוותים?
- 2.3 אילו שירותי דואר פנימיים וחיצוניים עומדים לרשות הארגונים?
- 2.4 ציין סיבות לבחירת שירותי דואר פנימיים וחיצוניים
- 2.5 באילו שיטות אתה משתמש לחישוב דמי משלוח?
- 2.6 איזה סוג של בעיות עלולות להתרחש בדואר נכנס ויוצא וכיצד מתמודדים עם אלה?
מבוא:
יחידה זו הינה יחידה אופציונלית בקבוצה B ברמה 2 עם סך של שלוש נקודות זכות. יחידה זו מסייעת למועמד לתאר את כישוריו בשירותי דואר. למועמדים יהיה ידע טוב לעקוב אחר נהלי הבטיחות והאבטחה בעת טיפול בדואר פנימי וחיצוני, נכנס ויוצא, והסיבה שיש לטפל בכך. הם יהיו בעלי ידע טוב על השירותים השונים הקיימים, מדוע יש צורך בשירותים אלה ואופן השימוש בהם. הם יידעו לבחור שירותים מסוימים בהתאם לצרכים וסדרי העדיפויות, לחשב דמי משלוח, להתמודד עם בעיות, לעקוב אחר נהלים ולדווח על שגיאות ובעיות.
הצהרה אישית ליחידה זו נכללה גם כן!
1.1 / 2 מה מטרתם של נהלי האבטחה לטיפול בדואר או בחבילות?
בדואר יכול להיות מידע סודי. הוא עשוי לכלול מידע אישי אודות עובדים או להכיל סודות עסקיים כגון שמות לקוחות ומידע חסוי ביחס לעסק, ללקוחות ולקוחות. יש לבדוק בדואר ובחבילות גם אם יש תכונות חשודות. כך שיהיה עליך לעקוב אחר נהלי האבטחה.
לדוגמא, כאשר אנו מקבלים דואר או חבילות מכתובות מוזרות או שמגיעים בצורות, בצורות או בגדלים חשודים, יש לעקוב אחר נהלי האבטחה ולדווח עליהם למנהל המשרד.
2.1 מדוע עליכם להפיץ / לשלוח דואר לנמען הנכון במסגרת לוחות הזמנים המוסכמים?
תמיד יש לשלוח או להפיץ דואר למקבל הנכון, מכיוון שהם יכולים להיות מידע חשוב וסודי שלא צריך להיחשף לאחרים. יש להפיץ אותם גם בזמן, כך שהמשימה שצוינה בדוא"ל תושלם בתוך לוח הזמנים שהוזכר ותקיים מועד אחרון, כך שנמנע מתלונות או נושאים חמורים אחרים.
2.2 מהו המבנה הארגוני ושמות, תפקידים ומיקומם של אנשים וצוותים?
לא פרסמתי כאן את תשובותיי, מכיוון שמדובר במידע חסוי. אתה יכול לצייר תרשים זרימה עבור הארגון שלך או שתוכל להוריד את אתר האינטרנט של הארגון שלך אם יש לך כזה. התחל עם ראש המחלקה שלך, ולאחר מכן הסתעף אל הצוותים והמנהלים השונים, וסוף סוף עם חברי הצוות שלך. וודא שאתה מציין את שמו, כל מיקומו ומיקומו של כל אדם לדיוקן ברור.
מקווה שזה עוזר!
2.3 אילו שירותי דואר פנימיים וחיצוניים עומדים לרשות הארגונים?
שירותי הדואר הפנימיים הזמינים הם להפצת דואר בתוך המשרדים והמחלקות של ______________________ (הוסרו למטרות סודיות) . הם נאספים ונמסרים על בסיס יומי.
דואר חיצוני נשלח באמצעות ___________________ (מוסר למטרות סודיות) . נעשה שימוש בשירותי דואר חיצוניים כאשר דואר יכול או אינו מכסה את הקריטריונים לשירותי דואר פנימיים. לדוגמא, היכן שיש למסור דואר ללקוחות, או לחברות אחרות, או מחוץ להתכתבויות במחוז. הוא נמסר ונאסף גם על בסיס יומי.
2.4 ציין סיבות לבחירת שירותי דואר פנימיים וחיצוניים
שירותי דואר חיצוניים נבחרים במקום בו המשלוח אינו מחוץ למחוז ובמקום לחברות או ללקוחות אחרים. יהיו אלה אזורים שאינם נכנסים לתחומי המשרד ___________________ (הוסרו לצורך סודיות) .
נעשה שימוש בדואר פנימי כאשר יש צורך במשלוחים למשרדים או מחלקות הנמצאים תחת ____________________ (הוסרו לצורך סודיות) . דואר פנימי חוסך זמן וכסף. אז כל דואר שניתן לשלוח באמצעות דואר פנימי נשלח בדרך זו ורק הנותר נשלח באמצעות מערכת דואר חיצונית.
2.5 באילו שיטות אתה משתמש לחישוב דמי משלוח?
יש למיין את הפוסט לפי הדחיפות והחשיבות כמחלקה ראשונה או מחלקה שנייה. יש לסדר את כל הפוסטים מעבר לים. צריך לדעת את חיובי הדואר עבור הודעות בגדלים שונים, וגם לגבי חיובי דואר עבור דואר בתפזורת. שירותי דואר עשויים לתת הנחה על דואר בכמויות גדולות וניתן להחיל אותו רק אם אנו ממיינים מראש את הדואר.
אם עלינו לשלוח פריט ולהבטיח שהוא יימסר ביום העבודה הבא או באותו יום, או אם יש לשלוח דואר למשלוח מוקלט, עלינו לחפש חיובי דואר ואת מסגרת הזמן שבתוכה הדואר חייב להיות נשלח ושלח אותו בהתאם.
2.6 איזה סוג של בעיות עלולות להתרחש בדואר נכנס ויוצא וכיצד מתמודדים עם אלה?
הבעיות העיקריות שעלולות להתרחש הן עיכובים, משלוחים חסרים ודואר חשוד. כדי למנוע עיכובים, עלינו לשלוח את הדואר בזמן הנכון, עם הדואר הנכון. כדי להימנע ממסרים חסרים של מסמך חשוב, ניתן להעביר אותו באמצעות מסירה מוקלטת המאפשרת לעקוב אחר המסירה. על כל דואר או חבילה חשודים להיות מטופלים בזהירות מירבית ולדווח לאחראי המודאג.
© 2012 ליווינגסטה