כיצד להשתמש ביעילות במערכת יומנים בעבודה

מייק טיניון (CC0) דרך Unsplash (שונה באמצעות Canva)

מערכת יומנים מתוחזקת כדי לנצל זמן ולבצע משימות ופגישות בצורה מאוד יעילה ויעילה. זה עוזר לארגון בכללותו ועוזר לנהל את הזמן שלי ושל אחרים. ניתן לקיים יומנים באופן ידני או אלקטרוני.

לי אישית יש את שני סוגי היומנים. יש לי את לוח השנה האלקטרוני שלי ב- Outlook המשותף עם המנהל שלי ומנהלים אחרים. יש לי גם יומן ידני שניתן להשתמש בו בעתות חירום.

מדוע חשוב לקיים יומן ידני?

היומן הידני בו אני משתמש הוא ספר מאוגד עם שלושה ימים בעמוד מכיוון שאין לי הרבה רשומות לכל יום.

כפי שציינתי לעיל, אני משתמש ביומן זה רק בשעת חירום. זה כולל זמנים שבהם אני חולה או נעדר מהעבודה ואינני מסוגל לגשת ליומן האלקטרוני שלי או כאשר מערכות המחשבים מושבתות ו- Outlook אינו נגיש.

מה היתרונות של יומן אלקטרוני?

כפי שציינתי, היומן האלקטרוני שאני מנהל נמצא בלוח השנה של Outlook במחשב העבודה שלי.

להלן היתרונות שיש בלוח שנה אלקטרוני:

• אני מסוגל להדגיש סכסוך פוטנציאלי בין פגישות.
• אני צריך להזין אירועים המתרחשים באופן קבוע רק פעם אחת.
• לא משתמשים בנייר.
• יש הגנה על סיסמא.
• אני יכול לגשת אליו כמעט מכל מקום.
• ישנן תזכורות על המסך לפגישות.
• זה מתקשר אוטומטית לשינויים המעורבים שהמערכות שלהם קשורות לשלי.

כיצד אוכל להשתמש ביומן שלי?

אני משתמש ביומן שלי לדברים כמו התראות ופגישות.

הערכים הנפוצים ביותר ביומן שלי יהיו:

• ישיבות פאנל
• פגישות קבוצתיות
• פקודות נייחות
• אימונים
• ביקורים
• הכנת סדר יום
• חופשה שנתית
• משימות משרדיות אחרות
• הַשׁגָחָה
• משימות שבועיות ושבועיות אחרות החוזרות בתדירות מסוימת (זה מבטיח שלא אתגעגע אליהן)

לפעמים אני צריך להזמין פגישות ולשלוח הזמנות לפגישה לעמיתים או לנציגים אחרים, וזה נעשה באופן אלקטרוני.

כך אני מנהל פגישות מסוג זה.

• אני מנסה להזין כמה שיותר פרטים, כמו תאריך, מקום, משך זמן, מבקרים וכו '.
• לעתים נדירות אני נתקל במצב בו פגישה מבוטלת או נדחית, אך אם זה אכן קורה, אני מקפיד לבדוק את ההשפעות שיהיו לשינוי המבוקש לפני שהסכמתי אליו.
• אני אוסף גם את כל המידע הרלוונטי כדי לוודא שלכל אחד מהמשתתפים בפגישה או בפגישה יש גישה לכל הפרטים הרלוונטיים כדי שלא יהיה מקום לתקשורת לא נכונה.
• בדרך כלל אני מטפל בבקשות ובשינויים ממשתתפים אחרים בסדר כרונולוגי, אך אעדיף את הבקשות הדחופות ביותר אם אני מתמודד עם נפח גדול מהן.
  • כאשר מסכימים בקשות או מתבצעות שינויים, אני מוודא שיצרו קשר עם כל המעורבים ושנוח להם לפני אישור השינויים.
• אני גם מוודא שלכל אדם המעורב בפגישה או בפגישה יינתן מספיק זמן לתכנון, לטיול ולכל צורך אחר, כך שהפגישה תתנהל בצורה חלקה.

אני מודע לכך שיש לעדכן יומנים כאשר הוסכם על שינויים. אני מוודא שמחקתי פגישות שבוטלו. יומן שלא מתעדכן לחלוטין יכול לסכן כל מיני בלבול. זה גם יפגע בביטחון ויעודד אנשים להרגיש צורך לבדוק סידורים, שהם בזבוז זמן, או, גרוע מכך, לנהל יומן נפרד משל עצמם.

הערה אחרונה

בהערה חביבה, אל תעתיקו שום דבר שהוגש כאן והציגו אותו בתיק שלכם. זה פורסם כאן אך ורק כדי לעזור לך להשיג מושג / הבנה של מה הם מצפים שתעקוב אחר. יהיה עליכם להתייחס לאזור העבודה שלכם ולארגון ולהתמיד בו בזמן הכנת הקבצים. תודה על שיתוף הפעולה שלך.

© 2012 ליווינגסטה