כיצד לבצע אוטומציה של מערכת טלפון עסקית בצורה נכונה

פקידת קבלה טלפונית

תמונה באדיבות FreeDigitalPhotos.net

מדריך זה מתייחס לכל סוג של מערכת טלפון אוטומטית לעסקים. תזדקק לכך לאחר שהמערכת שלך כבר מותקנת עם השלמת כל החיווט והטלפון.

אני אתן לך את המידע הדרוש לך כדי לתכנת את המלווה האוטומטי שלך כדי להתמודד עם המתקשרים שלך ביעילות.

תצורה נכונה חיונית בכדי לספק רושם ראשוני מעולה על העסק שלך.

מערכת הטלפון העסקית כוללת שלושה חלקים:

1. המרכיב העיקרי הוא המרכזיה, שמייצגת " P rivate B ranch E x change ." אדם חי נדרש לענות ולנתב שיחות נכנסות אלא אם כן המערכת כוללת את הפריט "2" להלן.
2. מלווה אוטומטי מספק תפריט של אפשרויות שהמתקשרים יכולים להשתמש בהם לניתוב שיחות ללא צורך בפקידת קבלה חיה.
3. לבסוף, רכיב של תא קולי יאפשר למתקשרים להשאיר הודעות לצוות העובדים.

היתרונות של מערכת טלפון אוטומטית

שיחות עסקיות יכולות להפריע לריכוז העובד ולתת להם את האחריות הנוספת להעביר מסרים לעובדים אחרים. מערכת טלפון אוטומטית מאפשרת לאנשי כוח להיות פרודוקטיביים יותר, אך רק אם היא מתוכנתת לנתב נכון את המתקשרים.

ניתן לנתב את המתקשרים לטלפונים ספציפיים במשרד באופן אוטומטי. במקרים רבים, אנשי צוות יכולים אפילו להעביר את הרחבות שלהם למיקומים חיצוניים, או לטלפונים סלולריים.

הכלול בתא הקולי, המערכת תעביר הודעות לצוות עסוק. כל אדם יכול להקליט את ברכתו המתנגנת למתקשר אם הם לא עונים.

מלווה אוטומטי יכול גם לאפשר למתקשרים להקשיב למידע מוקלט מבלי להמתין לאדם חי שיענה על שאלות שגרתיות. זה מעולה למתן שעות עבודה, הוראות הגעה למשרד שלך, רישום הצעות עבודה ותשובות לשאלות נפוצות אחרות.

כיצד עוברים מספר מתקשרים על מספר אחד?

אם יש לך רק קו טלפון אחד, אז רק מתקשר אחד יעבור. מתקשר שני יקבל איתות עמוס מכיוון שחברת הטלפון שלך לא יכולה למסור את השיחה השנייה.

אם אינך רוצה שהמתקשרים שלך יקבלו איתותים תפוסים, אתה זקוק לקו טלפון נפרד לכל מתקשר בו זמנית.

אתה זקוק למספר קווי הטלפון המתאים כדי לתמוך בעוצמת השיחה שאתה מצפה לקבל, ומערכת הטלפון שלך צריכה לתמוך בקווים הנוספים.

לדוגמה, אם יש לך עשר שלוחות, וחמישה אנשים בדרך כלל נמצאים בשיחות טלפון חיצוניות בבת אחת, תזדקק לחמישה קווי טלפון שייכנסו מחברת הטלפונים שלך. אם כל חמשת הקווים נמצאים בשימוש, אז המתקשר הבא יקבל אות עסוק.

השיטה בפועל למסירת שיחות נכנסות היא פונקציה של חברת הטלפונים. כל מתקשר מחייג לאותו מספר, מספר החברה הראשי שלך. חברת הטלפונים מספקת תכונה בשם שירות גלגול . אם השורה הראשונה תפוסה, המתקשר הבא יעבור לקו הזמין הבא.

ניתן להימנע מאותות עמוסים בכך שיש מספיק קווי טלפון המספקים את כל המתקשרים האפשריים בו זמנית.

כיצד לגרום למערכת טלפון עסקית להתמודד כראוי עם המתקשרים שלך

בעת תכנות אפשרויות התפריט, חשוב לקחת בחשבון את המיקום ההגיוני של המחלקות והצוותים בחברה שלך. תפריט טלפון מסודר יעזור למתקשרים לעבור במהירות.

תרצה לכוון את המתקשר שלך לכיוון הנכון מבלי לבלבל בין אפשרויות. תפריט קל לעקוב הוא מכריע, עם אפשרויות למחלקות, כוח אדם או מידע אחר.

כיצד ניתן לתכנן את המבנה המתאים לתפריט שלכם? חשוב על מה קוראים לרוב המתקשרים שלך ומה הם צריכים ממך. כמו כן, שקול עד כמה הלקוחות שלך מכירים את החברה שלך.

• האם הם נוהגים ליצור קשר עם צוות ספציפי?
• האם הם מכירים את מספרי ההרחבה?
• האם הם יודעים את שם המשפחה של הצוות שלך?
• או שיש להם פשוט מושג מעורפל לאיזה מחלקה הם צריכים להגיע?

בידיעה זו תוכלו לעצב את תפריט הטלפון שלכם כך שיענה על צרכי הלקוחות שלכם.

אם יש לך אנשים רבים שמתקשרים עם שאלות נפוצות או שאתה זקוק למידע על המוצרים שלך, כלול אפשרות כגון " לחץ על 5 למידע על היישומונים שלנו. "

אם הלקוחות שלך מכירים את אנשי הצוות שלך לפי שמם, כדאי להציע מדריך לפי חיוג. המתקשר מונחה לחייג את שם המשפחה בלוח המקשים של הטלפון.

זכור שאם מישהו עוזב את החברה שלך, או שאתה מעסיק אחרים, עליך לעדכן את ספריית הטלפונים שלך.

כאמצעי אבטחה, כדי להיות בטוח שאינך מאבד מתקשרים, תמיד כדאי לתת למתקשר אפשרות להגיע למפעיל על ידי לחיצה על אפס. המפעיל שלך יכול להיות פקיד הקבלה שלך או כל מי שיכול לעזור למתקשרים הזקוקים להדרכה.

שיחת טלפון לוחצת על אפשרויות תפריט

תמונה של Pete Linforth מ- Pixabay

כללי התנהגות אוטומטיים של מערכות טלפון לעסקים

זה נוהג עסקי טוב להקל ככל האפשר על המתקשרים שלך לעבור לאדם המתאים שיעזור להם. הנקודות הבאות הן מכריעות.

ספק אפשרויות תפריט שימושיות

נהוג למקם מחלקות בתפריט ולהקצות סיומות לאנשי כוח אדם. במקרים מסוימים, ייתכן שתרצה להכניס אנשים לתפריט, כך שהמתקשר שלך ישמע: "עבור סאלי ג'ונס, לחץ על 1, עבור ג'ון סמית ', לחץ על 2 וכו'."

שים לב שאתה נותן למתקשר שלך מושג לגבי גודל החברה שלך במקרה זה. אתה יכול להימנע מכך באמצעות תכונה חייג לפי שם במקום, ולהפוך אותה לאחת מאפשרויות התפריט.

תן למתקשרים אדם חי מהיר עם אפשרות אפס

אנשים רבים ממהרים, ולחלקם אין סבלנות להקשיב לכל התפריט. אתה לא רוצה לאבד את הלקוחות הפוטנציאליים האלה, ואתה בהחלט לא רוצה לתסכל אותם. פעמים רבות המתקשרים האלה רוצים ללחוץ על אפס לתשומת לב מיידית של אדם אמיתי. לכן, מומלץ לבצע אפשרות של תפריט אפס לצלצל שיוכל לעזור להם או לכוון את השיחה.

אל תערבב ברכות עסקיות ואישיות

דבר חשוב נוסף הוא לא לערבב ברכות עסקיות ואישיות. כאשר העובדים שלך מעבירים את התוספים לטלפונים הסלולריים או לטלפונים הביתיים שלהם, ייתכן שהם לא רוצים שהמתקשרים שלהם ישמעו את הודעת הברכה היוצאת שלהם אם הם לא עונים לשיחה שהועברה.

ניתן להשתמש בהקרנת שיחות לחסימת הברכה האישית של היעד, כך שהמתקשר שומע רק את הברכה המקצועית הניתנת תחת השלוחה. אם הדואר הקולי של הטלפון הסלולרי עונה, המתקשר לא יהיה מחובר. במקום זאת, המתקשר יוחזר ויועבר לדואר הקולי של המערכת העסקית עם הברכה המתאימה לעסקים.

הקרנת שיחות

במקום להתחבר בתשובה, הוא מנגן תחילה את שם המתקשר למקבל. ואז הם יכולים ללחוץ על מקש כדי לקבל את השיחה. אם הדואר הקולי עונה, הוא לא יחזיר צליל מקשי, ולכן מערכת הטלפון תחזיר את המתקשר, כפי שהסברתי לעיל.

עיבוד שיחות כאשר עובדים אינם זמינים

לא תמיד אנשי הצוות שלך יהיו זמינים לשיחות. אבל יש צורך לטפל בלקוחות שלך כשהם מתקשרים.

כך שכאשר שיחה לא נענתה, הפניית המתקשר במהירות לתיבת דואר קולית מתאימה עם הוראות בברכה, תסייע להבטיח למתקשר שלך כי הוא או היא יטופלו במהירות.

כאשר אנשי הצוות שלך זקוקים לפרטיות כדי לבצע משימות מעורבות, ניתן להגדיר את ההרחבות שלהם למצב "אל תפריע" כך שמתקשרים חשובים לא רק ישמעו צלצולים או ייפלו ל"כלא בתא הקולי ".

במקום זאת, כאשר סיומת מוגדרת כאל אל תפריע, היא תשמיע ברכה חלופית שהגדיר תיבת הדואר כדי לטפל במתקשרים כאשר הם אינם זמינים. ברכה זו מכונה "ברכה בלתי זמינה". זה נותן הוראות למתקשר שלך, כגון איזו סיומת לחייג לשירות מיידי על ידי עובד אחר.

העובדה שמשתמש בתיבת הדואר יכול להקליט גם ברכה רגילה וגם ברכה שאינה זמינה, מקלה על המעבר למצב לא מפריע (או למצב שאינו זמין) ובחזרה ללא צורך בהקלטת ברכה חדשה.

זכור, אתה צריך לבצע מעקב אחר כל ההודעות. אז אנשי הצוות שלך חייבים לבדוק את תיבות הדואר הקולי שלהם באופן שגרתי או להפעיל שיטת הודעה על הודעות.

כיצד לחבר עובדים מרוחקים דרך מערכת הטלפון שלך

אם יש לך כוח עבודה נייד, אתה מעסיק עובדים מהבית או שיש לך משרדי לווין, עליך לקשור את כל העובדים שלך במערכת טלפון מאוחדת, כך שהם נגישים למתקשרים שלך.

חלק ממערכות הטלפון מאפשרות הרחבות תכנות לניתוב שיחות למספרים חיצוניים. אם יש לך תכונה זו, צור הרחבות לכל אנשי המרוחק שצריכים להיות נגישים.

שימוש נכון בטלפונים סלולריים

אם אנשי המרוחק שלך אינם נמצאים במיקומים ספציפיים, באפשרותך לתכנת את הרחבות מערכת הטלפון לניתוב שיחות לטלפונים הניידים שלהם. מתקשר שיחייג אל הסיומת שלהם יתחבר דרך הטלפון הסלולרי מבלי לדעת אפילו שהם לא נמצאים פיזית במשרד.

עם זאת, ייתכן שתרצה לשקול ששיחות שלא נענו שנשארו בדואר קולי, אינן יכולות להילקח ולהוחזר בזמן. פיתרון הוא להשבית את סינון השיחות ולתת לכל השיחות להיכנס לדואר הקולי של הטלפון הסלולרי שלהם אם אין תשובה.

היתרון בכך שהם לא יצטרכו לבדוק הודעות בשני מקומות. הם רק צריכים לבדוק את הטלפון הסלולרי, שכנראה מכיל אות המתנה להודעה כדי להצביע על שיחה שלא נענתה.

שים לב שהמתקשר ישמע את הברכה האישית בסלולרי אם אין תשובה. אז הברכה צריכה להיות קשורה לעסק אם משתמשים בשיטה זו אלא אם כן המערכת שלך יכולה לעקוף את הברכה, כפי שדנתי קודם.

תכנון נכון יעשה רושם רב על המתקשרים שלכם כאשר הם קלים ליצור קשר עם הצוות המתאים בכדי להשיג את יעדיהם המיועדים. זה מועיל גם לך וגם ללקוחות שלך.

עובד מרחוק עונה לטלפון

תמונה של Gref_exe מ- Pixabay

יצירת מערכת טלפון לטפל בצרכים שלך

אתה רוצה לשקול את גמישות השימוש וכיצד המתקשרים שלך יוכלו להפיק את המרב מתפריט המלווה האוטומטי המותאם אישית שלך.

עליכם להחליט באילו תכונות להשתמש וכיצד ליישם אותן בצורה נכונה. אתה לא רוצה להשתמש בתכונה של חברת הטלפונים שלך שמפריעה למערכת הטלפונים.

להלן סקירה מהירה של כמה תכונות נפוצות וכיצד לשלב אותן:

דואר קולי

אם מישהו מהצוות שלך עסוק בטלפון, הדואר הקולי שלהם יקבל את ההודעה. לכל סיומת טלפון צריכה להיות תיבת דואר קולית משלה עם ברכה אישית משלה.

חשוב להשבית את שירות הדואר הקולי מחברת הטלפונים שלך כאשר אתה משתמש בתכונת הדואר הקולי עם מערכת הטלפון שלך.

העברת שיחות

אם יש לך כוח אדם במקומות מרוחקים, ייתכן שתרצה לאפשר להעביר טלפונים סלולריים למתקשרים שחייגים לשלוחה שלהם.

מערכת טלפון טובה אמורה להיות מסוגלת להתמודד עם סוגים שונים של תכונות העברה שחברת הטלפונים שלך מספקת, כגון שיחות תלת-כיווניות או העברה ושחרור, שהיא תכונה המכונה Centrex.

אם אין לך יכולת העברה עם חברת הטלפונים שלך, מערכת טלפון מכובדת עדיין צריכה להיות מסוגלת להעביר מתקשרים למספר אחר על ידי תיקון השיחה באמצעות שני קווי טלפון.

לבסוף, ודא שמערכת הטלפון שלך עושה רושם ראשוני טוב

לבסוף, כאשר הגדרת המערכת האוטומטית שלך וסיימת את התכנות, התקשר למספר הטלפון שלך והאזין לברכת החברה שלך. בדוק כל אפשרות בתפריט כדי לוודא שהכל עובד כמו שהתכוונת.

אתה לא רוצה שהמתקשרים שלך יתקלו במשהו מוזר. אתה יכול לתפוס את זה ולתקן את זה לפני שהמתקשרים שלך ימצאו משהו לא בסדר שמרגיז אותם.

זכרו, מערכת הטלפון שלכם היא הדבר הראשון שהלקוחות והלקוחות שלכם חווים כשהם מתקשרים אליכם. אז עשו רושם ראשוני מעולה.

© 2015 גלן סטוק