איך לכתוב הודעה לעיתונות לעסק קטן

כבעל עסק קטן, חשוב לדעת לכתוב הודעה לעיתונות.

קנווה

איך לגרום למדיה לכסות את הסיפור שלך

אם מעמד הסלבריטאים שלך או השפעתך על הציבור הם גבוהים מאוד (תחשוב בכירי ממשל וכוכבי קולנוע), ייתכן שהתקשורת תחפש אותך לראיין אותך ותכלול את סיפורך בשידוריהם או בפרסומיהם. אבל בואו נהיה כנים, רוב המשווקים, במיוחד עסקים קטנים, אינם מתחייבים (או רוצים!) תשומת לב מסוג זה. לכן, לא, אין זה סביר שעורכי תקשורת או כתבי צוות יחפשו אתכם ויכתבו סיפור על העסק או ההתרחשויות שלכם.

עם זאת, לעסקים בכל הגדלים יש כלי שיווקי חסכוני אחד שיעזור להם להשיג סיקור תקשורתי: ההודעה לעיתונות.

מהי הודעה לעיתונות?

הודעה לעיתונות היא מסמך שנשלח לחברי העיתונות - הידוע יותר בכינויו כלי תקשורת בימינו וכולל עיתונים, טלוויזיה, רדיו, אתרי חדשות באינטרנט וכו '- כדי להתריע בפניהם על חדשות או מידע אחר העשוי לעניין. לקוראים, צופים או מאזינים. לאחר מכן עורכי כלי התקשורת מחליטים אם לכלול את הידיעה בפרסום או בשידור שלהם… או להתעלם מזה. אם יתקבל לשילוב, העורכים רשאים לפרסם את ההודעה לעיתונות כפי שהוגשה על ידי השולח, עשויים לערוך כדי לעמוד בהנחיות העריכה שלהם, או אפילו להקצות אותה לצוות הכותבים והכתבים שלהם בכדי לסקר או להרחיב את הסיפור.

כאשר הודעה לעיתונות, או תוכן המהדורה, מתקבלת ונכללת בפרסום או בשידור, מדובר בזכייה עבור האדם או החברה ששלחו את המהדורה. זה נחשב לעיתים קרובות למדיה מושגת שכן מלבד עלות הכנת ושליחת המהדורה, השולח אינו כרוך בעלות על קבלת דיו או עיתונות שמשמעותה הזכות לפרסם או לשדר על ידי ערוץ המדיה. לעומת זאת, פרסום נחשב למדיה בתשלום מכיוון שהשולח (מפרסם) משלם על מנת לכלול את המידע שלהם (מודעה או סיפור).

על מה צריכה להיות הודעה לעיתונות?

בתור משווק עסקים קטנים, אתה עלול להרגיש שהחדשות שלך אפילו לא יהיו ראויות לתשומת ליבו של עורך. יתכן וזה נכון… או שלא. לפעמים זה תלוי איך מרגיש העורך באותו יום.

רק זכרו שההודעה לעיתונות שלכם צריכה להיות "חדשות", כלומר שהיא מדווחת שמשהו קרה או הולך לקרות, או שאתם מגיבים למשהו שקרה לכם ולעסק שלכם. כמו כן, עליו להיות עובדתי ולא להפר זכויות יוצרים או סימני מסחר, לא להיות הוצאת דיבה או לשון הרע, לא לפגוע בפרטיותו של אף אחד ובהחלט לא להפר שום סודיות. חנך את עצמך בנושאי אחריות תקשורתית ובקש הנחיות משפטיות לגבי המתאים לפרסום עבורך ועבור העסק שלך.

האם מדובר בהודעה לעיתונות או במאמר חדשותי?

האם יש מידע כיצד, טיפים או מידע אחר שיזכה להערכה על ידי קהל ערוץ התקשורת? למרות שלעתים קרובות ניתן לעצב פריטים אלה כהודעה לעיתונות, הם אינם מבחינה טכנית. אלה ייחשבו כמאמרים או תכונות. סקור את המחלקות השונות בצוות המערכת של התקשורת כדי לקבוע אילו אנשים צריכים לקבל תכונות לצורך שיקול דעת, בניגוד לחדשות.

מבנה הפירמידה ההפוך להודעות לעיתונות

כדי להיות ראוי לביקורת על ידי עורכי תקשורת עסוקים, ההודעות לעיתונות צריכות להיות במבנה ובפורמט סטנדרטיים.

מבחינת המבנה, הודעה לעיתונות הולכת לפי נוסחת כתיבת פירמידה הפוכה , שמשמעותה שהמידע החשוב ביותר - מי, מה, מדוע, מתי ואיך - של הסיפור צריך להיות קרוב ככל האפשר לתחילת המסמך, באופן אידיאלי בפסקה הראשונה. ואז עוקבים אחר פרטים פחות חשובים.

מדוע חשוב לעקוב אחר מבנה זה? לעתים קרובות עורכים צריכים לגזור סיפורים כדי להתאים למרחב או לזמן הזמין. עורכים חתכו מלמטה למעלה. אז אם המידע החשוב ביותר שלך היה בתחתית, הוא נעלם.

כיצד לעצב הודעה לעיתונות

יש כמה מוסכמות שיש לעקוב אחריהן בעת כתיבת הודעה לעיתונות. יש לכלול אלמנטים אלה ומופיעים בדרך כלל בסדר זה:

סימון של שחרור מיידי או החזק לשחרור עד

זה אומר לעורך, הכותב או הכתב מתי זה בסדר לפרסם את מה ששלחת. בדרך כלל, זה ממוקם בשוליים השמאלים.

כּוֹתֶרֶת

כל כך קריטי! זה ביטוי אחד שמסכם את כל סיפור החדשות שלך. זכרו שרוב האנשים סורקים כותרות ורבים לא ממש קוראים את כל הסיפור. הפוך אותו לרלוונטי לקהל שלך, כך שלפחות יתפתו לקרוא את הפסקה הראשונה החשובה ביותר. הכותרת שלך צריכה לפנות גם לעורכים. הם מבינים את הרצונות והצרכים של הקוראים, המאזינים והצופים שלהם. אז אם אתה יכול להפגין את הבנתך את קהל היעד, יש לך סיכוי טוב יותר להיחשב לפרסום.

הכותרת מרוכזת בדרך כלל בדף או במסך. נסה לשמור על הכותרת כמה שפחות מילים. למד להשתמש בטוויטר כדי לכתוב כותרות טובות. מכיוון שיש לך רק 140 תווים לתפוס את תשומת לבו של מישהו, זו מגרש אימונים טוב!

כותרת משנה (אופציונלי)

אם הכותרת אינה יכולה לספר את סיפורך באופן מלא, כותרת משנה עשויה להועיל. עם זאת, שקול ברצינות אם לשכתוב הכותרת שלך תהיה השפעה רבה יותר. כמו הכותרת, כותרת המשנה מרוכזת בדף או במסך.

מילה לחכמים: כעורך, כותרות המשנה נהגו להכעיס אותי כי הם נראו מביכים בתכנית פריסת העמודות שלנו. אז בדרך כלל מחקתי אותם.

מיקום ותאריך סיפור

זה אמור להיות מובן מאליו. הוא ממוקם בשוליים השמאלים או, כפי שראיתי לפעמים, בתחילת הפסקה הראשונה.

גוּף

ספר את סיפורך במבנה הפירמידה ההפוך שצוין לעיל. כתוב תמיד את ההודעה לעיתונות בגוף שלישי. למה? כי זה סיפור עליך, לא אתה מספר את הסיפור שלך. אז הימנע מ"אני "ו"אנחנו" כשמדברים על הסיפור שלך, אלא אם כן הוא כלול בציטוט. דוגמה: "אנו גאים להכריז על החידוש החדש הזה," אמר מר עסקים קטנים. שמור את זה קצר ולעניין, הגבלת הטקסט הכולל של הסיפור לכ -500 מילים או פחות היא יעד טוב.

מידע (אופציונלי)

ראיתי לעתים קרובות הודעות לעיתונות שמעטפות את הסיפור בפסקה אודות המספרת על הארגון ששולח את ההודעה. העורכים עשויים לכלול את זה (וזה זכייה עבור השולח). אך לעתים קרובות הוא נחתך בגלל מגבלות מקום וניתן לראות בכך קידום מכירות יתר. הערך בהכללה הוא שאם העורך אינו מכיר את השולח (כפי שקורה במקרה של עסקים קטנים רבים), זה יכול לעזור לעורך לאמת את אמינות השולח. כמו בגוף המסמך, זה כתוב בגוף שלישי ונכלל בספירת המילים הכוללת לשחרורו.

פרטי התקשרות

עורכים, כותבים וכתבים עשויים לרצות להבהיר מידע לפני פרסום שחרורכם. אז כלול את הדרך הטובה ביותר להגיע אליך (טלפון, דוא"ל וכו ') והכלל את האתר שלך. אך אל תתפלאו אם איש לא יצור איתכם קשר ו - תפתיעו! - אתם רואים את הסיפור שלכם מופיע. היזהר שכשאתה שולח הודעה לעיתונות, אתה אומר לתקשורת שזה בסדר לפרסם אותה ושהיא עשויה להתפרסם! היזהר שמה שאתה כותב הוא מה שאתה רוצה לשמוע בחדשות הערב.

סימון של ### או END

זה אומר לתקשורת כי אין מידע נוסף שיש לקחת בחשבון והוא ממוקם בתחתית המהדורה. יש אנשים שכוללים בסוף גם את ספירת המילים של המהדורה (אופציונלי). סימנים אלה היו נושא יותר בימים ההם כאשר הודעות לעיתונות מנייר היו הנורמה והעורכים היו צריכים לדעת אם יש יותר לסיפור במספר עמודים. אבל עדיין כדאי לעשות ולא משנה מה.

כהערה צדדית, אם המהדורה הפיזית והמודפסת שלך נשפכת למספר עמודים, והצבת סימון של MORE בסוף העמוד מתריעה לצוות העורכים שיש מידע נוסף שיש לקחת בחשבון לפני הסיום.

כמה טיפים נוספים:

ללא גופנים פאנקיים או עיצוב מהודר. הפרסום יעצב את המידע שלך לפרסום כראות עיניהם. שימוש בגופנים סטנדרטיים, כמו Times New Roman או Helvetica, מקל על קריאתם של העורכים ועוזר למתג אותך כמקצוען.
יש ערכת מדיה. בנוסף להודעה לעיתונות, מומלץ להשתמש בערכת מדיה זמינה. בימינו, ערכת מדיה דיגיטלית באתר פופולרית מכיוון שהיא עלות נמוכה וקל למדיה לגשת אליה.

לאן שולחים הודעה לעיתונות?

בפרסומים גדולים יותר יש לעתים קרובות כמה עורכים, שכל אחד מהם מוקדש לקצב מסוים, כלומר הם מכסים פלח ספציפי בענף, מיקום גיאוגרפי או סוג של סיפור. שוב, עיין באתר כלי התקשורת כדי לראות מי יהיה המועמד האידיאלי שלך לעורך וכיצד הם רוצים ליצור קשר.

המפתח הוא שבדרך כלל תשלחו אותו לעורך. עבור מדיה קטנה יותר, יכול להיות אדם אחד שהוא המו"ל, העורך, הכתב והכותב! בדוק באתר של כלי התקשורת כדי לקבוע את הקשר הנכון.

לחלופין, יש אנשים שמעדיפים להפיץ את ההודעות לעיתונות שלהם בעזרת שירותי הודעה לעיתונות ויחסי ציבור. דוגמה לכך תהיה PRWeb. שירותים אלה יכולים לשדר את שחרורך למאות, אפילו לאלפי, כלי תקשורת. זה יכול להיות יעיל, אבל זה יכול גם להיות יקר מכיוון ששירותים אלה בדרך כלל גובים תשלום לכל הודעה לעיתונות או דמי מנוי חודשיים. קחו בחשבון גם שאם לסיפור שלכם יש עניין מקומי בלבד, תפוצה רחבה יכולה להיות מניעה ויקרה.

ניתן לשקול גם שירותי הפצה של הודעות לעיתונות בחינם, אך ייתכן שאין להם את הטווח של השירותים בתשלום, והם עשויים לשלוח את הודעתך לתקשורת לא רלוונטית. שקול היטב את היכולות והעלויות של כל שירות לפני שתמשיך בדרך זו.

כדאי לפתח קשרים עם כלי תקשורת מרכזיים עבור התעשייה והקהל שלך. ואז כאשר עורך או כתב יקבל את שחרורך, הם עשויים להיות מוכנים יותר לשקול את הסיפור שלך להכללה. כמו כן, הפצת שחרורך לתקשורת אינה הדרך היחידה להפיץ את הסיפור שלך. שליחת ההודעה לעיתונות שלך ללקוחות ושידור באמצעות מדיה חברתית יכולה להיות יעילה וחסכונית מאוד.

האם אתה יכול לשלוח הודעה לעיתונות בדוא"ל?

הודעות לעיתונות בדוא"ל נפוצות מאוד, אפילו מועדפות, בימינו. עם זאת, כל כלי תקשורת שונה. עיין בערוץ או באתר הפרסום לקבלת הוראות הגשה.

כיצד עליכם לעקוב אחר העורכים בנוגע להודעה לעיתונות?

כשעשיתי יחסי ציבור לתעשיית התערוכות, אני זוכר שהתקשרתי לעורכים ושיגעתי אותם בשיחות המשך. היי, פשוט עשיתי את העבודה שלי. אבל אז כשהייתי בצד השני כעורכת, שיחות המשך נהגו לשגע אותי!

אלא אם כן יצרת קשר עם עורך או כתב שיקבל בברכה את שיחתך, דריכה בזהירות כשמעקב אחר הודעה לעיתונות ששלחת. הדבר היחיד שאתה לא רוצה לבסס הוא מוניטין של היותך מזיק. השתמש תמיד בכללי התנהגות עסקיים מתאימים בעת מעקב טלפוני.

אם הם לא הרימו את שחרורך לפרסום או יצרו איתך קשר לקבלת מידע נוסף, סימן שאין לך שום דבר שמעניין אותם… לפחות לא היום. אל תתייאש. המשך לשלוח סיפורים מעניינים ורלוונטיים לאמצעי התקשורת החשובים ביותר עבורך ועבור הקהל שלך. הם לא קוראים לזה "מדיה זוכה" לחינם!

משולחן העורכת: איך החלטתי איזה הודעות לעיתונות יופעלו

כעורך עיתון סחר למעלה מ -15 שנה, הנה כמה מהשאלות שיעברו במוחי כשחשבתי לערימות של הודעות לעיתונות לשימוש:

האם יש לזה משמעות מקומית? מכיוון שהפרסום שערכתי היה מקומי, הידיעה המקומית הגיעה לראשונה.
האם יש תאריך אחרון או מועד הכרזה משמעותי שהקהל צריך לדעת?
האם את החדשות הרלוונטיות ואת משמעותית עבור הקהל או תעשיית הפרסום משרת?
האם זה באמת חדשות? או שיש לשקול זאת לתכונות או חומר מילוי?
האם המקור אמין?