כיצד לארגן את הרשומות הכספיות שלך

שנה אחר שנה חייתי עם הלחץ של ערימות נייר לא מאורגנות הפזורות בבית. היו ערימות קטנות פה ושם, ליד הכניסה, במטבח ועל השולחן שלי. הייתה לי מערכת תיבת דואר נכנס / תיבת דואר יוצא, אך היא לא עבדה ביעילות. החשבונות ילכו לאיבוד, הצהרות לעיתים רחוקות הגיעו לקבצים שלהם ולעולם לא הצלחתי למצוא את מה שאני צריך כשאני צריך את זה. באופן הבסיסי ביותר, הכספים שלי לא היו מאורגנים כראוי.

ניהול הכספים שלך יעיל דורש מערכת לעקוב אחר כל החשבונות, הדוחות הכספיים, פוליסות הביטוח וניירת חשובה אחרת שלך. זה לא מחייב אותך לשמור כל פיסת נייר, קבלה או שטר שעוברים לידיים שלך. להלן מדריך שיעזור לך לקבוע במה אתה צריך להחזיק ומה אתה יכול לגרוס. לאחר שברור לך דרישות אלה, תוכל לנקות את הקבצים הישנים ואת ערימות הניירות ולהקים מערכת מהירה ופשוטה להתעדכן מדי יום.

מערכת תיוק ביתית

מה צריך להגיש? מה צריך לזרוק?

רובנו חוסכים יותר מדי ניירת, שהופכת לנטל לניהול. אין צורך לשמור כל קבלת כספומט או חשבון כבלים. באיזו תדירות היית זקוק להם להתייחסות? קבע הרגל לעבור על כל הדואר בכל יום ולהיפטר מכל מה שאתה לא צריך. הישאר כל הזמן בזרימת הנייר לבית, דרך המשרד שלך, או ערום על שולחן העבודה שלך.

לאחר שהקמת מערכת עובדת, ייקח רק כמה דקות בכל יום כדי לשמור על הסדר שלה.

להלן מבט מהיר על כמה מהניירות הכספיים שאתה צריך להיאחז בהם ולהגיש, ועל אלה שאתה יכול לזרוק. זכור כאשר "זורק" כי גריסה ומיחזור היא הדרך האחראית ביותר - להגנת הזהות שלך וכדור הארץ.

• תלושי המשכורת: לאחר שבדקתם את דיוק תלושי השכר שלכם, אין צורך בהם. אתה יכול לשמור את האחרונה, במקרה שאתה זקוק לה להוכחת העסקה בעת הגשת בקשה להלוואה.
• דוחות בנק, צ'קים מבוטלים: שמור והגיש דפי בנק לשלוש שנות מס שלמות. יהיה צורך בהן אם תבצע ביקורת ותוכל לשמש קבלה להוכחת חשבונות ששולמו. צ'קים מבוטלים צריכים להישמר למשך שנה לפחות. כאשר הצהרות ובדיקות כבר אינן רלוונטיות, צורבים או מגרסים אותן.
• חשבונות שירות: אין צורך לשמור חשבונות שירות במשך חודשים או שנים. כשבא שטר, בדוק אם קיבלת זיכוי בגין התשלום האחרון, ואז זרק או גרוס את החשבון הישן. שמור רק את העדכני ביותר.
• הצהרות על כרטיסי אשראי: בדומה לחשבונות שירות, ודא שזוכית עבור התשלום האחרון שלך ושמור רק את ההצהרה העדכנית ביותר. אין צורך לסתום את הקבצים בדוחות כרטיס אשראי ישנים אלא אם כן נעשה שימוש בכרטיסים אלה לצורך הוצאות ניכוי מס.
• מדיניות ביטוח וחשבונות: שמור אותם בזמן שהם נוכחים ותוקפים. ניתן להשליך מדיניות מבוטלת והצהרות קשורות.
• תלושי פיקדון, קבלות כרטיסי חיוב ותלושי כספומט: שמור אותם רק עד להגעת הצהרת הבנק הבאה שלך כדי שתוכל לבדוק אותם ולאמת את הסכומים. כל עוד הם אינם מייצגים הוצאה בניכוי מס ולא יהיה צורך בהם כהוכחה לתביעת צווי, אתה יכול להשליך אותם.
• רישומי נכסים: יש לשמור רשומות נדל"ן במשך כל הבעלות. אם יש סיכוי שיהיה צורך ברשומות לצרכי מס, שמור אותם בעקבות העברת בעלות או מכירה.
• רישומי השקעות: יש לשמור את כל רשומות ההשקעה והצהרות הבנק הקשורות להשקעות. אם הצהרותיך מצטברות, תוכל לשמור רק על העדכניות ביותר ולגרוס את הניירת המיושנת.

קח את הזמן לעבור על כל העיתונים שלך - כולל קבצים ישנים - כדי לנקות כל מה שאינו נחוץ עוד. זה יהפוך את המשימה לארגן את הרשומות הכספיות שלך לקלה ופחות עמוסה. בסופו של דבר תהיה לכם מערכת תיוק מסודרת שתאפשר לכם למצוא את מה שאתם צריכים בהתראה של רגע.

משלם החשבונות, סט ארגון פיננסי ביתי.

הגדר מערכת תיוק

ישנם מספר סוגים שונים של מערכות תיוק שיש לקחת בחשבון. בהתאם לצרכים שלך, ניתן לדרוש כל דבר, מקובץ אקורדיון נייד ועד ארון תיוק קטן. לאחר שניקיתם את כל הניירת הכספית העודפת, הערכו כמה מקום תצטרכו לאחסן את יתרת הקבצים שלכם. עבור רק קצת יותר גדול ממה שאתה צריך כרגע, כך שאתה לא צריך לדאוג לעבור למערכת גדולה יותר מאוחר יותר ותוכל להגיש ניירות במהירות ובקלות.

אני משתמש במערכת תיוק מסורתית פשוטה עם כרטיסיות לכל קטגוריה (ראה קטע לעיל לקטגוריות כלליות). בנוסף, יש לי קבצים נפרדים לאחסון ניירות חשובים לכל ילד, חשבונות רפואיים וביטוחים. לכל פוליסת ביטוח והצהרה קשורה יש גם תיק משלהם.

הקימו תחנת תשלום חשבונות. זו יכולה להיות קופסת אחסון קטנה ופשוטה המכילה את כל מה שאתה צריך כדי לשלם את החשבונות שלך, מארגן קבצים בשולחן העבודה או מוצר ארגון מבוסס לוח שנה שתוכנן במיוחד למשימה זו. גם אם אתה משלם את רוב החשבונות שלך באופן מקוון, עדיין יהיה עליך לשלם חשבונות מוזרים בדרך "מיושנת" ולדרוש את פנקס הצ'קים שלך, חותמות וכו 'במיקום נוח. במקום קובץ יחיד "שישולם", אני משתמש במערכת מבוססת לוח שנה. תשלום כמה שיותר חשבונות באופן מקוון עוזר למזער את העיתון ואני יכול לסמן את לוח השנה שלי גם עבור תשלומים אלה.

מסמכים שצריכים להיות מאוחסנים בכספת

ליתר ביטחון, שקול לאחסן את המסמכים החשובים הבאים, ולעתים קרובות שאין להם תחליף, בכספת שכורה או בכספת חסינת אש בביתך.

• תעודות לידה, פטירה ונישואין
• ניירות פשרה, משמורת וגירושין
• ניירות אימוץ או אזרחות
• מעשי רכוש, כותרות רכב מנועי
• מניות, אג"ח חיסכון בארה"ב
• חוזי משכנתא וקרקע, או כל הסכם משפטי מחייב
• ניירות צבאיים
• פטנטים, זכויות יוצרים
• רשימה של מלאי הבית שלך כולל תמונות וקבלות.

במקרה חירום

האם אתה היחיד במשפחה שלך שמטפל בחשבונות בתשלום ובתיאור כספי? האם בן / בת הזוג או אהוב אחר יוכלו למצוא ניירת נחוצה בהיעדרך?

קח את הזמן להקמת קובץ "במקרה חירום" המסביר את המערכת שלך, מבהיר היכן נשמר מידע משפטי וביטוחי חשוב והוראות כיצד למצוא את מה שניתן יהיה צורך בשעת חירום. כלול מספרי טלפון חשובים, כגון אלה של רואה החשבון, עורך הדין ומתווך ההשקעות שלך. סמן את הקובץ בצורה ברורה כך שניתן יהיה למצוא אותו בקלות בהיעדרך. עדכן אותו באופן שוטף.

להתחייב

המפתח לכך שכל מערכת תיקים תעבוד ושמירה על מסודר היטב של הרשומות הכספיות שלך היא התחייבות לעקוב אחריה מדי יום. ברגע שהמערכת שלך במקום, קח כמה דקות כל יום למיין דואר, הגש הצהרות והישאר מעודכן בחשבונות שלך.

בקרוב, תקבע הרגל החיוני לבריאותך הפיננסית לטווח הארוך ותפחית חלק מהלחץ שנוצר על ידי ניהול הכספים שלך.

סרטון שימושי כיצד לארגן את הניירת שלך