כיצד להשתמש בתוכנת עיבוד תמלילים (תעודת NVQ בתחום העסקים והמינהל & זה)

בחלק זה, כלומר סעיף 1, נבדוק כיצד להזין ולשלב בצורה מדויקת טקסט ומידע אחר בתוך מסמכי עיבוד תמלילים.

הזן ושילב טקסט ומידע אחר במדויק בתוך מסמכי עיבוד תמלילים

הערה: לאורך כל מהלך היחידה, בכל שלושת החלקים, הוספתי כמה שיותר צילומי מסך. לא תציג צילומי מסך אם אתה רושם תשובות ליחידה זו, אך תתבקש לבצע מספר משימות כדי לבדוק את הידע וההבנה שלך באמצעות מעבד תמלילים, וצילומי המסך עשויים להיות שימושיים!

1.1 זהה אילו סוגי מידע נדרשים במסמכים

מסמך הוא תיעוד שבו אירועים או מידע כלשהו נלכדים ומתועדים כראיות כדי שהמידע לא יאבד.

מסמך לדוגמא

syncfusion.com

זה יכול להיות מסמך כתוב או אלקטרוני והוא משמש כתיעוד רשמי. הפורמט, המבנה והתוכן של המסמכים משתנים בהתאם למידע שנרשם ולמטרה שלשמו הוקלט. כמה דוגמאות למסמכים הן חשבוניות, עיתונים, הזמנות רכש, מפרט מוצר, מכתבים, כתבי עת, גיליונות אלקטרוניים, רישיונות וכו '.

לכל מסמך יש פורמט אחר וסטנדרטים מקובלים שעליו לעמוד בו וניתן ליצור מסמכים סטנדרטיים אלה על בסיס תבנית, או אם תיצרו מסמך מסוים שוב ושוב, תוכלו לשמור פורמט זה כתבנית לשימוש עתידי.

מסמכים המאוחסנים בפורמט אלקטרוני נשמרים במחשב ויש יישומים רבים ליצירת מסמך. היישום הנפוץ ביותר המשמש ברוב הארגונים הוא תוכנת עיבוד התמלילים הנקראת מיקרוסופט וורד המגיעה כחלק מחבילת המשרד של מיקרוסופט. על מנת ליצור מסמך, צריך לזהות את סוגי המידע הדרושים ליצירת המסמך. שוב, סוגי המידע השונים משתנים בהתאם לסוג המסמך. ראשית צריך לקבל מושג ברור איזה מסמך הם ייצרו ולאיזו מטרה הם ייצרו אותו. לאחר מכן עליהם לזהות את סוגי המידע הדרושים למסמך מסוים זה.

בכל המסמכים יש כמות טקסט כלשהי ובעיקר מספרים מסוימים. על מנת להבהיר את ההבנה, ניתן להוסיף מסמכים, תמונות, גרפים, תרשימים, טבלאות וכו 'למסמך. מסמכים אלקטרוניים עשויים לכלול גם אנימציות וקטעי וידאו ושמע קטנים. לבסוף כדי להגביר את מראה המסמך, ניתן להוסיף שורות, גבולות, רקעים וכו 'למסמך.

מדגם חשבונית

מאת JRW78130 (עבודה משלו), דרך ויקימדיה

לדוגמה, הבה נבחן כי אתה יוצר חשבונית. חשבונית תכלול טקסט, מספרים, לוגו החברה ( זו תהיה תמונה), כתובת החברה, כתובת הכונס, מספר פקס וטלפון, מספר רישום מע"מ, מספר חשבונית, תאריך חשבונית, התייחסות ללקוח, תיאור טובין ושירותים, שיעור השירות, אמצעי תשלום, ייעוץ כספי, פרטי אופן התשלום וכו '. לכן יש לאסוף את כל המידע הזה ולהרכיבו במתכונת סטנדרטית העומדת בתקנים ובהנחיות של הארגונים. המידע שנאסף, המבנה והפורמט בו מוצג המידע, תלויים בסוג המסמך שנוצר. ניתן לאסוף את המידע מנתונים זמינים בארגון, או אם נתונים אינם זמינים, יש לאסוף אותם מהאינטרנט או על ידי יצירת קשר עם האנשים או הארגונים / המחלקות הרלוונטיים.

כאשר משתמשים בתמונות ונתונים אחרים מהאינטרנט וממקורות אחרים, צריך לוודא שהם חופשיים לשימוש על ידי בדיקת פרטי הרישיון וזכויות היוצרים. צריך להיות בעל היכולת והמיומנויות לזהות מידע שונה מקבוצת מידע או רשימת מידע שסופקו, כך שהם יוכלו לבחור את המידע הנכון הנדרש ליצירת המסמך.

1.2 השתמש בטכניקות מתאימות להזנת טקסט ומידע אחר בצורה מדויקת ויעילה

לאחר שכל המידע הדרוש ליצירת מסמך זמין או נאסף, יש להשתמש בשיטות ובטכניקות הטובות ביותר בכדי להזין מידע זה למסמך, ולוודא שהוא מוזן בצורה מדויקת ויעילה.

הזן / מחק טקסט, שמור קבצים - Word 2003

על מנת להזין טקסט במסמך צריך להיות בקיא במיומנויות המקלדת. כישורי מקלדת אינם מתכוונים רק להקליד אלפביתים ומספרים, אלא שימוש יעיל בכל המקשים והפונקציות של המקלדת. זה טוב ללמוד את קיצורי הדרך הנפוצים ביותר והמשמשים לרוב במקלדת כדי להזין ולעצב מידע במסמך בקלות ובמהירות. אם תזין כמות גדולה של טקסט ומספרים מהירות הקלדה תהיה חשובה יחד עם דיוק ויעילות.

מלבד כישורי המקלדת, ייתכן שיהיה צורך במיומנויות אחרות בהתאם למכשיר שבו אתה משתמש ליצירה ועיצוב של מסמכים. שימוש לאחרונה במכשירי מסך מגע ובמערכות זיהוי דיבור ידרוש מכם להיות בעל ידע בכל הטכניקות הנדרשות להפעלה, קלט נתונים ועיצוב נתונים על המכשירים בהם הם משתמשים.

בעת הקלדת מסמכים, על מנת להקליד או ליצור מסמך בצורה מדויקת ויעילה, עליך להשתמש בשתי הידיים בזמן ההקלדה, באמצעות המקשים המתאימים במקלדת. היציבה שלך צריכה להיות טובה עם הגב ישר ושתי הידיים במקלדת.

הרבה פעמים ראיתי אנשים שמשתמשים באותיות רישיות כדי להקליד אותיות רישיות, וזה דבר די מייגע לעשות מכיוון שאתה צריך לעבור בין כפתור נעילה " לסירוגין " לפני ואחרי הקלדת האות הגדולה. הדרך הטובה והקלה להקליד אות גדולה היא להשתמש במקש Shift. מקש Shift + כל אלפבית יאפשר לך להקליד את האות הגדולה של האלף בית המסוים.

הערה: תרגול זה, Shift + אלפבית, תאמין לי שזה קל ותרגיש את ההבדל!

חלק מקיצורי הדרך שמשמשים לעתים קרובות הם Ctrl + S לשמירה, Ctrl + C להעתקה, Ctrl + V להדבקה, Ctrl + X לחיתוך, Ctrl + Z לביטול, Ctrl + A לבחירת הכל וכו '. מקשי מחיקה משמשים בדרך כלל בעת עיצוב והקלדת טקסט. מקש הרווח משמש ליצירת רווח בין מילים.

מלבד כישורי המקלדת, יש להשתמש גם באפשרויות העיצוב השונות הקיימות בתוכנת עיבוד התמלילים עצמה. ישנן אפשרויות שונות כמו כיוון העמודים, טבלאות, תבליטים ומספור, עמודות מרובות, הכנסת סמלים, אמנות, תיבת טקסט וכו ', וצריך לנצל בצורה הטובה ביותר את התפריטים הזמינים כדי ליצור אטרקטיבי וקל למעקב / הבנה. מסמך. ניתן גם להשתמש בגופנים ובמרווחים שונים בכדי שהמידע ייראה מסודר וברור.

לאחר יצירה מוצלחת, החלק החשוב ביותר במסמך הוא דקדוק ובדיקת איות. מעבדי תמלילים לא תמיד מוצאים ומתקנים את כל השגיאות במסמך. לדוגמא, אם תקליד "כובע" במקום מעבד תמלילים "זה" לא תמיד יסמן לך טעות זו. לכן עדיף תמיד לקרוא את המסמך באופן ידני פעמיים או שלוש, ואם אפשר, אתה יכול לבקש מאדם שלישי לקרוא אותו עבורך כי הוא יבטיח דיוק ויעילות.

1.3 בחר ושימוש בתבניות מתאימות למטרות שונות

תבניות הן מסמכים שתוכננו מראש עם דפוס המאוחסן בהם והם זמינים לשימוש. יש להם כבר כמה פרטים שניתן להתאים או לערוך בהתאם לצרכים של האדם. תוכל גם לעצב ולשמור תבנית משלך בהתאם לצרכים שלך ולצרכים של המסמכים שתיצור. זה יעזור לך להתרכז בתוכן המסמך בעתיד, ולא לבזבז זמן על עיצוב המסמך.

צור מסמך חדש המבוסס על תבנית Microsoft Word 2003

כדי להרכיב את כל המידע באמצעות הכישורים שיש ברשותו, צריך לבחור את התבנית המתאימה למסמך שתיצור.

לדוגמא, למעבד תמלילים עשויות להיות תבניות קיימות למסמכים כמו פקס, מכתב או דף אינטרנט. אז אם תיצור כל מסמך שתואם את התבניות הזמינות, תוכל להמשיך ולהשתמש בתבנית הזמינה שתוכננה מראש. במקרים אחרים תצטרך ליצור תבנית משלך לסוג המסמך שתיצור.

כמו כן, רוב התבניות מגיעות עם גופנים שתוכננו מראש, ערכת צבעים, עיצוב וכו ', אך תמיד תוכלו לשנות אותם בהתאם לצרכים ולמטרה שלכם.

אם אתה יוצר מספר מסמכים מאותו סוג ופורמט זהה, או אם תיצור מסמך מסוים שוב ושוב בעתיד, עליך לשמור את הפורמטים כתבנית, כדי שתוכל לשמור על תקן זה בעת יצירת מסמכים. בעתיד ותחסוך גם זמן.

כמה דוגמאות ליישום יעיל של עיצוב ובחירת תבניות למסמך הן שימוש בעמודות מרובות למאמרי חדשות, שימוש באורך דיוקן A4 לנייר מכתבים ועבור אותיות, מצב לרוחב לטבלאות וכו '. עליך ליצור מסמכים ברורים וזה יהיה ליצור השפעה על הקורא. לכן השתמשו תמיד בתכונות הטובות ביותר הקיימות במעבד התמלילים ליצירת מסמכים מרשימים.

מטרת השימוש בתבניות היא ליצור עיצוב מסמכים יעיל. עיצובי מסמכים אינם עוסקים רק במראה אלא גם באופן הצגת המידע. המידע החשוב במסמך צריך להתבלט. לכן חשוב לבחור תוכן, פריסות, צבעים, ערכות נושא, גופנים, סגנונות, טבלאות, הערות שוליים, תמונות, תרשימים וכו '.

כל מידע כמו תאריך, כתובת ופרטי יצירת קשר, מספרי עמודים ניתן לשמור בתבנית לשימוש עתידי ולמנוע הקלדה חוזרת.

1.4 זהה מתי וכיצד ניתן לשלב ולמזג מידע מתוכנות אחרות או ממסמכים אחרים

יצירת מסמך לא תמיד קשורה ליצירת מסמך חדש והכנסת מידע חדש שיש בידך. לפעמים תצטרך לשלב ולמזג מידע ממסמכים ותוכנות אחרים. לדוגמה, יתכן שתצטרך להעביר מידע מגיליון אלקטרוני של Excel, או לקשר מסמך עם מסמך PDF ולעיתים היית יוצר מספר מסמכים בודדים במעבד התמלילים וייתכן שתצטרך לקשר או לשלב את כולם יחד לכדי אחד. מסמך יחיד.

לדוגמא, על מנת לשלב מספר מסמכי מילים למסמך אחד בודד, עליך ליצור תחילה מסמך ריק ולהגדיר את פריסת העמוד בדומה למסמכים שעומדים להתמזג. ניתן גם לפתוח את אחד המסמכים שיש לשלב, ללחוץ על שמירה בשם ולשמור אותו כמסמך חדש עם שם אחר ואז למחוק את תוכנו ובכך לשמור על הפריסה.

לחץ על הוסף - קובץ

כדי להכניס טבלה, לחץ על טבלה - הוסף - טבלה

בזמן איסוף המידע על המועמד לנתח ולהחליט איזה מידע נדרש והאם המידע שנאסף אמין ומדויק.

טבלאות הן אפשרות טובה לפרוץ מידע למרחבים שנקבעו. הוא מספק מראה חזותי מסודר ומקל על סריקה והשוואה של נתונים ברחבי המסמך. כדי להכניס טבלה למסמך מילים, עליך להיכנס לתפריט הטבלה, ללחוץ על הוסף ולחץ על טבלה. תוכלו לערוך את הטבלה עם מספר שורות ועמודות, מילוי צבע, גבולות והצללה ותכונות אחרות בהתאם לדרישותיכם.

1.7 אחסן ואחזר קבצי מסמכים ותבניות ביעילות, בהתאם להנחיות ולמוסכמות המקומיות היכן שיש

לאחר יצירת המסמך, המועמד אמור להיות מסוגל לשמור אותו במיקום ממנו ניתן לשלוף אותו בקלות לשימוש ולהפניה עתידית. כעת ניתן לשמור מסמך שנוצר באמצעות כל מעבד תמלילים באחד מהפורמטים הרבים הקיימים, אך לא כל מעבדי התמלילים יתמכו בכל סוגי הקבצים. לדוגמא, כאשר תלחץ על קובץ -> שמור בשם -> תקבל תיבת דו-שיח שתבקש ממך לשמור את המסמך וגם פורמט בו תוכל לשמור את המסמך.

כדי לשמור את הקובץ בפורמט נדרש, לחץ על קובץ - שמור בשם

אם המסמך יופץ לאנשים או לארגונים שלא ישתמשו ב- Microsoft word, עדיף לשמור את המסמך בפורמט.rtf (פורמט טקסט עשיר). עדיף לשמור את המסמך בפורמט פשוט ככל האפשר על מנת להימנע משגיאות בעת ניסיון לפתוח את המסמך במעבדי תמלילים אחרים. רעיון טוב והבנה בנושאי תאימות קבצים יעזרו מאוד. ישנם פורמטים שונים כמו, מסמך Word, תבנית מסמך Word, תבנית טקסט רגיל, פורמט טקסט עשיר, פורמט עמוד אינטרנט וכו '. אם כל מי שייגש למסמך ישתמש במילה של Microsoft, עדיף לשמור את המסמך ב פורמט.doc.

מתן שמות למסמך הוא היבט נוסף וחשוב מאוד. השתמש תמיד בשמות משמעותיים כדי שיהיה לך קל יותר לזהות מסמך זה לאחזור בעתיד. למועמדים יהיה גם רעיון טוב לשמור מסמכים בתבניות שונות אחרות, כלומר לשנות את פורמט המסמכים ל- HTML או RTF וכו 'במידת הצורך, באמצעות האפשרות שמירה בתפריט קובץ. עליכם לדעת היכן לשמור את המסמך לצורך אחזור קל יותר. וודא שבשמות המסמכים אין רווח של תווים מיוחדים. עדיף שיהיה גיבוי של כל המסמכים למקרה שיש בעיית שרת או בעיית אחסון או כשל בחומרה.

צריך לזכור, האם הם פעלו אחר כל הכללים וההנחיות של הארגון בעת ​​יצירת המסמך. הקפד לבדוק אם יש סגנונות או פורמטים או תבניות פנימיים ואם כן, עבור על פיהם. לכל ארגון יש כללים והנחיות להכנה, בנייה, שמות ואחסון מסמכים. ישנם כללים שיש לעקוב אחריהם גם בעת אחזור או שיתוף מסמכים. שימו לב תמיד מה אתם חוסכים ואיפה אתם חוסכים. עדיף לאחסן מסמכים קשורים יחד ולבצע שיטה עקבית למתן שמות לקבצים ולתיקיות.

יש גם אפשרות "חיפוש" לחיפוש מסמך למקרה ששכחת היכן שמרת או שמרת את המסמך. כמו כן מילה מציגה רשימה של מסמכים אחרונים שממנה תוכלו לאסוף את המסמך אם שמרתם אותו לאחרונה.

אנא משוב:

אני מקווה שיש לך ידע והבנה של

• סוגי המידע השונים הדרושים לנו כדי ליצור מסמך
• הטכניקות בהן צריך להשתמש כדי להזין מידע
• השימוש בסגנונות ותבניות
• כיצד לשלב או למזג מסמכים
• כלי העריכה השונים
• כיצד לאחסן ולאחזר מסמכים בצורה יעילה.

אני מקווה שהקטע הזה עזר לך. אנא עקוב אחר הקישורים למטה לסעיפים 2 ו -3.

סעיף 2 - יצירה ושינוי פריסה ומבנים למסמכי עיבוד תמלילים (תוכנת עיבוד תמלילים, שאלות 2.1 עד 2.4)

סעיף 3 - השתמש בכלי תוכנה לעיבוד תמלילים כדי לעצב ולהציג מסמכים בצורה יעילה בכדי לעמוד בדרישות (תוכנות לעיבוד תמלילים, שאלות 3.1 עד 3.6)