הוא אמר, היא אמרה: מי אומר את האמת בחקירה במקום העבודה?

חקירות משאבי אנוש כדי לגלות מי משקר

זו בעיה נפוצה במקום העבודה: עובד אחד מגיש תלונה נגד עובד אחר הטוען לאיזושהי התנהגות פסולה, כמו הטרדה מינית. על המעסיק לנקוט צעדים מתקנים כדי למנוע אחריות. מישהו ממחלקת משאבי אנוש של המעסיק צריך לחקור כדי לברר מה באמת קרה והאם יש יסוד למשמעת. איש משאבי אנוש מראיין כל אחד מהעובדים כדי לקבל את שני הצדדים של הסיפור. אין עדים נוספים לאירוע והעובד הנאשם מכחיש בתוקף כי משהו קרה. אז מה עכשיו?

איש מקצוע בתחום משאבי אנוש עשוי להאמין כי ניתן לעשות מעט יותר כאשר מתמודד עם תרחיש "לדבריה, לדבריה" כמו זה שתואר לעיל. זה אף פעם לא רעיון טוב לנקוט בצעדים משמעתיים נגד עובד נאשם ללא ראיות משמעותיות לאשמה. אך אם העובד באמת עשה משהו לא בסדר, על ידי סגירת חקירה כבלתי חד משמעית ולא נקט בפעולות נוספות, מעסיק מסתכן באחריות לסביבת עבודה עוינת. הימנע מלהיתפס במלואה זו על ידי לימוד כמה טכניקות חקירה בסיסיות. מעסיק שמבצע חקירה יעילה במקום העבודה יהיה במצב טוב יותר לקבוע מי דובר אמת ומי משקר.

שלב 1: איסוף מידע

מטרתה הראשונית של החקירה היא לקבוע את תקפות התלונה כך שהמעביד יכול להגביל את אחריותו על ידי הפסקת התנהגות בלתי הולמת במקום העבודה. על החוקר להתחיל ביצירת רשימה של הנושאים שייחקרו, המסמכים הרלוונטיים ומידע אחר שייבדק, והאנשים שיש לראיין. רשימה זו עשויה להתרחב מאוחר יותר ככל שייחשף מידע חדש.

לאחר מכן, אסוף את המסמכים והרשומות הרלוונטיים. שקול איזה מידע יכול להיות רלוונטי לטענות הספציפיות של התלונה. אם המתלונן טוען שמשהו לא הולם התרחש במקום ובזמן מסוים, האם ישנם מסמכים שיציבו את העובד הנאשם באותו מקום באותה שעה? אם יש גישה מבוקרת לאזורים מסוימים במקום העבודה, יתכנו רשומות אבטחה המראות מתי אנשים נכנסו לאזור זה ויצאו ממנו. (רשומות כאלה עשויות להיות שימושיות לזיהוי נוכחותם של עדים פוטנציאליים).

רשומות עסקיות רלוונטיות אחרות עשויות לכלול יומני טלפון או מחשב, דפי זמן, קלטות אבטחה ודוחות הוצאות. על החוקר לעיין בתיקי כוח האדם של המתלונן והן של הנאשם, כל הערה שמתנהלת על ידי המפקחים על העובדים, מדיניות ונהלים רלוונטיים של החברה, רישומי תלונות קודמות וכל תיעוד אודות האירוע הנטען, כגון הצהרות עד בכתב., אם זמין.

עיין בחומרים אלה לפני שאתה מדבר עם עובדים כלשהם, שכן הידיעה מה המסמכים אומרים מראש מסייעת לאתר מתי עד משקר, ולהשתמש בהם להכנת שאלות ראיון.

תכונות של חוקר טוב

• חוסר מידתיות הן במציאות והן בתפיסתם של העובד המתלונן, הנאשם וכל עובד אחר העלול להיות מעורב בחקירה.
• יכולת להיות אובייקטיבית ולעצור שיפוט עד שכל העובדות נכנסות.
• שיקול דעת ויכולת לשמור על סודיות לשמירה על שלמות החקירה.
• הכרת חוקים ומדיניות החברה הרלוונטיים.
• כישורי הקשבה טובים.
• יכולת להעריך ראיות.
• מישהו שיעיד עד טוב אם יקראו להעיד על החקירה והממצאים.

שלב 2: ראיון עם עדי

ישנם שני עדים שתמיד חייבים להתראיין: העובד המתלונן והנאשם. ללא קשר לאופן שבו הגישה המתלוננת בעבר את התלונה, חשוב שהחוקר ינהל ראיון רשמי במסגרת החקירה. בקש מהעובד לתאר מה קרה, אך אל תציע עובדות או מסקנות כלשהן. על החוקר גם להקרין חוסר משוא פנים ולהעביר כי המעסיק מתייחס לתלונה ברצינות.

חשוב גם לקבל את גרסת הנאשם לאירועים. התחל בשאלות כלליות ("ראית בעבודה ביום שישי?" "על מה דיברת שניכם באותו יום?") והמשיכו בשאלות ספציפיות יותר. אם העובד טוען שהשקר משקר, בדוק את כל המניעים האפשריים לתביעה כוזבת. מכיוון שהאמת תמיד טמונה איפשהו באמצע, בדוק פרשנויות מוטעות אפשריות.

לא מספיק לדבר רק עם המתלונן והנאשם ברוב המקרים, במיוחד אם סיפוריהם שונים מאוד. עדים פוטנציאליים אחרים הם אלה שזוהו באמצעות סקירת המסמך, אנשים שזוהו על ידי אחד הצדדים כבעלי ידע, מפקחים על הצדדים ועמיתים לעבודה. רשימה זו עשויה להתרחב על סמך מידע שנלמד במהלך הראיונות המוקדמים.

כיצד לראיין עדים בחקירה במקום העבודה:

• לִרְשׁוֹם.
• שאל שאלות פתוחות, לא כאלה שדורשות תשובה כן או לא.
• זכור את חמש השאלות לעובדות: מי, מה, איפה, מתי, איך.
• יש להבדיל בין התצפיות הישירות של העדים לבין השמועה.
• אם העד חוזר על השמועה, גלה את מקור המידע. האם זה הגיע מהמתלונן, מהנאשם או ממישהו אחר, או שהוא מבוסס רק על שמועות ורמיזות?
• אל תקבל הצהרות נחרצות כתשובות, חפש את ה"מה כן ".
• שאל שאלות המשך.
• שאל שאלות כדי לאשר או להפריך מידע אחר או עדים אחרים - אך אל תחשוף מקורות.
• שאל אם יש מסמכים תומכים או מישהו אחר עם מידע רלוונטי.
• למצות את כל דרכי החקירה.
• הישאר ניטראלי.
• התבונן בתגובות פיזיות ומילוליות.

שלב 3: תיעוד החקירה

רצוי שיהיה איש הנהלה שני נוכח לראיונות כדי לתמוך בחוקר ולרשום הערות מפורטות. ההערות אינן צריכות להיות מילוליות אלא צריכות לתפוס את מהות דברי העד. העומד בפני אדם שני לעשות זאת מאפשר לחוקר להתרכז בשאלת השאלות ובגיבוש שאלות המשך. כמו כן, אדם שני עוזר להימנע מתרחיש אחר "לדבריה, לדבריה" אם עדים ישנו אחר כך את סיפוריהם. "עד שקט" זה אמור להיות בעל מוניטין של אמינות ותשומת לב טובה לפרטים.

שלב 4: קביעת אמינות

בהעדר עדי ראייה, פתרון תלונה במקום העבודה תלוי לרוב בקביעת החוקרת איזה צד, המאשים או המתלונן, אמין יותר. על ידי ביצוע סקירה יסודית של הראיות תוך שימוש בטכניקות חקירה טובות, על החוקר להיות במצב טוב יותר כדי לקבוע החלטה זו.

כשתקבע למי להאמין, שקול:

1. איכות הראיות: עובדות טובות יותר ממסקנות; ראיות ישירות עדיפות על שמיעה. שקול מרחק וזמן. האם העד היה רחוק מכדי שתהיה לו השקפה ברורה? לפני כמה זמן התרחשו האירועים? חשבון העד צריך להישאר עקבי מבחינה פנימית. כל סתירה מעידה על כך שהעד עשוי להיות פחות אמיתי.
2. בין אם ישנן עדויות מחזקות: בהעדר ראיות ישירות, ריבוי ראיות נסיבתיות עלול להכריע בפני צד זה או אחר. שקול אם סיפור העד תואם את התיעוד. אם אין עדים לאירוע עצמו, חפש חשבונות ממקור ראשון על התנהגות הצדדים מיד לפני או אחרי הזמן הנקוב. תצפית זמנית על המתלונן שבוכה זמן קצר לאחר האירוע לכאורה תומכת בממצא שמשהו רע קרה. האם יש עדויות לאירועים דומים בעבר? זה עשוי לבסס דפוס או פרקטיקה. לבסוף, שקול אם יש ראיות מחזקות התומכות בסיפור העד. אם עד טוען שמישהו עשה שיחת טלפון, האם יש תיעוד של השיחה? צריך להיות. אם לא, זה סביר להניח שלא התקשרה.
3. האינטרסים של העדים: האם יש למישהו מניע לשקר? מישהו ללא שום אינטרס בתוצאה עשוי להיות אמין יותר ממישהו שיש לו משהו להרוויח או להפסיד. הצהרות נגד ריבית עשויות להיות אמינות יותר; אפשר להניח שאנשים לא אומרים דברים כדי לגרום לעצמם להראות רע, אלא אם כן הדברים אמיתיים.

עדיין לא בטוח?

לפעמים, למרות טכניקות החקירה הטובות ביותר, ממצאי החוקר באמת אינם חד משמעיים. זה לא אומר שהמעביד לא מתחיל. לכל הפחות, על המעסיק לחזור על מדיניותו ולחפש הזדמנויות לחדש את כוח האדם בכדי למנוע הפרות עתידיות.

משאבים נוספים:

• רשימת משימות למעסיקים לפני שחרור עובדים

  רשימת ביקורת של מעסיקים להערכת חשיפה משפטית אפשרית לפני שחרור עובד. צמצם את הסיכון להתדיינות בשחרור שלא כדין על ידי זיהוי וטיפול יזום של סיכונים משפטיים של סיום עובדים לפני נקיטת פעולה.

• אסטרטגיות למניעת תביעות

  תגמול לעובדים תביעות תגמול לעובדים במגמת עלייה. למד מה מהווה נקמה בלתי חוקית ומה מעסיקים יכולים לעשות בגלל הימנעות מאחריות.

© 2011 דבורה ניינס